Estás sentado en tu escritorio, mirando una presentación enorme con veinte diapositivas y no estás seguro de por dónde empezar. Su gerente acaba de terminar la reunión con una simple pregunta: "¿Puedes mejorar la presentación antes del jueves?". Y todos los demás ya se han desconectado. Estuvo de acuerdo en hacerlo, pero ahora se pregunta qué significa exactamente "restringir": ¿se supone que debe reducir el número de diapositivas, hacer el texto más conciso o simplemente hacer que todo parezca más pulido?
Cuando intentas resolver algo, un mensaje breve puede resultar útil. Simplemente diga lo que ya sabe, resalte la parte que aún lo confunde y facilite que la otra persona se comunique con usted. Si hace su pregunta de una manera que demuestre que está al tanto de las cosas y solo necesita un poco más de aclaración, eliminará la mayor parte de la incomodidad de la conversación para ambos. No estás poniendo a la otra persona en un aprieto, tratando de adivinar qué está pasando o haciendo que repita lo mismo. Al ser directo y directo, puede obtener la respuesta que busca sin sentir que está siendo una molestia. Se trata de ser considerado y claro en su mensaje, para que pueda obtener la información que necesita y seguir adelante.
Por qué las preguntas vagas resultan más difíciles
Cuando dices "¿Qué quieres decir?", ellos tienen que hacer el trabajo de descubrir qué salió mal y explicarlo todo de nuevo. Aquí es donde las cosas pueden ponerse realmente incómodas, ¿sabes? La persona que originalmente intentaba explicar algo tiene que volver atrás y desglosarlo, lo que puede resultar frustrante para ambas personas involucradas. Puede que tengan que empezar a dar explicaciones de nuevo, y ahí es cuando aparece la incomodidad. Estás de nuevo en el principio y eso puede resultar molesto.
Hacer una pregunta específica puede marcar una gran diferencia. Verás, cuando te tomas el tiempo para pensar en lo que preguntas, es más fácil para la otra persona darte una buena respuesta. No es necesario que empiecen desde el principio y descubran todo: ya les estás dando una pista sobre lo que estás buscando. De esta manera, podrán agregar la información que falta y ayudarte. Eso les da una pregunta específica que responder y les facilita ayudarle. Además, demuestra que se ha esforzado por comprender la tarea, por lo que es más probable que quieran ayudar.
Antes y después de la redacción
Puedes hacer la misma pregunta de diferentes maneras y, de hecho, es bastante interesante ver cómo una pregunta se puede formular de manera diferente. Por ejemplo, echemos un vistazo a algunos ejemplos: son inventados, pero ilustran muy bien el punto. Cada ejemplo muestra que una sola pregunta se puede formular de dos maneras distintas, lo que puede resultar útil cuando intentas transmitir tu punto de vista o buscas información.
En lugar de esto
Me cuesta un poco entender el mazo. ¿Alguien puede ayudarme a aclararme las cosas?
Prueba esto
Comprobación rápida de la plataforma: ¿debería reducirla a menos diapositivas o mantener la longitud y recortar el texto en cada una?
Cuando le da a su gerente solo dos opciones, es fácil para él responderle con una respuesta simple. De esta manera, podrán elegir una de las opciones y usted sabrá exactamente lo que quieren. Pero si ninguna de las opciones les funciona, pueden decirle lo que realmente necesitan y eso le ayudará a comprender lo que están buscando.
antes
¿Qué quiso decir con “bucle en las finanzas”?
después
Para el "bucle en finanzas", no estoy seguro de si debo copiar a Dana en el próximo correo electrónico o si es mejor programar una llamada rápida con su equipo. ¿Cuál es la mejor manera de manejar esta situación?
Este método funciona bien porque en realidad utiliza las palabras exactas que te interesan y explica lo que crees que significan. Si no está realmente seguro de a qué se refiere la frase, simplemente comparta lo que sabe y pida ayuda para saber por dónde empezar.
Antes, dijo en voz alta en una reunión.
Espera, estoy perdido.
después
Entonces, solo para asegurarme de que entiendo, cuando dijiste fin de mes, ¿te refieres al día 30 o al último día en que abrimos al público?
Hacer una pregunta antes de seguir adelante suele ser una buena idea, porque es más fácil aclarar las cosas de inmediato. Si espera, puede resultar más difícil volver atrás y resolver las cosas más tarde. Además, dar una introducción rápida a su pregunta ayuda a que todos sepan que solo necesita un minuto de su tiempo para que puedan planificar con anticipación. Es más considerado de esa manera.
Pregunta en cuatro pasos
- Repite lo que entendiste - Esto es algo realmente sencillo de hacer, pero puede marcar una gran diferencia. Cuando repites lo que has escuchado, le muestra a la otra persona que en realidad estás prestando atención a lo que dice. Además, les da la oportunidad de corregirte si te has equivocado en algo, para que puedas aclarar cualquier malentendido de inmediato. Todo lo que tienes que hacer es tomar lo que dijeron y repetirlo con tus propias palabras. Es así de simple.
- Identificar el problema exacto. Cuando estés leyendo algo y no cuadra, habla y señala exactamente lo que te confunde: podría ser una palabra, una frase o una expresión, como "¿qué significa 'apretar' en este contexto?". o "¿puedes explicar el 'bucle'?" o "¿qué se entiende por 'fin de mes'?" - Al hacerlo, deja claro lo que es necesario aclarar y eso ayuda a evitar malentendidos.
- Haga una suposición fundamentada o seleccione dos posibilidades. Elegir entre unas pocas opciones suele ser más sencillo que intentar encontrar una respuesta desde cero. Este enfoque puede ser realmente útil cuando no está seguro: simplemente elija las dos opciones que le parezcan más probables y tendrá más posibilidades de hacerlo bien.
- Elige el momento y el entorno adecuado. Si está en una reunión, haga su pregunta en voz alta si es probable que otros se estén preguntando lo mismo. Pero si es algo que sólo afecta tu trabajo o es un poco delicado, considera enviar un mensaje directo. De esta manera, podrás obtener la información que necesitas sin molestar al resto del grupo ni poner a nadie en apuros.
Puedes ver este hábito en muchas áreas. Tomemos como ejemplo la Escuela de Negocios de Harvard. Su orientación docente Describe preguntas de aclaración y seguimiento como parte de las discusiones principales en el aula. Pero fue escrito para las aulas, por lo que no muestra cómo responderá ningún lugar de trabajo en particular. Por lo tanto, es una buena idea pensar en cómo se desarrollaría en diferentes entornos. Lo que funciona en un aula puede no ser lo mismo en una oficina u otro entorno laboral. Hay que considerar la situación específica y ver qué funciona mejor.
Cuando ya dijiste "lo tengo"
Estás en medio de algo y de repente piensas: “espera un momento, no estoy muy seguro de esto”. Está bien dar un paso atrás y pedir una aclaración. No sienta que necesita lanzarse a dar una gran explicación o disculparse. Simplemente mantenlo simple y directo. Por ejemplo, podrías decir algo como esto (ficticio):
Regresar después de decir que lo entendí (ejemplo ficticio)
Pensé que entendía bien esto después de que hablamos, pero ahora que estoy trabajando en ello, estoy estancado en una cosa. En lo que respecta a la parte del presupuesto, no estoy seguro de qué números usar: ¿debería usar los números reales del tercer trimestre o los números que creemos que tendremos? ¿Puedes ayudarme con esto?
La primera oración explica por qué preguntas ahora. Simplemente haga su pregunta de manera directa, sin perder tiempo; vaya al grano en la siguiente oración. Si lo menciona poco después de notar que algo no está del todo bien, generalmente será más fácil para ambos discutirlo. De esta manera, podrá aclarar la confusión y comprender mejor lo que está sucediendo.
Cuando la respuesta aún no está clara
A veces la respuesta es tan vaga como la instrucción original. En lugar de volver a hacer la misma pregunta, intenta hacerla más concreta:
Mensaje de ejemplo
Me preguntaba si esto es en lo que estabas pensando. Reuní un borrador de las primeras diapositivas y las agregué a la carpeta compartida. ¿Quieres echar un vistazo?
Cuando tienes un borrador para compartir, suele ser más fácil para otros darte comentarios útiles. Esto se debe a que pueden reaccionar ante algo real, en lugar de intentar describir lo que quieren. En lugar de empezar desde cero, un borrador les da un punto de partida. También puedes preguntar si alguien ha hecho algo similar antes; esto puede ser muy útil para descubrir qué funciona y qué no. Por ejemplo, si alguien ya ha abordado un proyecto como el tuyo, podrá compartir sus experiencias y darte consejos. Además, tener un borrador concreto hace que sea más fácil para las personas señalar lo que les gusta y lo que no, lo que puede ser más difícil de hacer cuando solo se discuten ideas en términos generales.
Cuando le haces una pregunta a alguien, no siempre puedes saber cómo responderá. Puede que esté teniendo un mal día o que esté un poco brusco, pero eso no significa que tu pregunta haya sido mala. A veces, las cosas no salen exactamente como esperabas, pero lo que realmente importa es hacer bien el trabajo. Entonces, incluso si la conversación se vuelve un poco incómoda, vale la pena si obtienes el resultado correcto. Puede que te sientas un poco incómodo por un momento, pero es un pequeño precio a pagar por hacer las cosas correctamente.
Una autocomprobación rápida antes de enviar
Revise estos antes de presionar enviar:
Si ha respondido mayoritariamente que sí, continúe y envíelo.
¿Cuál es el próximo paso? Elige una instrucción de esta semana que te haya dejado perplejo. Tómate un minuto para anotar un mensaje que aclare las cosas; solo recuerda seguir los cuatro pasos que repasamos. Intente concluirlo hoy y, si desea repasarlo antes de presionar enviar, puede practicar la conversación en voz alta con Quippy.