Cómo decirle a su jefe que tiene demasiado trabajo (y preguntarle qué se mueve)

Sam ya está muy ocupado esta semana. Acaba de aparecer otra solicitud en Slack. Trabajar hasta tarde noche tras noche no es realmente una solución. La carga de trabajo se puede plantear con Jordan, el gerente, y normalmente funciona mejor, siempre y cuando Sam aporte algo específico para que Jordan decida.

Trabajar hasta tarde no puede ser la respuesta de forma regular. Por lo tanto, es mejor plantear este asunto a su superior con antelación, mientras todavía hay tiempo para cambiar el plan. Como recordatorio, le sugerimos que escriba en qué está trabajando y se lo comunique a su gerente junto con las horas difíciles que lleva completar cada tarea y le pregunte cuáles de las tareas deben moverse para encajarlas en el horario de trabajo de esta semana.

Este es solo otro tema de trabajo. La Organización Mundial de la Salud enumera las cargas de trabajo excesivas y la falta de control sobre la carga de trabajo como riesgos laborales para la salud mental.¹. Aunque esta lista global de factores de riesgo no mide cuánto cambiará una conversación con un gerente, sigue siendo una buena base para tratar la carga de trabajo como un tema laboral más.

Escribe lo que realmente hay en tu plato.

Enumere el trabajo que está realizando actualmente (proyectos, tareas, nuevas solicitudes, etc.) y agregue una estimación aproximada de cuántas horas cree que requerirá cada uno. No es necesario que sea exacto, así que redondee a la hora más cercana.

Luego, enumerará el tiempo estimado para cada tarea y la fecha límite correspondiente. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo podría verse esto para Sam: presentación del cliente (8 horas) que vence el miércoles, revisión del presupuesto (5 horas) que vence el viernes, documentos de incorporación (6 horas) que vence el viernes y informe semanal (3 horas) que vence el jueves. 22 horas de trabajo que caben en aproximadamente 16 horas de apertura una vez que se celebran las reuniones.

Tener la lista frente a usted también le mostrará a Jordan el tamaño del problema y luego podrá tener una conversación sobre la carga de trabajo en lugar de solo si está ocupado o no.

123

1. 1
   La lista de tareas con horas difíciles.

   Cada elemento recibe una estimación de tiempo y una fecha límite. Los números redondos son suficientes y el total muestra la brecha entre el trabajo y el horario de atención.

2. 2
   La fecha límite en el calendario

   Plantee el problema tan pronto como vea que los plazos coinciden, mientras su gerente todavía tiene opciones.

3. 3
   la nueva solicitud

   Acéptalo y pregunta qué movimientos haces para hacer espacio, para que el coste sea visible desde el principio.

Pregunte con anticipación, antes de que se cumpla la fecha límite

Es mejor mencionar esto tan pronto como pueda ver que habrá problemas para cumplir con algunos plazos, por ejemplo, diciendo el lunes por la mañana "No podré cumplir con ambos para el viernes". Esto permite una mayor flexibilidad para cambiar el plan, mientras que el jueves por la noche Jordan tendrá menos opciones.

Si por alguna razón no puedes tener una reunión 1:1 con tu gerente tan pronto como quieras, envíale una nota inicial a tu gerente en Slack o Teams. Informe a su gerente que ha comenzado a diseñar su trabajo para la semana y que le gustaría discutir una posible reordenación del trabajo lo antes posible. Esto le da a su gerente la oportunidad de ver el trabajo antes de hablar y deja constancia de la solicitud antes de que las cosas se salgan de control. A continuación se muestra un ejemplo de dicha nota:

Liderar con números lo hace breve. Si lo plantea como un problema de programación con solución, Jordan puede mirar la lista y ver que ha identificado un problema y está proponiendo una solución.

Traiga un pedido propuesto y pregunte qué artículo se mueve.

Su gerente establece las prioridades, pero usted conoce el trabajo en detalle, por lo que tiene una buena idea de lo que programaría. Ofrezca una propuesta sobre cómo programaría las tareas y proporcione una razón por la cual programó cada tarea de esa manera. Su gerente podrá entonces aceptar su propuesta o ajustarla como mejor le parezca.

Luego puede pasarle la elección a su gerente y preguntarle si le conviene o si necesita mover algo más.

Esta línea nunca se enmarca en el contexto de decir que uno se siente abrumado. Sí, es posible que uno desee plantearle el tema a su gerente si la relación lo permite, pero esto estaría fuera de la simple solicitud de programación de una respuesta.

Sam le pide a Jordan que elija qué se mueve (ilustrativo)

1. 
   Sam

   ¿Tienes diez minutos? Planifiqué mi semana y tengo alrededor de 22 horas de trabajo para 16 horas de apertura.

2. 
   Jordania

   Eso es más de lo que me di cuenta. ¿Qué hay ahí?

3. 
   Sam

   La plataforma del cliente, la revisión del presupuesto, los documentos de incorporación y el informe semanal. Mantendría la presentación, la revisión y el informe según lo programado y trasladaría los documentos de incorporación al próximo miércoles. ¿Funciona o moverías algo más?

4. 
   Jordania

   El próximo miércoles está bien para los médicos de incorporación. Quédate con la baraja primero.

5. 
   Sam

   Genial. Enviaré un resumen rápido para que ambos trabajemos con la misma lista.

Di “sí, ¿y qué se mueve?” cuando llega una nueva tarea

Una nueva solicitud es donde la sobrecarga crece más fácilmente, por lo que el mejor hábito es decir "sí" a la tarea y nombrar su costo en la misma respuesta.

Y, sólo para mayor claridad, una nota como esta está completamente bien si la persona que le pide que asuma más trabajo es otro colega: "Tendré que consultar con mi jefe para ver si esto encaja en el orden de trabajo actual".

Cuando tu jefe te dice “haz lo mejor que puedas” o “todo importa”

A veces su gerente no le dará instrucciones claras. Suspiro. "Simplemente haz lo mejor que puedas" o "todo importa" es un buen comentario inicial, pero debes esforzarte por obtener más porque ninguno de los dos te dice qué dejar cuando se acaben las horas. Entonces haga una pregunta simple que obligue a clasificar:

Si la respuesta sigue siendo "los tres", avance hacia abajo para descubrir qué necesita recortar. Una versión más corta de los documentos de incorporación para publicarlos antes o trasladar la revisión del presupuesto a una fecha posterior serían dos ofertas razonables. Informe a su gerente qué elemento cree que es más probable que se escape si los tres se dejan sobre la mesa.

Qué hacer con la respuesta de su gerente

Tu manager elige lo que se mueve+

Acepta y envía el resumen el mismo día.

Dicen "haz lo mejor que puedas"+

Pregunte cuáles de los tres elementos deberían estar terminados antes de la fecha límite.

Dicen "todo importa"+

Ofrezca una primera versión más corta o una fecha posterior para un artículo.

Nada puede moverse o encogerse+

Nombra el artículo que tiene más probabilidades de resbalar y detenerse allí. El riesgo ahora se conoce.

Confirmar las prioridades acordadas por escrito.

La confirmación por escrito de una conversación individual debe enviarse el mismo día. La conversación en sí puede ser fácil de recordar de manera diferente una semana después, por lo que ambos pueden consultar una nota escrita para confirmar las prioridades acordadas.

Mantenga la nota breve y enumere únicamente las decisiones tomadas en su reunión individual. No es necesario repetir toda la discusión sobre cada tarea. Simplemente indique los hechos y consúltelos según sea necesario.

Adapta el resumen a tu semana

Gracias por solucionar esto. Para confirmar: [primera prioridad] antes del [fecha], [segunda prioridad] antes del [fecha], [elemento que se movió] se movió a [nueva fecha]. Lo avisaré temprano si algo cambia.

Primera y segunda prioridad+

Utilice los nombres que utiliza su jefe para estas tareas, en el orden acordado.

Artículo que se movió+

Nombra exactamente lo que se retrasó o recortó, para que nadie lo espere en la fecha anterior.

Fechas+

Escribe días específicos. Evite frases como "pronto" o "más adelante esta semana".

Tu próximo paso

Abrir una nueva nota. Enumere todas sus tareas para esta semana, calcule la cantidad de tiempo que tomará cada una y proporcione una fecha de entrega para cada una. Al final de la nota, describa el orden en el que elegiría completar estas tareas.

Puede resultar incómodo expresar esto. Primero intente practicar una versión de esta conversación en Quippy: ensaye con un compañero de escena para tener una idea de cómo podría ser esta reunión antes de que suceda.

Fuentes y referencias

1. Organización Mundial de la Salud (2026). Salud mental en el trabajo (ficha informativa, actualizada el 15 de septiembre de 2026). OMS.Hoja informativa institucional global que enumera los riesgos para la salud mental en el lugar de trabajo, incluidas cargas de trabajo excesivas y poco control sobre la carga de trabajo; nombra factores de riesgo y apoyos recomendados, no mide el efecto de una sola conversación con un gerente.