Cách phản ứng khi ai đó làm phiền bạn trong công việc

Bạn đang giải thích lý do tại sao ngày ra mắt bị lùi lại và ngay khi bạn đang đi đến phần quan trọng thì một đồng nghiệp nhảy vào đưa ra ý tưởng của riêng họ. Đột nhiên, sự chú ý của mọi người thay đổi và quan điểm của bạn bị lơ lửng, chưa hoàn thành. Thật là bực bội vì bạn chưa hoàn thành việc đưa ra quan điểm của mình và bây giờ điều đó giống như chưa từng xảy ra.

Trong các cuộc họp, giữ bình tĩnh và đơn giản thực sự có thể hữu ích. Nếu ai đó ngắt lời bạn, chỉ cần dừng lại một chút hoặc nhẹ nhàng nhắc nhở họ rằng bạn vẫn đang nói. Bạn có thể nói những điều như, “Hãy để tôi nói xong, sau đó bạn có thể bắt đầu.” Bằng cách này, bạn đang đối xử tốt với người khác và vẫn chịu trách nhiệm về cuộc trò chuyện. Nhưng nếu người đó liên tục ngắt lời, bạn nên nói chuyện với họ về điều đó sau cuộc họp. Điều này có thể giúp khắc phục sự cố và ngăn sự cố xảy ra lần nữa. Bạn chỉ cần tìm hiểu xem đó là việc xảy ra một lần hay họ luôn làm như vậy và xử lý từng việc một cách khác nhau.

Cho biết sự trùng lặp ngẫu nhiên từ một mẫu lặp đi lặp lại

Bạn biết mọi chuyện diễn ra như thế nào - bạn đang thực hiện một cuộc gọi điện video và ngay khi bạn đang kết thúc những gì mình muốn nói thì có ai đó nhảy vào và bắt đầu nói chuyện. Có vẻ như họ thậm chí còn không nhận ra bạn vẫn đang nói. Điều này thường xảy ra do âm thanh bị trễ, nhưng tin tốt là đây là cách khắc phục dễ dàng. Tất cả chỉ cần nhanh chóng “tiếp tục” hoặc “làm ơn, hãy nói hết những gì bạn đang nói” để đưa cuộc trò chuyện trở lại đúng hướng. Đó không phải là vấn đề lớn, chỉ là một sự gián đoạn nhỏ có thể dễ dàng giải quyết bằng một khoảng dừng ngắn, cho phép người khác tiếp tục nói mà không có cảm giác như họ đang ngắt lời bạn.

Đối phó với một người liên tục làm gián đoạn cuộc họp của bạn hoặc đánh cắp ý tưởng của bạn có thể thực sự khiến bạn tức giận. Bạn cố gắng nói một lời, nhưng họ cứ tiếp tục nói, và đôi khi họ còn lặp lại những gì bạn nói, coi đó là ý tưởng tuyệt vời của riêng họ. Khi điều này tiếp tục xảy ra, bạn nên bắt đầu ghi lại những gì đang diễn ra - chỉ những thông tin thực tế, chẳng hạn như ngày họp và nội dung đang được thảo luận. Đừng bận tâm đến việc tìm hiểu động cơ của họ, chỉ cần tập trung vào việc ghi lại các sự việc. Bạn không bao giờ biết khi nào bạn có thể cần thông tin này nếu bạn quyết định trao đổi nó với ai đó. Có thể nói như vậy thì tốt hơn là nên có một dấu vết trên giấy tờ.

Giữ vị trí của bạn trong thời điểm này

Speak calmly and choose your words carefully. For example, you could say something like:

Khi bạn đang tham gia cuộc họp video, một mẹo hữu ích để thu hút sự chú ý của ai đó là bật tiếng và nói tên của họ - điều này có thể giúp bạn vượt qua sự chậm trễ. Nếu bạn bắt đầu nói chuyện cùng lúc với người khác, chỉ cần nói “bạn nói trước, sau đó tôi sẽ kết thúc” - đó là một cách lịch sự để xử lý sự nhầm lẫn và cho thấy bạn vẫn còn điều gì đó muốn nói.

Ví dụ minh họa: sự trùng lặp ngẫu nhiên trên video

1. Dana

   Vì vậy, cuộc thử nghiệm bắt đầu vào ngày 14, và điều duy nhất chúng ta vẫn cần là...

2. Lý

   Oh, sorry, I thought you were done.

3. Dana

   You go first, then I'll wrap up.

4. Lý

   Just wanted to ask if the 14th is firm.

5. Dana

   Đúng vậy. Và điều cuối cùng chúng ta cần là đăng nhập vào kế hoạch kiểm tra.

Cuối cùng, khi bạn có cơ hội nói lại, hãy dành một chút thời gian để thừa nhận những gì người kia vừa nói. Điều này giúp bạn tập trung và cho thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe. Một cách hay để làm điều này là lặp lại những gì họ đã nói bằng lời của bạn - chẳng hạn như một bản tóm tắt nhanh. Hướng dẫn học viên về kỹ năng lắng nghe từ Chương trình Đàm phán của Harvard¹ khuyến khích diễn giải và ghi nhận quan điểm của người khác. Hướng dẫn đó bao gồm việc nghe nói chung và không kiểm tra phản hồi khi bị gián đoạn, vì vậy hãy coi các tập lệnh ở đây là ví dụ biên tập. Bằng cách này, bạn có thể cho thấy rằng bạn hiểu những gì họ đang nói và sau đó dễ dàng quay lại quan điểm của mình. Nó có thể là một cách hữu ích để giải quyết những gián đoạn và duy trì cuộc trò chuyện.

Cuộc gặp gỡ trao đổi ngắn

Đây là một ví dụ hư cấu về cách điều đó có thể phát ra trong một cuộc họp nhóm.

Làm sao nó có thể diễn ra được

1. Priya

   Vấn đề với nhà cung cấp đã thực sự làm chúng tôi chậm lại - hiện tại chúng tôi đang xem xét việc trì hoãn hai tuần và điều đó đã ảnh hưởng đến lịch trình thử nghiệm của chúng tôi, khiến lịch trình bị đẩy lùi, điều đó có nghĩa là...

2. Marcus

   Honestly, we should just switch vendors.

3. Priya

   That's a good point, Marcus. Hãy để tôi hoàn thành dòng thời gian này và sau đó chúng ta chắc chắn có thể nói về việc chuyển đổi như một tùy chọn.

4. Marcus

   Đủ công bằng.

Priya thừa nhận ý tưởng này và nói với Marcus rằng họ sẽ thảo luận về vấn đề đó sau khi cô hoàn thành dòng thời gian mà không gọi anh ấy ra trước mặt mọi người. Nếu Marcus tiếp tục vận may, cô ấy có thể nói điều gì đó như “Đợi đã, để tôi nói xong” rồi dừng lại một giây trước khi tiếp tục. Bằng cách này, cô ấy đang nói rõ ranh giới ở đâu mà không có ác ý hay hung hăng. Bằng cách này, cô ấy có thể chủ trì cuộc trò chuyện và cho Marcus thấy rằng cô ấy sẽ không để anh ấy cắt ngang cô ấy. Đó là một cách nhẹ nhàng nhưng chắc chắn để giải quyết mọi việc và giúp cô ấy giữ cuộc trò chuyện đi đúng hướng.

Nếu bạn đã để nó trượt

Bạn có thể đóng băng và để khoảnh khắc trôi qua, nhưng không sao cả. Cuộc thảo luận vẫn có thể tiếp tục và bạn luôn có thể quay lại chủ đề sau trong cuộc họp hoặc thậm chí sau khi cuộc họp đã kết thúc. Có một số cách để giải quyết loại tình huống này, bao gồm hai tùy chọn minh họa sau:

Bạn chỉ đang hoàn thành những gì mình đã bắt đầu, vì vậy không cần phải xin lỗi hay làm to chuyện.

Việc sửa chữa bỏ qua lời xin lỗi và khiếu nại mà chỉ đơn giản là hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu.

Đưa ra một mẫu lặp lại một cách riêng tư

Khi vấn đề liên tục xảy ra với ai đó, hãy thử trò chuyện riêng với họ một cách yên tĩnh. Chỉ cần tập trung vào những điều cụ thể đã xảy ra và những gì bạn muốn thấy sự thay đổi trong tương lai. Một ví dụ hư cấu:

Khi nói chuyện với ai đó, hãy cố gắng thẳng thắn và chân thành. Đưa ra một yêu cầu rõ ràng và xem họ phản hồi như thế nào. Ví dụ: nếu bạn đang trò chuyện với sếp, bạn có thể nói, "Bạn nghĩ gì về các cuộc họp của chúng ta cho đến nay?" Điều này cho thấy bạn coi trọng suy nghĩ của họ và muốn cải thiện mọi thứ. Giao tiếp tốt là phải có sự quan tâm và rõ ràng. Nó không khó thực hiện và nó có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Chỉ cần thành thật và hỏi ý kiến ​​của họ - đó là cách đơn giản để bắt đầu cuộc trò chuyện và tìm hiểu xem họ nghĩ gì.

Biết khi nào nên ngừng đẩy

Khi bạn cần điều gì đó, chỉ cần hỏi một lần và thẳng thắn về điều đó. Nếu người kia đồng ý với điều đó, hãy để họ xử lý mọi thay đổi cần thực hiện. Nhưng nếu họ làm bạn thất vọng hoặc không có gì xảy ra, đừng tiếp tục làm phiền họ về điều đó. Thay vào đó, hãy đến gặp người chịu trách nhiệm, như sếp của bạn hoặc người chủ trì cuộc họp. Yêu cầu họ giúp đưa mọi thứ trở lại đúng hướng, có thể bằng cách thay phiên nhau chia sẻ thông tin cập nhật hoặc nhờ ai đó hướng dẫn cuộc trò chuyện để giữ cho cuộc trò chuyện được ngăn nắp. Bằng cách này, mọi người đều có cơ hội lên tiếng và bạn có thể tiến về phía trước. Điều quan trọng nhất là tìm ra cách giao tiếp phù hợp với mọi người để bạn có thể hoàn thành công việc.

Đừng lo lắng nếu đó chỉ là giao dịch một lần, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ quan điểm của mình trước khi từ bỏ nó.

One-off or pattern?

Ai đó đã chồng lên bạn một lần, thường là do độ trễ âm thanh+

Sử dụng một cách chuyển giao nhanh chóng, sau đó kết thúc quan điểm của bạn.

Người đó liên tục nói về bạn trong các cuộc họp+

Giữ một bản ghi thực tế và nêu nó với họ một cách riêng tư với một yêu cầu rõ ràng.

Bạn đã hỏi một lần và không có gì thay đổi+

Hãy hỏi sếp của bạn hoặc người chủ trì cuộc họp để được trợ giúp về cấu trúc, chẳng hạn như thay phiên nhau cập nhật.

Khi bạn chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp tiếp theo, hãy chọn một cụm từ bạn cảm thấy phù hợp và luyện tập nói to nó vài lần. Bằng cách đó, nếu ai đó ngắt lời bạn, bạn chỉ cần sử dụng cụm từ của mình để quay lại cuộc trò chuyện. Đó là một thủ thuật khá cơ bản nhưng nó thực sự có thể tạo ra sự khác biệt trong việc truyền tải quan điểm của bạn và đảm bảo rằng bạn được lắng nghe.

Nguồn và tài liệu tham khảo

1. Chương trình đàm phán tại Trường Luật Harvard. Kỹ năng đàm phán hàng ngày: kỹ năng lắng nghe để đạt được thành công tối đa.