Bạn đang ngồi ở bàn làm việc, nhìn chằm chằm vào một bài thuyết trình khổng lồ với 20 trang trình bày và bạn không biết bắt đầu từ đâu. Người quản lý của bạn vừa kết thúc cuộc họp bằng một câu hỏi đơn giản, “Bạn có thể thắt chặt bài thuyết trình trước thứ Năm không?” Và những người khác đã đăng xuất. Bạn đã đồng ý làm điều đó, nhưng bây giờ bạn đang tự hỏi chính xác thì "thắt chặt" nghĩa là gì - bạn có nên cắt giảm số lượng trang trình bày, làm cho văn bản ngắn gọn hơn hay chỉ làm cho toàn bộ nội dung trông bóng bẩy hơn?
Khi bạn đang cố gắng tìm hiểu điều gì đó, một tin nhắn ngắn có thể giúp ích. Chỉ cần nêu những gì bạn đã biết, đánh dấu phần vẫn khiến bạn bối rối và giúp người khác dễ dàng liên hệ lại với bạn. Nếu bạn đặt câu hỏi theo cách thể hiện rằng bạn đang nắm rõ vấn đề và chỉ cần làm rõ hơn một chút, thì cuộc trò chuyện của cả hai sẽ hầu như không còn cảm giác khó xử. Bạn không đặt người khác vào thế khó, cố đoán xem chuyện gì đang xảy ra hoặc khiến họ lặp lại. Bằng cách thẳng thắn và đi thẳng vào vấn đề, bạn có thể nhận được câu trả lời mình đang tìm kiếm mà không cảm thấy mình đang làm phiền. Điều quan trọng nhất là phải thận trọng và rõ ràng trong thông điệp của bạn để bạn có thể nhận được thông tin mình cần và tiến về phía trước.
Tại sao những câu hỏi mơ hồ lại cảm thấy khó hơn
Khi bạn nói “Ý bạn là gì?”, họ phải làm công việc tìm ra điều gì đã sai và giải thích lại mọi thứ. Đây là lúc mọi thứ có thể trở nên thực sự khó xử, bạn biết không? Người ban đầu đang cố gắng giải thích điều gì đó phải quay lại và phân tích nó, điều này có thể gây khó chịu cho cả hai người liên quan. Họ có thể phải bắt đầu giải thích lại và đó là lúc cảm giác khó chịu ập đến. Bạn quay lại điểm xuất phát và điều đó có thể gây khó chịu.
Đặt một câu hỏi cụ thể có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Bạn thấy đấy, khi bạn dành thời gian để suy nghĩ về những gì bạn đang hỏi, người khác sẽ dễ dàng đưa ra câu trả lời hay hơn cho bạn. Họ không cần phải bắt đầu lại từ đầu và tìm hiểu mọi thứ - bạn đã cho họ manh mối về những gì bạn đang tìm kiếm. Bằng cách này, họ có thể thêm thông tin còn thiếu và giúp đỡ bạn. Điều đó cung cấp cho họ một câu hỏi cụ thể để trả lời và giúp họ hỗ trợ bạn dễ dàng hơn. Ngoài ra, điều đó cho thấy bạn đã nỗ lực để hiểu nhiệm vụ, vì vậy, nhiều khả năng họ sẽ muốn giúp đỡ hơn.
Trước và sau khi diễn đạt
Bạn có thể hỏi cùng một câu hỏi theo nhiều cách khác nhau và thực sự khá thú vị khi xem một câu hỏi có thể được diễn đạt khác nhau như thế nào. Ví dụ: chúng ta hãy xem một số ví dụ - chúng được tạo ra nhưng chúng minh họa quan điểm một cách độc đáo. Mỗi ví dụ cho thấy rằng một câu hỏi có thể được hỏi theo hai cách riêng biệt, điều này có thể hữu ích khi biết bạn đang cố gắng truyền đạt quan điểm của mình hoặc tìm kiếm thông tin.
Thay vì điều này
Tôi đang gặp một chút khó khăn trong việc hiểu bộ bài. Ai đó có thể giúp làm rõ mọi thứ cho tôi?
Hãy thử cái này
Kiểm tra nhanh bản tóm tắt: tôi nên cắt nó xuống còn ít trang chiếu hơn hay giữ nguyên độ dài và cắt bớt văn bản trên mỗi trang?
Khi bạn chỉ đưa ra cho người quản lý của mình hai lựa chọn, họ sẽ dễ dàng phản hồi lại cho bạn bằng một câu trả lời đơn giản. Bằng cách này, họ chỉ cần chọn một trong các lựa chọn và bạn sẽ biết chính xác điều họ muốn. Nhưng nếu cả hai lựa chọn đều không phù hợp với họ, họ có thể cho bạn biết họ thực sự cần gì và điều đó giúp bạn hiểu họ đang tìm kiếm điều gì.
trước đây
Bạn có ý gì khi nói "vòng lặp tài chính"?
Sau
Đối với “vòng lặp tài chính”, tôi không chắc liệu mình có nên sao chép Dana trong email tiếp theo hay tốt hơn là nên thiết lập một cuộc gọi nhanh với nhóm của cô ấy - cách tốt nhất để xử lý tình huống này là gì?
Phương pháp này hoạt động tốt vì nó thực sự sử dụng chính xác những từ mà bạn đang thắc mắc và giải thích ý nghĩa của chúng. Nếu bạn không thực sự chắc chắn cụm từ đó đang nói đến điều gì, chỉ cần chia sẻ những gì bạn biết và yêu cầu trợ giúp để tìm ra nơi bắt đầu.
Trước đây đã nói to trong một cuộc họp
Đợi đã, tôi bị lạc rồi.
Sau
Vì vậy, để đảm bảo rằng tôi hiểu, khi bạn nói cuối tháng, bạn đang nói về ngày 30 hay ngày cuối cùng chúng tôi thực sự mở cửa kinh doanh?
Đặt câu hỏi trước khi tiếp tục thường là một ý tưởng hay vì việc làm rõ mọi việc ngay lập tức sẽ dễ dàng hơn. Nếu bạn chờ đợi, việc quay lại và tìm hiểu mọi thứ sau này có thể khó khăn hơn. Ngoài ra, việc giới thiệu nhanh câu hỏi của bạn sẽ giúp mọi người biết rằng bạn chỉ cần họ dành một phút để lên kế hoạch trước. Nó chỉ chu đáo hơn theo cách đó.
Hỏi theo bốn bước
- Lặp lại những gì bạn đã hiểu - đây là một việc thực sự đơn giản nhưng có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn. Khi bạn lặp lại những gì bạn đã nghe, điều đó cho người khác thấy rằng bạn thực sự chú ý đến những gì họ đang nói. Ngoài ra, điều này còn giúp họ có cơ hội sửa lỗi cho bạn nếu bạn làm sai điều gì đó, vì vậy bạn có thể giải quyết mọi hiểu lầm ngay lập tức. Tất cả những gì bạn phải làm là lấy những gì họ nói và lặp lại bằng lời của bạn. Thật đơn giản.
- Xác định chính xác vấn đề. Khi bạn đang đọc thứ gì đó và nó không hợp lý, hãy lên tiếng và chỉ ra chính xác điều gì khiến bạn bối rối - đó có thể là một từ, một cụm từ hoặc một cách diễn đạt, chẳng hạn như “‘thắt chặt’ nghĩa là gì trong ngữ cảnh này?” hoặc “bạn có thể giải thích ‘loop in’ được không?” hoặc “‘cuối tháng’ nghĩa là gì?” - bằng cách đó, bạn đang làm rõ những gì cần được làm rõ và điều đó giúp tránh mọi hiểu lầm.
- Thực hiện một phỏng đoán có cơ sở hoặc chọn hai khả năng. Việc lựa chọn giữa một vài lựa chọn thường đơn giản hơn việc cố gắng tìm ra câu trả lời từ đầu. Cách tiếp cận này có thể thực sự hữu ích khi bạn không chắc chắn - chỉ cần chọn hai tùy chọn có vẻ phù hợp nhất và bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để làm đúng.
- Chọn thời điểm và bối cảnh phù hợp. Nếu bạn đang tham gia một cuộc họp, hãy đặt câu hỏi thành tiếng nếu những người khác có thể cũng đang thắc mắc điều tương tự. Nhưng nếu đó là điều chỉ ảnh hưởng đến công việc của bạn hoặc hơi nhạy cảm, thay vào đó hãy cân nhắc việc gửi tin nhắn trực tiếp. Bằng cách này, bạn có thể nhận được thông tin mình cần mà không làm phiền những người còn lại trong nhóm hoặc khiến ai đó phải lo lắng.
Bạn có thể thấy thói quen này ở nhiều lĩnh vực. Lấy Trường Kinh doanh Harvard làm ví dụ. của họ hướng dẫn giảng dạy mô tả các câu hỏi làm rõ và tiếp theo như một phần của việc dẫn dắt các cuộc thảo luận trong lớp học. Nhưng nó được viết cho các lớp học nên nó không cho thấy bất kỳ nơi làm việc cụ thể nào sẽ phản hồi như thế nào. Vì vậy, bạn nên suy nghĩ xem nó sẽ diễn ra như thế nào trong các cài đặt khác nhau. Những gì hiệu quả trong lớp học có thể không giống nhau trong văn phòng hoặc môi trường làm việc khác. Bạn phải xem xét tình huống cụ thể và xem điều gì hiệu quả nhất.
Khi bạn đã nói “hiểu rồi”
Bạn đang làm dở việc gì đó và đột nhiên bạn nghĩ, “đợi đã, tôi không thực sự chắc chắn về điều này”. Bạn có thể lùi lại một bước và yêu cầu làm rõ. Đừng cảm thấy như bạn cần phải đưa ra một lời giải thích hoặc lời xin lỗi lớn lao. Chỉ cần giữ nó đơn giản và đi vào trọng tâm. Ví dụ: bạn có thể nói điều gì đó như thế này (hư cấu):
Quay lại sau khi nói hiểu rồi (ví dụ hư cấu)
Tôi nghĩ rằng tôi đã hiểu rõ điều này sau khi chúng tôi nói chuyện, nhưng bây giờ khi tôi đang nghiên cứu nó, tôi lại mắc kẹt ở một điều. Khi nói đến phần ngân sách, tôi không chắc nên sử dụng con số nào - tôi nên sử dụng con số thực từ Q3 hay con số mà chúng tôi nghĩ mình sẽ có? Bạn có thể giúp tôi việc này được không?
Câu đầu tiên giải thích tại sao bạn lại hỏi bây giờ. Chỉ cần đặt câu hỏi của bạn một cách thẳng thắn, không lãng phí thời gian - hãy đi thẳng vào vấn đề trong câu tiếp theo. Nếu bạn nhắc lại vấn đề ngay sau khi nhận thấy có điều gì đó không ổn thì nhìn chung, cả hai sẽ dễ dàng thảo luận về vấn đề đó hơn. Bằng cách này, bạn có thể giải tỏa sự nhầm lẫn và hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra.
Khi câu trả lời vẫn chưa rõ ràng
Đôi khi câu trả lời cũng mơ hồ như hướng dẫn ban đầu. Thay vì hỏi lại cùng một câu hỏi, hãy thử làm cho nó cụ thể hơn:
Tin nhắn mẫu
Tôi tự hỏi liệu đây có phải là điều bạn đang nghĩ đến không? Tôi tập hợp một bản nháp thô của một vài slide đầu tiên và thêm chúng vào thư mục dùng chung. Bạn có muốn xem qua không?
Khi bạn có bản nháp để chia sẻ, người khác thường dễ dàng đưa ra phản hồi hữu ích cho bạn hơn. Điều này là do họ có thể phản ứng với điều gì đó thực tế hơn là cố gắng mô tả những gì họ muốn. Thay vì bắt đầu lại từ đầu, một bản dự thảo sẽ cung cấp cho họ một điểm khởi đầu. Bạn cũng có thể hỏi xung quanh để xem ai đó đã từng làm điều gì tương tự trước đây chưa - điều này có thể thực sự hữu ích trong việc tìm ra điều gì hiệu quả và điều gì không. Ví dụ: nếu ai đó đã giải quyết một dự án như của bạn, họ có thể chia sẻ kinh nghiệm của họ và cho bạn lời khuyên. Ngoài ra, việc có một bản dự thảo cụ thể sẽ giúp mọi người dễ dàng chỉ ra những gì họ thích và những gì họ không thích, điều này có thể khó thực hiện hơn khi bạn chỉ thảo luận về các ý tưởng một cách chung chung.
Khi bạn hỏi ai đó một câu hỏi, không phải lúc nào bạn cũng có thể biết họ sẽ trả lời như thế nào. Họ có thể đang có một ngày tồi tệ hoặc hơi cộc cằn, nhưng điều đó không có nghĩa là câu hỏi của bạn tệ. Đôi khi, mọi thứ không diễn ra đúng như bạn mong đợi, nhưng hoàn thành tốt công việc mới là điều thực sự quan trọng. Vì vậy, ngay cả khi cuộc trò chuyện có chút khó xử thì cũng đáng giá nếu bạn đạt được kết quả đúng đắn. Bạn có thể cảm thấy hơi khó chịu trong giây lát, nhưng đó là một cái giá nhỏ phải trả để hoàn thành công việc một cách chính xác.
Tự kiểm tra nhanh trước khi gửi
Chạy qua những điều này trước khi bạn nhấn gửi:
Nếu câu trả lời của bạn hầu hết là có thì hãy tiếp tục và gửi nó đi.
Bước tiếp theo là gì? Chọn một hướng dẫn từ tuần này khiến bạn bối rối. Hãy dành một phút để ghi lại thông điệp giúp làm sáng tỏ mọi thứ - chỉ cần nhớ làm theo bốn bước mà chúng ta đã thực hiện. Hãy cố gắng hoàn thành nó ngay hôm nay và nếu bạn muốn xem qua nó trước khi nhấn gửi, bạn có thể luyện tập thành tiếng cuộc trò chuyện với Quippy.