Cách yêu cầu người quản lý của bạn đưa ra phản hồi mà bạn thực sự có thể sử dụng

Hỏi người quản lý của bạn “Có phản hồi nào cho tôi không?” và nhận được "Không, bạn đang làm rất tốt." Thật tuyệt khi nghe điều đó. Nhưng nó không cung cấp cho bạn bất kỳ hướng dẫn nào về cách cải thiện. Bạn sẽ không biết liệu dự án tuần trước có tốt như bạn nghĩ hay không.

Thay vì đặt những câu hỏi thực sự rộng rãi cho người quản lý của bạn, hãy tập trung vào những câu hỏi thực sự hẹp. Hỏi về một công việc hoặc một kỹ năng. Sau đó, hãy hỏi người quản lý của bạn xem bạn có thể làm gì khác đi vào lần tới khi có cơ hội. Đảm bảo thông báo trước cho người quản lý của bạn một chút trước cuộc gặp 1:1 của bạn để họ có thể thu thập suy nghĩ trước khi đưa ra phản hồi. Và sau đó lắng nghe phản hồi của họ trước khi bạn giải thích. Đưa phản hồi vào hành động và báo cáo về nó sau.

Chọn một công việc hoặc một kỹ năng

Mặc dù các câu hỏi rộng nhận được câu trả lời rộng rãi nhưng phản hồi tốt đòi hỏi một câu hỏi có mục tiêu rõ ràng hơn. Hỏi người quản lý của bạn “Tôi dạo này thế nào?” sẽ dẫn đến việc họ sẽ tổng kết công việc của bạn trong nhiều tuần và hầu hết các nhà quản lý sẽ trả lời một cách lịch sự và chung chung.

Tiếp theo, bạn muốn giới hạn phạm vi câu hỏi của mình để có thể xử lý những phản hồi mà người quản lý của bạn sẽ cung cấp. Điều này thường có nghĩa là chọn một sản phẩm duy nhất mà người quản lý của bạn đã thấy gần đây hoặc một kỹ năng duy nhất mà bạn hiện đang cố gắng cải thiện. Vì vậy, nếu bạn là người mới đến một công ty, sẽ tốt hơn nếu bạn hỏi về công việc mà người quản lý của bạn đã thực sự nhìn thấy, thay vì những điều họ chỉ nghe được từ người khác.

Công việc mà người quản lý của bạn chỉ nghe nói qua người khác thường không được phép thực hiện đối với nhân viên mới vì nó yêu cầu họ đoán chi tiết công việc của bạn.

Hỏi xem lần sau phải làm gì khác đi

Bạn sẽ nhận được nhiều phản hồi hữu ích hơn nếu hỏi về nỗ lực tiếp theo trong công việc hoặc kỹ năng hơn là từ một câu hỏi chung chung về hiệu suất tổng thể của bạn.

Các nghiên cứu về sinh viên MBA điều hành (tất cả đều là quản lý đang làm việc) và đánh giá hiệu suất của họ với nhau khi đóng vai, nhận thấy rằng khi các nhà quản lý nhận được phản hồi tập trung vào hành động trong tương lai, họ sẽ có động lực thay đổi hơn so với khi nhận được phản hồi tập trung vào các hành động trong quá khứ.¹. Lưu ý rằng nghiên cứu này sử dụng phương pháp đóng vai và tự báo cáo, vì vậy nó không cho thấy điều gì xảy ra với hiệu suất ở nơi làm việc thực tế theo thời gian.

Đây là một câu hỏi hẹp, hướng tới tương lai mà bạn có thể hỏi theo kiểu 1:1:

Yêu cầu một điều là rất quan trọng ở đây. Có rất nhiều yếu tố quyết định mức độ hiệu quả của phản hồi của bạn. Một trong những điều quan trọng nhất là yêu cầu một điều. Hãy cho phép người quản lý của bạn nói một điều và họ có thể nói cụ thể mà không có cảm giác như đang viết một bài đánh giá chính thức.

Báo trước cho người quản lý của bạn trước cuộc gặp 1:1

Phản hồi không có ngữ cảnh có thể khá mơ hồ. Nếu bạn có thể chuẩn bị cho người quản lý của mình những câu hỏi phản hồi một hoặc hai ngày trước phiên họp 1:1, họ có thể quay lại và đánh giá lại công việc bạn đã thực hiện để có phản hồi cụ thể hơn.

Đây có thể là một email rất ngắn:

Điều chỉnh thông báo cảnh báo

Xin chào [tên người quản lý], trong cuộc trò chuyện 1:1 vào [ngày], chúng ta có thể dành năm phút cho [một phần công việc] không? Chủ yếu là tôi muốn biết [một câu hỏi về lần sau]. Rất vui được gửi lại liên kết nếu điều đó có ích.

Tên người quản lý+

Sử dụng tên bạn thường sử dụng với họ trong cuộc trò chuyện.

ngày+

Đặt tên cụ thể 1:1 để họ biết khi nào nên mong đợi chủ đề này.

Một tác phẩm+

Chọn nội dung nào đó gần đây mà người quản lý của bạn thực sự đã xem, chẳng hạn như một tài liệu, báo cáo hoặc bản trình bày.

Một câu hỏi về lần sau+

Hãy hỏi điều gì sẽ làm cho phiên bản tiếp theo tốt hơn và chỉ giữ nó trong một câu hỏi duy nhất.

Chỉ cần cho người quản lý của bạn biết trước rằng bạn dự định thảo luận về một mục công việc cụ thể trong cuộc trò chuyện 1:1, họ sẽ có nhiều khả năng xem xét công việc gần đây và có phản hồi thực tế cho bạn thay vì chỉ là những hồi ức mơ hồ về hiệu suất trong quá khứ của bạn.

123

1. 1
   Một câu hỏi bằng văn bản

   Sam đã viết ra một câu hỏi trước cuộc họp: cần làm gì khác biệt trong câu hỏi tiếp theo. Viết nó ra giấy sẽ giúp câu hỏi được thu hẹp khi cuộc trò chuyện bắt đầu.

2. 2
   Một tác phẩm

   Hướng dẫn làm quen đang mở trên màn hình nên cả hai người đều đang xem cùng một tác phẩm. Phản hồi về nội dung nào đó mà người quản lý của bạn có thể thấy ngay bây giờ sẽ dễ dàng được đưa ra cụ thể hơn.

3. 3
   Cảnh báo trước

   Cuộc hẹn 1:1 đã được đặt trước kèm theo ghi chú về chủ đề này trước một ngày. Điều đó giúp Jordan có thời gian để xem lại hướng dẫn và đưa ra câu trả lời thực sự.

Biết nói gì khi câu trả lời chỉ là khen ngợi

Đôi khi những phản hồi bạn nhận được sẽ là những lời khen ngợi không có chi tiết và do đó ít có ích cho bạn trong nỗ lực cải thiện. Do đó, bạn sẽ cần biến lời khen của người quản lý thành điều gì đó hữu ích. Cảm ơn người quản lý về phản hồi của họ và sau đó yêu cầu làm rõ thêm về cách bạn có thể sử dụng nó để cải thiện.

Điều này hoạt động trực tiếp hoặc trong một câu trả lời:

Câu hỏi đầu tiên của bạn sẽ giúp bạn biết những gì cần bảo vệ. Câu hỏi thứ hai sẽ giúp bạn phát hiện ra điều gì đó mà người quản lý của bạn cho rằng không quan trọng để đề cập đến. Nếu câu trả lời vẫn là “không có gì” thì bạn có thể hỏi lại sau lần nỗ lực làm việc lớn tiếp theo.

Phải làm gì với câu trả lời của người quản lý của bạn

Họ đưa ra một gợi ý cụ thể+

Hãy hỏi một ví dụ từ tác phẩm đó, sau đó cho biết bạn sẽ thử điều gì ở tác phẩm tiếp theo.

Họ nói bạn đang làm rất tốt+

Cảm ơn họ, sau đó hỏi xem bộ phận nào đang hoạt động và điều nhỏ nào sẽ khiến nó mạnh mẽ hơn.

Họ nêu lên một vấn đề nhức nhối+

Hãy hỏi xem nó sai ở đâu trước khi bạn giải thích bất kỳ bối cảnh nào.

Họ vẫn không có gì để thêm+

Dừng lại ở đó. Hãy hỏi lại sau khi hoàn thành công việc lớn tiếp theo của bạn.

Làm thế nào để nghe những lời chỉ trích mà không tự bảo vệ mình

Những phản hồi khó nghe thường khó nghe nhất. Tất cả chúng ta đều có phản ứng ban đầu để giải thích tại sao điều gì đó không hiệu quả. Chúng ta có thể nói rằng thời hạn đã thay đổi hoặc dữ liệu chưa sẵn sàng đúng thời hạn hoặc ai đó trong nhóm đã thay đổi các trang trình bày. Người quản lý đưa ra phản hồi thậm chí có thể đồng ý với chúng tôi. Nhưng công việc của chúng ta là lắng nghe và thấu hiểu.

Tuy nhiên, cũng có nguy cơ các nhà quản lý coi thường những phản hồi trái chiều hoặc tiêu cực do nghi ngờ tính chính xác của nó và trình độ của người đưa ra phản hồi đó (bằng chứng là các nghiên cứu về cách các nhà quản lý phản hồi lại phản hồi đánh giá).¹). Sự bất đồng về hiệu suất trong quá khứ cũng lớn hơn sau cuộc thảo luận phản hồi so với trước đó, do những lời giải thích tự bảo vệ của người nhận¹. Những nghiên cứu này được thực hiện với việc các nhà quản lý nhập vai và báo cáo các đánh giá, vì vậy những phát hiện sẽ không phản ánh chính xác công việc của bạn.

Hãy đặt câu hỏi trước và sau đó mới lo lắng về ngữ cảnh.

Và vâng, bạn có thể không đồng ý nhưng trước tiên hãy đảm bảo rằng bạn đã hiểu quan điểm của họ. Sau đó, bạn có thể diễn đạt lại phản hồi của họ về nhiệm vụ tiếp theo và bày tỏ quan điểm có thể sai lệch của bạn. Ví dụ: “Lần tới: Tôi có thể thông báo cho bạn càng sớm càng tốt về bất kỳ sự chậm trễ nào trong dữ liệu tôi cung cấp không?”

Nghe những lời chỉ trích và biến nó thành bước tiếp theo

1. 
   Jordan

   Báo cáo nhìn chung là vững chắc. Tuy nhiên, trang tóm tắt rất khó theo dõi. Tôi đã phải đọc nó hai lần.

2. 
   Sâm

   Điều đó rất hữu ích để nghe. Bạn mất phần nào đầu tiên?

3. 
   Jordan

   Biểu đồ thứ hai. Tôi không thể biết con số nào thuộc về quý này.

4. 
   Sâm

   Hiểu rồi. Lần tới tôi sẽ dán nhãn quý trên mỗi biểu đồ và đặt số chính lên trên cùng. Điều đó có khắc phục được không?

5. 
   Jordan

   Vâng, điều đó sẽ giúp ích rất nhiều. Gửi cho tôi bản thảo tiếp theo trước khi nó được gửi đi.

6. 
   Sâm

   Sẽ làm được. Bạn sẽ có nó vào thứ Tư.

Theo dõi để người quản lý của bạn thấy bạn đã sử dụng nó

Bằng cách cho người quản lý của bạn thấy rằng bạn đã hành động dựa trên phản hồi của họ, họ sẽ biết rằng thời gian của họ đã được sử dụng hợp lý và hy vọng sẽ có xu hướng giúp đỡ bạn một lần nữa trong tương lai.

Sau khi bạn sử dụng phản hồi, hãy gửi email đơn giản bên dưới cho người quản lý đã cung cấp phản hồi. Điều này cho người quản lý thấy rằng bạn thực sự đã sử dụng phản hồi của họ và do đó, người quản lý của bạn rất có thể sẽ tiếp tục cung cấp cho bạn phản hồi chất lượng trong các cuộc trò chuyện trong tương lai.

Hãy tiếp tục áp dụng một phần công việc này + một câu hỏi chuyển tiếp cho mỗi phiên và bạn sẽ có rất nhiều thay đổi để tham khảo sau một vài tháng khi đến lúc phải xem xét chính thức với người quản lý của bạn.

Bước tiếp theo của bạn

Chỉ cần chọn một phần công việc mà bạn muốn phản hồi và gửi cho người quản lý của bạn một thông báo ngắn gọn về nó. Chuẩn bị trước câu hỏi tiếp theo của bạn và bắt đầu cuộc họp 1:1 tiếp theo. Trước tiên hãy thực hành cuộc trò chuyện với Quippy và viết ra những từ bạn muốn sử dụng trong cuộc trò chuyện của mình.

Nếu việc nói to những câu hỏi này trong cuộc họp quá khó xử thì trước tiên hãy thực hành cuộc trò chuyện này trên Quippy. Thực hành với một đối tác trong công cụ này cho đến khi bạn có thể lặp lại những từ này trong cuộc trò chuyện thực tế với người quản lý của mình.

Nguồn và tài liệu tham khảo

1. Gnepp, Klayman, Williamson & Barlas (2020). Tương lai của phản hồi: Thúc đẩy cải thiện hiệu suất thông qua phản hồi tập trung vào tương lai. XIN MỘT.Các nhà quản lý (sinh viên MBA điều hành) mô tả những trải nghiệm phản hồi thực tế và đánh giá hiệu suất theo vai trò; đo lường mức độ chấp nhận phản hồi và ý định thay đổi; đóng vai và tự báo cáo, các nhà quản lý đưa ra phản hồi cho nhau thay vì thử nghiệm thực tế.