Sam đã rất bận rộn trong tuần này. Một yêu cầu khác vừa xuất hiện trên Slack. Làm việc muộn đêm này qua đêm khác thực sự không phải là một giải pháp. Khối lượng công việc có thể được đề cập với Jordan, người quản lý và thường làm việc tốt hơn, miễn là Sam đưa ra điều gì đó cụ thể để Jordan quyết định.
Làm việc muộn không thể là câu trả lời một cách thường xuyên. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên trình bày vấn đề này với người quản lý của mình sớm khi vẫn còn thời gian để thay đổi kế hoạch. Xin nhắc lại, chúng tôi khuyên bạn nên viết ra những gì bạn đang làm và báo cáo với người quản lý của bạn cùng với thời gian khó khăn cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ và hỏi họ những nhiệm vụ nào cần phải chuyển đổi để phù hợp với lịch trình làm việc của tuần này.
Đây chỉ là một chủ đề công việc khác. Khối lượng công việc quá mức và thiếu kiểm soát khối lượng công việc được Tổ chức Y tế Thế giới liệt vào danh sách rủi ro tại nơi làm việc đối với sức khỏe tâm thần.1. Mặc dù danh sách toàn cầu về các yếu tố rủi ro này không đo lường mức độ thay đổi của một cuộc trò chuyện với người quản lý, nhưng đây vẫn là cơ sở tốt để coi khối lượng công việc chỉ là một chủ đề công việc khác.
Viết ra những gì thực sự có trên đĩa của bạn
Liệt kê công việc bạn hiện đang làm (dự án, nhiệm vụ, yêu cầu mới, v.v.) và thêm ước tính sơ bộ về số giờ bạn nghĩ mỗi việc sẽ cần. Nó không cần phải chính xác, vì vậy hãy làm tròn đến giờ gần nhất hoặc lâu hơn.
Sau đó, bạn sẽ liệt kê thời gian ước tính cho từng nhiệm vụ và thời hạn liên quan. Dưới đây là ví dụ về điều này có thể xảy ra với Sam ở trên: hồ sơ khách hàng (8 giờ) hạn chót vào Thứ Tư, xem xét ngân sách (5 giờ) hạn chót Thứ Sáu, tài liệu giới thiệu (6 giờ) hạn chót Thứ Sáu và báo cáo hàng tuần (3 giờ) hạn chót Thứ Năm. 22 giờ làm việc để phù hợp với khoảng 16 giờ mở cửa sau khi các cuộc họp diễn ra.
Việc có danh sách trước mặt cũng sẽ cho Jordan thấy mức độ của vấn đề và sau đó bạn có thể trò chuyện về khối lượng công việc thay vì chỉ xem bạn có bận hay không.
- Danh sách nhiệm vụ với thời gian khó khăn
Mỗi mục được ước tính thời gian và thời hạn. Số tròn là đủ và tổng thể hiện khoảng cách giữa giờ làm việc và giờ mở cửa.
- Thời hạn trên lịch
Hãy nêu vấn đề ngay khi bạn nhận thấy thời hạn bị xung đột trong khi người quản lý của bạn vẫn có các lựa chọn.
- Yêu cầu mới
Hãy chấp nhận nó và hỏi những động thái nào để nhường chỗ, để chi phí có thể được nhìn thấy ngay từ đầu.
Hỏi sớm trước khi deadline trôi qua
Tốt nhất là bạn nên đề cập ngay khi bạn nhận thấy rằng sẽ có vấn đề xảy ra khi đáp ứng một số thời hạn, chẳng hạn như bằng cách nói vào sáng thứ Hai “Tôi sẽ không thể hoàn thành cả hai việc này trước thứ Sáu”. Điều này cho phép thay đổi kế hoạch một cách linh hoạt nhất, trong khi đến tối thứ Năm, Jordan sẽ có ít lựa chọn hơn.
Nếu vì bất kỳ lý do gì mà bạn không thể gặp gỡ 1:1 với người quản lý của mình ngay khi bạn muốn, hãy gửi ghi chú ban đầu cho người quản lý của bạn trên Slack hoặc Teams. Hãy cho người quản lý của bạn biết rằng bạn đã bắt đầu sắp xếp công việc của mình trong tuần và bạn muốn thảo luận về khả năng sắp xếp lại công việc càng sớm càng tốt. Điều này giúp người quản lý của bạn có cơ hội xem xét công việc trước khi bạn nói chuyện và ghi lại yêu cầu trước khi mọi việc vượt quá tầm kiểm soát. Đây là một ví dụ về một ghi chú như vậy:
Tin nhắn mẫu
Xin chào Jordan, tôi đã lên kế hoạch cho tuần này và tôi có khoảng 22 giờ làm việc trong 16 giờ mở cửa. Hôm nay chúng ta có thể dành mười phút để quyết định động thái nào không?
Dẫn đầu bằng những con số giúp nó ngắn gọn. Nếu bạn coi đó là vấn đề về lịch trình có cách khắc phục thì Jordan có thể xem danh sách và thấy rằng bạn đã xác định được vấn đề và đang đề xuất giải pháp.
Mang theo một đơn đặt hàng được đề xuất và hỏi xem món hàng nào sẽ di chuyển
Người quản lý của bạn đặt ra các ưu tiên nhưng bạn biết chi tiết công việc nên bạn biết rõ về những gì bạn sẽ lên lịch. Đưa ra đề xuất về cách bạn sắp xếp các nhiệm vụ và đưa ra lý do tại sao bạn lại lên lịch cho từng nhiệm vụ theo cách đó. Sau đó, người quản lý của bạn có thể chấp nhận đề xuất của bạn hoặc điều chỉnh nó khi họ thấy phù hợp.
Sau đó, bạn có thể giao quyền lựa chọn cho người quản lý của mình và hỏi xem điều đó có phù hợp với họ không hoặc liệu họ có cần chuyển thứ gì khác không.
Tin nhắn mẫu
Tôi có thể lấy hồ sơ khách hàng, bản đánh giá ngân sách và báo cáo hàng tuần được thực hiện trong tuần này. Các tài liệu giới thiệu sẽ phải chuyển sang thứ Tư tới. Điều đó có hiệu quả không, hay bạn sẽ di chuyển cái gì khác?
Dòng này không bao giờ được đóng khung trong bối cảnh nói rằng một người đang cảm thấy choáng ngợp. Có, một người có thể muốn trình bày vấn đề với người quản lý của mình nếu mối quan hệ cho phép, nhưng điều này nằm ngoài yêu cầu lên lịch đơn giản để có câu trả lời.
Sam yêu cầu Jordan chọn nước đi (minh họa)
SâmBạn có mười phút không? Tôi vạch ra tuần của mình và tôi có khoảng 22 giờ làm việc trong 16 giờ mở cửa.
JordanĐó là nhiều hơn tôi nhận ra. Có gì ở đó vậy?
- Sâm
Hồ sơ khách hàng, đánh giá ngân sách, tài liệu giới thiệu và báo cáo hàng tuần. Tôi sẽ giữ lại bản tóm tắt, bản đánh giá và báo cáo đúng tiến độ và chuyển các tài liệu giới thiệu sang thứ Tư tuần sau. Điều đó có hiệu quả không, hay bạn sẽ di chuyển cái gì khác?
- Jordan
Thứ Tư tới là ngày phù hợp cho các tài liệu giới thiệu. Giữ bộ bài trước.
- Sâm
Tuyệt vời. Tôi sẽ gửi bản tóm tắt nhanh để chúng ta cùng làm việc trên cùng một danh sách.
Hãy nói “có, và điều gì sẽ chuyển động?” khi một nhiệm vụ mới đến
Yêu cầu mới là nơi dễ dàng xảy ra tình trạng quá tải nhất, vì vậy, thói quen tốt hơn là nói “có” với nhiệm vụ và nêu chi phí của nó trong cùng một câu trả lời.
Tin nhắn mẫu
Rất vui khi nhận được điều này. Để hoàn thành công việc trong tuần này, nhiệm vụ nào khác của tôi phải trượt?
Và để rõ ràng hơn, một lưu ý như thế này là hoàn toàn phù hợp nếu người yêu cầu bạn đảm nhận thêm công việc là một đồng nghiệp khác: “Tôi sẽ phải kiểm tra với người quản lý của mình để xem liệu điều này có phù hợp với trình tự công việc hiện tại hay không”.
Khi sếp nói “hãy cố gắng hết sức” hoặc “tất cả đều quan trọng”
Đôi khi người quản lý của bạn sẽ không đưa ra định hướng rõ ràng cho bạn. Thở dài. “Cứ cố gắng hết sức” hoặc “tất cả đều quan trọng” là lời bình luận bắt đầu tốt, nhưng bạn cần cố gắng nhiều hơn vì cả hai đều không cho bạn biết nên bỏ gì khi hết giờ. Vì vậy hãy hỏi một câu hỏi đơn giản để buộc phải xếp hạng:
Tin nhắn mẫu
Đã hiểu. Nếu tôi chỉ có thể hoàn thành hai trong số ba việc này trước thứ Sáu thì nên làm hai việc nào?
Nếu câu trả lời vẫn là “cả ba”, hãy tìm hiểu xem bạn cần cắt bớt những gì. Một phiên bản ngắn hơn của các tài liệu giới thiệu để đưa chúng ra thị trường sớm hơn hoặc chuyển việc xem xét ngân sách sang một ngày sau đó sẽ là hai đề nghị hợp lý. Hãy cho người quản lý của bạn biết món đồ nào bạn nghĩ có nhiều khả năng sẽ bị trượt nếu cả ba đều bị bỏ lại trên bàn.
Phải làm gì với câu trả lời của người quản lý của bạn
Người quản lý của bạn chọn những gì di chuyển
Đồng ý và gửi bản tóm tắt ngay trong ngày.
Người ta nói "hãy cố gắng hết sức"
Hỏi hai trong số ba mục nào cần được hoàn thành trước thời hạn.
Họ nói "tất cả đều quan trọng"
Cung cấp phiên bản đầu tiên ngắn hơn hoặc ngày sau đó cho một mặt hàng.
Không gì có thể di chuyển hay co lại
Hãy nêu tên đồ vật dễ bị trượt nhất và dừng lại ở đó. Nguy cơ bây giờ đã được biết đến.
Xác nhận các ưu tiên đã thống nhất bằng văn bản
Văn bản xác nhận cuộc trò chuyện 1:1 cần được gửi trong cùng ngày. Bản thân cuộc trò chuyện có thể dễ dàng được ghi nhớ một cách khác sau một tuần, vì vậy cả hai bạn có thể tham khảo một ghi chú bằng văn bản để xác nhận các ưu tiên đã thống nhất.
Tin nhắn mẫu
Cảm ơn đã sắp xếp điều này ra. Để xác nhận: bản trình bày khách hàng Thứ Tư, báo cáo hàng tuần Thứ Năm, xem xét ngân sách Thứ Sáu, tài liệu giới thiệu được chuyển sang Thứ Tư tuần sau. Tôi sẽ gắn cờ sớm nếu có gì thay đổi.
Giữ ghi chú ngắn gọn và chỉ liệt kê các quyết định được đưa ra trong cuộc họp 1:1 của bạn. Không cần phải nhắc lại toàn bộ cuộc thảo luận xung quanh từng nhiệm vụ. Đơn giản chỉ cần nêu sự thật và tham khảo lại nó khi cần thiết.
Điều chỉnh bản tóm tắt cho phù hợp với tuần của bạn
Cảm ơn đã sắp xếp điều này ra. Để xác nhận: [ưu tiên thứ nhất] trước [ngày], [ưu tiên thứ hai] trước [ngày], [mục đã được di chuyển] đã được chuyển sang [ngày mới]. Tôi sẽ gắn cờ sớm nếu có gì thay đổi.
Ưu tiên thứ nhất và thứ hai
Sử dụng tên mà người quản lý của bạn sử dụng cho những nhiệm vụ này theo thứ tự bạn đã đồng ý.
Mục đã di chuyển
Hãy nêu tên chính xác những gì đã được lùi lại hoặc cắt bớt để không ai mong đợi vào ngày cũ.
Ngày
Viết ngày cụ thể. Tránh các cụm từ như "sớm" hoặc "cuối tuần này".
Bước tiếp theo của bạn
Mở một ghi chú mới. Liệt kê tất cả các nhiệm vụ của bạn trong tuần này, ước tính lượng thời gian cần thực hiện cho mỗi nhiệm vụ và đưa ra ngày đến hạn cho mỗi nhiệm vụ. Ở cuối ghi chú, hãy phác thảo thứ tự bạn sẽ chọn để hoàn thành các nhiệm vụ này.
Điều này có thể cảm thấy không thoải mái khi thể hiện. Trước tiên, hãy thử thực hành một phiên bản của cuộc trò chuyện này trong Quippy: luyện tập với một người bạn cùng diễn để hiểu cuộc họp này sẽ diễn ra như thế nào trước khi nó diễn ra.
Nguồn và tài liệu tham khảo
- Tổ chức Y tế Thế giới (2026). Sức khỏe tâm thần tại nơi làm việc (tờ thông tin, cập nhật ngày 15 tháng 9 năm 2026). AI.Tờ thông tin thể chế toàn cầu liệt kê các rủi ro tại nơi làm việc đối với sức khỏe tâm thần, bao gồm khối lượng công việc quá mức và khả năng kiểm soát khối lượng công việc thấp; nó nêu tên các yếu tố rủi ro và các hỗ trợ được đề xuất, nó không đo lường tác động của bất kỳ cuộc trò chuyện nào với người quản lý.