सैम इस सप्ताह पहले से ही बहुत व्यस्त है। स्लैक पर अभी एक और अनुरोध आया है। देर रात तक काम करना वास्तव में कोई समाधान नहीं है। कार्यभार को प्रबंधक जॉर्डन के साथ लाया जा सकता है, और आमतौर पर बेहतर काम करता है, जब तक कि सैम जॉर्डन के लिए निर्णय लेने के लिए कुछ विशिष्ट लाता है।
देर तक काम करना नियमित आधार पर समाधान नहीं हो सकता। इसलिए, बेहतर होगा कि इस मामले को अपने प्रबंधक के सामने जल्दी ही उठाया जाए, जबकि योजना में बदलाव करने का अभी भी समय है। एक अनुस्मारक के रूप में, हमारा सुझाव है कि आप यह लिखें कि आप क्या काम कर रहे हैं और प्रत्येक कार्य को पूरा करने में लगने वाले कठिन घंटों के साथ इसे अपने प्रबंधक के पास लाएँ और उससे पूछें कि इस सप्ताह के कार्य शेड्यूल में उन्हें फिट करने के लिए किन कार्यों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता है।
यह तो बस एक और काम का विषय है. विश्व स्वास्थ्य संगठन द्वारा अत्यधिक कार्यभार और कार्यभार पर नियंत्रण की कमी को मानसिक स्वास्थ्य के लिए कार्यस्थल जोखिम के रूप में सूचीबद्ध किया गया है1. हालाँकि जोखिम कारकों की यह वैश्विक सूची यह नहीं मापती है कि प्रबंधक के साथ एक बातचीत से कितना बदलाव आएगा, फिर भी कार्यभार को सिर्फ एक अन्य कार्य विषय के रूप में मानने के लिए यह अच्छा आधार है।
वास्तव में आपकी थाली में क्या है, उसे लिखें
उस कार्य की सूची बनाएं जो आप वर्तमान में कर रहे हैं (परियोजनाएं, कार्य, नए अनुरोध आदि) और एक मोटा अनुमान लगाएं कि आपको लगता है कि प्रत्येक को कितने घंटे की आवश्यकता होगी। इसका सटीक होना ज़रूरी नहीं है, इसलिए निकटतम घंटे या उसके आसपास।
फिर आप प्रत्येक कार्य के लिए अनुमानित समय और संबंधित समय सीमा सूचीबद्ध करेंगे। सैम के लिए यह कैसा दिख सकता है इसका एक उदाहरण यहां दिया गया है: क्लाइंट डेक (8 घंटे) बुधवार को, बजट समीक्षा (5 घंटे) शुक्रवार को, ऑनबोर्डिंग डॉक्स (6 घंटे) शुक्रवार को, और साप्ताहिक रिपोर्ट (3 घंटे) गुरुवार को। बैठकें समाप्त होने के बाद 22 घंटे का काम लगभग 16 खुले घंटों में समा जाएगा।
आपके सामने सूची होने से जॉर्डन को समस्या का आकार भी पता चलेगा और फिर आप काम के बोझ के बारे में बातचीत कर सकते हैं, न कि सिर्फ इस बात पर कि आप व्यस्त हैं या नहीं।
- कठिन घंटों के साथ कार्य सूची
प्रत्येक आइटम को एक समय अनुमान और एक समय सीमा मिलती है। पूर्ण संख्याएँ पर्याप्त हैं, और कुल कार्य और खुले घंटों के बीच अंतर दर्शाता है।
- कैलेंडर पर समय सीमा
जैसे ही आपको समय सीमा टकराती दिखे तो समस्या उठाएँ, जबकि आपके प्रबंधक के पास अभी भी विकल्प मौजूद हैं।
- नया अनुरोध
इसे स्वीकार करें और पूछें कि जगह बनाने के लिए क्या कदम उठाए जाएं, ताकि लागत शुरू से ही दिखाई दे।
समय सीमा समाप्त होने से पहले, जल्दी पूछें
जैसे ही आप देख सकें कि कुछ समय-सीमाओं को पूरा करने में समस्याएँ आने वाली हैं, इसे सामने लाना सबसे अच्छा है, उदाहरण के लिए सोमवार की सुबह यह कहना कि "मैं शुक्रवार तक इन दोनों को पूरा नहीं कर पाऊँगा"। यह योजना को बदलने के लिए सबसे अधिक लचीलेपन की अनुमति देता है, जबकि गुरुवार की रात तक जॉर्डन के पास कम विकल्प होंगे।
यदि किसी भी कारण से आप जितनी जल्दी चाहें अपने प्रबंधक के साथ 1:1 का अनुपात प्राप्त नहीं कर पाते हैं, तो स्लैक या टीम्स पर अपने प्रबंधक को एक प्रारंभिक नोट भेजें। अपने प्रबंधक को बताएं कि आपने सप्ताह के लिए अपना काम प्रस्तुत करना शुरू कर दिया है और आप जल्द से जल्द काम के संभावित पुनर्व्यवस्था पर चर्चा करना चाहेंगे। इससे आपके प्रबंधक को आपकी बात करने से पहले काम को देखने का मौका मिलता है, और यह चीजों को हाथ से बाहर जाने से पहले अनुरोध को रिकॉर्ड पर रख देता है। यहां ऐसे नोट का एक उदाहरण दिया गया है:
उदाहरण संदेश
हाय जॉर्डन, मैंने इस सप्ताह की योजना बनाई है और मेरे पास 16 खुले घंटों के लिए लगभग 22 घंटे का काम है। क्या हम आज यह निर्णय लेने में दस मिनट लगा सकते हैं कि क्या चाल चलनी चाहिए?
संख्याओं के साथ आगे बढ़ना इसे छोटा रखता है। यदि आप इसे फिक्स के साथ शेड्यूलिंग समस्या के रूप में तैयार करते हैं तो जॉर्डन सूची को देख सकता है और देख सकता है कि आपने एक समस्या की पहचान कर ली है और एक समाधान प्रस्तावित कर रहे हैं।
एक प्रस्तावित आदेश लाएँ और पूछें कि कौन सी वस्तु चलती है
आपका प्रबंधक प्राथमिकताएँ निर्धारित करता है, लेकिन आप काम को विस्तार से जानते हैं, इसलिए आपको इस बात का अच्छा अंदाज़ा होता है कि आप क्या शेड्यूल करेंगे। आप कार्यों को कैसे शेड्यूल करेंगे, इसके लिए एक प्रस्ताव पेश करें और एक कारण बताएं कि आपने प्रत्येक कार्य को इस तरह से क्यों शेड्यूल किया है। तब आपका प्रबंधक आपके प्रस्ताव को स्वीकार कर सकता है या उसे उचित समझकर समायोजित कर सकता है।
फिर आप विकल्प अपने प्रबंधक को सौंप सकते हैं और पूछ सकते हैं कि क्या यह उनके लिए काम करता है या उन्हें कुछ और करने की आवश्यकता है।
उदाहरण संदेश
मैं इस सप्ताह क्लाइंट डेक, बजट समीक्षा और साप्ताहिक रिपोर्ट प्राप्त कर सकता हूं। ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ों को अगले बुधवार को स्थानांतरित करना होगा। क्या वह काम करता है, या आप कुछ और आगे बढ़ाएंगे?
यह पंक्ति कभी भी यह कहने के संदर्भ में नहीं बनाई गई है कि कोई अभिभूत महसूस कर रहा है। हाँ, यदि संबंध इसकी अनुमति देता है तो कोई व्यक्ति अपने प्रबंधक के सामने यह मुद्दा उठाना चाह सकता है, लेकिन यह उत्तर के लिए सरल शेड्यूलिंग अनुरोध के बाहर होगा।
सैम ने जॉर्डन से पूछा कि क्या चाल चलनी चाहिए (चित्रणात्मक)
सैमक्या आपके पास दस मिनट हैं? मैंने अपने सप्ताह की रूपरेखा तैयार की और मेरे पास 16 खुले घंटों के लिए लगभग 22 घंटे का काम है।
जॉर्डनयह मेरी समझ से कहीं अधिक है। वहाँ पर क्या है?
- सैम
क्लाइंट डेक, बजट समीक्षा, ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ और साप्ताहिक रिपोर्ट। मैं डेक, समीक्षा और रिपोर्ट को तय समय पर रखूंगा और ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ों को अगले बुधवार तक ले जाऊंगा। क्या वह काम करता है, या आप कुछ और आगे बढ़ाएंगे?
- जॉर्डन
अगला बुधवार ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ों के लिए ठीक है। डेक को पहले रखें.
- सैम
बढ़िया. मैं एक त्वरित पुनर्कथन भेजूंगा ताकि हम दोनों एक ही सूची से काम कर सकें।
कहो "हाँ, और क्या चलता है?" जब कोई नया कार्य आता है
एक नया अनुरोध वह जगह है जहां अधिभार सबसे आसानी से बढ़ता है, इसलिए बेहतर आदत यह है कि कार्य के लिए "हां" कहें और उसी उत्तर में उसकी लागत बताएं।
उदाहरण संदेश
इसे लेकर खुशी हुई. इस सप्ताह इसे फिट करने के लिए, मेरे अन्य कौन से कार्य खिसकने चाहिए?
और, स्पष्टता के लिए, इस तरह का नोट पूरी तरह से ठीक है यदि आपसे अधिक काम लेने के लिए कहने वाला कोई अन्य सहकर्मी है: "मुझे यह देखने के लिए अपने प्रबंधक से जांच करनी होगी कि क्या यह कार्य के वर्तमान क्रम में फिट बैठता है।"
जब आपका बॉस कहता है "बस अपना सर्वश्रेष्ठ करो" या "यह सब मायने रखता है"
कभी-कभी आपका प्रबंधक आपको स्पष्ट दिशा-निर्देश नहीं देता है। साँस। "बस अपना सर्वश्रेष्ठ करें" या "यह सब मायने रखता है" अच्छी प्रारंभिक टिप्पणी है, लेकिन आपको और अधिक प्रयास करने की आवश्यकता है क्योंकि इनमें से कोई भी आपको यह नहीं बताता कि घंटे समाप्त होने पर क्या छोड़ना है। तो एक सरल प्रश्न पूछें जो रैंकिंग को बाध्य करता है:
उदाहरण संदेश
समझ गया. यदि मैं शुक्रवार तक इन तीन में से केवल दो को ही समाप्त कर सकता हूँ, तो वे कौन से दो होने चाहिए?
यदि उत्तर अभी भी "तीनों" है, तो यह पता लगाने के लिए अपना काम करें कि आपको क्या ट्रिम करने की आवश्यकता है। ऑनबोर्डिंग डॉक्स का एक छोटा संस्करण उन्हें जल्दी से बाहर निकालना या बजट समीक्षा को बाद की तारीख में ले जाना दो उचित प्रस्ताव होंगे। अपने प्रबंधक को बताएं कि यदि तीनों को मेज़ पर छोड़ दिया जाए तो आपके अनुसार कौन सी वस्तु के फिसलने की सबसे अधिक संभावना है।
आपके प्रबंधक के उत्तर का क्या करें
आपका प्रबंधक चुनता है कि क्या चल रहा है
सहमत हों और उसी दिन पुनर्कथन भेजें।
वे कहते हैं "बस अपना सर्वश्रेष्ठ करो"
पूछें कि तीन में से कौन सी दो चीजें समय सीमा तक पूरी हो जानी चाहिए।
वे कहते हैं "यह सब मायने रखता है"
एक आइटम के लिए छोटा पहला संस्करण या बाद की तारीख ऑफ़र करें।
कोई भी चीज़ हिल या सिकुड़ नहीं सकती
उस वस्तु का नाम बताइए जिसके फिसलने और वहीं रुकने की सबसे अधिक संभावना है। ख़तरा अब पता चल गया है.
लिखित रूप में सहमत प्राथमिकताओं की पुष्टि करें
1:1 वार्तालाप की लिखित पुष्टि उसी दिन भेजनी होगी। बातचीत को एक सप्ताह बाद अलग ढंग से याद रखना आसान हो सकता है, इसलिए आप दोनों सहमत प्राथमिकताओं की पुष्टि के लिए एक लिखित नोट का संदर्भ ले सकते हैं।
उदाहरण संदेश
इसे सुलझाने के लिए धन्यवाद. पुष्टि करने के लिए: क्लाइंट डेक बुधवार, साप्ताहिक रिपोर्ट गुरुवार, बजट समीक्षा शुक्रवार, ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ अगले बुधवार को ले जाया गया। अगर कुछ भी बदलाव हुआ तो मैं इसे पहले ही चिह्नित कर दूंगा।
नोट को संक्षिप्त रखें और केवल अपनी 1:1 मीटिंग में लिए गए निर्णयों को सूचीबद्ध करें। प्रत्येक कार्य के इर्द-गिर्द संपूर्ण चर्चा को दोबारा दोहराने की कोई आवश्यकता नहीं है। बस तथ्यों को बताएं और आवश्यकतानुसार इसे वापस देखें।
पुनर्कथन को अपने सप्ताह के अनुसार अनुकूलित करें
इसे सुलझाने के लिए धन्यवाद. पुष्टि करने के लिए: [पहली प्राथमिकता] [दिनांक] तक, [दूसरी प्राथमिकता] [दिनांक] तक, [आइटम जो स्थानांतरित हुआ] [नई तारीख] पर ले जाया गया। अगर कुछ भी बदलाव हुआ तो मैं इसे पहले ही चिह्नित कर दूंगा।
पहली और दूसरी प्राथमिकता
इन कार्यों के लिए आपके प्रबंधक द्वारा उपयोग किए जाने वाले नामों का उपयोग आपकी सहमति के क्रम में करें।
वह वस्तु जो स्थानांतरित हुई
ठीक-ठीक नाम बताएं कि क्या पीछे धकेला गया या काट-छाँट किया गया, ताकि किसी को भी पुरानी तारीख़ पर इसकी उम्मीद न हो।
खजूर
विशिष्ट दिन लिखें. "जल्द ही" या "इस सप्ताह के अंत में" जैसे वाक्यांशों से बचें।
आपका अगला कदम
एक नया नोट खोलें. इस सप्ताह के लिए अपने सभी कार्यों की सूची बनाएं, प्रत्येक में लगने वाले समय का अनुमान लगाएं और प्रत्येक के लिए एक नियत तारीख प्रदान करें। नोट के निचले भाग में, उस क्रम को रेखांकित करें जिसमें आप इन कार्यों को पूरा करना चुनेंगे।
इसे व्यक्त करने में असहजता महसूस हो सकती है। पहले क्विप्पी में इस बातचीत के एक संस्करण का अभ्यास करने का प्रयास करें: होने से पहले यह समझने के लिए कि यह बैठक कैसी दिख सकती है, एक दृश्य भागीदार के साथ अभ्यास करें।
स्रोत एवं सन्दर्भ
- विश्व स्वास्थ्य संगठन (2026)। कार्यस्थल पर मानसिक स्वास्थ्य (तथ्य पत्र, अद्यतन 15 सितंबर 2026)। कौन।वैश्विक संस्थागत तथ्य पत्रक जो मानसिक स्वास्थ्य के लिए कार्यस्थल जोखिमों को सूचीबद्ध करता है, जिसमें अत्यधिक कार्यभार और कार्यभार पर कम नियंत्रण शामिल है; यह जोखिम कारकों और अनुशंसित समर्थनों का नाम देता है, यह किसी प्रबंधक के साथ किसी एक बातचीत के प्रभाव को नहीं मापता है।