आप अपने डेस्क पर बैठे हैं, बीस स्लाइडों वाली एक विशाल प्रस्तुति को देख रहे हैं, और आप निश्चित नहीं हैं कि कहाँ से शुरू करें। आपके प्रबंधक ने एक साधारण प्रश्न के साथ बैठक समाप्त कर दी, "क्या आप गुरुवार से पहले प्रेजेंटेशन को कड़ा कर सकते हैं?" और बाकी सभी लोग पहले ही लॉग ऑफ कर चुके हैं। आप इसे करने के लिए सहमत हो गए, लेकिन अब आप सोच रहे हैं कि वास्तव में "कसने" का क्या मतलब है - क्या आपको स्लाइडों की संख्या कम करनी है, पाठ को अधिक संक्षिप्त बनाना है, या पूरी चीज़ को और अधिक परिष्कृत बनाना है?
जब आप किसी चीज़ का पता लगाने की कोशिश कर रहे हों, तो एक छोटा संदेश मदद कर सकता है। बस वही बताएं जो आप पहले से जानते हैं, उस हिस्से को उजागर करें जो अभी भी आपको भ्रमित कर रहा है, और दूसरे व्यक्ति के लिए आपके पास वापस आना आसान बना दें। यदि आप अपना प्रश्न इस तरह से पूछते हैं जिससे पता चलता है कि आप चीजों में शीर्ष पर हैं और बस थोड़ा और स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, तो यह आप दोनों के लिए बातचीत से अधिकांश अजीबता को दूर कर देता है। आप दूसरे व्यक्ति को मौके पर नहीं रख रहे हैं, यह अनुमान लगाने की कोशिश नहीं कर रहे हैं कि क्या हो रहा है या उन्हें खुद को दोहराने के लिए मजबूर नहीं कर रहे हैं। सीधे और मुद्दे पर पहुंच कर, आप वह उत्तर पा सकते हैं जिसकी आप तलाश कर रहे हैं, बिना यह महसूस किए कि आप परेशान हो रहे हैं। यह आपके संदेश में विचारशील और स्पष्ट होने के बारे में है, ताकि आप अपनी आवश्यक जानकारी प्राप्त कर सकें और आगे बढ़ सकें।
अस्पष्ट प्रश्न कठिन क्यों लगते हैं?
जब आप कहते हैं "आपका क्या मतलब है?", तो उन्हें यह पता लगाने का काम करना होगा कि क्या गलत हुआ और सब कुछ फिर से समझाना होगा। यह वह जगह है जहां चीजें वास्तव में अजीब हो सकती हैं, आप जानते हैं? जो व्यक्ति मूल रूप से कुछ समझाने की कोशिश कर रहा था उसे वापस जाना होगा और उसे समझाना होगा, जो इसमें शामिल दोनों लोगों के लिए निराशाजनक हो सकता है। उन्हें फिर से समझाना शुरू करना पड़ सकता है, और तभी असुविधा शुरू हो जाती है। आप शुरुआत में ही वापस आ गए हैं, और यह कष्टप्रद हो सकता है।
एक विशिष्ट प्रश्न पूछने से बड़ा अंतर आ सकता है। आप देखिए, जब आप यह सोचने के लिए समय निकालते हैं कि आप क्या पूछ रहे हैं, तो दूसरे व्यक्ति के लिए आपको अच्छा उत्तर देना आसान हो जाता है। उन्हें शुरुआत से शुरू करने और सब कुछ पता लगाने की ज़रूरत नहीं है - आप उन्हें पहले से ही बता रहे हैं कि आप क्या खोज रहे हैं। इस तरह, वे बस छूटी हुई जानकारी जोड़ सकते हैं और आपकी मदद कर सकते हैं। इससे उन्हें उत्तर देने के लिए एक विशिष्ट प्रश्न मिलता है और उनके लिए आपकी सहायता करना आसान हो जाता है। साथ ही, यह दर्शाता है कि आपने कार्य को समझने के लिए कुछ प्रयास किए हैं, इसलिए संभावना है कि वे मदद करना चाहेंगे।
शब्दांकन से पहले और बाद में
आप एक ही प्रश्न को अलग-अलग तरीकों से पूछ सकते हैं, और यह देखना वास्तव में बहुत दिलचस्प है कि एक प्रश्न को अलग-अलग तरीके से कैसे कहा जा सकता है। उदाहरण के लिए, आइए कुछ उदाहरण देखें - वे मनगढ़ंत हैं, लेकिन वे मुद्दे को अच्छी तरह से समझाते हैं। प्रत्येक उदाहरण से पता चलता है कि एक ही प्रश्न को दो अलग-अलग तरीकों से पूछा जा सकता है, जो यह जानना उपयोगी हो सकता है कि आप अपनी बात मनवाने की कोशिश कर रहे हैं या जानकारी मांग रहे हैं।
इसके बजाय
मुझे डेक को समझने में थोड़ी परेशानी हो रही है। क्या कोई मुझे चीज़ें स्पष्ट करने में मदद कर सकता है?
यह प्रयास करें
डेक पर त्वरित जांच: क्या मुझे इसे कम स्लाइडों में काट देना चाहिए, या लंबाई रखनी चाहिए और प्रत्येक पर पाठ को ट्रिम करना चाहिए?
जब आप अपने प्रबंधक को केवल दो विकल्प देते हैं, तो उनके लिए सरल उत्तर के साथ आपके पास वापस आना आसान होता है। इस तरह, वे केवल एक विकल्प चुन सकते हैं और आपको ठीक-ठीक पता चल जाएगा कि वे क्या चाहते हैं। लेकिन यदि कोई भी विकल्प उनके लिए काम नहीं करता है, तो वे आपको बता सकते हैं कि उन्हें वास्तव में क्या चाहिए, और इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि वे क्या खोज रहे हैं।
पहले
"वित्त में लूप" से आपका क्या अभिप्राय है?
के बाद
"वित्त में लूप" के लिए, मुझे यकीन नहीं है कि क्या मुझे अगले ईमेल पर दाना की नकल करनी चाहिए या क्या उसकी टीम के साथ त्वरित कॉल सेट करना बेहतर होगा - इस स्थिति को संभालने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?
यह विधि अच्छी तरह से काम करती है क्योंकि यह वास्तव में उन सटीक शब्दों का उपयोग करती है जिनके बारे में आप सोच रहे हैं और यह बताती है कि आप उनका क्या मतलब समझते हैं। यदि आप वास्तव में निश्चित नहीं हैं कि वाक्यांश क्या कह रहा है, तो बस जो कुछ आप जानते हैं उसे साझा करें और यह पता लगाने में सहायता मांगें कि कहां से शुरू करें।
पहले एक मीटिंग में ज़ोर से कहा था
रुको, मैं खो गया हूँ।
के बाद
तो, बस यह सुनिश्चित करने के लिए कि मैं समझता हूँ, जब आपने महीने के अंत की बात कही, तो क्या आप 30वें या आखिरी दिन के बारे में बात कर रहे हैं जब हम वास्तव में व्यवसाय के लिए खुले हैं?
आगे बढ़ने से पहले प्रश्न पूछना आमतौर पर एक अच्छा विचार है, क्योंकि चीजों को तुरंत स्पष्ट करना आसान होता है। यदि आप प्रतीक्षा करते हैं, तो बाद में वापस जाना और चीजों का पता लगाना कठिन हो सकता है। साथ ही, आपके प्रश्न का त्वरित परिचय देने से हर किसी को यह जानने में मदद मिलती है कि आपको बस उनके एक मिनट के समय की आवश्यकता है, ताकि वे आगे की योजना बना सकें। यह उस तरह से अधिक विचारशील है।
चार चरणों में पूछें
- जो आपने समझा उसे दोबारा दोहराएं - यह करना बहुत आसान काम है, लेकिन यह बहुत बड़ा अंतर ला सकता है। जब आप सुनी हुई बात को दोहराते हैं, तो यह दूसरे व्यक्ति को दिखाता है कि आप वास्तव में वे जो कह रहे हैं उस पर ध्यान दे रहे हैं। साथ ही, यदि आपने कुछ गलत किया है तो यह उन्हें आपको सुधारने का मौका देता है, ताकि आप किसी भी गलतफहमी को तुरंत दूर कर सकें। आपको बस इतना करना है कि उन्होंने जो कहा है उसे मानें और उसे अपने शब्दों में दोहराएं। यह इतना आसान है।
- सटीक मुद्दे को पहचानें. जब आप कुछ पढ़ रहे हों और वह जुड़ न रहा हो, तो बोलें और स्पष्ट करें कि आपको किस चीज़ ने भ्रमित किया है - यह एक शब्द, एक वाक्यांश या एक अभिव्यक्ति हो सकती है, जैसे "इस संदर्भ में 'कसने' का क्या मतलब है?" या "क्या आप 'लूप इन' समझा सकते हैं?" या "'माह के अंत'' का क्या मतलब है?" - ऐसा करके, आप यह स्पष्ट कर रहे हैं कि क्या स्पष्ट करने की आवश्यकता है, और इससे किसी भी गलतफहमी से बचने में मदद मिलती है।
- एक शिक्षित अनुमान लगाएं या दो संभावनाओं का चयन करें. कुछ विकल्पों के बीच चयन करना आम तौर पर शुरुआत से उत्तर खोजने की कोशिश करने से अधिक आसान होता है। जब आप अनिश्चित हों तो यह दृष्टिकोण वास्तव में सहायक हो सकता है - बस उन दो विकल्पों को चुनें जो सबसे अधिक संभावित लगते हैं, और आपके पास इसे सही करने का बेहतर मौका होगा।
- सही क्षण और सेटिंग चुनें. यदि आप किसी मीटिंग में हैं, तो अपना प्रश्न ज़ोर से पूछें यदि अन्य लोग भी शायद यही बात सोच रहे हों। लेकिन अगर यह कुछ ऐसा है जो केवल आपके काम को प्रभावित करता है या थोड़ा संवेदनशील है, तो इसके बजाय सीधे संदेश भेजने पर विचार करें। इस तरह, आप समूह के बाकी सदस्यों को परेशान किए बिना या किसी को परेशान किए बिना अपनी आवश्यक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
यह आदत आपको कई क्षेत्रों में देखने को मिल सकती है. उदाहरण के लिए हार्वर्ड बिजनेस स्कूल को लें। उनके शिक्षण मार्गदर्शन कक्षा में अग्रणी चर्चाओं के भाग के रूप में स्पष्टीकरण और अनुवर्ती प्रश्नों का वर्णन करता है। लेकिन यह कक्षाओं के लिए लिखा गया था, इसलिए यह नहीं दिखाता कि कोई विशेष कार्यस्थल कैसे प्रतिक्रिया देगा। इसलिए, यह सोचना एक अच्छा विचार है कि यह विभिन्न सेटिंग्स में कैसे काम करेगा। कक्षा में जो काम करता है वह कार्यालय या अन्य कार्य वातावरण में समान नहीं हो सकता है। आपको विशिष्ट स्थिति पर विचार करना होगा और देखना होगा कि क्या सबसे अच्छा काम करता है।
जब आपने पहले ही कहा था "मिल गया"
आप किसी चीज़ के बीच में हैं और अचानक आप सोचते हैं, "एक मिनट रुकें, मैं वास्तव में इसके बारे में निश्चित नहीं हूं।" एक कदम पीछे हटना और स्पष्टीकरण मांगना ठीक है। ऐसा महसूस न करें कि आपको कोई बड़ा स्पष्टीकरण देने या माफ़ी मांगने की ज़रूरत है। बस इसे सरल और सटीक रखें। उदाहरण के लिए, आप ऐसा कुछ कह सकते हैं (काल्पनिक):
यह कहकर वापस आ गया कि मिल गया (काल्पनिक उदाहरण)
हमने सोचा कि हमारी बातचीत के बाद मुझे इसकी अच्छी समझ हो गई है, लेकिन अब जब मैं इस पर काम कर रहा हूं, तो मैं एक बात पर अटक गया हूं। जब बजट भाग की बात आती है, तो मुझे यकीन नहीं है कि किन संख्याओं का उपयोग करना चाहिए - क्या मुझे Q3 से वास्तविक संख्याओं का उपयोग करना चाहिए या उन संख्याओं का उपयोग करना चाहिए जो हम सोचते हैं कि हमारे पास होंगी? क्या आप इसमें मेरी मदद कर सकते हैं?
पहला वाक्य बताता है कि आप अभी क्यों पूछ रहे हैं। बिना समय बर्बाद किए सीधे अपना प्रश्न पूछें - अपने अगले वाक्य में मुद्दे पर पहुंचें। यदि आप देखते ही कि कोई चीज़ बिल्कुल सही नहीं है, आप इसे सामने लाते हैं, तो आम तौर पर आप दोनों के लिए इस पर चर्चा करना आसान होता है। इस तरह, आप भ्रम को दूर कर सकते हैं और जो चल रहा है उसकी बेहतर समझ प्राप्त कर सकते हैं।
जब उत्तर अभी भी अस्पष्ट है
कभी-कभी उत्तर मूल निर्देश जितना ही अस्पष्ट होता है। वही प्रश्न दोबारा पूछने के बजाय, इसे और अधिक ठोस बनाने का प्रयास करें:
उदाहरण संदेश
मैं सोच रहा था कि क्या आप यही सोच रहे थे? मैंने पहली कुछ स्लाइडों का एक रफ ड्राफ्ट तैयार किया और उन्हें साझा फ़ोल्डर में जोड़ दिया। क्या आप एक नज़र डालना चाहेंगे?
जब आपके पास साझा करने के लिए कोई मसौदा होता है, तो दूसरों के लिए आपको उपयोगी प्रतिक्रिया देना अक्सर आसान होता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि वे जो चाहते हैं उसका वर्णन करने की कोशिश करने के बजाय, किसी वास्तविक चीज़ पर प्रतिक्रिया कर सकते हैं। शून्य से शुरू करने के बजाय, एक मसौदा उन्हें एक शुरुआती बिंदु देता है। आप यह जानने के लिए आसपास भी पूछ सकते हैं कि क्या किसी ने पहले भी ऐसा ही कुछ किया है - यह वास्तव में यह पता लगाने में सहायक हो सकता है कि क्या काम करता है और क्या नहीं। उदाहरण के लिए, यदि किसी ने पहले ही आपके जैसा प्रोजेक्ट निपटा लिया है, तो वे अपने अनुभव साझा कर सकते हैं और आपको सुझाव दे सकते हैं। साथ ही, एक ठोस मसौदा होने से लोगों के लिए यह बताना आसान हो जाता है कि उन्हें क्या पसंद है और क्या नहीं, जो तब करना कठिन हो सकता है जब आप केवल सामान्य शब्दों में विचारों पर चर्चा कर रहे हों।
जब आप किसी से प्रश्न पूछते हैं, तो आप हमेशा यह नहीं बता सकते कि वे कैसे प्रतिक्रिया देंगे। हो सकता है कि उनका दिन ख़राब रहा हो या वे थोड़े चिड़चिड़े हो गए हों, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपका प्रश्न ख़राब था। कभी-कभी, चीजें आपकी आशा के अनुरूप नहीं होती हैं, लेकिन काम को सही ढंग से करना वास्तव में मायने रखता है। इसलिए, भले ही बातचीत थोड़ी अजीब हो, लेकिन अगर आपको सही परिणाम मिलता है तो यह सार्थक है। आप एक पल के लिए थोड़ा असहज महसूस कर सकते हैं, लेकिन काम को सही ढंग से करने के लिए यह एक छोटी सी कीमत है।
भेजने से पहले एक त्वरित स्व-जाँच
भेजने से पहले इन्हें पढ़ें:
यदि आपने अधिकतर उत्तर हां में दिया है, तो आगे बढ़ें और इसे भेजें।
अगला कदम क्या है? इस सप्ताह से एक निर्देश चुनें जिसने आपको आश्चर्यचकित कर दिया है। किसी संदेश को लिखने के लिए एक मिनट का समय लें जिससे चीज़ें स्पष्ट हो जाएँ - बस उन चार चरणों का पालन करना याद रखें जिन पर हम चले थे। इसे आज ही समाप्त करने का प्रयास करें, और यदि आप सेंड मारने से पहले इसे पूरा करना चाहते हैं, तो आप क्विप्पी के साथ ज़ोर से कॉन्वो का अभ्यास कर सकते हैं।