अपने प्रबंधक से पूछें "मेरे लिए कोई प्रतिक्रिया?" और प्राप्त करें "नहीं, आप बहुत अच्छा कर रहे हैं।" सुनने में अच्छा लगा। लेकिन यह आपको सुधार कैसे करें इसके बारे में कोई मार्गदर्शन नहीं देता है। आप नहीं जान पाएंगे कि पिछले सप्ताह का प्रोजेक्ट उतना अच्छा था जितना आपने सोचा था।
अपने प्रबंधक से वास्तव में व्यापक प्रश्न पूछने के बजाय, वास्तव में संकीर्ण फोकस का उपयोग करें। किसी एक कार्य या एक कौशल के बारे में पूछें। फिर अपने प्रबंधक से पूछें कि अगली बार अवसर आने पर आप क्या अलग कर सकते हैं। अपने 1:1 से पहले अपने प्रबंधक को थोड़ा सचेत करना सुनिश्चित करें ताकि वह फीडबैक देने से पहले अपने विचार एकत्र कर सके। और फिर समझाने से पहले उनकी प्रतिक्रिया सुनें। फीडबैक को क्रियान्वित करें और बाद में इस पर रिपोर्ट करें।
एक कार्य या एक कौशल चुनें
हालाँकि व्यापक प्रश्नों के व्यापक उत्तर मिलते हैं, अच्छी प्रतिक्रिया के लिए अधिक लक्षित प्रश्न की आवश्यकता होती है। अपने प्रबंधक से पूछना "मैं कैसा हूँ?" इससे उन्हें आपके सप्ताहों के काम का सारांश मिल जाएगा, और अधिकांश प्रबंधक कुछ विनम्र और सामान्य उत्तर देंगे।
इसके बाद, आप अपने प्रश्न के दायरे को सीमित करना चाहते हैं ताकि आप अपने प्रबंधक द्वारा दिए गए फीडबैक के साथ काम कर सकें। इसका मतलब आम तौर पर एक एकल डिलिवरेबल चुनना है जिसे आपके प्रबंधक ने हाल ही में देखा है, या एक एकल कौशल जिसे आप वर्तमान में सुधारने का प्रयास कर रहे हैं। इसलिए यदि आप किसी कंपनी में नए हैं, तो बेहतर होगा कि आप उस काम के बारे में पूछें जो आपके प्रबंधक ने वास्तव में देखा हो, न कि किसी ऐसी चीज़ के बारे में जिसके बारे में उन्होंने केवल किसी और से सुना हो।
वह काम जिसके बारे में आपके प्रबंधक ने केवल दूसरों के माध्यम से सुना है, आम तौर पर नए कर्मचारियों के लिए यह सीमा से बाहर है क्योंकि यह उन्हें आपके काम के विवरण का अनुमान लगाने के लिए कहता है।
पूछें कि अगली बार क्या अलग करना है
यदि आप अपने समग्र प्रदर्शन के बारे में व्यापक प्रश्न की तुलना में कार्य या कौशल में अपने अगले प्रयास के बारे में पूछते हैं तो आपको अधिक उपयोगी प्रतिक्रिया मिलेगी।
कार्यकारी एमबीए छात्रों (जिनमें से सभी कामकाजी प्रबंधक हैं) के अध्ययन और भूमिका निभाने में एक-दूसरे के साथ उनके प्रदर्शन की समीक्षा से पता चलता है कि जब प्रबंधकों को फीडबैक दिया जाता है जो भविष्य की कार्रवाई पर केंद्रित होता है, तो वे पिछले कार्यों पर केंद्रित फीडबैक की तुलना में बदलाव के लिए अधिक प्रेरित होते हैं।1. ध्यान दें कि इस शोध में रोल प्ले और सेल्फ-रिपोर्ट का उपयोग किया गया है, इसलिए यह नहीं दिखाता है कि समय के साथ वास्तविक कार्यस्थलों में प्रदर्शन का क्या होता है।
यहां एक संकीर्ण, भविष्योन्मुखी प्रश्न है जिसे आप 1:1 में पूछ सकते हैं:
उदाहरण संदेश
Q3 क्लाइंट डेक के लिए, मुझे अगले डेक पर कौन सा एक काम अलग तरीके से करना चाहिए?
यहां एक चीज मांगना बहुत जरूरी है. ऐसे कई कारक हैं जो यह निर्धारित करते हैं कि आपकी प्रतिक्रिया कितनी प्रभावी होगी। सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक है एक चीज मांगना। अपने प्रबंधक को एक बात कहने की अनुमति दें और वे बिना यह महसूस किए विशिष्ट हो सकते हैं कि वे कोई औपचारिक समीक्षा लिख रहे हैं।
1:1 से पहले अपने प्रबंधक को सचेत कर दें
संदर्भ के बिना प्रतिक्रिया काफी अस्पष्ट हो सकती है। यदि आप अपने 1:1 सत्र से एक या दो दिन पहले अपने प्रबंधक को अपने फीडबैक प्रश्नों के लिए तैयार कर सकते हैं, तो वह वापस जा सकता है और अधिक ठोस फीडबैक के लिए आपके द्वारा किए गए काम का पुनर्मूल्यांकन कर सकता है।
यह एक बहुत छोटा ईमेल हो सकता है:
उदाहरण संदेश
हाय जॉर्डन, गुरुवार को बस हमारे 1:1 के लिए आधार छूना चाहता था। क्या आप इसमें से 5 मिनट उस ऑनबोर्डिंग गाइड पर खर्च करना चाहेंगे जो मैंने पिछले सप्ताह फीडबैक के लिए भेजा था कि मैं नए कर्मचारियों के लिए अगली ऑनबोर्डिंग को और भी आसान कैसे बना सकता हूँ? धन्यवाद। यदि इससे मदद मिलती है तो लिंक दोबारा भेजने में खुशी होगी।
सचेत संदेश को अपनाएँ
नमस्ते [प्रबंधक का नाम], हमारे 1:1 में [दिन] क्या हम [कार्य के एक टुकड़े] पर पाँच मिनट बिता सकते हैं? मुख्यतः मैं जानना चाहूँगा [अगली बार के बारे में एक प्रश्न]। यदि इससे मदद मिलती है तो लिंक दोबारा भेजने में खुशी होगी।
प्रबंधक का नाम
उस नाम का उपयोग करें जिसे आप आमतौर पर चैट में उनके साथ उपयोग करते हैं।
दिन
विशिष्ट 1:1 को नाम दें ताकि वे जान सकें कि विषय की अपेक्षा कब की जानी है।
काम का एक टुकड़ा
कुछ ताज़ा चुनें जो आपके प्रबंधक ने वास्तव में देखा हो, जैसे एक डेक, रिपोर्ट या प्रस्तुति।
अगली बार के बारे में एक प्रश्न
पूछें कि अगला संस्करण क्या बेहतर बनाएगा, और इसे एक ही प्रश्न तक सीमित रखें।
बस अपने प्रबंधक को समय से पहले यह बताने से कि आप अपने 1:1 में किसी विशेष कार्य आइटम पर चर्चा करने की योजना बना रहे हैं, आपके पिछले प्रदर्शन की केवल अस्पष्ट यादों के विपरीत, उनके द्वारा हाल ही में कार्य की समीक्षा करने और आपके लिए वास्तविक प्रतिक्रिया प्राप्त करने की अधिक संभावना होगी।
- एक लिखित प्रश्न
सैम ने बैठक से पहले एक अग्रिम प्रश्न लिखा: अगली बैठक में अलग तरीके से क्या करना है। बातचीत शुरू होने पर इसे कागज पर रखने से सवाल सीमित रहता है।
- काम का एक टुकड़ा
ऑनबोर्डिंग गाइड स्क्रीन पर खुला है, इसलिए दोनों लोग एक ही काम देख रहे हैं। जिस चीज़ को आपका प्रबंधक अभी देख सकता है, उसके बारे में विशिष्ट प्रतिक्रिया देना आसान है।
- सिर ऊपर
1:1 को एक दिन पहले विषय के बारे में एक नोट के साथ बुक किया गया था। इससे जॉर्डन को गाइड को दोबारा देखने और वास्तविक उत्तर के साथ आने का समय मिल गया।
जब जवाब सिर्फ तारीफ हो तो क्या कहें
कभी-कभी आपको मिलने वाली प्रतिक्रिया बिना किसी विवरण के प्रशंसात्मक होगी और इसलिए सुधार करने के आपके प्रयासों में आपके लिए बहुत कम उपयोगी होगी। इसलिए आपको प्रबंधक की प्रशंसा को किसी उपयोगी चीज़ में बदलना होगा। प्रबंधक को उनकी प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद दें और फिर इसे बेहतर बनाने के लिए आप इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं, इसके बारे में और स्पष्टीकरण मांगें।
यह व्यक्तिगत रूप से या उत्तर में काम करता है:
उदाहरण संदेश
दयालु शब्दों के लिए धन्यवाद. ऐसी कौन सी चीज़ है जो आपको लगता है कि वर्तमान में मेरे लिए अच्छा काम कर रही है, जिसे मुझे जारी रखना चाहिए? और, क्या कोई एक छोटी सी चीज़ है जो मैं इसे और बेहतर बनाने के लिए कर सकता हूँ?
आपका पहला प्रश्न आपको यह जानने में मदद करेगा कि किस चीज़ की सुरक्षा करनी है। आपका दूसरा प्रश्न आपको उस चीज़ को उजागर करने में मदद करेगा जिसे आपके प्रबंधक ने उल्लेख करना महत्वपूर्ण नहीं समझा है। यदि उत्तर अभी भी "कुछ नहीं" है, तो आप अपने अगले प्रमुख कार्य प्रयास के बाद फिर से पूछ सकते हैं।
आपके प्रबंधक के उत्तर का क्या करें
वे एक खास सुझाव देते हैं
काम से एक उदाहरण मांगें, फिर बताएं कि आप अगले काम में क्या प्रयास करेंगे।
वे कहते हैं कि आप बहुत अच्छा कर रहे हैं
उन्हें धन्यवाद दें, फिर पूछें कि कौन सा हिस्सा काम कर रहा है और कौन सी एक छोटी सी चीज़ इसे मजबूत बनाएगी।
वे एक ऐसी समस्या उठाते हैं जो चुभती है
किसी भी संदर्भ को समझाने से पहले पूछें कि गलती कहां हुई।
उनके पास अभी भी जोड़ने के लिए कुछ नहीं है
वहीं रुकें. अपने अगले बड़े काम के बाद फिर से पूछें।
अपना बचाव किए बिना आलोचना कैसे सुनें?
कठोर प्रतिक्रिया आमतौर पर सुनना सबसे कठिन होता है। कुछ काम क्यों नहीं हुआ, यह समझाने के लिए हम सभी की प्रारंभिक प्रतिक्रिया होती है। हम कह सकते हैं कि समय सीमा बदल गई या डेटा समय पर तैयार नहीं था या टीम में किसी और ने स्लाइड बदल दी। फीडबैक देने वाला मैनेजर हमसे सहमत भी हो सकता है. लेकिन हमारा काम सुनना और समझना है.
हालाँकि, प्रबंधकों द्वारा इसकी सटीकता और इसे देने वाले व्यक्ति की योग्यता पर संदेह करके मिश्रित या नकारात्मक प्रतिक्रिया को नजरअंदाज करने का भी जोखिम है (जैसा कि अध्ययन से पता चलता है कि प्रबंधक समीक्षा प्रतिक्रिया पर कैसे प्रतिक्रिया देते हैं)1). प्राप्तकर्ताओं के आत्म-सुरक्षात्मक स्पष्टीकरणों के कारण, फीडबैक चर्चा के बाद पिछले प्रदर्शन के बारे में असहमति भी पहले की तुलना में अधिक थी।1. ये अध्ययन प्रबंधकों की भूमिका निभाते हुए और समीक्षाओं पर रिपोर्टिंग के साथ आयोजित किए गए थे, इसलिए निष्कर्ष बिल्कुल आपके काम पर आधारित नहीं होंगे।
पहले प्रश्न पूछें और बाद में संदर्भ के बारे में चिंता करें।
उदाहरण संदेश
यह सुनना उपयोगी है। क्या आप मुझे दिखा सकते हैं कि रिपोर्ट कहां भ्रमित करने वाली है, ताकि मैं जान सकूं कि पहले क्या ठीक करना है?
और हाँ, आप असहमत हो सकते हैं लेकिन सुनिश्चित करें कि आपने पहले उनका दृष्टिकोण समझ लिया है। बाद में आप अपने अगले कार्य के संदर्भ में उनकी प्रतिक्रिया को दोबारा लिख सकते हैं और अपने संभावित विचलन वाले दृष्टिकोण को व्यक्त कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: "अगली बार: यदि मैं आपको अपने द्वारा प्रदान किए गए डेटा में किसी भी देरी के बारे में जल्द से जल्द सूचित कर दूं तो क्या इससे मदद मिलेगी?"
आलोचना सुनना और उसे अगले कदम में बदलना
जॉर्डनकुल मिलाकर रिपोर्ट ठोस थी. हालाँकि, सारांश पृष्ठ का अनुसरण करना कठिन था। मुझे इसे दो बार पढ़ना पड़ा।
सैमयह सुनना उपयोगी है। आपने सबसे पहले कौन सा भाग खोया?
- जॉर्डन
दूसरा चार्ट. मैं यह नहीं बता सका कि कौन से नंबर इस तिमाही के थे।
- सैम
समझ गया. अगली बार मैं प्रत्येक चार्ट पर तिमाही का लेबल लगाऊंगा और मुख्य संख्या को सबसे ऊपर रखूंगा। क्या इससे यह ठीक हो जाएगा?
- जॉर्डन
हां, इससे बहुत मदद मिलेगी. अगला ड्राफ्ट बाहर जाने से पहले मुझे भेजें।
- सैम
करूँगा. बुधवार को यह आपके पास होगा।
अनुसरण करें ताकि आपका प्रबंधक देख सके कि आपने इसका उपयोग किया है
अपने प्रबंधक को यह दिखाने से कि आपने उनकी प्रतिक्रिया पर काम किया है, उन्हें पता चलेगा कि उनका समय अच्छी तरह से व्यतीत हुआ और उम्मीद है कि वे भविष्य में फिर से आपकी मदद करने के लिए अधिक इच्छुक होंगे।
फीडबैक का उपयोग करने के बाद, फीडबैक प्रदान करने वाले प्रबंधक को नीचे दिया गया सरल ईमेल भेजें। यह प्रबंधक को दिखाता है कि आपने वास्तव में उनकी प्रतिक्रिया का उपयोग किया है और इसलिए आपका प्रबंधक भविष्य की बातचीत में आपको गुणवत्तापूर्ण प्रतिक्रिया प्रदान करना जारी रखेगा।
उदाहरण संदेश
त्वरित अपडेट: इस सप्ताह की मार्गदर्शिका में मैंने सेटअप चरणों को शीर्ष पर ले जाया, जैसा कि आपने सुझाव दिया था। क्या यह अब आपको अधिक स्पष्ट रूप से पढ़ने को मिलता है?
इस कार्य के एक टुकड़े + प्रति सत्र एक अग्रेषित प्रश्न को लागू करते रहें और आपके प्रबंधक के साथ औपचारिक समीक्षा का समय आने पर कुछ महीनों में आपके पास संदर्भित करने के लिए परिवर्तनों का एक अच्छा भंडार होगा।
आपका अगला कदम
बस काम का एक टुकड़ा चुनें जिस पर आप प्रतिक्रिया चाहते हैं और अपने प्रबंधक को इसके बारे में संक्षिप्त जानकारी भेजें। अपना अग्रिम प्रश्न पहले से तैयार करें और अपनी अगली 1:1 मीटिंग में उत्तर दें। पहले क्विप्पी के साथ बातचीत का अभ्यास करें और उन शब्दों को लिखें जिन्हें आप अपनी बातचीत में उपयोग करना चाहते हैं।
यदि मीटिंग में इन प्रश्नों को ज़ोर से कहना बहुत अजीब लगता है तो पहले क्विप्पी में इस बातचीत का अभ्यास करें। इस टूल में एक सीन पार्टनर के साथ तब तक अभ्यास करें जब तक कि आप अपने प्रबंधक के साथ वास्तविक बातचीत में इन शब्दों को दोहरा न सकें।
स्रोत एवं सन्दर्भ
- गनेप, क्लेमैन, विलियमसन और बारलास (2020)। फीडबैक का भविष्य: भविष्य-केंद्रित फीडबैक के माध्यम से प्रदर्शन में सुधार को प्रेरित करना। एक और।प्रबंधकों (कार्यकारी एमबीए छात्रों) ने वास्तविक फीडबैक अनुभवों और भूमिका-निभाए गए प्रदर्शन समीक्षाओं का वर्णन किया; मापा प्रतिक्रिया स्वीकृति और परिवर्तन का इरादा; रोल-प्ले और सेल्फ-रिपोर्ट, प्रबंधक फील्ड ट्रायल के बजाय एक-दूसरे को फीडबैक देते हैं।