आपको यह विचार 20 मिनट पहले आया था। हो सकता है कि आपने पहले वाक्य के पहले भाग का एक-दो बार अभ्यास भी किया हो। इससे पहले कि आप कुछ कहें, दूसरों को हस्तक्षेप करने का मौका मिल सकता है। लेकिन बात आगे बढ़ गई है. यदि समय बीत जाता है, तब भी आप बैठक के बाद त्वरित नोट या फोन कॉल के माध्यम से अपने विचारों को सही लोगों तक पहुंचा सकते हैं। मीटिंग में अपने विचारों को सही लोगों के सामने लाने के लिए, समाधान अधिकतर यांत्रिक होता है। एक स्पष्ट बात बताने के लिए आगे बढ़ें। आरंभ से ही एक छोटा, सांकेतिक योगदान करें। फिर एक छोटी प्रारंभिक पंक्ति के साथ एक प्राकृतिक परिवर्तन में प्रवेश करें और लगभग तीन छोटे वाक्यों में अपनी बात प्रस्तुत करें।
काम में देरी करना आम बात है। अमेरिकी कार्यस्थलों में पर्यवेक्षकों के साथ चिंताओं को उठाने की प्रक्रिया को समझने के लिए किए गए एक खोजपूर्ण अध्ययन में पाया गया कि 40 में से 34 पूर्णकालिक कर्मचारियों (85%) ने कुछ चिंताओं को उठाने में देरी की है जो उन्हें लगा कि किसी समय या किसी अन्य पर महत्वपूर्ण था।1. सबसे अधिक उल्लेखित कारण यह डर था कि अपनी चिंताओं को व्यक्त करने से उन्हें नकारात्मक रूप से देखा जाएगा और यहां तक कि उनके सकारात्मक कामकाजी संबंधों को भी नुकसान पहुंचेगा। ध्यान दें कि यह सामान्य बैठकों के बजाय अपने मालिकों के साथ चिंताओं को उठाने के लिए था। इसलिए हालांकि यह विशेष रूप से बैठकों का वर्णन नहीं करता है, लेकिन जिस डर का यह वर्णन करता है वह कई शांत लोगों को परिचित लगेगा जो बैठकों में बोलने पर विचार कर रहे हैं। नीचे दिए गए चरण बैठकों में बोलने को छोटा और अधिक नियमित बनाने के तरीकों की रूपरेखा प्रस्तुत करते हैं।
मीटिंग शुरू होने से पहले एक बिंदु चुनें
होने वाली बैठक का एजेंडा पढ़ें, या उस ईमेल का शीर्षक पढ़ें जो बैठक की तैयारी के लिए आपको भेजा गया था। वह एजेंडा आइटम चुनें जिसमें आप योगदान दे सकें। अपनी बात एक वाक्य में लिखिए. यह इतना सरल हो सकता है जैसे "हम पहले एक टीम के साथ इस नए फॉर्म को चलाने का प्रयास कर सकते हैं।" ध्यान दें कि यदि आप कुछ ऐसा लिखते हैं जैसे "मेरे पास ऑनबोर्डिंग पर कुछ विचार हैं," तो आपको मीटिंग के दौरान ऑनबोर्डिंग पर अपने बाकी विचारों को तैयार करना होगा। और यही वह जगह है जहां आप संभवत: इधर-उधर भटकते रहेंगे।
अपने तैयार किए गए वाक्य में एक कारण जोड़कर, आप इसे पूरे वाक्य और एक कारण में विस्तारित कर सकते हैं, जो बोलने में आसानी से पर्याप्त है। उस नोट को रखें जिसे आप मीटिंग में अपने योगदान के साथ लाने के लिए इस्तेमाल करते थे, जहां आप इसे देख सकें, उदाहरण के लिए, एक चिपचिपा नोट या नोट्स के लिए उपयोग किए गए दस्तावेज़ में मीटिंग नोट्स के शीर्ष पर।
मीटिंग में अपना सर्वश्रेष्ठ विचार लाएँ और बाद के ईमेल के लिए अन्य विचारों का उपयोग करें। बैठक में एक स्पष्ट योगदान को व्यस्त कमरे के लिए तीन अस्पष्ट योगदानों की तुलना में उठाना बहुत आसान है।
पहले दस मिनट में कुछ कहें
प्रारंभिक योगदान का गहरा होना ज़रूरी नहीं है। आप बस स्थिति संबंधी प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं, तारीख की पुष्टि कर सकते हैं, या किसी अन्य के विचारों में एक और विवरण भी जोड़ सकते हैं। यह करना बहुत आसान है क्योंकि यह उस पर आधारित है जो आपने अभी सुना है। वीडियो मीटिंग में अपना कैमरा चालू रखें, अपने कर्सर को अनम्यूट बटन के पास रखें और बोलना शुरू करने के लिए क्लिक करें जैसे ही आप स्पीकर की आवाज को वाक्य के अंत तक सुनते हैं और वे अपनी कुर्सी पर पीछे झुकना शुरू कर देते हैं और अपने नोट्स खोजना शुरू कर देते हैं।
बैठकों में प्रारंभिक योगदान लंबा या गहरा होना जरूरी नहीं है। वास्तव में, किसी स्थिति प्रश्न का उत्तर देना, किसी तिथि की पुष्टि करना, या बैठक के लिए किसी और के विचार में एक विवरण जोड़ना, ये सभी बैठक में महान योगदान हैं। ऐसे योगदान हो सकते हैं:
उदाहरण संदेश
विक्रेता ने शुक्रवार के लिए पुष्टि की, जो अभी भी इसके लिए हमारी वर्तमान समयसीमा के भीतर काम करना चाहता है।
वीडियो कॉल पर सुनिश्चित करें कि आपका कैमरा चालू है और आपका कर्सर अनम्यूट बटन के पास है। इस तरह आपका पहला योगदान माउस क्लिक करने जितना आसान हो सकता है। यदि आप आमतौर पर सही पल का इंतजार करते हैं, तो मीटिंग के पहले दस मिनट को अपनी खिड़की मानें और इसका उपयोग करने की योजना बनाएं।
आने के लिए एक स्वाभाविक क्षण का पता लगाएं
किसी बैठक में उद्घाटन आम तौर पर एक बिंदु से दूसरे बिंदु (वक्ता के तर्क का अंत, स्लाइड का अंत, आदि) के साथ-साथ अतिरिक्त टिप्पणियों के लिए सुविधाकर्ता द्वारा प्रश्नों के रूप में होता है। यहीं पर नए योगदानकर्ताओं की आवाज़ अपेक्षित है।
वक्ता पर ध्यान दें. जब वे एक वाक्य बोलना समाप्त कर लेते हैं, और फिर अपनी कुर्सी पर पीछे झुक जाते हैं या अपने नोट्स खोजना शुरू करते हैं, तो इसका आमतौर पर मतलब होता है कि उन्होंने उस विषय पर बोलना समाप्त कर दिया है। एक सेकंड की भी असहज चुप्पी जैसा महसूस होने का इंतज़ार न करें। विषय तेजी से आगे बढ़ सकता है.
अपना हाथ उठाने या आगे की ओर झुकने से वक्ता और सुविधाकर्ता का ध्यान आकर्षित हो सकता है और उन्हें आपको पहचानने की अनुमति मिल सकती है।
- तैयार बिंदु
सैम के चिपचिपे नोट में उसका एक वाक्य और उसका कारण मौजूद है, इसलिए उसे शब्दों को अपने दिमाग में रखने की ज़रूरत नहीं है।
- एक प्राकृतिक संक्रमण
स्क्रीन पर स्लाइड अभी बदल गई है। इस तरह का बदलाव एक ऐसा क्षण होता है जब कमरा एक नई आवाज़ की उम्मीद करता है।
- एक खुला श्रोता
जॉर्डन सैम की ओर मुड़ा है और उसकी ओर देख रहा है। स्वयं आगे की ओर झुकने से सुविधाकर्ता या सहकर्मी को आपको अंदर लाने का संकेत मिलता है।
एक रेखा के साथ खोलें जो फर्श का दावा करती है
किसी मीटिंग में आपके पहले शब्द यह अपेक्षा निर्धारित करते हैं कि आपको क्या कहना है। "क्षमा करें, यह एक मूर्खतापूर्ण प्रश्न हो सकता है" जैसी माफ़ी से शुरुआत न करें। ये शब्द आपके शुरुआती सेकंड ले सकते हैं और दर्शकों की अपेक्षाओं को इस सोच में डाल सकते हैं कि आप संभवतः कौन सा मूर्खतापूर्ण प्रश्न पूछ सकते हैं।
अभी जो कहा गया था उससे जुड़ना सबसे आसान है:
उदाहरण संदेश
जॉर्डन ने जो कहा, उसके आधार पर, मुझे लगता है कि हम पहले एक टीम के साथ इसका परीक्षण कर सकते हैं।
यदि बातचीत किसी अन्य दिशा में चली गई है, तो पहले वाले बिंदु पर वापस जाएँ:
उदाहरण संदेश
क्या मैं एक सेकंड के लिए ऑनबोर्डिंग बिंदु पर वापस जा सकता हूँ?
यदि आप किसी अन्य व्यक्ति के साथ ही बोलना शुरू करते हैं, तो उन्हें बताएं कि आप उनके बाद बोलेंगे। इससे आपको उस बिंदु पर बोलना समाप्त करने के बाद बोलने की अनुमति मिलेगी। सावधान रहें कि एक बार जब आप बोलना शुरू कर दें तो अपने आप को चर्चा में न आने दें।
सैम को यह विचार मिलता है (चित्रणात्मक)
जॉर्डनतो नया फॉर्म सबसे पहले सभी के लिए लाइव हो जाता है। ऑनबोर्डिंग पर और कुछ?
सैमउस पर आगे बढ़ते हुए, मुझे लगता है कि हम पहले सहायता टीम के साथ इसका परीक्षण कर सकते हैं। वे सबसे अधिक नई नौकरियाँ लेते हैं, इसलिए हम समस्याओं को तुरंत पकड़ लेंगे।
- जॉर्डन
यह एक अच्छी बात है. परीक्षण कब तक चलेगा?
- सैम
दो सप्ताह पर्याप्त होने चाहिए. मैं इसे सेट कर सकता हूं और जो भी हमें मिले उसे साझा कर सकता हूं।
- जॉर्डन
आइए ऐसा करें. सैम, क्या आप शुक्रवार तक योजना भेज सकते हैं?
इसे तीन वाक्यों में कहें, फिर रुकें
अपने आप को ट्रैक पर रखने के लिए एक सरल रूपरेखा: 1. आप जो बिंदु कहना चाहते हैं उसका एक विवरण; 2. बात के एक कारण की संक्षिप्त व्याख्या; 3. आगे क्या करना है इस पर एक सुझाव. यहां एक उदाहरण दिया गया है कि वास्तविक मीटिंग में यह कैसा लग सकता है:
उदाहरण संदेश
मुझे लगता है कि हमें पहले सहायता टीम के साथ फॉर्म का परीक्षण करना चाहिए। वे सबसे अधिक नई नियुक्तियाँ करते हैं, इसलिए हमें समस्याएँ तुरंत दिखाई देंगी। क्या हम इसे दो सप्ताह तक आज़मा सकते हैं?
तो फिर बात करना बंद करो. वह चुप्पी लंबी लग सकती है, लेकिन आमतौर पर इसका मतलब है कि लोग प्रतिक्रिया के बारे में सोचने में कड़ी मेहनत कर रहे हैं। अपनी अनुवर्ती प्रतिक्रियाएँ संक्षिप्त रखने का प्रयास करें। किसी प्रश्न का उत्तर देने के लिए एक या दो वाक्य यह दिखाने के लिए पर्याप्त हैं कि आपने समस्या के बारे में सोच लिया है।
अपना स्वयं का तीन-वाक्य बिंदु बनाएं
मुझे लगता है कि हमें [आपकी बात] कहनी चाहिए। [एक कारण], तो [टीम को क्या लाभ होता है]। क्या हम [एक छोटा अगला कदम] कर सकते हैं?
आपकी बात
बैठक से पहले आपने जो एक वाक्य लिखा था। इस पर कार्रवाई करने के लिए इसे पर्याप्त विशिष्ट रखें।
एक कारण
एकमात्र सबसे मजबूत कारण चुनें. किसी के पूछने पर दूसरों को बचाएं.
टीम को क्या हासिल होता है
किसी ठोस परिणाम का नाम बताएं, जैसे समस्याओं को जल्द पकड़ना या एक कदम बचाना।
एक छोटा सा अगला कदम
किसी ऐसी चीज़ का सुझाव दें जिस पर सहमत होना आसान हो, जैसे कि एक संक्षिप्त परीक्षण, त्वरित जाँच या अनुवर्ती बातचीत।
जब क्षण बीत गया तो अनुवर्ती कार्रवाई करें
यह संभव है कि उस क्षण के बीत जाने से पहले आपके विचार किसी बैठक में सामने न आएं। यदि आपकी टीम इसका उपयोग कर रही है तो कुछ घंटों के भीतर जिम्मेदार व्यक्ति या मीटिंग थ्रेड को एक ईमेल भेजें। बोले गए संस्करण की तरह, इसमें बिंदु, उसका कारण और अगला चरण शामिल होना चाहिए।
बस यह सुनिश्चित करें कि यह उतना ही छोटा हो जितना मौखिक योगदान के लिए आवश्यक हो (अर्थात बिंदु, कारण, अगला चरण)। यहाँ एक उदाहरण है:
उदाहरण संदेश
आज की ऑनबोर्डिंग चर्चा के बाद: मुझे लगता है कि हम दो सप्ताह के लिए सहायता टीम के साथ नए फॉर्म का परीक्षण कर सकते हैं। वे सबसे अधिक नई नौकरियाँ लेते हैं, इसलिए हमें समस्याएँ तेजी से दिखेंगी। यदि यह काम करता है तो इसे स्थापित करने में खुशी होगी।
यह आपको इस विषय से संबंधित भविष्य की बैठकों में पिछले पत्राचार का संदर्भ देने में भी सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए, आप यह कहकर शुरुआत कर सकते हैं, "मैंने मंगलवार के बाद इस पर एक त्वरित विचार भेजा..."।
यदि आप अक्सर बिना कुछ कहे ही बैठकें छोड़ देते हैं, तो अपने प्रबंधक या बैठक चलाने वाले व्यक्ति को याद दिलाएं कि आप एक शांत वक्ता हैं और किसी बात को बंद करने से पहले उन्हें आपसे बात करनी चाहिए।
आप उस क्षण से चूक गए। अब क्या?
इस विषय पर निर्णय अभी भी खुला है
आज ही निर्णय स्वामी को अपनी बात, एक कारण और अगले कदम के साथ एक संक्षिप्त नोट भेजें।
टीम के पास एक साझा मीटिंग थ्रेड है
अपना फॉलो-अप वहां पोस्ट करें ताकि मीटिंग में मौजूद सभी लोग इसे देख सकें।
यह विषय अगले एजेंडे में है
जब आइटम सामने आए तो अपने पिछले नोट का उल्लेख करें और इसे अपनी प्रारंभिक पंक्ति के रूप में उपयोग करें।
निर्णय पहले से ही अंतिम है
इसके लिए वहीं रुकें. विचार को भविष्य की चर्चा के लिए सहेजें जहां यह लागू हो।
आपकी ज्यादातर मीटिंग्स में ऐसा होता है
किसी आइटम को बंद करने से पहले अपने प्रबंधक या सुविधाकर्ता से शांत लोगों से पूछताछ करने के लिए कहें।
इसे अपनी अगली मीटिंग में आज़माएँ
अपनी अगली बैठक खोजें जिसमें एक एजेंडा हो। एक वाक्य उस मुख्य बिंदु के साथ लिखें जो आप कहना चाहते हैं और एक वाक्य उसके पीछे के तर्क के साथ लिखें। तय करें कि आप कब बोलना शुरू करेंगे (जैसे कि संबंधित एजेंडा बिंदु कब शुरू होगा)। ध्यान दें कि क्या आप बोलने में कामयाब रहे और बैठक में ऐसा करना आपके लिए कैसा रहा।
मीटिंग से पहले वास्तविक बातचीत का अभ्यास करने के लिए क्विप्पी का उपयोग करके इन पंक्तियों का अभ्यास किया जा सकता है। बातचीत की 'पहली पंक्ति' को ज़ोर से बोलना विशेष रूप से मुश्किल हो सकता है, और क्विप्पी आपको बैठक से पहले एक दृश्य भागीदार के साथ इसका अभ्यास करने की सुविधा देता है।
स्रोत एवं सन्दर्भ
- मिलिकेन, मॉरिसन और हेवलिन (2003)। कर्मचारी चुप्पी का एक खोजपूर्ण अध्ययन: वे मुद्दे जिनके बारे में कर्मचारी ऊपर से संवाद नहीं करते और क्यों। प्रबंधन अध्ययन जर्नल (लेखकों की पांडुलिपि)।पर्यवेक्षकों की चिंताओं को उठाने के बारे में परामर्श और वित्तीय सेवाओं जैसे उद्योगों में 40 पूर्णकालिक अमेरिकी कर्मचारियों के साथ साक्षात्कार; विशेष रूप से बैठकों में विचारों के बजाय ऊपरी चिंताओं के बारे में छोटा खोजपूर्ण नमूना।