जब आप उनसे नफरत करते हैं तो फ़ोन कॉल कैसे करें: तैयारी, ओपनर्स और वॉइसमेल

अब आपकी सूची में नौ दिनों के लिए दंत चिकित्सक की नियुक्ति को पुनर्निर्धारित किया गया है। हर दिन आप उस फ़ोन कॉल पर वापस आते हैं, लेकिन किसी कारण से आप इसे दोपहर के भोजन के बाद, कल तक के लिए टाल देते हैं। इस प्रकार की चिंता ज्यादातर बातचीत के पहले 10 सेकंड में न जाने क्या कहना है और फिर दंत चिकित्सक या फ्रंट ऑफिस स्टाफ द्वारा आपसे पूछे जाने वाले प्रश्नों का उत्तर देने में असमर्थ होने के डर से उत्पन्न होती है। हालाँकि, आप इन प्रश्नों के लिए जितनी अधिक तैयारी करेंगे, उनके संबंध में आपके मन में डर उतना ही कम होगा।

सबसे पहले, इस प्रकार की कॉलों की तैयारी के लिए एक छोटी सूची बनाएं (अर्थात नियुक्तियों के लिए और अन्य व्यवसाय-संबंधित कॉलों के लिए, और मित्र कॉलों के लिए)। प्रत्येक प्रकार की कॉल के लिए, तीन चीज़ें लिख लें जिन्हें आपको पहले से तैयार रखना होगा, और फिर कॉल खोलने के लिए एक बहुत ही सरल और स्पष्ट तरीका तैयार करने के लिए उनका उपयोग करें। फिर संगीत, स्थानांतरण और रिक्त क्षणों को रोकने के लिए कुछ बैकअप लाइनें तैयार रखें।

डायल करने से पहले तीन बातें लिख लें

कॉल करने से पहले कॉल के दौरान संदर्भित करने के लिए 3 बिंदुओं को लिखना याद रखें। सूची आसानी से संदर्भित होनी चाहिए और दंत चिकित्सक की नियुक्ति के लिए इसकी बहुत अधिक आवश्यकता होने की संभावना नहीं है और अधिकांश जानकारी पहले से ही लिखी जा सकती है।

• आपका प्रारंभिक वाक्य. आप कौन हैं और आप क्या चाहते हैं, एक पंक्ति में।
• वे जो विवरण मांगेंगे. इनमें आपका पूरा नाम, आपकी जन्मतिथि, आपका खाता या पॉलिसी नंबर, आपका पूरा पता, नुस्खे का नाम और आपका ऑर्डर नंबर शामिल हो सकता है।
• संभावित प्रश्नों के आपके उत्तर. संभावित प्रश्नों की तैयारी में इस बात की एक छोटी सूची बनाएं कि यदि आपका पसंदीदा विकल्प उपलब्ध नहीं है तो आप क्या स्वीकार करना चाहते हैं। (उदाहरण के लिए, आप किन अन्य तारीखों पर विचार करेंगे, क्या आप सुबह 8 बजे या 9 बजे का अपॉइंटमेंट चाहते हैं, क्या आप अपनी उम्मीद से पहले का अपॉइंटमेंट स्वीकार करना चाहते हैं, क्या आप किसी अन्य डॉक्टर के साथ अपॉइंटमेंट स्वीकार करने के इच्छुक हैं।)

जब आप कॉल कर रहे हों तो अपना कैलेंडर खुला रखना बहुत मददगार होता है। फ्रंट डेस्क अक्सर आपको अपना शेड्यूल देखने और यह बताने के लिए समय और स्थान देगा कि यह आपके लिए काम करेगा या नहीं। जिस व्यक्ति से आपने बात की है उसकी तारीख, समय और नाम लिखने के लिए बस अपने पास एक पेन रखना बहुत मददगार होता है।

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   ओपनर के साथ चिपचिपा नोट

   उनका पहला वाक्य लिखा जा चुका है, इसलिए शुरुआती दस सेकंड के बारे में सोचने की जरूरत नहीं है। स्थानांतरण के बाद, वह इसे शब्द दर शब्द दोबारा पढ़ सकता है।

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   कैलेंडर और पेन खोलें

   जब फ्रंट डेस्क समय की पेशकश करता है, तो वह मौके पर ही इसकी जांच कर सकता है और तारीख और उस व्यक्ति का नाम लिख सकता है जिसने उसकी मदद की।

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   फ़ोन स्पीकर पर

   स्पीकर मोड उसके हाथों को पेन के लिए मुक्त रखता है और संगीत पकड़ने के दौरान उसे फोन को सेट करने देता है।

एक वाक्य के साथ आरंभ करें जो बताता है कि आप क्यों कॉल कर रहे हैं

याद रखें, जब आप फ्रंट डेस्क पर कॉल करते हैं, तो उत्तर देने वाला व्यक्ति आमतौर पर मल्टीटास्किंग करता है। वे यथाशीघ्र जानना चाहते हैं कि आप कौन हैं और क्यों कॉल कर रहे हैं। इसलिए, विनम्र रहें और उन्हें वह दें जो वे चाहते हैं। इसका मतलब है कि एक संक्षिप्त संपूर्ण विवरण जो बताता है कि आप कौन हैं और आप क्यों कॉल कर रहे हैं। छोटी-मोटी बातें करना और कॉल करके माफ़ी मांगना ज़रूरी नहीं है.

एक क्लिनिक के लिए, यह इस तरह लग सकता है:

किसी व्यवसाय के लिए, वही पैटर्न काम करता है:

आमतौर पर फोन पर मौजूद व्यक्ति एक स्क्रिप्ट पढ़ रहा होगा इसलिए अपने नोट से उत्तर दें क्योंकि वे आपसे आपके कॉल का विवरण पूछेंगे। यदि वे आपसे कुछ ऐसा पूछें जिसकी आप अपेक्षा नहीं कर रहे थे, तो उन्हें सूचित करें कि आपको जांच करनी होगी और वे आमतौर पर आपके उत्तर की प्रतीक्षा करेंगे।

सैम क्लिनिक को पुनर्निर्धारित करने के लिए बुलाता है

1. 
   जॉर्डन

   रिवरसाइड क्लिनिक, यह जॉर्डन है।

2. 
   सैम

   नमस्ते, मैं सैम ली हूं, मैं डॉ. पटेल का मरीज हूं और मुझे 14 तारीख को अपनी नियुक्ति को पुनर्निर्धारित करने की आवश्यकता है।

3. 
   जॉर्डन

   ज़रूर. आपके जन्म की तारीख क्या हैं? और क्या आप डॉ. पटेल के साथ रहना चाहते हैं, या जिसे जल्द से जल्द मौका मिले उसे ले लेना चाहते हैं?

4. 
   सैम

   मार्च 3, 1994। मुझे अपना कैलेंडर जाँचने के लिए एक सेकंड का समय दीजिए। मैं अगले सप्ताह किसी भी दोपहर डॉ. पटेल के साथ रहना चाहूँगा।

5. 
   जॉर्डन

   मंगलवार 21 तारीख 2:30 बजे काम।

6. 
   सैम

   बढ़िया, तो मंगलवार 21 तारीख को 2:30 बजे डॉ. पटेल के साथ। धन्यवाद, जॉर्डन.

हैंडल होल्ड संगीत और स्थानांतरण

अगर फोन होल्ड पर रहता है, तो भी इसका मतलब यह नहीं है कि कुछ गलत हो गया है। फोन को स्पीकर पर रखें और उसे सेट कर दें, प्रतीक्षा करते समय अपने नाखून काटने या ढीले कागज को सीधा करने जैसा कोई मामूली काम करें। यदि आपको एक स्वचालित मेनू में डाल दिया गया है, तो 'प्रतिनिधि' कहकर 0 दबाने का प्रयास करें या उस नंबर को दबाएं जो किसी व्यक्ति से बात करने का प्रतिनिधित्व करता है और उम्मीद है कि आपको किसी ऐसे व्यक्ति के पास स्थानांतरित कर दिया जाएगा जो आपकी समस्या या आवश्यकता से निपट सकता है। यह भिन्न होता है, इसलिए यदि यह विफल रहता है, तो निकटतम विकल्प चुनें।

जिस अगले व्यक्ति से आप बात करेंगे उसे अक्सर यह पता नहीं होगा कि आपके स्थानांतरण से पहले आपने फ्रंट डेस्क पर क्या कहा था। यही कारण है कि स्थानांतरण के बाद आप अपने नोट के शुरुआती वाक्य को नए व्यक्ति के सामने शब्द दर शब्द दोहराते हैं। कॉल डिस्कनेक्ट होने की स्थिति में जिस व्यक्ति तक आप पहुंचने का प्रयास कर रहे हैं, उसके डेस्क पर सीधे डायल नंबर मांगना भी एक अच्छा विचार है। यदि कॉल ड्रॉप हो जाती है, तो आप उस व्यक्ति को सीधे कॉल कर सकते हैं और कह सकते हैं कि आपका फ़ोन काट दिया गया है।

जब कॉल टर्न हो जाए तो क्या करें

तुम्हें रोक दिया गया है+

स्पीकर पर स्विच करें, फ़ोन को नीचे सेट करें और अपना नोट ध्यान में रखें।

एक स्वचालित मेनू आपके कारण से मेल नहीं खाता+

0 दबाने या "प्रतिनिधि" कहने का प्रयास करें। यदि वह विफल रहता है, तो निकटतम विकल्प चुनें।

कोई आपका ट्रांसफर करने वाला है+

कॉल ड्रॉप होने की स्थिति में पहले सीधा नंबर मांगें।

स्थानांतरण के बाद कोई नया व्यक्ति आता है+

अपना आरंभिक वाक्य फिर से शब्दशः पढ़ें।

वे कुछ ऐसा पूछते हैं जिसका आप अभी उत्तर नहीं दे सकते+

मान लें कि आपको जांच करने और पूछने की ज़रूरत है कि क्या आप वापस कॉल कर सकते हैं। आप वहां कॉल रोक सकते हैं.

जब आपका दिमाग खाली हो जाए तो पुनः प्राप्त करें

पर्याप्त तैयारी के बाद भी, यह संभव है कि आप फ़ोन कॉल के दौरान महत्वपूर्ण जानकारी भूल जाएँ। अगर ऐसा होता है तो चिंता न करें. संभावना है कि दूसरे पक्ष को कुछ सेकंड की चुप्पी की भनक तक नहीं लगेगी। आप यह बताकर आवश्यक जानकारी को याद करने के लिए हमेशा समय पा सकते हैं:

फिर अपने नोट की समीक्षा करें. यदि आप उनकी कही गई बातों का ध्यान नहीं रख पाते हैं, तो उन्हें इसे दोहराने के लिए कहें। फ्रंट डेस्क कर्मचारी पूरे दिन ऐसा करते हैं। मुख्य जानकारी (उदाहरण के लिए अपॉइंटमेंट के लिए नया समय और तारीख) को अवश्य पढ़ें और दूसरे पक्ष ने आपके लिए जो पुष्टि की है उसे लिखें।

एक ध्वनि मेल छोड़ें जिस पर वापस कॉल आएगी

ऊपर सूचीबद्ध न किए गए कारणों (आपके प्रश्नों का उत्तर देने वाला कोई नहीं, आदि) के कारण ध्वनि मेल छोड़ना कठिन लग सकता है। हालाँकि, ध्वनि मेल में निम्नलिखित क्रम में कई जानकारी शामिल होनी चाहिए: आपका नाम, कॉल का कारण, कॉल बैक में सहायता के लिए जानकारी का एक महत्वपूर्ण टुकड़ा, आपका फ़ोन नंबर (धीरे ​​से कहा गया) दो बार, और रिटर्न कॉल के लिए आप तक पहुँचने का सबसे अच्छा समय।

कुछ इस तरह इसे कवर करता है:

आपका आरंभिक संदेश उत्तम होना आवश्यक नहीं है. जब तक वे आपका विवरण और आपका फोन नंबर सुन सकते हैं, आप जाने के लिए तैयार हैं।

किसी मित्र को कॉल करें जिसे आप सामान्यतः संदेश भेजते हैं

पुराने दोस्तों के साथ दोबारा जुड़ने पर शोध में पाया गया कि लोगों ने भविष्यवाणी की थी कि फोन कॉल ईमेल की तुलना में अधिक अजीब होंगे, फिर भी वास्तव में उन्होंने एक मजबूत संबंध बनाया और ईमेल से ज्यादा अजीब नहीं थे². ऐसे लोगों पर शोध से जो पहले कभी नहीं मिले थे, यह भी पाया गया कि जिन वार्तालापों में आवाज (वीडियो या वॉयस चैट) शामिल थी, उन्होंने टेक्स्ट चैट की तुलना में कनेक्शन का एक मजबूत बंधन बनाने में मदद की (जबकि कोई अतिरिक्त अजीबता नहीं जोड़ी गई)¹. हालाँकि, यह शोध दोस्तों और अजनबियों के साथ था, इसलिए यह किसी फार्मेसी या अन्य संगठन को कॉल करने के बारे में कुछ भी नहीं कहता है।

एक त्वरित पाठ सबसे पहले समय का ध्यान रखता है:

खुल कर बताएं कि आपने उनके बारे में क्यों सोचा, फिर उनके जीवन के बारे में एक प्रश्न पूछें। पहले से कुछ तैयार रखें लेकिन ऐसा महसूस न करें कि आपको हर खामोशी को भरना है। कॉल 10 मिनट जितनी छोटी हो सकती हैं और फिर भी मूल्यवान हो सकती हैं।

आज ही एक कॉल करें

सबसे खराब कॉल चुनें जिसे आप टाल रहे हैं। प्रारंभिक वाक्य और आवश्यक नोट्स को एक स्टिकी नोट पर लिखें। अपना कैलेंडर खोलें. इससे पहले कि आप इसे तीसरी बार दोबारा पढ़ सकें, फ़ोन नंबर खींचें और इसे डायल करें। आप पहले किसी सीन पार्टनर के साथ क्विप्पी में कॉल का अभ्यास भी कर सकते हैं।

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

स्रोत एवं सन्दर्भ

1. कुमार, ए. और इप्ले, एन. (2021)। आपको सुनकर आश्चर्यजनक रूप से अच्छा लगा: संचार माध्यमों के प्रभाव को गलत समझने से दूसरों के साथ जुड़ने के तरीके के इष्टतम विकल्प नहीं मिल पाते हैं। प्रायोगिक मनोविज्ञान जर्नल: सामान्य, 150(3), 595-607।फ़ील्ड प्रयोग जहां प्रतिभागी फोन या ईमेल द्वारा किसी पुराने मित्र से दोबारा जुड़े, साथ ही वीडियो, आवाज या टेक्स्ट पर अजनबियों के बीच लैब चैट; इसने अपेक्षित माप लिया और अजीबता और जुड़ाव महसूस किया, डॉक्टरों या व्यवसायों को कॉल नहीं किया, और इसने चिंता विकारों का अध्ययन नहीं किया।
2. कॉनिक, एच. (2020)। सामाजिक दूरी के युग में दूसरों से कैसे जुड़ें? शिकागो विश्वविद्यालय समाचार।प्रकाशन से पहले उसी इप्ले फ़ील्ड प्रयोग (पुराने मित्र, फ़ोन बनाम ईमेल) का विश्वविद्यालय समाचार सारांश; द्वितीयक रिपोर्ट, अध्ययन के सारांश के समान ही सीमाएँ हैं।