Cómo hablar en las reuniones cuando sigues perdiendo el momento

Tuviste esa idea hace 20 minutos. Es posible que incluso hayas ensayado la primera parte de la primera frase un par de veces. Es posible que otros hayan tenido la oportunidad de intervenir antes de que usted dijera una palabra. Pero el tema ha avanzado. Si el momento pasa, aún puedes presentar tus ideas a las personas adecuadas haciendo un seguimiento después de la reunión con una nota rápida o una llamada telefónica. Para presentar sus ideas a las personas adecuadas en la reunión, la solución es mayoritariamente mecánica. Entra con un punto claro que transmitir. Haga una pequeña contribución simbólica desde el principio. Luego ingrese a una transición natural con una línea de apertura corta y presente su punto en aproximadamente tres oraciones cortas.

Reprimirse en el trabajo es común. Un estudio exploratorio realizado para comprender el proceso de plantear inquietudes a los supervisores en los lugares de trabajo de EE. UU. encontró que 34 de 40 empleados de tiempo completo (85%) informaron haber evitado plantear alguna inquietud que consideraban importante en algún momento u otro.¹. El motivo mencionado con mayor frecuencia fue el miedo a que expresar sus preocupaciones pudiera hacerles ser vistos negativamente e incluso dañar sus positivas relaciones laborales. Tenga en cuenta que esto fue para plantear inquietudes a sus jefes y no para reuniones en general. Entonces, si bien no describe específicamente las reuniones, el miedo que describe les resultará familiar a muchas personas más tranquilas que están considerando hablar en las reuniones. Los pasos a continuación describen formas de hacer que hablar en las reuniones parezca más pequeño y rutinario.

Elija un punto antes de que comience la reunión

Lea la agenda de la reunión que se celebrará o lea el título del correo electrónico que se le envió como preparación para la reunión. Elija el único tema de la agenda al que podrá contribuir. Escriba su punto en una oración. Esto puede ser algo tan simple como "Primero podríamos intentar probar esta nueva forma con un equipo". Tenga en cuenta que si escribe algo como "Tengo algunas ideas sobre la incorporación", tendrá que desarrollar el resto de las ideas que tenga sobre la incorporación durante la reunión. Y ahí es donde probablemente terminarás divagando.

Al agregar una razón a su oración preparada, puede expandirla a una oración completa más un porque, lo cual es bastante fácil de hablar. Guarde la nota que usó para hacer su contribución a la reunión en algún lugar donde pueda verla, por ejemplo, una nota adhesiva o la parte superior de las notas de la reunión en el documento que usó para las notas.

Traiga su mejor idea a la reunión y utilice las otras ideas para un correo electrónico posterior. Esa contribución clara a la reunión es mucho más fácil de captar para la sala ocupada que tres contribuciones no tan claras.

Di algo en los primeros diez minutos.

Las primeras contribuciones no tienen por qué ser profundas. Puedes simplemente responder una pregunta de estado, confirmar una fecha o incluso agregar un detalle más a los pensamientos de otra persona. Esto es muy fácil de hacer ya que se basa en lo que acaba de escuchar. En las videoconferencias, mantenga la cámara encendida, mantenga el cursor cerca del botón para activar el silencio y haga clic para comenzar a hablar tan pronto como escuche que la voz del orador llega al final de una oración y comienza a recostarse en su silla y buscar sus notas.

Las primeras contribuciones a las reuniones no tienen por qué ser largas ni profundas. De hecho, responder una pregunta sobre el estado, confirmar una fecha o agregar un solo detalle a la idea de otra persona para la reunión son excelentes contribuciones a una reunión. Tales contribuciones podrían ser:

En una videollamada, asegúrese de que su cámara esté encendida y que su cursor esté cerca del botón para activar el silencio. De esa manera, tu primera contribución puede ser tan fácil como hacer clic con el mouse. Si normalmente espera el momento perfecto, trate los primeros diez minutos de una reunión como su ventana y planee utilizarla.

Encuentra un momento natural para entrar

Las aperturas de una reunión suelen ser transiciones de un punto a otro (fin del argumento de un orador, final de una diapositiva, etc.), así como preguntas del facilitador para comentarios adicionales. Ahí es donde se esperan las voces de nuevos aportantes.

Preste atención al hablante. Cuando terminan de decir una oración y luego se reclinan en su silla o comienzan a buscar en sus notas, generalmente significa que han terminado de hablar sobre ese tema. No espere lo que parece un silencio incómodo de ni siquiera un segundo. El tema puede avanzar rápidamente.

Levantar la mano o inclinarse hacia adelante puede llamar la atención del orador y del facilitador y permitirles reconocerlo.

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1. 1
   el punto preparado

   La nota adhesiva de Sam contiene su única frase y su motivo, por lo que no tiene que retener la redacción en su cabeza.

2. 2
   Una transición natural

   La diapositiva en la pantalla acaba de cambiar. Un cambio como ese es un momento en el que la sala espera una nueva voz.

3. 3
   Un oyente abierto

   Jordan se vuelve hacia Sam y lo mira. Inclinarse hacia adelante le da al facilitador o colega la señal para invitarlo a entrar.

Abre con una línea que reclama el piso.

Tus primeras palabras en una reunión establecen las expectativas de lo que vas a decir. No empieces con una disculpa como "Lo siento, esta podría ser una pregunta tonta". Estas palabras pueden ocupar tus primeros segundos y hacer que las expectativas de la audiencia se reduzcan a preguntarse qué pregunta tonta podrías hacer.

Vincular a lo que se acaba de decir es lo más fácil de todos:

Si la conversación ha ido en otra dirección, vuelva al punto anterior:

Si empiezas a hablar al mismo tiempo que otra persona, dile que hablarás después de ella. Esto le permitirá hablar después de que hayan terminado de hablar sobre ese punto. Tenga cuidado de no permitir que hablen de usted una vez que haya comenzado a hablar.

Sam entiende la idea (ilustrativo)

1. 
   Jordania

   Entonces el nuevo formulario estará disponible para todos el día primero. ¿Algo más sobre la incorporación?

2. 
   Sam

   Partiendo de eso, creo que primero podríamos probarlo con el equipo de soporte. Aceptan la mayor cantidad de nuevas contrataciones, por lo que detectaríamos los problemas rápidamente.

3. 
   Jordania

   Ese es un buen punto. ¿Cuánto tiempo duraría la prueba?

4. 
   Sam

   Dos semanas deberían ser suficientes. Puedo configurarlo y compartir lo que encontremos.

5. 
   Jordania

   Hagamos eso. Sam, ¿puedes enviar el plan antes del viernes?

Dígalo en tres frases y luego deténgase.

Un marco sencillo para mantenerse encaminado: 1. Una declaración del punto que desea plantear; 2. Una breve explicación de una de las razones del punto; 3. Una sugerencia sobre qué hacer a continuación. A continuación se muestra un ejemplo de cómo podría sonar esto en una reunión real:

Entonces deja de hablar. Ese silencio puede parecer largo, pero normalmente significa que la gente está trabajando arduamente para pensar en una respuesta. Intente que sus respuestas de seguimiento sean breves. Una o dos frases para responder una pregunta son suficientes para demostrar que has pensado en el tema en cuestión.

Construye tu propio punto de tres oraciones

Creo que deberíamos [su punto]. [Una razón], entonces [lo que gana el equipo]. ¿Podríamos [un pequeño siguiente paso]?

Tu punto+

La única frase que escribiste antes de la reunión. Manténgalo lo suficientemente específico como para actuar en consecuencia.

una razón+

Elija la razón más fuerte. Guarda a los demás por si alguien pregunta.

Lo que gana el equipo+

Mencione un resultado concreto, como detectar problemas antes o guardar un paso.

Un pequeño siguiente paso+

Sugiera algo que sea fácil de aceptar, como una prueba breve, una verificación rápida o una conversación de seguimiento.

Seguimiento cuando pasó el momento.

Es posible que tus ideas no salgan a relucir en una reunión antes de que haya pasado el momento. Envíe un correo electrónico dentro de unas horas a la persona responsable o al hilo de la reunión si su equipo está utilizando uno. Al igual que con la versión hablada, debe consistir en el punto, una razón para ello y el siguiente paso.

Sólo asegúrese de que sea lo más breve posible para una contribución oral (es decir, punto, motivo, próximos pasos). Aquí hay un ejemplo:

Esto también le permite hacer referencia a la correspondencia anterior en futuras reuniones relacionadas con este tema. Por ejemplo, podrías comenzar diciendo: "Envié una idea rápida sobre esto después del martes...".

Si a menudo abandona las reuniones sin mencionar puntos, recuérdele a su gerente o a la persona que dirige la reunión que usted es un orador más silencioso y que deben consultarlo antes de cerrar un tema.

Te perdiste el momento. ¿Y ahora qué?

Aún está abierta una decisión sobre el tema.+

Envíe hoy una breve nota al propietario de la decisión con su punto, un motivo y el siguiente paso.

El equipo tiene un hilo de reunión compartido.+

Publique su seguimiento allí para que todos los participantes en la reunión lo vean.

El tema está en la próxima agenda.+

Mencione su nota anterior cuando surja el tema y úsela como línea de apertura.

La decisión ya es definitiva+

Detente ahí para este. Guarde la idea para una discusión futura cuando corresponda.

Esto sucede en la mayoría de tus reuniones.+

Pídale a su gerente o al facilitador que se comunique con personas más tranquilas antes de cerrar un tema.

Pruébalo en tu próxima reunión

Encuentra tu próxima reunión que tenga agenda. Escribe una oración con el punto principal de lo que quieres decir y otra oración con el razonamiento detrás de ello. Decida cuándo comenzará a hablar (por ejemplo, cuándo comenzará el punto correspondiente de la agenda). Anota si lograste hablar y cómo te fue para hacerlo en la reunión.

Estas líneas se pueden practicar usando Quippy para practicar conversaciones reales antes de una reunión. La "primera línea" de una conversación puede ser particularmente complicada de decir en voz alta, y Quippy te permite ensayarla con un compañero de escena antes de la reunión.

Fuentes y referencias

1. Milliken, Morrison y Hewlin (2003). Un estudio exploratorio del silencio de los empleados: problemas que los empleados no comunican hacia arriba y por qué. Journal of Management Studies (manuscrito de los autores).Entrevistas con 40 empleados estadounidenses a tiempo completo en industrias como consultoría y servicios financieros sobre cómo plantear inquietudes a los supervisores; pequeña muestra exploratoria, sobre preocupaciones ascendentes más que sobre ideas específicamente en reuniones.