Has escrito "Lo siento mucho, no creo que pueda" cuatro veces. Cada versión se vuelve más larga y más apologética.
El mensaje de Sam, "¿Hay alguna posibilidad de que puedas quitarme el informe trimestral de mi plato esta semana?", se envió hace 40 minutos. Dice "Visto" debajo en el chat del equipo. Entonces Sam sabe que has visto el mensaje.
Su cursor está ubicado después de la palabra "desafortunadamente" en la cuarta versión de su mensaje, y sus hombros se dirigen hacia sus oídos.
Este tipo de solicitudes se pueden responder muy brevemente. Simplemente rechaza la solicitud y da una razón relacionada con el trabajo para hacerlo.
Puede ofrecer completar una porción más pequeña del trabajo o completarlo más adelante, pero solo si realmente puede entregarlo.
Si la solicitud proviene de su gerente, mencione el conflicto entre las tareas laborales y pídale a su gerente que decida qué tarea completar primero.
Hay seis tipos de solicitudes de trabajo adicional que ocurren con mayor frecuencia. A continuación se muestran mensajes que puede utilizar para responder a cada uno de estos tipos de solicitudes. Tenga en cuenta que la redacción varía según quién realiza la solicitud y cómo se le realiza a usted.
¿Qué deberías comprobar antes de decir no al trabajo extra?
Una investigación realizada por la Asociación Estadounidense de Psicología muestra que muchos trabajadores se sienten estresados por su trabajo. En una encuesta en línea realizada en 2023 a 2515 adultos estadounidenses empleados, el 77 % de los trabajadores informaron haber experimentado estrés relacionado con el trabajo durante el último mes.1 Si tu pulso se aceleró cuando se iluminó el nombre de Sam, no estás solo.
Los datos de la encuesta se basan en autoinformes, por lo que no pueden mostrar si rechazar el trabajo extra reducirá el estrés o dañará su reputación en el trabajo.
Comprueba los hechos. Cuando estás en medio de esto, es más útil verificar los datos sobre tu trabajo que volver a abrir tu calendario por tercera vez, aunque no haya cambiado desde la segunda vez.
- ¿Qué se pregunta? ¿Qué significa realmente “quitarle el informe” del plato a Sam? ¿Estamos hablando de 12 páginas de informes o de reunir algunos números para obtener un resumen? Descubra la fecha de vencimiento de esta tarea y quién será responsable de ella una vez que haya hecho su parte.
- Tus plazos difíciles. Repase todas las tareas que debe completar esta semana con el trabajo restante en cada una (por ejemplo, “propuesta de cliente para el jueves, aproximadamente un día y medio de trabajo”).
- Tus horas reales disponibles en el trabajo. Elimina el tiempo para reuniones y el tiempo que necesitas para revisar tu propio trabajo. Una tarde que parece “libre” pero que tiene dos llamadas puede dejarle solo 90 minutos.
- Quién marca tus prioridades laborales. Sus compañeros de trabajo (Sam) le piden trabajo y usted puede aceptarlo o rechazarlo. Su gerente (Maya) le asigna el trabajo y usted tendrá una conversación con ella sobre qué tarea se debe realizar.
Si no puede responderlas en el momento, puede utilizar el breve "Necesito comprobar mis plazos. Me pondré en contacto con usted a las tres de la tarde". mensaje para responder. Esa es una respuesta completa por sí sola y pone fin a la mirada de cuarenta minutos.
¿Cómo se dice que no en el trabajo dependiendo de quién pregunta?
Sus dos notificaciones del mismo martes por la mañana son dos solicitudes diferentes. Sam preguntó: "¿Hay alguna posibilidad de que puedas..." y Maya preguntó: "¿Puedes recoger también el resumen del cliente?"
Parecen el mismo tipo de solicitud, pero en una forma diferente. Sin embargo, la respuesta es muy diferente.
Encuentre su situación a continuación y luego pase a esa sección.
¿Qué tipo de solicitud de trabajo extra es esta?
Un compañero de trabajo te pide que le quites algo del plato
Es el favor. Di no con una razón y ofrece una pequeña porción solo si realmente tienes espacio.
Su gerente agrega una tarea además de sus plazos actuales
Es el complemento. Nombra el conflicto y pregunta qué tarea viene primero.
Alguien dice que solo tomará un minuto o que es urgente.
Es el apretón. Repite tu respuesta una vez y ofrece solo lo que ya existe.
Estás invitado a un proyecto, comité o equipo opcional.
Es el puesto de voluntario. Un rotundo no está bien. Ofrezca una pieza limitada si lo desea.
Ya dijiste que sí y ahora ves que no puedes cumplir
Es el sí lamentado. Corrígelo el mismo día con nueva fecha o nuevo propietario.
El mismo tipo de solicitud sigue regresando.
Es el patrón. Pídale a su gerente una conversación por separado sobre su carga de trabajo.
¿Cómo decirle que no a un compañero de trabajo que pide ayuda?
Parece que has estado reescribiendo este mensaje desde el almuerzo. El "no te preocupes si no" al final de la solicitud de Sam es de alguna manera lo que lo está causando, ya que ambos saben que realmente significa que hay algunas preocupaciones.
- Cómo detectarlo: la solicitud parece amistosa y un poco desviada, como "¿hay alguna posibilidad de que puedas tomar el informe esta semana?" Pero Sam no puede asignarte el trabajo ni establecer tus prioridades.
- Lo que suele significar: Sam también está enterrado y solo espera que alguien diga que sí, y tal vez te elija porque sueles hacerlo.
Cíñete a la afirmación simple y a una explicación para no realizar trabajo extra. No entres en una descripción completa de tu calendario.
No puedo encargarme del informe esta semana. Estoy terminando la propuesta al cliente para el jueves y necesito el tiempo restante para eso.
Recuerde, si hay un poco de trabajo adicional para el que realmente tiene espacio, puede mencionarlo en una oración separada, pero eso no debe ocultar su no.
No puedo escribir el informe. Puedo enviarte las cifras que ya tengo mañana al mediodía.
Sam no necesita todo tu calendario. Sam necesita saber a las tres en punto si debe buscar a alguien más.
Este es un problema sutil pero común. Decir “lo intentaré” cuando ya sabes la respuesta puede volverte en tu contra más adelante.
Puede que suene más amable a las 14:00 horas. Pero todo termina mucho peor el jueves, cuando Sam todavía está esperando un informe que nunca llegó.
Si Sam se comunica con usted fuera del horario de atención (por ejemplo, a las 7 p. m.), entonces Decirle a un compañero de trabajo que no puedes ayudar fuera de horario. utiliza la misma estructura con una línea adicional sobre el tiempo.
¿Cómo dices no al trabajo extra de tu jefe?
Ahora son las 4:40 del miércoles. Su gerente Maya pasó por su escritorio y agregó otra tarea a su plato ya lleno. Quiere que prepares el resumen del cliente del viernes.
El pronóstico ya se entregará este viernes y ya puedes oírte empezar a decir “seguro”.
- Cómo detectarlo: Parece que su gerente está solicitando trabajo y parece que se superpondrá con otro trabajo que prometió realizar antes del viernes.
- Lo que suele significar: parece que Maya no tiene una lista completa de tus tareas actuales en su cabeza, por lo que necesita que le muestres el equilibrio.
Devuelva la decisión a su gerente y trate el nuevo trabajo como trabajo real que debe encajar en su lista de tareas actual. Explique cómo el nuevo trabajo entrará en conflicto con otras tareas actuales.
Luego, Maya puede decidir qué sacrificar para asumir este trabajo adicional.
Puedo encargarme del resumen del cliente, pero no puedo terminarlo ni el pronóstico para el viernes. ¿Cuál debería priorizar y qué plazo deberíamos cambiar para el otro?
Según los Estándares de Gestión del Ejecutivo de Salud y Seguridad del Reino Unido, las organizaciones deben proporcionar demandas laborales alcanzables dentro de las horas de trabajo acordadas.2 Eso te da cierta base para plantear el conflicto. Sin embargo, esto no significa que ningún gerente individual esté de acuerdo con usted.
También es útil cotizar el trabajo que será necesario en términos de tiempo. Por ejemplo, “aproximadamente medio día de trabajo” en lugar de “demasiado”. Eso le da a Maya algo sobre lo que planear en lugar de un sentimiento con el que discutir.
Una vez que acepte el nuevo plan, regístrelo en una línea de texto para que ambos tengan el mismo registro la próxima semana.
Gracias. Completaré el resumen del cliente el viernes y trasladaré el pronóstico al martes, según lo acordado.
Si ya ve que se está acercando una fecha límite actual, indique que la perderá en esta misma conversación, como se explica en decirle a tu jefe antes de la fecha límite.
¿Qué dices cuando alguien dice que solo tomará un minuto?
“Sólo un minuto” es una unidad de tiempo que sólo aparece en las solicitudes de otras personas. Sam respondió a su “no” exactamente con eso y agregó “es realmente urgente”. Su pulgar se cierne sobre una respuesta que comienza "está bien, está bien".
- Cómo detectarlo: es una reformulación de una tarea que ya has rechazado, y el seguimiento puede reducir el alcance de la tarea (“es pequeña”) o aumentar la presión para realizarla (“estoy desesperado aquí”).
- Lo que suele significar: El problema de Sam sigue siendo real y no está resuelto, pero el seguimiento debe abordarse de la misma manera que la primera solicitud. Tu respuesta sigue siendo la misma.
Solicite más información si no está seguro del alcance del trabajo; de lo contrario, simplemente repita su respuesta anterior con calma. Las nuevas excusas sólo invitan a una mayor discusión sobre las razones por las que debería trabajar más.
Entiendo que es urgente. Todavía no puedo tomar posesión de él hoy. Puedo enviar la hoja de cálculo existente, pero no podré actualizarla.
Si el rechazo se convierte en si eres un jugador de equipo, no te dejes arrastrar. No trates de justificar tu carácter. Mantenlo en las dos tareas y deja a tu personaje fuera de ellas.
Quiero que el equipo cumpla ambos plazos. Asumir esto pondría en riesgo la propuesta. Consultemos con Maya qué tarea debería realizarse primero.
Recuerda que mantener un tono neutral es mejor que recurrir al sarcasmo, incluso si alguien te presiona en contra de tus intereses. No entres en una lista larga de todos los favores que le has hecho a la persona desde marzo.
Tenga cuidado de no aceptar ambos plazos sólo para poner fin a un momento incómodo y luego no cumplir con uno de ellos. Esa promesa vence el viernes.
Si la presión continúa durante días, hay una explicación más larga de cómo responder cuando alguien sigue presionando después de decir que no.
¿Cómo se rechaza un proyecto opcional en el trabajo?
El correo electrónico se abre con "Nos encantaría tenerte en el equipo del proyecto". Estás a mitad de camino de escribir un sí antes de haber leído el resto y haber visto quién más está en él.
- Cómo detectarlo: se presenta como una oportunidad. ¿Su trabajo requiere que usted asuma un trabajo extra como este? No.
- Lo que suele significar: Alguien necesita manos adicionales y usted decide si puede utilizar su tiempo para este trabajo o no.
No puedo unirme al equipo del proyecto este mes. Puedo revisar el informe de dos páginas el miércoles y enviar comentarios a las cuatro.
Este mensaje está bien planteado, con la tarea de revisar un escrito, un alcance de dos páginas, un día miércoles y un horario de cuatro de la tarde. El mensaje "Feliz de ayudar en lo que pueda" generalmente termina siendo mucho más trabajo para usted, ya que tiene que ir y venir constantemente con ellos para acordar los detalles del trabajo adicional.
No ofrezca el trabajo a otro miembro del equipo sin consultar con él primero para ver si tiene tiempo para asumirlo. Puede sugerir preguntarle al líder del equipo quién tiene más capacidad.
Simplemente decir que no está bien para el trabajo adicional que también es opcional. No necesita buscar un trabajo alternativo para compensarlo y ciertamente no debe sus tardes ni fines de semana.
¿Cómo se recupera un sí en el trabajo?
Dijiste “claro, no hay problema” rápidamente, mientras tu cerebro aún cargaba el calendario. Veinte minutos más tarde, cuando abres el rastreador de lanzamiento del proyecto, se te cae el estómago.
- Cómo detectarlo: Acordaste rápidamente, en una reunión o en un pasillo, y recién ahora estás mirando el calendario. Las matemáticas se vinieron abajo después de que dijiste que sí tan rápido.
- Lo que suele significar: El compromiso original debe reemitirse hoy en una forma que sea factible para usted, mientras todavía hay tiempo para que alguien vuelva a planificar.
Admita su apresurado acuerdo de aceptar más trabajo. Comprométete con un acuerdo de trabajo alternativo que realmente puedas cumplir.
Acepté antes de comprobar el trabajo que quedaba en el lanzamiento. No puedo entregar el análisis antes del jueves. Puedo completarlo para el lunes o necesitamos hablar sobre otro propietario.
Envía esto el mismo día que te des cuenta de la necesidad de retractarte. Cada día que pasa, Maya y Sam tienen menos opciones para replanificar el cambio.
¿Qué haces cuando siguen llegando solicitudes de trabajo adicionales?
El Instituto Nacional de Seguridad y Salud Ocupacional de los CDC describe el estrés laboral como las respuestas dañinas que ocurren cuando los requisitos laborales no coinciden con las capacidades, recursos o necesidades de un trabajador.3 Cuando las solicitudes adicionales nunca cesan, como la de Sam, esa falta de coincidencia es el verdadero tema.
- Cómo detectarlo: usted dijo que no a los informes de Sam tres veces este trimestre y acaba de llegar una cuarta solicitud a su bandeja de entrada de correo electrónico.
- Lo que suele significar: Un no más cortés no cambiará nada. Es necesario conversar con Maya sobre su carga de trabajo actual.
Comience su discusión sobre el trabajo que se le solicita enmarcándolo como un problema de planificación que requiere aportes tanto de Maya como de usted mismo. Antes, haga una lista de todos los favores que le han solicitado, calcule la cantidad de tiempo que lleva completar cada uno y anote lo que se ha escapado como resultado de asumir estas tareas.
Analice qué partes de su función debe continuar y cuáles podría detener.
Maya, ¿podríamos tomarnos veinte minutos esta semana para revisar mi carga de trabajo? Recibí cuatro solicitudes adicionales este mes y el trabajo de lanzamiento está fallando debido a ellas.
El escenario es ligeramente diferente cuando hay enfrentamientos entre diferentes personas que te dan instrucciones para el trabajo. Esto está cubierto en preguntar qué tarea priorizar cuando las instrucciones entran en conflicto.
¿Decir no al trabajo extra dañará su reputación?
A la mañana siguiente, te encuentras con Sam en la cocina y Sam te saluda como si nada hubiera pasado. Todas las horribles discusiones que surgieron durante la mitad de la noche nunca se cumplieron.
Lo que la gente tiende a recordar es cómo manejas las cosas después. No es necesario retroceder y suavizar su negativa después del evento.
- Mantén tus compromisos. Envíe los números a Sam antes del mediodía y avise de cualquier retraso en su otro trabajo tan pronto como los detecte.
- Trata a Sam como lo haces normalmente. Sea cortés con Sam y responda la siguiente pregunta de Sam sobre otro trabajo como de costumbre, sin intentar compensar el no con un favor sorpresa.
- Escribe una nota de una línea. Registre las prioridades revisadas cuando Maya mueva el pronóstico. Eso evita una conversación confusa dentro de dos semanas.
- No envíes CC a nadie. Copiar a la gente para demostrar que uno tenía razón costaría más buena voluntad que el “no” original.
Practica tu no antes de que Sam te lo pida.
Escribe un no de dos oraciones para la próxima solicitud de trabajo adicional que esperas y luego practica diciéndoselo a Sam en Quippy hasta que salga sin la palabra "desafortunadamente".