Priya đang tựa lưng vào chiếc ghế dài của bạn với chiếc cốc được đặt thăng bằng trên đầu gối. Cô ấy bắt đầu giải thích về cuộc gặp với bạn: “Cuộc họp diễn ra tốt đẹp, nhưng điều khiến tôi bận tâm là…” Trước khi cô ấy kịp nói hết câu, bạn nói “Dave?”
Cô ấy dừng lại. “Không, thực ra,” cô nói, giọng có phần tâng bốc hơn trước. Mặt bạn nóng lên và bạn gật đầu giận dữ trước bất cứ điều gì cô ấy nói tiếp theo, hy vọng cái gật đầu sẽ che đậy lời nói đó.
Dave là bạn diễn thường xuyên trong các câu chuyện về công việc của cô ấy, vì vậy đó là một phỏng đoán hợp lý. Nhưng trong trường hợp này, sự suy đoán đã khiến cô mất đi câu nói đó và cô nhận ra.
Thêm một khoảng dừng nhỏ trước khi bạn trả lời. Tìm hiểu những gì bạn nói và theo dõi nó.
Hãy để cô ấy nói xong ý tưởng của mình, sau đó giữ im lặng một lúc. Nếu bạn vẫn nhảy vào, hãy dừng lại, xin lỗi một lần vì đã cắt lời cô ấy và gửi lại điều cuối cùng cô ấy đã nói. Bạn vẫn có thể nhiệt tình trong suốt thời gian đó.
Làm thế nào để bạn nắm bắt được chính mình trước khi bạn làm gián đoạn?
Tua lại 10 giây. “Cuộc họp diễn ra tốt đẹp…” bắt đầu phát ra từ miệng cô ấy, và bạn đã hít vào, mở miệng để nói trước khi cô ấy nói hết câu.
Bạn đang nín thở vì sẽ dành toàn bộ sức lực cho “Dave?”
Hơi thở đó là lời nói của bạn. Hầu hết mọi người đều có một cái, vì vậy hãy nhận ra cái của riêng bạn và để ý nó. Một số nghi phạm thông thường:
- Hít vào sớm. Miệng của bạn mở ra ngay khi bạn nhận ra bối cảnh quen thuộc của câu chuyện, giống như ở “cuộc họp”.
- Dự thảo tư vấn. Bạn đang tìm cách đối phó với Dave trong khi cô ấy vẫn đang mô tả căn phòng nơi cuộc họp diễn ra.
- Việc chỉnh sửa chi tiết. Cô ấy nói Thứ Ba, bạn cho rằng đó là Thứ Tư, và sự thôi thúc sửa sai của cô ấy gần như là thể chất.
Đánh dấu một cái cho chính bạn, sau đó sử dụng nó làm tín hiệu để chạy qua chuỗi ngắn này:
- Hãy giữ suy nghĩ đó cho sau này. Bạn đoán về “Dave?” có thể đọng lại trong tâm trí bạn khoảng 10 giây mà không bị nhàm chán.
- Trở lại với lời nói của cô ấy. Hãy lắng nghe điều gì thực sự xảy ra tiếp theo, vượt qua phần mà bạn nghĩ mình đã biết.
- Hãy để câu kết thúc. Ngay cả khi bạn biết cô ấy đi đâu, hãy để cô ấy nói điều đó. Rốt cuộc thì bạn đã đoán được Dave rồi.
- Để lại một nhịp yên tĩnh. Chỉ cần đợi một giây, sau đó trả lời những gì cô ấy thực sự nói.
Sử dụng một lời nhắc nhở riêng tư, một điều gì đó ngắn gọn mà bạn có thể lặp lại với chính mình trong khi cô ấy nói:
Tôi có thể có suy nghĩ này mà không cần nói ra.
Đây không phải là một gợi ý nghiêm ngặt. Vì vậy, ngay cả khi bạn lỡ hít vào, bạn vẫn có thể bắt mình nói hai lời với cô ấy và dừng lại ở đó.
Làm thế nào để bạn biết khi ai đó đã nói xong?
Các nghiên cứu về cuộc trò chuyện bằng 10 ngôn ngữ đã lưu ý rằng nhìn chung mọi người tránh ngắt lời nhau, nhưng họ cũng tránh những khoảng dừng dài giữa các lượt.1
Đó là lý do tại sao một hơi thở ở giữa câu đôi khi có thể tạo ấn tượng rằng đã đến lúc phải bắt đầu nói, mặc dù người nói còn nhiều điều muốn nói.
Vì thế hãy để toàn bộ ý nghĩ kết thúc và đừng trôi theo hơi thở. “Điều khiến tôi bận tâm là…” chỉ là một nửa suy nghĩ. Suy nghĩ của cô ấy thực sự vẫn tiếp tục vài giây sau đó, khi cô ấy nói rằng các tập tin được gửi đến muộn và cô ấy phải xây dựng lại bộ bài vào chiều hôm đó.
Nếu suy nghĩ của cô ấy dường như vẫn chưa trọn vẹn thì hãy đợi trong im lặng. Nếu bạn vẫn không chắc liệu cô ấy đã nói xong hay chưa, hãy hỏi cô ấy khi cô ấy đã ngừng nói, để bạn không nói về bất cứ điều gì tiếp theo:
Bạn còn muốn nói gì thêm nữa về điều đó không?
Bạn sẽ nói gì thay vì lao vào câu chuyện của chính mình?
Priya xem lại các tập tin nộp muộn và bạn thực sự muốn kể lại câu chuyện của chính mình vào mùa xuân năm ngoái, khi các slide của bạn biến mất một giờ trước buổi thuyết trình. Nó có một kết thúc tuyệt vời và nó thực sự muốn kết thúc ngay bây giờ.
Giữ câu chuyện của bạn cho đến khi cô ấy kết thúc câu chuyện của mình. Sau đó trả lời bằng một câu hỏi thực sự hoặc một câu kiểm tra ngắn gọn về mức độ hiểu dựa trên lời nói của cô ấy.
Lời khuyên trong giao tiếp của Đại học Maryland là hãy lắng nghe cho đến khi người nói nói xong và ngừng đưa ra ý kiến về những gì họ đang nói cho đến khi họ trình bày hết ý tưởng của mình.2 Đó là lời khuyên thiết thực, không phải là một kịch bản phù hợp với mọi cuộc trò chuyện.
Đối với Priya, nó có thể nghe như thế này:
Vì vậy, bạn phải xây dựng lại nó vào chiều hôm đó. Cuộc họp diễn ra thế nào?
Hãy chú ý những câu hỏi thực sự nhằm cố gắng cho cô ấy lời khuyên về cách xử lý tình huống tốt hơn. “Sao cậu không xin thêm thời gian?” nghe có vẻ tò mò, nhưng nó coi như một sự phán xét về những gì lẽ ra cô ấy nên làm. Thay vào đó hãy trả lời bằng một câu hỏi mà bạn không biết câu trả lời.
Khi cô ấy nói xong, bạn có thể thêm câu chuyện của riêng mình bằng cách nói điều gì đó như "Tôi đã từng gặp tình huống tương tự trước đây. Bạn có muốn nghe cách tôi xử lý nó không?" Sau đó hãy để cô ấy trả lời câu hỏi của bạn.
Xem thêm làm thế nào để xây dựng dựa trên những gì người khác nói trong một cuộc trò chuyện.
Bạn nói gì sau khi ngắt lời ai đó?
Hai mươi phút sau cuộc trò chuyện này, bạn lại thấy mình xen vào. “Và sau đó họ cho chúng tôi biết thời hạn…”, Priya bắt đầu nói. Bạn nói, "Ồ, vậy là nó đã được chuyển lên à? Họ luôn..." trước khi não bạn kịp nói ra.
Dừng lại ngay tại đó, thậm chí ở giữa một từ. Đừng tiếp tục suy nghĩ của bạn, vì điều đó chỉ kéo dài sự gián đoạn mà thôi. Giữ thời gian sửa chữa ngắn gọn để cô ấy có thể quay lại ngay:
Xin lỗi, tôi đã ngắt lời bạn. Bạn đang nói rằng họ đã thông báo cho bạn thời hạn?
Sau đó, hãy ngừng nói và để cô ấy xử lý. Đó là tất cả những gì bạn phải làm. Nửa sau của dòng trên thực hiện hầu hết công việc vì nó nhắc nhở cô ấy chính xác nơi cô ấy đã dừng lại.
Bạn không cần phải kết thúc câu nói của mình trước khi xin lỗi về điều đó. Dừng lại giữa chừng, nói xin lỗi một lần và gửi lại điều cuối cùng họ nói.
Bỏ qua phần giải thích. Mỗi lời bào chữa sau đây sẽ biến việc sửa chữa thành một khoảnh khắc về bạn:
- Lý do phấn khích. “Tôi rất hào hứng được tham gia” khiến Priya trấn an bạn khi cô ấy đang ở giữa câu chuyện của chính mình.
- Cái đã biết rồi. “Tôi đã biết điều đó rồi” nói với cô ấy rằng phần còn lại của câu nói không đáng nghe.
- Việc bảo vệ thỏa thuận. “Tôi chỉ làm điều đó vì tôi đồng ý” lặng lẽ biến quan điểm của cô ấy thành quan điểm của bạn.
Nếu bạn muốn nói về thói quen đó, hãy giải quyết nó sau, khi bạn bình tĩnh hơn.
Đôi khi cô ấy cho phép bạn tiếp tục nói “cứ tiếp tục đi”. Bạn vẫn có thể mời cô ấy lên sàn một lần:
Tôi có thể đợi. Bạn có muốn kết thúc quan điểm của mình trước không?
Nếu cô ấy nói rằng bạn có thể tiếp tục, hãy nói ngắn gọn và quay lại những suy nghĩ còn dang dở của cô ấy trước khi chuyển sang bất kỳ điều gì mới.
Sau khi bạn nói lời xin lỗi và trao lại
Cô ấy tiếp tục nơi cô ấy đã dừng lại
Hãy lắng nghe ý kiến cuối cùng của cô ấy. Giữ quan điểm của riêng bạn cho đến khi cô ấy nói xong.
Cô ấy nói “cứ tiếp tục đi”
Đề nghị một lần để chờ đợi. Nếu cô ấy nhất quyết nài nỉ, hãy nói ý kiến của bạn trong một hoặc hai câu, sau đó hỏi về thời hạn mà cô ấy đang mô tả.
Cô ấy có vẻ tâng bốc hơn hoặc im lặng hơn
Hãy hỏi một câu hỏi mở về điều cô ấy đang nói và dành chỗ cho câu trả lời.
Bạn lại xen vào cuộc trò chuyện tương tự
Sử dụng cùng một sửa chữa ở cùng một chiều dài. Không có thêm lời nói nào về việc bạn tệ đến mức nào trong việc này.
Nếu bạn quá bận chờ nói chuyện đến mức mất chủ đề hoàn toàn, hãy xem thêm phải nói gì khi bạn nhận ra mình không lắng nghe.
Tại sao tôi lại ngắt lời khi tôi đang phấn khích hoặc không đồng ý?
Priya đề cập đến chuyến tàu đêm mà cô ấy đã đi đến nhà em gái vào cuối tuần trước, và toàn bộ cơ thể bạn nghiêng về phía trước. Bạn rất phấn khích vì đó là chuyến tàu bạn đã đi.
Trên thực tế, bạn có cảm giác mạnh mẽ về những chiếc giường tầng trên chính chuyến tàu đó.
Cách bạn xử lý sự thôi thúc muốn cắt giảm sẽ phụ thuộc vào lý do cơ bản mà bạn muốn cắt giảm:
- Khi bạn hào hứng: Hãy quan tâm và thể hiện điều đó bằng khuôn mặt của bạn, gật đầu và mỉm cười, và để yên cho câu nói của cô ấy. Sau khi cô ấy nói xong, hãy thêm những câu như "Chuyến tàu đêm nghe có vẻ thú vị. Đối với bạn, điều đó như thế nào?"
- Khi bạn không đồng ý: Hãy lắng nghe đủ lâu để có thể diễn đạt lại câu nói của cô ấy một cách công bằng trước khi bạn bắt đầu không đồng tình với nó. Bạn vẫn có thể lắng nghe cô ấy một cách đầy đủ và không đồng ý với cô ấy.
- Khi bạn sợ hãi bạn sẽ quên: Viết một từ khóa trong cuộc họp và sau đó quay lại với người nói. Một từ. Rốt cuộc thì không ai yêu cầu bạn viết biên bản cho cuộc họp đó cả.
- Khi đó là một cuộc trò chuyện thông thường: Giữ chủ đề nhưng để các từ chính xác trôi qua. Nếu chủ đề này hoàn toàn biến mất khỏi tâm trí bạn, thì rất có thể nó không cấp bách đến thế và bạn không nợ cả phòng mọi ý tưởng mà bạn có về nó.
Đây là cách phiên bản bất đồng diễn ra trong cuộc họp lập kế hoạch vào thứ Hai tuần sau mà cả hai bạn đều tham dự. Priya đề nghị công bố báo cáo vào thứ Sáu và bạn để cô ấy trình bày toàn bộ vấn đề trước khi trả lời:
Tôi hiểu tại sao bạn lại thích thứ Sáu hơn. Mối quan tâm của tôi là chúng ta sẽ không có số liệu cho đến thứ Hai. Chúng ta có thể giải quyết vấn đề đó không?
Câu đầu tiên đó thừa nhận toàn bộ quan điểm của cô ấy trước khi bạn giải quyết mối quan tâm của mình, điều này khiến mối quan tâm trở nên dễ dàng hơn. Còn nhiều nữa làm thế nào để không đồng ý với đồng nghiệp trong cuộc họp.
Làm thế nào để bạn ngừng ngắt lời mà không trở nên quá im lặng?
Một cuốn sách giáo khoa về giao tiếp do Đại học Minnesota tổ chức đã vạch ra ranh giới giữa những nhận xét ủng hộ chồng chéo và những sự gián đoạn nhằm chiếm lấy cuộc trò chuyện.3 “Ồ không” của bạn trong khi Priya mô tả các tập tin muộn là kiểu hỗ trợ.
Vì vậy, điều này không có nghĩa là kiểm soát mọi âm thanh nhỏ bạn tạo ra. Thay vào đó, hãy tiếp tục kiểm tra xem người kia còn chỗ để nói hay không. Những mục tiêu nhỏ là tốt nhất, tốt hơn nhiều so với lời thề im lặng:
- Một câu chuyện đầy đủ. Cho phép Priya kể một câu chuyện đầy đủ trước khi bạn bắt đầu kể câu chuyện của chính mình.
- Sự dừng lại ngay lập tức. Hãy ngừng nói ngay khi bạn nhận ra mình đang ngắt lời, ngay cả khi đang nói giữa chừng.
Bạn cũng có thể nhờ người mà bạn tin tưởng cho một gợi ý đơn giản để sử dụng khi bạn trượt ngã. Với Priya, điều này có thể là:
Tôi đang cố gắng không cắt ngang. Nếu tôi làm vậy, bạn có thể nói "để tôi làm xong" không? Tôi sẽ dừng lại và lắng nghe.
Sau đó, hãy nhìn lại một khoảnh khắc của cuộc trò chuyện để suy ngẫm. Dù sao thì nó cũng có thể sẽ tự phát lại, có thể là khi bạn đang lái xe về nhà.
Nếu bạn trượt chân, hãy tìm vị trí tạm dừng và để nó ở đó. Một nhịp lỡ không có khả năng làm hỏng toàn bộ cuộc trò chuyện.
Và hãy lưu ý đến xu hướng bù đắp quá mức bằng cách tự mình đặt ra mọi câu hỏi. Nếu điều đó xảy ra, hãy xem cách giữ cuộc trò chuyện cân bằng khi bạn hỏi mọi câu hỏi.
Thực hành tạm dừng
Mở Quippy và thực hành vào đúng thời điểm với người trò chuyện: để họ nói hết một suy nghĩ, đợi một nhịp, sau đó hỏi tiếp về điều họ thực sự đã nói.