Cách lên tiếng trong cuộc họp khi bạn liên tục bỏ lỡ khoảnh khắc

Bạn đã có ý tưởng đó 20 phút trước. Bạn thậm chí có thể đã luyện tập phần đầu tiên của câu đầu tiên một vài lần. Những người khác có thể đã có cơ hội xen vào trước khi bạn nói được lời nào. Nhưng chủ đề đã chuyển sang chủ đề khác. Nếu thời gian trôi qua, bạn vẫn có thể trình bày ý tưởng của mình trước những người phù hợp bằng cách theo dõi sau cuộc họp bằng một ghi chú nhanh hoặc một cuộc gọi điện thoại. Để đưa ý tưởng của bạn đến trước những người phù hợp tại cuộc họp, cách khắc phục chủ yếu là mang tính máy móc. Đi vào với một điểm rõ ràng để truyền đạt. Hãy sớm đóng góp một khoản tiền nhỏ bằng token. Sau đó bắt đầu chuyển tiếp tự nhiên bằng một dòng mở đầu ngắn và trình bày quan điểm của bạn trong khoảng ba câu ngắn.

Việc trì hoãn công việc là điều bình thường. Một nghiên cứu mang tính thăm dò được thực hiện để tìm hiểu quy trình nêu lên mối lo ngại với người giám sát tại các nơi làm việc ở Hoa Kỳ cho thấy 34 trong số 40 nhân viên toàn thời gian (85%) cho biết họ đã ngần ngại nêu ra một số lo ngại mà họ cho là quan trọng vào lúc này hay lúc khác.¹. Lý do được nhắc đến nhiều nhất là vì sợ bày tỏ mối quan ngại sẽ bị nhìn nhận một cách tiêu cực, thậm chí làm tổn hại đến mối quan hệ công việc tích cực của họ. Lưu ý rằng điều này nhằm mục đích nêu lên mối quan ngại với cấp trên của họ hơn là dành cho các cuộc họp nói chung. Vì vậy, mặc dù nó không mô tả cụ thể các cuộc họp, nhưng nỗi sợ hãi mà nó mô tả nghe có vẻ quen thuộc với nhiều người trầm tính hơn đang cân nhắc việc lên tiếng trong các cuộc họp. Các bước dưới đây phác thảo những cách giúp việc phát biểu trong cuộc họp trở nên nhỏ gọn và thường xuyên hơn.

Chọn một điểm trước khi cuộc họp bắt đầu

Đọc chương trình họp sẽ được tổ chức hoặc đọc tiêu đề email được gửi cho bạn để chuẩn bị cho cuộc họp. Chọn một mục chương trình nghị sự mà bạn có thể đóng góp. Viết ra quan điểm của bạn trong một câu. Đây có thể là điều gì đó đơn giản như “Trước tiên, chúng tôi có thể thử thử nghiệm hình thức mới này với một nhóm”. Lưu ý rằng nếu bạn viết điều gì đó như “Tôi có một số suy nghĩ về việc giới thiệu,” thì bạn sẽ phải xây dựng những suy nghĩ còn lại mà bạn có về việc giới thiệu trong cuộc họp. Và đó có thể là nơi bạn sẽ kết thúc việc lan man.

Bằng cách thêm một lý do vào câu đã chuẩn bị, bạn có thể mở rộng câu đó thành một câu đầy đủ cộng với một từ vì, điều này đủ dễ để nói. Giữ ghi chú mà bạn đã từng đưa ra đóng góp của mình cho cuộc họp ở một nơi nào đó mà bạn có thể xem, chẳng hạn như giấy dán hoặc phần đầu của ghi chú cuộc họp trong tài liệu mà bạn đã sử dụng để ghi chú.

Mang ý tưởng hay nhất của bạn đến cuộc họp và sử dụng những ý tưởng khác cho email sau. Một đóng góp rõ ràng cho cuộc họp sẽ dễ dàng được những người bận rộn đón nhận hơn nhiều so với ba đóng góp không rõ ràng.

Nói điều gì đó trong mười phút đầu tiên

Những đóng góp ban đầu không cần phải sâu sắc. Bạn có thể chỉ cần trả lời câu hỏi trạng thái, xác nhận ngày tháng hoặc thậm chí thêm một chi tiết nữa vào suy nghĩ của người khác. Điều này rất dễ thực hiện vì nó dựa trên những gì bạn vừa nghe. Trong cuộc họp video, hãy bật máy ảnh, giữ con trỏ gần nút bật tiếng và nhấp để bắt đầu nói ngay khi bạn nghe thấy giọng của người nói giảm xuống cuối câu và họ bắt đầu tựa lưng vào ghế và tìm kiếm ghi chú của mình.

Những đóng góp ban đầu cho các cuộc họp không nhất thiết phải dài hoặc sâu sắc. Trên thực tế, việc trả lời một câu hỏi trạng thái, xác nhận ngày tháng hoặc thêm một chi tiết nào đó vào ý tưởng của người khác cho cuộc họp đều là những đóng góp to lớn cho cuộc họp. Những đóng góp như vậy có thể là:

Trong cuộc gọi điện video, hãy đảm bảo camera của bạn đang bật và con trỏ ở gần nút bật tiếng. Bằng cách đó, đóng góp đầu tiên của bạn có thể dễ dàng như một cú nhấp chuột. Nếu bạn thường chờ đợi thời điểm hoàn hảo, hãy coi mười phút đầu tiên của cuộc họp là cơ hội của bạn và lên kế hoạch sử dụng nó.

Tìm khoảnh khắc tự nhiên xuất hiện

Phần mở đầu trong cuộc họp thường là sự chuyển tiếp từ điểm này sang điểm khác (kết thúc phần tranh luận của diễn giả, kết thúc trang trình bày, v.v.) cũng như các câu hỏi của người điều phối để nhận xét bổ sung. Đó là nơi mong đợi tiếng nói của những người đóng góp mới.

Hãy chú ý đến người nói. Khi họ nói xong một câu và sau đó tựa lưng vào ghế hoặc bắt đầu tìm kiếm trong ghi chú, điều đó thường có nghĩa là họ đã nói xong về chủ đề đó. Đừng chờ đợi cảm giác im lặng khó chịu dù chỉ một giây. Chủ đề có thể tiếp tục nhanh chóng.

Việc giơ tay hoặc nghiêng người về phía trước có thể thu hút sự chú ý của người nói và người điều phối và cho phép họ nhận ra bạn.

123

1. 1
   Điểm đã chuẩn bị

   Tờ giấy ghi chú của Sam chứa một câu của anh ấy và lý do của nó, vì vậy anh ấy không cần phải ghi nhớ từ ngữ đó trong đầu.

2. 2
   Sự chuyển tiếp tự nhiên

   Slide trên màn hình vừa thay đổi. Một sự thay đổi như thế là thời điểm mà căn phòng mong đợi một tiếng nói mới.

3. 3
   Một người nghe cởi mở

   Jordan quay về phía Sam và nhìn anh ấy. Việc nghiêng người về phía trước sẽ giúp người hướng dẫn hoặc đồng nghiệp gợi ý để bạn tham gia.

Mở đầu bằng một đường xác định sàn

Những lời đầu tiên của bạn trong cuộc họp đặt ra kỳ vọng cho những gì bạn sẽ nói. Đừng bắt đầu bằng lời xin lỗi như “Xin lỗi, đây có thể là một câu hỏi ngớ ngẩn”. Những từ này có thể chiếm những giây mở đầu của bạn và khiến khán giả không còn mong đợi nữa để tự hỏi bạn có thể hỏi câu hỏi ngớ ngẩn nào.

Liên kết đến những gì vừa được nói là dễ dàng nhất:

Nếu cuộc trò chuyện đã chuyển sang hướng khác, hãy quay lại điểm trước đó:

Nếu bạn bắt đầu nói cùng lúc với người khác, hãy nói với họ rằng bạn sẽ nói sau họ. Điều này sẽ cho phép bạn nói sau khi họ đã nói xong về điểm đó. Hãy cẩn thận đừng để bản thân bị lấn át khi bạn đã bắt đầu nói.

Sam nảy ra ý tưởng (minh họa)

1. 
   Jordan

   Vì vậy, biểu mẫu mới sẽ hiển thị trực tuyến cho mọi người vào ngày đầu tiên. Còn điều gì khác khi giới thiệu không?

2. 
   Sâm

   Dựa trên điều đó, tôi nghĩ chúng ta có thể thử nghiệm nó với nhóm hỗ trợ trước. Họ tuyển dụng nhiều nhân viên mới nhất nên chúng tôi sẽ nhanh chóng nắm bắt được vấn đề.

3. 
   Jordan

   Đó là một điểm tốt. Cuộc thử nghiệm sẽ diễn ra trong bao lâu?

4. 
   Sâm

   Hai tuần là đủ. Tôi có thể thiết lập nó và chia sẻ những gì chúng tôi tìm thấy.

5. 
   Jordan

   Hãy làm điều đó. Sam, bạn có thể gửi kế hoạch trước thứ Sáu được không?

Nói ba câu rồi dừng lại

Một khuôn khổ đơn giản để giúp bạn đi đúng hướng: 1. Tuyên bố về quan điểm bạn muốn đưa ra; 2. Giải thích ngắn gọn một lý do cho quan điểm; 3. Gợi ý về việc cần làm tiếp theo. Đây là một ví dụ về cách điều này có thể xảy ra trong một cuộc họp thực sự:

Sau đó ngừng nói chuyện. Sự im lặng đó có thể kéo dài nhưng thường có nghĩa là mọi người đang nỗ lực nghĩ ra câu trả lời. Cố gắng giữ cho câu trả lời tiếp theo của bạn ngắn gọn. Một hoặc hai câu để trả lời một câu hỏi là đủ để cho thấy rằng bạn đã suy nghĩ về vấn đề trước mắt.

Xây dựng luận điểm ba câu của riêng bạn

Tôi nghĩ chúng ta nên [quan điểm của bạn]. [Một lý do], vậy [nhóm đạt được gì]. Chúng ta có thể [một bước nhỏ tiếp theo] không?

quan điểm của bạn+

Một câu bạn đã viết trước cuộc họp. Giữ nó đủ cụ thể để hành động.

Một lý do+

Chọn lý do mạnh mẽ nhất. Lưu những người khác trong trường hợp có ai đó hỏi.

Nhóm đạt được gì+

Đặt tên cho một kết quả cụ thể, chẳng hạn như phát hiện vấn đề sớm hơn hoặc lưu một bước.

Một bước nhỏ tiếp theo+

Đề xuất điều gì đó dễ dàng đồng ý, chẳng hạn như một cuộc thử nghiệm ngắn, một cuộc kiểm tra nhanh hoặc một cuộc trò chuyện tiếp theo.

Theo dõi khi khoảnh khắc trôi qua

Có thể ý tưởng của bạn không được đưa ra trong cuộc họp trước khi thời điểm đó trôi qua. Gửi email trong vòng vài giờ tới người chịu trách nhiệm hoặc tới chuỗi cuộc họp nếu nhóm của bạn đang sử dụng chuỗi này. Giống như phiên bản nói, nó phải bao gồm luận điểm, lý do và bước tiếp theo.

Chỉ cần đảm bảo rằng nó ngắn gọn đến mức cần thiết cho việc đóng góp bằng miệng (tức là quan điểm, lý do, (các) bước tiếp theo). Đây là một ví dụ:

Điều này cũng cho phép bạn tham khảo các thư từ trước đó trong các cuộc họp sau này liên quan đến chủ đề này. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng cách nói, “Tôi đã gửi ý tưởng nhanh về vấn đề này sau thứ Ba…”.

Nếu bạn thường kết thúc cuộc họp mà không nói ra những điểm nào, hãy nhắc nhở người quản lý của bạn hoặc người điều hành cuộc họp rằng bạn là người nói ít hơn và họ nên trao đổi với bạn trước khi kết thúc một mục nào đó.

Bạn đã bỏ lỡ khoảnh khắc này. Bây giờ thì sao?

Một quyết định vẫn còn mở về chủ đề này+

Gửi một ghi chú ngắn cho người đưa ra quyết định ngay hôm nay với quan điểm của bạn, lý do và bước tiếp theo.

Nhóm có một chủ đề cuộc họp được chia sẻ+

Đăng nội dung theo dõi của bạn ở đó để mọi người trong cuộc họp có thể nhìn thấy.

Chủ đề nằm trong chương trình nghị sự tiếp theo+

Đề cập đến ghi chú trước đó của bạn khi mục này xuất hiện và sử dụng nó làm dòng mở đầu.

Quyết định đã là cuối cùng+

Dừng lại ở đó cho cái này. Lưu ý tưởng để thảo luận trong tương lai nếu nó được áp dụng.

Điều này xảy ra trong hầu hết các cuộc họp của bạn+

Hãy yêu cầu người quản lý hoặc người điều phối của bạn kiểm tra với những người trầm tính hơn trước khi kết thúc một mục.

Hãy thử nó trong cuộc họp tiếp theo của bạn

Tìm cuộc họp tiếp theo của bạn có chương trình nghị sự. Viết một câu với ý chính của điều bạn muốn nói và một câu với lý do đằng sau nó. Quyết định khi nào bạn sẽ bắt đầu nói (ví dụ: khi nào nội dung chương trình tương ứng được bắt đầu). Lưu ý xem bạn có thể phát biểu được hay không và bạn đã làm được điều đó như thế nào trong cuộc họp.

Bạn có thể luyện tập những dòng này bằng Quippy để luyện tập những cuộc trò chuyện thực tế trước cuộc họp. 'Dòng đầu tiên' của một cuộc trò chuyện có thể đặc biệt khó nói thành tiếng và Quippy cho phép bạn diễn tập câu đó với một đối tác trước cuộc họp.

Nguồn và tài liệu tham khảo

1. Milliken, Morrison & Hewlin (2003). Một nghiên cứu mang tính thăm dò về sự im lặng của nhân viên: Những vấn đề mà nhân viên không giao tiếp cấp trên và tại sao. Tạp chí Nghiên cứu Quản lý (bản thảo của tác giả).Phỏng vấn 40 nhân viên toàn thời gian của Hoa Kỳ trong các ngành như tư vấn và dịch vụ tài chính về việc nêu lên mối lo ngại với người giám sát; mẫu thăm dò nhỏ, về những mối quan tâm hướng lên hơn là những ý tưởng cụ thể trong các cuộc họp.