Bạn đã viết “Tôi rất xin lỗi, tôi không nghĩ mình có thể làm được” bốn lần rồi. Mỗi phiên bản sẽ dài hơn và xin lỗi nhiều hơn.
Tin nhắn của Sam, “bạn có thể lấy báo cáo hàng quý ra khỏi đĩa của tôi trong tuần này không?”, đã được gửi cách đây 40 phút. Trong cuộc trò chuyện nhóm có dòng chữ “Đã xem”. Vậy là Sam biết bạn đã xem tin nhắn.
Con trỏ của bạn đang ở sau từ “không may” trong phiên bản thứ tư của tin nhắn và vai bạn đang di chuyển lên phía tai.
Những loại yêu cầu này có thể được trả lời rất ngắn gọn. Bạn chỉ cần từ chối yêu cầu và đưa ra một lý do liên quan đến công việc để làm như vậy.
Bạn có thể đề nghị hoàn thành một phần công việc nhỏ hơn hoặc hoàn thành nó sau đó, nhưng chỉ khi bạn thực sự có khả năng hoàn thành nó.
Nếu yêu cầu đến từ người quản lý của bạn, hãy nêu tên xung đột giữa các nhiệm vụ công việc và yêu cầu người quản lý của bạn quyết định nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước.
Có sáu loại yêu cầu làm thêm xảy ra thường xuyên nhất. Dưới đây là các tin nhắn mà bạn có thể sử dụng để trả lời từng loại yêu cầu này. Lưu ý rằng cách diễn đạt sẽ khác nhau tùy thuộc vào người đưa ra yêu cầu và cách thức yêu cầu đó được gửi đến bạn.
Bạn nên kiểm tra những gì trước khi nói không với việc làm thêm?
Nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ cho thấy rất nhiều người lao động cảm thấy căng thẳng vì công việc. Trong một cuộc khảo sát trực tuyến năm 2023 với 2.515 người Mỹ trưởng thành có việc làm, 77% người lao động cho biết đã trải qua căng thẳng liên quan đến công việc trong tháng qua.1 Nếu nhịp tim của bạn tăng vọt khi tên của Sam sáng lên, bạn không đơn độc.
Dữ liệu khảo sát dựa trên sự tự báo cáo nên không thể cho biết liệu việc giảm bớt công việc làm thêm có làm giảm căng thẳng hay gây tổn hại đến danh tiếng của bạn tại nơi làm việc hay không.
Kiểm tra sự thật. Khi bạn đang ở giữa quá trình này, việc kiểm tra sự thật về công việc của bạn sẽ hữu ích hơn là mở lại lịch của bạn lần thứ ba, mặc dù nó không thay đổi kể từ lần thứ hai bạn xem xét.
- Điều gì đang được hỏi? “Bỏ báo cáo” ra khỏi đĩa của Sam thực sự có ý nghĩa gì? Chúng ta đang nói về 12 trang báo cáo hay tập hợp một vài con số lại với nhau để tóm tắt? Tìm hiểu ngày đến hạn cho nhiệm vụ này và ai sẽ chịu trách nhiệm về việc đó sau khi bạn hoàn thành phần việc của mình.
- Thời hạn khó khăn của bạn. Xem qua tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành trong tuần này với số lượng công việc còn lại trên mỗi nhiệm vụ (ví dụ: “đề xuất của khách hàng cho thứ Năm, khoảng một ngày rưỡi làm việc”).
- Giờ thực sự của bạn có sẵn tại nơi làm việc. Loại bỏ thời gian họp hành và thời gian bạn cần xem xét lại công việc của chính mình. Một buổi chiều trông có vẻ “rảnh rỗi” nhưng lại có hai cuộc gọi trong đó có thể khiến bạn chỉ có 90 phút.
- Người đặt ra các ưu tiên công việc của bạn. Đồng nghiệp (Sam) yêu cầu bạn làm việc và bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối. Công việc được người quản lý của bạn (Maya) giao cho bạn và bạn sẽ trò chuyện với cô ấy về nhiệm vụ nào sẽ được thực hiện.
Nếu bạn không thể trả lời ngay lập tức, bạn có thể sử dụng câu ngắn gọn "Tôi cần kiểm tra thời hạn của mình. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn trước 3 giờ chiều." nhắn tin để trả lời. Đó là câu trả lời đầy đủ và nó kết thúc cái nhìn chằm chằm kéo dài bốn mươi phút.
Làm thế nào để bạn nói không tại nơi làm việc tùy thuộc vào người hỏi?
Hai thông báo của bạn từ cùng một buổi sáng thứ Ba là hai yêu cầu khác nhau. Sam hỏi “bạn có thể…” và Maya hỏi “Bạn có thể lấy bản tóm tắt về khách hàng được không?”
Chúng trông giống như một loại yêu cầu nhưng ở một hình thức khác. Tuy nhiên, câu trả lời rất khác nhau.
Tìm trường hợp của bạn bên dưới, sau đó chuyển sang phần đó.
Đây là loại yêu cầu làm thêm gì?
Một đồng nghiệp yêu cầu bạn lấy thứ gì đó ra khỏi đĩa của họ
Đó là sự ưu ái. Nói không với một lý do và chỉ đưa ra một phần nhỏ nếu bạn thực sự có chỗ.
Người quản lý của bạn thêm một nhiệm vụ vào thời hạn hiện tại của bạn
Đó là tiện ích bổ sung. Đặt tên cho cuộc xung đột và hỏi nhiệm vụ nào đến trước.
Có người nói rằng sẽ chỉ mất một phút hoặc đó là việc khẩn cấp
Đó là sự siết chặt. Lặp lại câu trả lời của bạn một lần và chỉ đưa ra những gì đã tồn tại.
Bạn được mời tham gia vào một dự án, ủy ban hoặc nhóm tùy chọn
Đó là vị trí tình nguyện. Nói không cũng được. Cung cấp một mảnh giới hạn nếu bạn muốn.
Bạn đã nói đồng ý và bây giờ bạn thấy bạn không thể giao hàng
Đúng là đáng tiếc. Sửa nó trong cùng một ngày với ngày mới hoặc chủ sở hữu mới.
Loại yêu cầu tương tự liên tục quay trở lại
Đó là mô hình. Hãy hỏi người quản lý của bạn để có một cuộc trò chuyện riêng về khối lượng công việc của bạn.
Làm thế nào để bạn nói không với đồng nghiệp đang nhờ giúp đỡ?
Có vẻ như bạn đã viết lại tin nhắn này kể từ bữa trưa. Câu "không phải lo lắng nếu không" ở cuối yêu cầu của Sam phần nào đó là nguyên nhân gây ra điều đó, vì cả hai bạn đều biết điều đó thực sự có nghĩa là có một số lo lắng.
- Làm thế nào để phát hiện ra nó: yêu cầu có vẻ thân thiện và hơi ngang ngược một chút, chẳng hạn như “có cơ hội nào bạn có thể nhận báo cáo trong tuần này không?” Nhưng Sam không thể giao công việc cho bạn hoặc đặt ra các ưu tiên cho bạn.
- Nó thường có nghĩa là gì: Sam cũng đang bị chôn vùi, và chỉ hy vọng ai đó sẽ nói đồng ý, và có thể sẽ chọn bạn vì bạn thường làm vậy.
Hãy bám sát câu nói đơn giản và một lời giải thích cho việc không làm thêm việc. Đừng đi sâu vào mô tả đầy đủ về lịch của bạn.
Tôi không thể nhận báo cáo trong tuần này. Tôi đang hoàn thành bản đề xuất của khách hàng vào thứ Năm và cần thời gian còn lại cho việc đó.
Hãy nhớ rằng, nếu có một chút công việc làm thêm mà bạn thực sự có chỗ, bạn có thể đề cập đến nó trong một câu riêng, nhưng nó không nên che khuất sự không của bạn.
Tôi không thể viết báo cáo. Tôi có thể gửi cho bạn những số liệu tôi đã có vào trưa mai.
Sam không cần toàn bộ lịch của bạn. Sam cần biết trước ba giờ có nên đi tìm người khác hay không.
Đây là một điều tinh tế nhưng phổ biến. Việc nói “Tôi sẽ thử” khi bạn đã biết câu trả lời có thể quay lại ám ảnh bạn sau này.
Nó có vẻ tử tế hơn vào lúc 2 giờ chiều. Nhưng mọi chuyện còn tệ hơn nhiều vào thứ Năm, khi Sam vẫn đang chờ đợi một bản báo cáo không bao giờ đến.
Nếu Sam liên lạc với bạn sau giờ làm việc (ví dụ: 7 giờ tối), thì nói với đồng nghiệp rằng bạn không thể giúp đỡ sau giờ làm việc sử dụng cấu trúc tương tự với một dòng bổ sung về thời gian.
Làm thế nào để bạn nói không với công việc làm thêm từ người quản lý của bạn?
Bây giờ là 4:40 ngày thứ Tư. Người quản lý Maya của bạn đã ghé qua bàn làm việc của bạn và thêm một nhiệm vụ khác vào đĩa đã đầy của bạn. Cô ấy muốn bạn tập hợp bản tóm tắt về khách hàng vào thứ Sáu.
Dự báo dự kiến sẽ được giao vào thứ Sáu tuần này và bạn có thể nghe thấy chính mình bắt đầu nói “chắc chắn rồi”.
- Làm thế nào để phát hiện ra nó: có vẻ như người quản lý của bạn đang yêu cầu công việc và có vẻ như nó sẽ trùng lặp với công việc khác mà bạn đã hứa sẽ hoàn thành vào thứ Sáu.
- Nó thường có nghĩa là gì: có vẻ như Maya không có danh sách đầy đủ các nhiệm vụ hiện tại của bạn trong đầu, vì vậy cô ấy cần bạn cho cô ấy thấy sự cân bằng.
Trao lại quyết định cho người quản lý của bạn và coi công việc mới là công việc thực sự cần phù hợp với danh sách nhiệm vụ hiện tại của bạn. Giải thích công việc mới sẽ xung đột với các nhiệm vụ hiện tại khác như thế nào.
Sau đó Maya có thể quyết định nên đánh đổi điều gì để đảm nhận công việc làm thêm này.
Tôi có thể đảm nhận phần tóm tắt về khách hàng, nhưng tôi không thể hoàn thành phần đó và dự báo trước thứ Sáu. Tôi nên ưu tiên cái nào và chúng ta nên thay đổi thời hạn nào cho cái kia?
Theo Tiêu chuẩn quản lý của Cơ quan quản lý an toàn và sức khỏe Vương quốc Anh, các tổ chức phải cung cấp các yêu cầu công việc có thể đạt được trong thời gian làm việc đã thỏa thuận.2 Điều đó mang lại cho bạn một số cơ sở để nâng cao cuộc xung đột. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bất kỳ người quản lý cá nhân nào cũng sẽ đồng ý với bạn.
Việc trích dẫn công việc được yêu cầu về mặt thời gian cũng rất hữu ích. Ví dụ: “làm việc khoảng nửa ngày” thay vì “quá nhiều”. Điều đó mang lại cho Maya thứ gì đó để lên kế hoạch thay vì cảm giác phải tranh cãi.
Sau khi bạn đồng ý với kế hoạch mới, hãy ghi lại nó thành một dòng văn bản để cả hai bạn có cùng một bản ghi vào tuần tới.
Cảm ơn. Tôi sẽ hoàn thành bản tóm tắt khách hàng trước thứ Sáu và chuyển dự báo sang thứ Ba, như đã thỏa thuận.
Nếu bạn đã thấy thời hạn hiện tại bị trượt, hãy nói rằng bạn sẽ bỏ lỡ nó trong cùng cuộc trò chuyện này, như được đề cập trong nói với sếp của bạn trước khi đến hạn.
Bạn sẽ nói gì khi ai đó nói rằng sẽ chỉ mất một phút?
“Chỉ một phút” là đơn vị thời gian chỉ xuất hiện trong yêu cầu của người khác. Sam đã trả lời “không” của bạn chính xác như vậy và nói thêm “việc này thực sự rất khẩn cấp”. Ngón tay cái của bạn đang di chuột qua câu trả lời bắt đầu “được, được thôi”.
- Làm thế nào để phát hiện ra nó: đó là sự trình bày lại về một nhiệm vụ mà bạn đã từ chối và việc tiếp theo có thể làm giảm phạm vi của nhiệm vụ (“nó rất nhỏ”) hoặc tăng áp lực phải thực hiện nó (“Tôi đang tuyệt vọng ở đây”).
- Nó thường có nghĩa là gì: Vấn đề của Sam vẫn còn thực tế và chưa được giải quyết, nhưng việc tiếp theo nên được giải quyết giống như yêu cầu đầu tiên. Câu trả lời của bạn vẫn giữ nguyên.
Hỏi thêm thông tin nếu bạn không chắc chắn về phạm vi công việc; nếu không, bạn chỉ cần bình tĩnh trình bày lại câu trả lời trước đó của mình. Những lời bào chữa mới chỉ mời gọi nhiều cuộc thảo luận hơn về lý do bạn nên làm nhiều việc hơn.
Tôi hiểu nó rất khẩn cấp. Tôi vẫn không thể sở hữu nó ngày hôm nay. Tôi có thể gửi bảng tính hiện có nhưng tôi sẽ không thể cập nhật bảng tính đó.
Nếu sự phản kháng chuyển thành việc bạn có phải là người chơi trong nhóm hay không, đừng bị lôi kéo. Đừng cố gắng biện minh cho tính cách của mình. Hãy tiếp tục thực hiện hai nhiệm vụ đó và loại bỏ nhân vật của bạn khỏi nó.
Tôi muốn nhóm đáp ứng cả hai thời hạn. Thực hiện điều này sẽ khiến đề xuất gặp rủi ro. Hãy cùng Maya kiểm tra xem nhiệm vụ nào nên được thực hiện trước.
Hãy nhớ rằng giữ giọng điệu trung lập sẽ tốt hơn là dùng đến sự mỉa mai, ngay cả khi ai đó đang ép bạn đi ngược lại lợi ích của bạn. Đừng liệt kê dài dòng tất cả những điều tốt đẹp mà bạn đã làm cho người đó kể từ tháng Ba.
Hãy cẩn thận đừng đồng ý với cả hai thời hạn chỉ để kết thúc một khoảnh khắc khó xử và sau đó không đáp ứng được một trong hai thời hạn đó. Lời hứa đó sẽ đến hạn vào thứ Sáu.
Nếu áp lực tiếp tục kéo dài nhiều ngày, sẽ có lời giải thích dài hơn về cách phản ứng khi ai đó tiếp tục ép bạn sau khi bạn nói không.
Làm thế nào để bạn từ chối một dự án tùy chọn tại nơi làm việc?
Email mở đầu bằng "Chúng tôi rất muốn có bạn trong nhóm dự án." Bạn đang viết được nửa chừng chữ đồng ý trước khi đọc phần còn lại và xem còn ai khác ở đó không.
- Làm thế nào để phát hiện ra nó: nó được coi là một cơ hội. Công việc của bạn có yêu cầu bạn phải làm thêm công việc như thế này không? Không.
- Nó thường có nghĩa là gì: ai đó cần giúp đỡ thêm và bạn phải quyết định xem liệu thời gian của bạn có thể được sử dụng cho công việc này hay không.
Tôi không thể tham gia nhóm dự án trong tháng này. Tôi có thể xem lại bản tóm tắt dài hai trang vào thứ Tư và gửi nhận xét trước bốn trang.
Thông điệp này được trình bày tốt, với nhiệm vụ xem xét một bản tóm tắt, phạm vi hai trang, một ngày thứ Tư và thời gian là 4 giờ chiều. Thông báo “Rất vui được giúp đỡ tuy nhiên tôi có thể” thường khiến bạn phải làm việc nhiều hơn vì bạn phải liên tục qua lại với họ để thống nhất các chi tiết của công việc bổ sung.
Vui lòng không giao công việc cho thành viên khác trong nhóm mà không kiểm tra với họ trước để xem liệu họ có thời gian đảm nhận công việc đó hay không. Bạn có thể đề nghị hỏi trưởng nhóm xem ai có năng lực nhất.
Chỉ cần nói không cũng tốt đối với công việc làm thêm không bắt buộc. Bạn không cần phải nghĩ ra công việc thay thế để bù đắp và chắc chắn bạn không nợ buổi tối và cuối tuần của mình.
Làm thế nào để bạn lấy lại lời đồng ý ở nơi làm việc?
Bạn vội vàng nói “được thôi, không sao đâu” trong khi đầu óc bạn vẫn đang tải lịch. Hai mươi phút sau, khi bạn mở trình theo dõi khởi động dự án, bụng bạn thắt lại.
- Làm thế nào để phát hiện ra nó: bạn đã đồng ý nhanh chóng, trong một cuộc họp hoặc ở hành lang, và bây giờ bạn chỉ nhìn vào lịch. Toán học đã sụp đổ sau khi bạn nói đồng ý quá nhanh.
- Nó thường có nghĩa là gì: cam kết ban đầu cần được ban hành lại ngay hôm nay dưới hình thức mà bạn có thể thực hiện được, trong khi vẫn còn thời gian để ai đó lên kế hoạch lại.
Hãy thừa nhận sự đồng ý vội vàng của bạn để nhận thêm công việc. Cam kết sắp xếp công việc thay thế mà bạn thực sự có thể thực hiện được.
Tôi đã đồng ý trước khi kiểm tra công việc còn lại trong buổi ra mắt. Tôi không thể gửi bản phân tích trước thứ Năm. Tôi có thể hoàn thành nó trước thứ Hai, nếu không chúng ta cần thảo luận về chủ sở hữu khác.
Hãy gửi thư này vào cùng ngày bạn nhận thấy cần phải rút lại. Mỗi ngày trôi qua, Maya và Sam có ít lựa chọn hơn để lập kế hoạch lại cho sự thay đổi.
Bạn làm gì khi các yêu cầu làm thêm liên tục quay trở lại?
Viện Sức khỏe và An toàn Lao động Quốc gia của CDC mô tả căng thẳng trong công việc là những phản ứng có hại xảy ra khi yêu cầu công việc không phù hợp với khả năng, nguồn lực hoặc nhu cầu của người lao động.3 Khi các yêu cầu bổ sung không bao giờ dừng lại, giống như của Sam, thì sự không phù hợp đó mới là chủ đề thực sự.
- Làm thế nào để phát hiện ra nó: bạn đã nói không với các báo cáo của Sam ba lần trong quý này và yêu cầu thứ tư vừa được gửi đến hộp thư email của bạn.
- Nó thường có nghĩa là gì: lịch sự hơn một chút cũng không thay đổi được gì cả. Sẽ có một cuộc trò chuyện với Maya về khối lượng công việc hiện tại của bạn.
Bắt đầu cuộc thảo luận về công việc được yêu cầu bằng cách coi đây là một vấn đề lập kế hoạch đòi hỏi ý kiến đóng góp của cả Maya và chính bạn. Trước đó, hãy lập danh sách tất cả những ân huệ mà bạn yêu cầu, ước tính khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi việc và ghi lại những gì đã bị trượt do thực hiện những nhiệm vụ này.
Thảo luận về phần nào trong vai trò của bạn mà bạn phải tiếp tục và phần nào có thể dừng lại.
Maya, tuần này chúng ta có thể dành 20 phút để xem khối lượng công việc của tôi được không? Tôi đã nhận được thêm bốn yêu cầu trong tháng này và công việc triển khai đang bị chậm lại vì chúng.
Kịch bản hơi khác một chút khi có xung đột giữa những người khác nhau khi đưa ra hướng dẫn công việc cho bạn. Điều này được bao phủ trong hỏi nhiệm vụ nào cần ưu tiên khi xung đột hướng dẫn.
Liệu việc nói không với việc làm thêm có làm tổn hại đến danh tiếng của bạn không?
Sáng hôm sau, bạn tình cờ gặp Sam trong bếp và Sam chào như thể chưa có chuyện gì xảy ra. Tất cả những lý lẽ khủng khiếp mà bạn nghĩ ra suốt nửa đêm đều không bao giờ thành hiện thực.
Điều mọi người có xu hướng nhớ đến là cách bạn xử lý mọi việc sau đó. Không cần thiết phải quay lại và làm dịu đi lời từ chối của bạn sau sự kiện.
- Giữ cam kết của bạn. Đưa các con số cho Sam vào buổi trưa và đánh dấu bất kỳ sự chậm trễ nào trong công việc khác của bạn ngay khi bạn phát hiện ra chúng.
- Hãy đối xử với Sam như bạn thường làm. Hãy lịch sự với Sam và trả lời câu hỏi tiếp theo của Sam về công việc khác như thường lệ mà không cố gắng bù đắp sự từ chối bằng một ân huệ bất ngờ.
- Viết một ghi chú một dòng. Ghi lại các ưu tiên đã sửa đổi khi Maya di chuyển dự báo. Điều đó sẽ cứu vãn cuộc trò chuyện khó hiểu trong hai tuần kể từ bây giờ.
- Đừng CC bất cứ ai. Bắt chước mọi người để chứng minh rằng bạn đúng sẽ tốn nhiều thiện chí hơn so với việc nói “không” ban đầu.
Luyện tập cách nói không trước khi Sam hỏi
Viết hai câu không cho yêu cầu làm thêm tiếp theo mà bạn mong đợi, sau đó tập nói điều đó với Sam trong Quippy cho đến khi nó xuất hiện mà không có từ "không may".