Cách gọi điện khi bạn ghét họ: Chuẩn bị, mở đầu và thư thoại

Bạn đã có cuộc hẹn với nha sĩ để sắp xếp lại danh sách của mình trong chín ngày nay. Mỗi ngày bạn quay lại với cuộc điện thoại đó, nhưng vì lý do nào đó bạn trì hoãn nó cho đến sau bữa trưa, sang ngày mai. Loại lo lắng này chủ yếu xuất phát từ nỗi sợ không biết phải nói gì trong 10 giây đầu tiên của cuộc trò chuyện và sau đó không thể trả lời những câu hỏi tiếp theo mà nha sĩ hoặc nhân viên lễ tân có thể hỏi bạn. Tuy nhiên, bạn càng chuẩn bị nhiều cho những câu hỏi này thì bạn càng ít sợ hãi về chúng.

Trước tiên, hãy lập một danh sách ngắn để chuẩn bị cho các loại cuộc gọi này (ví dụ: các cuộc hẹn, các cuộc gọi liên quan đến công việc khác và các cuộc gọi bạn bè). Đối với mỗi loại cuộc gọi, hãy viết ra ba thứ bạn cần chuẩn bị trước, sau đó sử dụng những thứ đó để tạo ra một cách mở đầu cuộc gọi thật đơn giản và rõ ràng. Sau đó, giữ sẵn một vài dòng dự phòng để giữ nhạc, chuyển và những khoảnh khắc trống.

Viết ra ba điều trước khi bạn quay số

Hãy nhớ ghi lại 3 điểm để tham khảo trong suốt cuộc gọi trước khi thực hiện cuộc gọi. Danh sách này phải dễ tham khảo và đối với cuộc hẹn với nha sĩ, không cần quá nhiều và hầu hết thông tin đều có thể được viết ra trước.

• Câu mở đầu của bạn. Bạn là ai và bạn muốn gì, chỉ trong một dòng.
• Các chi tiết họ sẽ yêu cầu. Những thông tin này có thể bao gồm tên đầy đủ của bạn, ngày sinh, số tài khoản hoặc hợp đồng bảo hiểm, địa chỉ đầy đủ của bạn, tên đơn thuốc và số đơn đặt hàng của bạn.
• Câu trả lời của bạn cho các câu hỏi có thể xảy ra. Để chuẩn bị cho những câu hỏi có thể xảy ra, hãy lập một danh sách ngắn những gì bạn sẵn sàng chấp nhận trong trường hợp không có lựa chọn ưa thích của bạn. (ví dụ: bạn sẽ cân nhắc những ngày nào khác, bạn muốn một cuộc hẹn lúc 8 giờ sáng hay 9 giờ sáng, bạn có muốn nhận cuộc hẹn sớm hơn dự kiến không, bạn có sẵn lòng nhận cuộc hẹn với một bác sĩ khác không.)

Sẽ rất hữu ích nếu bạn mở lịch trong khi thực hiện cuộc gọi. Quầy lễ tân thường sẽ cho bạn thời gian và không gian để xem lịch trình của bạn và cho họ biết liệu nó có phù hợp với bạn hay không. Chỉ cần chuẩn bị sẵn một cây bút để ghi lại ngày, giờ và tên của người mà bạn đã nói chuyện cùng là rất hữu ích.

123

1. 1
   Giấy ghi chú có dụng cụ mở

   Câu đầu tiên của anh đã được viết ra nên mười giây mở đầu không cần phải suy nghĩ. Sau khi chuyển, anh ta có thể đọc lại từng chữ.

2. 2
   Mở lịch và bút

   Khi quầy lễ tân đưa ra thời gian, anh ta có thể kiểm tra ngay tại chỗ và ghi lại ngày tháng cũng như tên của người đã giúp đỡ anh ta.

3. 3
   Điện thoại trên loa

   Chế độ loa giúp anh ấy rảnh tay cầm bút và cho phép anh ấy đặt điện thoại xuống trong khi giữ nhạc.

Mở đầu bằng một câu cho biết lý do bạn gọi điện

Hãy nhớ rằng, khi bạn gọi tới quầy lễ tân, người trả lời thường là người đa nhiệm. Họ muốn biết bạn là ai và tại sao bạn gọi điện càng nhanh càng tốt. Vì vậy, hãy lịch sự và cho họ những gì họ muốn. Điều đó có nghĩa là một tuyên bố ngắn gọn đầy đủ mô tả bạn là ai và lý do bạn gọi điện. Không cần phải nói chuyện nhỏ và xin lỗi vì đã gọi điện.

Đối với một phòng khám, nó có thể như thế này:

Đối với một doanh nghiệp, mô hình tương tự cũng có tác dụng:

Thông thường, người trực điện thoại sẽ đọc từ một tập lệnh, vì vậy hãy trả lời từ ghi chú của bạn vì họ sẽ hỏi bạn chi tiết về cuộc gọi của bạn. Nếu họ hỏi bạn điều gì đó mà bạn không mong đợi, hãy thông báo với họ rằng bạn sẽ phải kiểm tra và họ thường sẽ đợi câu trả lời của bạn.

Sam gọi đến phòng khám để hẹn lại

1. 
   Jordan

   Phòng khám Riverside, đây là Jordan.

2. 
   Sâm

   Xin chào, đây là Sam Lee, tôi là bệnh nhân của bác sĩ Patel và tôi cần dời lại cuộc hẹn vào ngày 14.

3. 
   Jordan

   Chắc chắn rồi. Ngày sinh của bạn là ngày nào? Và bạn muốn ở lại với bác sĩ Patel hay chọn người mở cửa sớm nhất?

4. 
   Sâm

   Ngày 3 tháng 3 năm 1994. Hãy cho tôi một giây để kiểm tra lịch của tôi. Tôi muốn ở lại với bác sĩ Patel vào bất kỳ buổi chiều nào trong tuần tới.

5. 
   Jordan

   Thứ Ba ngày 21 lúc 2:30 làm việc.

6. 
   Sâm

   Tuyệt, thứ Ba ngày 21 lúc 2:30 với Tiến sĩ Patel. Cảm ơn, Jordan.

Xử lý giữ nhạc và chuyển

Ngay cả khi điện thoại ở chế độ chờ, điều này không nhất thiết có nghĩa là đã xảy ra sự cố. Đặt điện thoại lên loa và đặt nó xuống, làm những việc đơn giản như cắt móng tay hoặc làm thẳng tờ giấy rời trong khi chờ đợi. Nếu bạn được đưa vào menu tự động, hãy thử nhấn số 0, nói 'người đại diện' hoặc nhấn số đại diện cho việc nói chuyện với một người và hy vọng bạn sẽ được chuyển đến người có thể giải quyết vấn đề hoặc yêu cầu của bạn. Điều này khác nhau, vì vậy nếu thất bại, hãy chọn tùy chọn gần nhất.

Người tiếp theo nói chuyện với bạn thường sẽ không biết bạn đã nói gì với quầy lễ tân trước khi bạn được chuyển đi. Đây là lý do tại sao bạn lặp lại câu mở đầu trong ghi chú của mình từng chữ một với người mới sau khi bạn được chuyển đi. Bạn cũng nên yêu cầu số quay số trực tiếp tới bàn làm việc của người mà bạn đang cố gắng liên lạc trong trường hợp bạn bị ngắt kết nối với cuộc gọi. Nếu cuộc gọi bị ngắt, bạn có thể gọi lại trực tiếp cho người đó và thông báo rằng bạn đã bị ngắt kết nối.

Phải làm gì khi cuộc gọi đến lượt

Bạn đang bị tạm dừng+

Chuyển sang loa ngoài, đặt điện thoại xuống và giữ ghi chú của bạn trong tầm nhìn.

Menu tự động không phù hợp với lý do của bạn+

Hãy thử nhấn 0 hoặc nói "người đại diện". Nếu không thành công, hãy chọn tùy chọn gần nhất.

Có người sắp chuyển bạn+

Trước tiên hãy yêu cầu số điện thoại trực tiếp, phòng trường hợp cuộc gọi bị ngắt.

Một người mới đến nhận sau khi chuyển+

Đọc lại câu mở đầu của bạn từng chữ một.

Họ hỏi điều gì đó mà bạn không thể trả lời ngay bây giờ+

Giả sử bạn cần kiểm tra và hỏi xem bạn có thể gọi lại không. Bạn có thể dừng cuộc gọi ở đó.

Phục hồi khi tâm trí bạn trống rỗng

Ngay cả khi có sự chuẩn bị đầy đủ, bạn vẫn có thể quên những thông tin quan trọng khi gọi điện thoại. Nếu điều này xảy ra, đừng lo lắng. Bên kia có thể thậm chí không nhận thấy sự im lặng trong vài giây. Bạn luôn có thể câu giờ để nhớ lại những thông tin cần thiết bằng cách nêu rõ:

Sau đó xem lại ghi chú của bạn. Nếu bạn không hiểu những gì họ nói, hãy yêu cầu họ lặp lại. Nhân viên lễ tân làm việc này cả ngày. Hãy nhớ đọc lại những thông tin quan trọng (ví dụ: ngày giờ mới cho cuộc hẹn) và viết ra những gì bên kia đã xác nhận cho bạn.

Để lại thư thoại nhận được cuộc gọi lại

Bạn có thể khó gửi thư thoại vì những lý do không được liệt kê ở trên (không có ai trả lời câu hỏi của bạn, v.v.). Tuy nhiên, thư thoại cần chứa một số thông tin theo thứ tự sau: tên của bạn, lý do gọi, một thông tin quan trọng để hỗ trợ gọi lại, số điện thoại của bạn (nói chậm) hai lần và thời điểm tốt nhất để liên hệ với bạn để gọi lại.

Một cái gì đó như thế này bao gồm nó:

Thông điệp ban đầu của bạn không cần phải hoàn hảo. Miễn là họ có thể nghe thấy một chi tiết và số điện thoại của bạn, bạn đã sẵn sàng.

Gọi cho một người bạn mà bạn thường nhắn tin

Nghiên cứu về việc kết nối lại với bạn bè cũ cho thấy mọi người dự đoán các cuộc gọi điện thoại sẽ khó xử hơn email, nhưng trên thực tế, chúng đã tạo ra một kết nối mạnh mẽ hơn và không hề khó xử hơn email². Nghiên cứu về những người chưa từng gặp trước đây cũng cho thấy các cuộc trò chuyện bao gồm trò chuyện thoại (trò chuyện thoại hoặc video) giúp xây dựng mối liên kết bền chặt hơn so với trò chuyện bằng văn bản (đồng thời không gây thêm khó xử)¹. Tuy nhiên, nghiên cứu này được thực hiện với bạn bè và người lạ, vì vậy nó không nói lên điều gì về việc gọi đến hiệu thuốc hoặc tổ chức khác.

Một văn bản nhanh trước tiên sẽ quan tâm đến thời gian:

Mở đầu bằng lý do bạn nghĩ đến họ, sau đó hỏi một câu về cuộc sống của họ. Hãy chuẩn bị trước điều gì đó nhưng đừng cảm thấy mình phải lấp đầy mọi khoảng lặng. Các cuộc gọi có thể chỉ kéo dài 10 phút và vẫn có giá trị.

Thực hiện một cuộc gọi ngay hôm nay

Chọn cuộc gọi tồi tệ nhất mà bạn đã tránh. Viết câu mở đầu và những ghi chú cần thiết vào một tờ giấy dính. Mở lịch của bạn. Kéo số điện thoại lên và quay số trước khi bạn có thể đọc lại lần thứ ba. Bạn thậm chí có thể thực hành cuộc gọi trong Quippy với một đối tác trong cảnh trước.

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

Nguồn và tài liệu tham khảo

1. Kumar, A. & Epley, N. (2021). Thật vui khi được nghe bạn nói: Hiểu sai về tác động của phương tiện truyền thông có thể dẫn đến những lựa chọn không tối ưu về cách kết nối với người khác. Tạp chí Tâm lý học Thực nghiệm: Đại cương, 150(3), 595-607.Thử nghiệm thực địa trong đó những người tham gia kết nối lại với một người bạn cũ qua điện thoại hoặc email, cộng với các cuộc trò chuyện trong phòng thí nghiệm giữa những người lạ qua video, giọng nói hoặc văn bản; nó đo lường sự mong đợi và cảm giác lúng túng cũng như sự kết nối, chứ không phải các cuộc gọi đến bác sĩ hay doanh nghiệp, và nó không nghiên cứu các chứng rối loạn lo âu.
2. Conick, H. (2020). Làm thế nào để kết nối với những người khác trong thời đại xa cách xã hội. Tin tức Đại học Chicago.Bản tóm tắt tin tức của trường đại học về cùng một thí nghiệm thực địa Epley (bạn cũ, điện thoại và email) trước khi xuất bản; báo cáo thứ cấp, cùng giới hạn như nghiên cứu mà nó tóm tắt.