Cách theo dõi sau cuộc phỏng vấn xin việc, kèm theo email cho từng giai đoạn

Nếu bạn vừa có một cuộc phỏng vấn và bạn cần biết nên gửi gì sau cuộc phỏng vấn và khi nào nên gửi nó thì đây là câu trả lời ngắn gọn. Viết lời cảm ơn trong vòng 24 giờ sau cuộc phỏng vấn. Hãy đợi đến ngày quyết định mà họ đã thông báo với bạn rằng họ sẽ đưa ra quyết định. Đợi vài ngày sau ngày đó, sau đó gửi một bản kiểm tra trạng thái lịch sự. Nếu bạn không nhận được phản hồi khi kiểm tra trạng thái thì hãy viết ghi chú cuối cùng khoảng một tuần sau đó và tiếp tục xem các danh sách công việc khác. Về độ dài, mỗi ghi chú này có thể chỉ có vài câu. Tôi bao gồm các ví dụ dưới đây.

Gửi email cảm ơn trong vòng một ngày

Gửi nó vào cùng ngày cuộc phỏng vấn diễn ra hoặc muộn nhất là vào sáng hôm sau. Đề cập đến người phỏng vấn bằng tên trong nội dung email. Nếu có nhiều người tham gia cuộc phỏng vấn của bạn, hãy gửi lời cảm ơn riêng cho từng người trong số họ. Ngoài ra, bạn có thể gửi một e-mail cho tất cả họ kèm theo tên của họ được liệt kê trong nội dung. Hãy nhớ đưa địa chỉ e-mail của họ vào danh sách liên hệ e-mail của bạn để bạn có thể dễ dàng tìm thấy họ để gửi lời cảm ơn.

123

1. 1
   Sổ ghi chép chi tiết về người phỏng vấn

   Viết tên từng người phỏng vấn, viết đúng chính tả và một điều họ đã nói. Chi tiết đó sẽ trở thành dòng cụ thể trong email cảm ơn của bạn.

2. 2
   Bản thảo ngắn trên máy tính xách tay

   Gửi lời cảm ơn thành ba hoặc bốn câu và gửi ngay trong ngày hoặc muộn nhất là vào sáng hôm sau.

3. 3
   Ngày quyết định trên lịch

   Đánh dấu ngày họ đưa cho bạn, cùng với lời nhắc nhở hai hoặc ba ngày làm việc sau đó. Lời nhắc đó là gợi ý để bạn kiểm tra trạng thái.

Bày tỏ lòng biết ơn của bạn trong một lời cảm ơn rất đơn giản. Xác nhận rằng bạn đã có thời gian để đến phỏng vấn và bày tỏ sự quan tâm liên tục của bạn đối với vị trí mà bạn đã phỏng vấn. Nêu rõ một điểm cụ thể đã được đưa ra trong cuộc trò chuyện của bạn và nhắc lại sự nhiệt tình của bạn đối với vị trí này. Dưới đây là ví dụ về lời cảm ơn trong cuộc phỏng vấn của Sam với Jordan:

Bạn có thể thay đổi chi tiết “làm quen” sang chi tiết khác từ cuộc phỏng vấn của bạn với họ. Điều gì đó giống như một dự án mà họ mô tả hoặc một câu hỏi hay mà bạn đã hỏi họ và họ đã thảo luận với bạn đều ổn. Chỉ cần viết ngắn gọn, hấp dẫn và giữ dòng chủ đề của email đơn giản, chẳng hạn như “Cảm ơn bạn về cuộc trò chuyện ngày hôm nay”.

Xin chào Jordan, cảm ơn bạn đã dành thời gian nói chuyện với tôi hôm nay. Tôi rất vui khi biết nhóm của bạn đang xây dựng lại quy trình giới thiệu như thế nào cho những nhân viên mới, và quy trình được mô phỏng lại này thực sự khiến tôi càng hào hứng hơn với vai trò này. Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp bất kỳ điều gì khác để giúp bạn tiến về phía trước.

Câu này chỉ ra điều Jordan thực sự đã nói, điều này cho thấy Sam đang lắng nghe và giúp Jordan kết nối email với cuộc phỏng vấn phù hợp. Thay thế nó bằng một chi tiết thực tế từ cuộc trò chuyện của riêng bạn. Một dòng chung chung như "Tôi rất thích tìm hiểu về công ty" có thể được gửi bởi bất kỳ ai.

Sử dụng một câu để làm rõ một câu trả lời yếu

Ngay cả khi cuộc phỏng vấn của bạn diễn ra tốt đẹp, bạn vẫn có thể phải khắc phục một câu trả lời yếu trong lời cảm ơn của mình. Hãy nhớ giữ những điều này ngắn gọn và không bao giờ đưa ra lời xin lỗi về hiệu suất phỏng vấn của bạn. Đây là một ví dụ minh họa về cách Sam có thể khắc phục một điểm yếu nhỏ trong cuộc trò chuyện với Jordan liên quan đến việc lập ngân sách cho các dự án trước đây của anh ấy:

Bạn có thể thêm rất nhiều từ để giải thích một lỗi nhỏ nhưng nó có thể khiến lỗi trông lớn hơn. Chỉ cần thêm một câu vào lời cảm ơn của bạn.

Đừng lo lắng về cách diễn đạt hoàn hảo

Nhiều người ngần ngại viết thư cảm ơn vì họ sợ rằng nó nghe có vẻ ngu ngốc. Trong một nhóm bốn thí nghiệm, những người viết thư cảm ơn cho người đã chạm vào cuộc sống của họ một cách có ý nghĩa đã đánh giá quá cao việc người khác sẽ phản ứng khó chịu như thế nào trước những lời cảm ơn và đánh giá thấp mức độ đánh giá cao của người khác đối với cử chỉ đó.¹. Mặc dù những nghiên cứu này không phải về các cuộc phỏng vấn việc làm hay các nhà quản lý tuyển dụng, nhưng chúng cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách nhìn nhận những loại thư này.

Không có nghiên cứu nào trong số đó liên quan đến việc người được phỏng vấn cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã nói chuyện với họ về cơ hội việc làm. Do đó, họ không cho chúng tôi biết liệu email cảm ơn có giúp bạn được tuyển dụng hay không. Tuy nhiên, điều họ gợi ý là nỗi sợ nghe có vẻ khủng khiếp của chúng ta khi viết có thể lớn hơn phản ứng của người đọc trước một ghi chú đơn giản, chân thành. Đọc bản nháp của bạn một lần và sau đó gửi ghi chú đơn giản nhất.

Chờ ngày quyết định trước khi nhận phòng

Đặt ngày quyết định được đề cập trong cuộc phỏng vấn trong lịch của bạn. Hãy đợi cho đến khi ngày này trôi qua trước khi đăng ký với họ. Sau đó, đợi 2-3 ngày làm việc trước khi gửi kiểm tra trạng thái.

Lý do cho sự chờ đợi này là có nhiều lý do dẫn đến sự chậm trễ trong việc tuyển dụng, chẳng hạn như các cuộc phỏng vấn khác, mọi người đi vắng vì các vấn đề khác, v.v., và người quản lý có thể cần phải phê duyệt một quyết định. Nếu không có ai hẹn bạn, hãy đợi khoảng một tuần sau email cảm ơn.

Gửi kiểm tra trạng thái lịch sự

Trả lời Jordan trong chuỗi email và bày tỏ sự quan tâm liên tục của bạn đối với vị trí này trước khi yêu cầu bất kỳ cập nhật nào về dòng thời gian. Ghi chú dưới đây là một ví dụ về những gì bạn có thể viết:

Không cần phải bao gồm các cụm từ như “Tôi chưa nhận được phản hồi” hoặc “Tôi biết bạn đang bận, nhưng”. Những dòng này tạo thêm áp lực cho người phỏng vấn hoặc tỏ ra hối lỗi mà không cho Jordan bất cứ câu trả lời nào. Nếu một lời mời làm việc khác có thời hạn, hãy cho biết ngày đó.

Kiểm tra trạng thái để có dòng thời gian mới

1. 
   Sâm

   Xin chào Jordan, tôi hy vọng tuần của bạn sẽ diễn ra tốt đẹp. Tôi vẫn rất quan tâm đến vai trò điều phối viên dự án và muốn kiểm tra xem có bản cập nhật nào về dòng thời gian hay không. Rất vui được chia sẻ bất cứ điều gì khác có thể giúp ích.

2. 
   Jordan

   Cảm ơn bạn đã đăng ký, Sam. Chúng tôi sắp hoàn thành hai cuộc phỏng vấn cuối cùng trong tuần này nên chúng tôi dự kiến ​​sẽ đưa ra quyết định vào thứ Sáu tới.

3. 
   Sâm

   Điều đó rất hữu ích, cảm ơn bạn. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn và tôi sẵn lòng trả lời mọi câu hỏi trước thời điểm đó.

4. 
   Jordan

   Sẽ làm được. Chúc bạn cuối tuần vui vẻ.

Nếu kiểm tra trạng thái cũng không nhận được phản hồi

Sự im lặng thứ hai của người phỏng vấn có thể khiến bạn rất bực bội và thậm chí tạo ấn tượng rằng việc tìm kiếm ứng viên đã bị tạm dừng. Tuy nhiên, có thể hộp thư đến của người phỏng vấn đã đầy. Đợi một tuần rồi gửi tin nhắn ngắn sau để giữ cánh cửa mở:

Sau phần ghi chú kết thúc này, đã đến lúc phải tiếp tục và ngừng gửi email. Nếu người phỏng vấn quay lại với bạn vài tuần sau đó, bạn có thể tiếp tục công việc mà bạn đã dừng lại. Tiếp tục nộp đơn xin việc khác trong thời gian chờ đợi.

Phải làm gì tiếp theo, dựa trên những gì bạn nghe được

Jordan trả lời bằng ngày quyết định mới+

Cảm ơn họ bằng một dòng, ghi chú ngày mới vào lịch của bạn và đợi cho đến khi hết ngày trước khi đăng ký lại.

Không trả lời hai hoặc ba ngày làm việc sau ngày quyết định+

Gửi một bài kiểm tra trạng thái lịch sự trong cùng một chuỗi email.

Không trả lời khoảng một tuần sau khi kiểm tra trạng thái+

Gửi một ghi chú kết thúc yêu cầu một câu trả lời theo cách nào đó.

Vẫn không có hồi âm sau lời kết+

Hãy ngừng gửi email về vai trò này và tiếp tục ứng tuyển ở nơi khác. Nếu Jordan viết sau, hãy trả lời bình thường.

Bạn nhận được một lời đề nghị cạnh tranh có thời hạn+

Gửi email ngay bây giờ, đưa ra ngày hết hạn và hỏi liệu họ có thể chia sẻ thời gian của mình không.

Khi LinkedIn hoặc một cuộc gọi điện thoại phù hợp hơn

LinkedIn hay gọi điện thoại? Nếu nhà tuyển dụng đã gọi cho bạn trong suốt quá trình hoặc bạn đang cố gắng nhận được câu trả lời nhanh chóng vì thời hạn của lời đề nghị cạnh tranh thì (các) cuộc gọi điện thoại đều được. Sau đó hãy viết một email ngắn để trình bày lại những chi tiết mà bạn đã hứa qua điện thoại. Một tin nhắn LinkedIn ngắn sẽ phù hợp khi bạn chỉ có hồ sơ của Jordan hoặc khi nhà tuyển dụng liên hệ với bạn lần đầu tiên ở đó. Giữ nó ngắn hơn email:

Bạn có thể chọn một cuộc gọi điện thoại nếu nhà tuyển dụng đã gọi cho bạn hoặc nếu bạn có các đề nghị khác sẽ hết hạn sau vài ngày và bạn cần câu trả lời sớm hơn email có thể sẽ nhận được cho bạn. Hãy giữ bản tóm tắt này và đảm bảo gửi kèm theo một email ngắn gọn để đảm bảo rằng tất cả thông tin liên lạc của bạn được ghi lại.

Bước tiếp theo của bạn

Mở một email mới và bắt đầu viết lời cảm ơn bằng cách sử dụng 1 điểm chính từ cuộc trò chuyện và tiếp tục viết phần còn lại của email. Đặt lời nhắc trên lịch của bạn 2 ngày làm việc sau ngày quyết định đã hứa để kiểm tra trạng thái của bạn. Thực hành cuộc gọi điện thoại tiếp theo của bạn với đối tác hiện trường trong Quippy nếu bạn muốn.

Nguồn và tài liệu tham khảo

1. Tin tức Đại học Chicago (2018). Mọi người đánh giá thấp giá trị của việc gửi thư cảm ơn (báo cáo của Kumar và Epley, Đánh giá thấp lòng biết ơn, Khoa học tâm lý).Bốn thí nghiệm trong đó những người tham gia viết những lá thư tri ân tới ai đó đã chạm đến cuộc sống của họ một cách đầy ý nghĩa và dự đoán phản ứng của người nhận; nó không nghiên cứu các ứng viên hay người quản lý tuyển dụng, vì vậy nó không nói gì trực tiếp về kết quả tuyển dụng.