جب آپ اس لمحے کو کھوتے رہتے ہیں تو ملاقاتوں میں بات کیسے کریں۔

آپ کو یہ خیال 20 منٹ پہلے آیا تھا۔ آپ نے پہلے جملے کے پہلے حصے کی ایک دو بار مشق بھی کی ہو گی۔ اس سے پہلے کہ آپ کو edgewise میں کوئی لفظ ملا ہو دوسروں کو مداخلت کرنے کا موقع ملا ہو گا۔ لیکن موضوع آگے بڑھ گیا ہے۔ اگر لمحہ گزر جاتا ہے، تو آپ میٹنگ کے بعد فوری نوٹ یا فون کال کے ذریعے فالو اپ کرکے اپنے خیالات صحیح لوگوں کے سامنے لے سکتے ہیں۔ میٹنگ میں اپنے خیالات کو صحیح لوگوں کے سامنے لانے کے لیے، فکس زیادہ تر میکانکی ہوتا ہے۔ پہنچانے کے لیے ایک واضح نقطہ کے ساتھ اندر جائیں۔ ابتدائی طور پر ایک چھوٹا سا، ٹوکن تعاون کریں۔ پھر ایک مختصر افتتاحی لائن کے ساتھ قدرتی منتقلی پر داخل ہوں اور اپنے نقطہ کو تقریباً تین مختصر جملوں میں پیش کریں۔

کام میں پیچھے ہٹنا عام بات ہے۔ امریکی کام کی جگہوں پر سپروائزرز کے ساتھ خدشات کو بڑھانے کے عمل کو سمجھنے کے لیے کیے گئے ایک تحقیقی مطالعے سے پتا چلا ہے کہ 40 میں سے 34 کل وقتی ملازمین (85%) نے کچھ ایسی تشویش اٹھانے سے روک دیا ہے جو ان کے خیال میں کسی نہ کسی وقت اہم ہے۔¹. جس وجہ کا اکثر ذکر کیا گیا وہ خوف تھا کہ اپنے خدشات کا اظہار کرنے سے وہ منفی نظروں سے دیکھے جائیں گے اور یہاں تک کہ ان کے مثبت کام کرنے والے تعلقات کو بھی نقصان پہنچے گا۔ نوٹ کریں کہ یہ عام طور پر ملاقاتوں کے بجائے اپنے مالکان کے ساتھ خدشات بڑھانے کے لیے تھا۔ لہذا جب کہ یہ خاص طور پر میٹنگز کی وضاحت نہیں کرتا ہے، لیکن اس میں جس خوف کی وضاحت کی گئی ہے وہ بہت سے خاموش لوگوں کے لیے مانوس لگے گی جو میٹنگز میں بولنے پر غور کر رہے ہیں۔ نیچے دیئے گئے اقدامات میٹنگوں میں بولنے کو چھوٹا اور معمول کے مطابق محسوس کرنے کے طریقوں کا خاکہ پیش کرتے ہیں۔

میٹنگ شروع ہونے سے پہلے ایک پوائنٹ کا انتخاب کریں۔

ہونے والی میٹنگ کا ایجنڈا پڑھیں، یا اس ای میل کا ٹائٹل پڑھیں جو آپ کو میٹنگ کی تیاری میں بھیجا گیا تھا۔ ایک ایجنڈا آئٹم منتخب کریں جس میں آپ حصہ ڈال سکیں گے۔ اپنی بات کو ایک جملے میں لکھیں۔ یہ اتنا ہی آسان ہوسکتا ہے جیسے "ہم پہلے ایک ٹیم کے ساتھ اس نئے فارم کو شروع کرنے کی کوشش کر سکتے ہیں۔" نوٹ کریں کہ اگر آپ کچھ ایسا لکھتے ہیں کہ "میرے پاس آن بورڈنگ کے بارے میں کچھ خیالات ہیں"، تو آپ کو میٹنگ کے دوران آن بورڈنگ کے بارے میں باقی خیالات کو تیار کرنا ہوگا۔ اور یہ وہ جگہ ہے جہاں آپ شاید گھومتے پھرتے ختم ہوجائیں گے۔

اپنے تیار کردہ جملے میں ایک وجہ شامل کرکے، آپ اسے ایک مکمل جملے کے علاوہ a کیونکہ تک بڑھا سکتے ہیں، جو کہ آسانی سے بولنے کے لیے کافی ہے۔ اس نوٹ کو رکھیں کہ آپ میٹنگ میں اپنی شراکت کے ساتھ کہیں آتے تھے جہاں آپ اسے دیکھ سکتے ہیں، مثال کے طور پر، آپ نے نوٹ کے لیے جس دستاویز کا استعمال کیا ہے اس میں ایک چسپاں نوٹ یا میٹنگ کے نوٹ کا اوپری حصہ۔

میٹنگ میں اپنا بہترین خیال لائیں اور دوسرے آئیڈیاز کو بعد میں ای میل کے لیے استعمال کریں۔ میٹنگ میں ایک واضح شراکت مصروف کمرے کے لیے تین غیر واضح شراکتوں سے زیادہ آسان ہے۔

پہلے دس منٹ میں کچھ کہیں۔

ابتدائی شراکتیں گہرے ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ صرف حیثیت کے سوال کا جواب دے سکتے ہیں، تاریخ کی تصدیق کر سکتے ہیں، یا کسی اور کے خیالات میں ایک اور تفصیل بھی شامل کر سکتے ہیں۔ یہ کرنا بہت آسان ہے کیونکہ یہ اس پر مبنی ہے جو آپ نے ابھی سنا ہے۔ ویڈیو میٹنگز میں اپنے کیمرہ کو آن رکھیں، اپنے کرسر کو انمیوٹ بٹن کے قریب رکھیں اور بولنا شروع کرنے کے لیے کلک کریں جیسے ہی آپ کسی جملے کے اختتام پر اسپیکر کی آواز کو سنتے ہیں اور وہ اپنی کرسی پر ٹیک لگا کر اپنے نوٹ تلاش کرنا شروع کر دیتے ہیں۔

ملاقاتوں کے لیے ابتدائی شراکتیں طویل یا گہرے ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ درحقیقت، کسی اسٹیٹس کے سوال کا جواب دینا، کسی تاریخ کی تصدیق کرنا، یا میٹنگ کے لیے کسی اور کے آئیڈیا میں ایک ہی تفصیل شامل کرنا یہ سب میٹنگ میں زبردست شراکت ہیں۔ اس طرح کی شراکتیں ہو سکتی ہیں:

ویڈیو کال پر یقینی بنائیں کہ آپ کا کیمرہ آن ہے اور آپ کا کرسر خاموشی کے بٹن کے قریب ہے۔ اس طرح آپ کا پہلا تعاون اتنا ہی آسان ہوسکتا ہے جتنا کہ ماؤس پر کلک کرنا۔ اگر آپ عام طور پر کامل لمحے کا انتظار کرتے ہیں، تو میٹنگ کے پہلے دس منٹ کو اپنی کھڑکی سمجھیں اور اسے استعمال کرنے کا ارادہ کریں۔

اندر آنے کے لئے ایک قدرتی لمحہ تلاش کریں۔

میٹنگ کے آغاز عام طور پر ایک نقطہ سے دوسرے مقام پر منتقلی کے طور پر آتے ہیں (ایک مقرر کی دلیل کا اختتام، سلائیڈ کا اختتام، وغیرہ) نیز اضافی تبصروں کے لیے سہولت کار کے سوالات۔ یہی وہ جگہ ہے جہاں نئے تعاون کرنے والوں کی آوازیں متوقع ہیں۔

اسپیکر پر توجہ دیں۔ جب وہ کوئی جملہ بولنا ختم کرتے ہیں، اور پھر اپنی کرسی پر ٹیک لگاتے ہیں یا اپنے نوٹ تلاش کرنا شروع کرتے ہیں، تو اس کا عام طور پر مطلب ہوتا ہے کہ انہوں نے اس موضوع پر بولنا ختم کر دیا ہے۔ اس کا انتظار نہ کریں جو ایک سیکنڈ کی بھی غیر آرام دہ خاموشی کی طرح محسوس ہوتا ہے۔ موضوع تیزی سے آگے بڑھ سکتا ہے۔

اپنا ہاتھ اٹھانا یا آگے جھکنا اسپیکر اور سہولت کار کی توجہ حاصل کر سکتا ہے اور انہیں آپ کو پہچاننے کی اجازت دے سکتا ہے۔

123

1. 1
   تیار نقطہ

   سیم کے چسپاں نوٹ میں اس کا ایک جملہ اور اس کی وجہ ہے، لہذا اسے الفاظ کو اپنے سر میں رکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔

2. 2
   ایک قدرتی منتقلی۔

   اسکرین پر سلائیڈ ابھی تبدیل ہوئی ہے۔ اس طرح کی تبدیلی ایک لمحہ ہے جب کمرہ ایک نئی آواز کی توقع کرتا ہے۔

3. 3
   ایک کھلا سننے والا

   جارڈن سام کی طرف مڑ کر اس کی طرف دیکھ رہا ہے۔ اپنے آپ کو آگے جھکانا ایک سہولت کار یا ساتھی کو آپ کو اندر لانے کا اشارہ دیتا ہے۔

فرش کا دعوی کرنے والی لائن کے ساتھ کھولیں۔

میٹنگ میں آپ کے پہلے الفاظ نے آپ کے کہنے کی توقع قائم کی۔ معذرت کے ساتھ شروعات نہ کریں جیسے "معذرت، یہ ایک احمقانہ سوال ہو سکتا ہے۔" یہ الفاظ آپ کے ابتدائی سیکنڈ تک لے جا سکتے ہیں اور سامعین کی توقعات کو یہ سوچنے پر مجبور کر سکتے ہیں کہ آپ ممکنہ طور پر کون سا احمقانہ سوال پوچھ سکتے ہیں۔

جو کچھ کہا گیا اس سے جوڑنا سب سے آسان ہے:

اگر بات چیت کسی اور سمت میں چلی گئی ہے، تو پہلے والے نقطہ پر واپس جائیں:

اگر آپ کسی اور کی طرح بولنا شروع کر دیتے ہیں، تو انہیں بتائیں کہ آپ ان کے بعد بولیں گے۔ یہ آپ کو بات کرنے کی اجازت دے گا جب وہ اس نکتے پر بات ختم کر لیں گے۔ ہوشیار رہیں کہ جب آپ بولنا شروع کر دیں تو اپنے آپ کو بات کرنے کی اجازت نہ دیں۔

سام کو خیال آتا ہے (مثالی)

1. 
   اردن

   لہذا نیا فارم سب کے لیے سب سے پہلے لائیو ہو جاتا ہے۔ آن بورڈنگ پر کچھ اور؟

2. 
   سام

   اس کی بنیاد پر، مجھے لگتا ہے کہ ہم پہلے سپورٹ ٹیم کے ساتھ اس کی جانچ کر سکتے ہیں۔ وہ سب سے زیادہ نئی خدمات حاصل کرتے ہیں، لہذا ہم مسائل کو جلدی پکڑ لیں گے۔

3. 
   اردن

   یہ ایک اچھی بات ہے۔ ٹیسٹ کب تک چلے گا؟

4. 
   سام

   دو ہفتے کافی ہوں گے۔ میں اسے ترتیب دے سکتا ہوں اور جو کچھ ہمیں ملتا ہے اس کا اشتراک کر سکتا ہوں۔

5. 
   اردن

   چلو ایسا کرتے ہیں۔ سیم، کیا آپ جمعہ تک پلان بھیج سکتے ہیں؟

اسے تین جملوں میں کہو، پھر رک جاؤ

اپنے آپ کو ٹریک پر رکھنے کے لیے ایک سادہ فریم ورک: 1. آپ جو نقطہ بنانا چاہتے ہیں اس کا بیان؛ 2. نقطہ کی ایک وجہ کی مختصر وضاحت؛ 3. آگے کیا کرنا ہے اس بارے میں ایک تجویز۔ یہاں ایک مثال ہے کہ یہ ایک حقیقی میٹنگ میں کیسے لگ سکتا ہے:

پھر بولنا بند کرو۔ یہ خاموشی طویل محسوس کر سکتی ہے، لیکن اس کا عام طور پر مطلب یہ ہوتا ہے کہ لوگ جواب کے بارے میں سوچتے ہوئے سخت محنت کر رہے ہیں۔ اپنے فالو اپ جوابات کو مختصر رکھنے کی کوشش کریں۔ سوال کا جواب دینے کے لیے ایک یا دو جملہ یہ ظاہر کرنے کے لیے کافی ہے کہ آپ نے اس مسئلے کے بارے میں سوچا ہے۔

اپنا تین جملے والا نقطہ بنائیں

میرے خیال میں ہمیں [آپ کی بات] کرنی چاہیے۔ [ایک وجہ]، تو [ٹیم کو کیا فائدہ ہوتا ہے]۔ کیا ہم [ایک چھوٹا سا اگلا قدم] کر سکتے ہیں؟

آپ کی بات+

ایک جملہ جو آپ نے میٹنگ سے پہلے لکھا تھا۔ اس پر عمل کرنے کے لیے کافی مخصوص رکھیں۔

ایک وجہ+

واحد مضبوط ترین وجہ چنیں۔ اگر کوئی پوچھے تو دوسروں کو بچائیں۔

ٹیم کو کیا فائدہ ہوتا ہے۔+

کوئی ٹھوس نتیجہ بتائیں، جیسے مسائل کو جلد پکڑنا یا قدم بچانا۔

ایک چھوٹا سا اگلا قدم+

اتفاق کرنے کے لیے کوئی آسان چیز تجویز کریں، جیسے ایک مختصر آزمائش، فوری جانچ یا فالو اپ گفتگو۔

جب لمحہ گزر گیا تو فالو اپ کریں۔

یہ ممکن ہے کہ آپ کے خیالات لمحہ گزرنے سے پہلے میٹنگ میں سامنے نہ آئے ہوں۔ چند گھنٹوں کے اندر ذمہ دار شخص کو یا میٹنگ تھریڈ پر ای میل بھیجیں اگر آپ کی ٹیم اسے استعمال کر رہی ہے۔ بولے گئے ورژن کی طرح، اس میں نقطہ، اس کی وجہ، اور اگلا مرحلہ ہونا چاہیے۔

بس اس بات کو یقینی بنائیں کہ یہ اتنا ہی مختصر ہے جتنا زبانی تعاون کے لیے ضروری ہو (یعنی نکتہ، وجہ، اگلا مرحلہ)۔ یہاں ایک مثال ہے:

یہ آپ کو اس موضوع سے متعلق آئندہ ملاقاتوں میں سابقہ خط و کتابت کا حوالہ دینے کے قابل بھی بناتا ہے۔ مثال کے طور پر، آپ یہ کہہ کر شروع کر سکتے ہیں، "میں نے منگل کے بعد اس پر ایک فوری آئیڈیا بھیجا تھا..."۔

اگر آپ اکثر بغیر کہے پوائنٹس کے ساتھ میٹنگز چھوڑ دیتے ہیں، تو اپنے مینیجر یا میٹنگ چلانے والے شخص کو یاد دلائیں کہ آپ ایک پرسکون اسپیکر ہیں اور انہیں کسی چیز کو بند کرنے سے پہلے آپ سے رابطہ کرنا چاہیے۔

آپ نے اس لمحے کو یاد کیا۔ اب کیا؟

اس موضوع پر فیصلہ ابھی باقی ہے۔+

فیصلہ کے مالک کو آج ہی اپنی بات، ایک وجہ اور اگلے قدم کے ساتھ ایک مختصر نوٹ بھیجیں۔

ٹیم کے پاس ایک مشترکہ میٹنگ تھریڈ ہے۔+

اپنا فالو اپ وہاں پوسٹ کریں تاکہ میٹنگ میں موجود ہر شخص اسے دیکھ سکے۔

یہ موضوع اگلے ایجنڈے پر ہے۔+

جب آئٹم سامنے آئے تو اپنے پہلے نوٹ کا ذکر کریں اور اسے اپنی ابتدائی لائن کے طور پر استعمال کریں۔

فیصلہ پہلے ہی حتمی ہے۔+

اس کے لیے وہیں رک جاؤ۔ خیال کو مستقبل کی بحث کے لیے محفوظ کریں جہاں یہ لاگو ہو۔

یہ آپ کی اکثر ملاقاتوں میں ہوتا ہے۔+

کسی آئٹم کو بند کرنے سے پہلے اپنے مینیجر یا سہولت کار سے خاموش لوگوں سے چیک ان کرنے کو کہیں۔

اسے اپنی اگلی میٹنگ میں آزمائیں۔

اپنی اگلی میٹنگ تلاش کریں جس کا کوئی ایجنڈا ہو۔ آپ جو کہنا چاہتے ہیں اس کے مرکزی نکتے کے ساتھ ایک جملہ اور اس کے پیچھے استدلال کے ساتھ ایک جملہ لکھیں۔ فیصلہ کریں کہ آپ کب بولنا شروع کریں گے (مثال کے طور پر جب متعلقہ ایجنڈا پوائنٹ شروع کیا جائے)۔ نوٹ کریں کہ آیا آپ بات کرنے میں کامیاب ہوئے اور میٹنگ میں ایسا کرنا آپ کے لیے کیسا تھا۔

میٹنگ سے پہلے حقیقی گفتگو کی مشق کرنے کے لیے Quippy کا استعمال کرتے ہوئے ان لائنوں کی مشق کی جا سکتی ہے۔ گفتگو کی 'پہلی سطر' خاص طور پر اونچی آواز میں کہنا مشکل ہو سکتی ہے، اور Quippy آپ کو میٹنگ سے پہلے ایک سین پارٹنر کے ساتھ اس کی مشق کرنے دیتا ہے۔

ذرائع اور حوالہ جات

1. ملیکن، موریسن اور ہیولن (2003)۔ ملازمین کی خاموشی کا ایک تحقیقی مطالعہ: وہ مسائل جو ملازمین اوپر کی طرف بات چیت نہیں کرتے اور کیوں۔ جرنل آف مینجمنٹ اسٹڈیز (مصنفین کا مخطوطہ)۔صنعتوں میں 40 کل وقتی امریکی ملازمین کے ساتھ انٹرویو جیسے کہ مشاورتی اور مالیاتی خدمات سپروائزرز کے لیے خدشات پیدا کرنے کے بارے میں؛ چھوٹا تحقیقی نمونہ، خاص طور پر میٹنگز میں خیالات کے بجائے اوپر کی طرف کی فکر کے بارے میں۔