اگر آپ نے ابھی ایک انٹرویو لیا ہے اور آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ انٹرویو کے بعد کیا بھیجنا ہے اور کب بھیجنا ہے تو یہاں مختصر جواب ہے۔ انٹرویو کے 24 گھنٹوں کے اندر ایک شکریہ نوٹ لکھیں۔ فیصلے کی تاریخ کا انتظار کریں جس میں انہوں نے آپ کو بتایا تھا کہ وہ فیصلہ کریں گے۔ اس تاریخ کے بعد کچھ دن انتظار کریں، پھر ایک شائستہ اسٹیٹس چیک بھیجیں۔ اگر آپ کو اپنے اسٹیٹس چیک کا کوئی جواب نہیں ملتا ہے تو تقریباً ایک ہفتہ بعد ایک حتمی نوٹ لکھیں اور پھر ملازمت کی دوسری فہرستوں کو دیکھیں۔ جہاں تک لمبائی کا تعلق ہے ان میں سے ہر ایک نوٹ صرف چند جملے ہو سکتا ہے۔ میں ذیل میں مثالیں شامل کرتا ہوں۔
ایک دن کے اندر شکریہ ای میل بھیجیں۔
اسے اسی دن بھیجیں جس دن انٹرویو ہوا تھا یا اگلی صبح تازہ ترین وقت تک۔ ای میل کے باڈی میں انٹرویو لینے والے کو نام سے مخاطب کریں۔ اگر آپ کے انٹرویو کے لیے پینل پر ایک سے زیادہ لوگ تھے، تو ان میں سے ہر ایک کو علیحدہ شکریہ کے نوٹس بھیجیں۔ متبادل طور پر، آپ ان سب کو ایک ای میل بھیج سکتے ہیں جس میں ان کے نام جسم میں درج ہیں۔ ان کے ای میل پتے کو اپنی ای میل رابطہ فہرست میں شامل کرنا یقینی بنائیں تاکہ آپ انہیں شکریہ کا نوٹ بھیجنے کے لیے آسانی سے تلاش کر سکیں۔
- انٹرویو لینے والے کی تفصیلات کے ساتھ نوٹ بک
ہر انٹرویو لینے والے کا نام، صحیح ہجے اور ایک بات جو انہوں نے کہی ہے لکھیں۔ یہ تفصیل آپ کے شکریہ ای میل میں مخصوص لائن بن جاتی ہے۔
- لیپ ٹاپ پر مختصر ڈرافٹ
شکریہ کو تین یا چار جملوں تک رکھیں اور اسی دن بھیج دیں، یا اگلی صبح تازہ ترین وقت تک۔
- کیلنڈر پر فیصلے کی تاریخ
اس تاریخ کو نشان زد کریں جو انہوں نے آپ کو دی تھی، نیز دو یا تین کاروباری دنوں بعد ایک یاد دہانی۔ یہ یاد دہانی اسٹیٹس چیک کے لیے آپ کا اشارہ ہے۔
شکریہ کے نوٹ میں اظہار تشکر کرنا بہت سیدھا ہے۔ تسلیم کریں کہ انٹرویو کے لیے آنے کا وقت دیا گیا ہے اور جس پوزیشن کے لیے آپ نے انٹرویو کیا ہے اس میں اپنی مسلسل دلچسپی کا اظہار کریں۔ ایک مخصوص نکتہ بیان کریں جو آپ کی گفتگو کے دوران سامنے آیا تھا اور اس پوزیشن کے لیے اپنے جوش و جذبے کا اعادہ کریں۔ ذیل میں اس کی ایک مثال دی گئی ہے کہ اردن کے ساتھ سام کے انٹرویو کے لیے شکریہ کا نوٹ کیسا لگتا ہے:
مثالی پیغام
ہیلو اردن، آج مجھ سے بات کرنے کے لیے وقت نکالنے کا شکریہ۔ مجھے یہ سن کر بہت اچھا لگا کہ آپ کی ٹیم کس طرح نئے ملازمین کے لیے آن بورڈنگ کے عمل کو دوبارہ تعمیر کر رہی ہے، اور اس دوبارہ تصور شدہ عمل نے مجھے اس کردار کے بارے میں اور بھی زیادہ پرجوش کر دیا۔ براہ کرم مجھے بتائیں کہ کیا کوئی اور چیز ہے جو میں آگے بڑھنے میں مدد فراہم کر سکتا ہوں۔
آپ ان کے ساتھ اپنے انٹرویو سے "آن بورڈنگ" کی تفصیل کو کسی اور چیز میں تبدیل کر سکتے ہیں۔ کوئی ایسا پروجیکٹ جیسا کہ انہوں نے بیان کیا یا کوئی اچھا سوال جو آپ نے ان سے پوچھا اور انہوں نے آپ کے ساتھ تبادلہ خیال کیا ٹھیک رہے گا۔ بس اسے مختصر اور میٹھا رکھیں اور ای میل کی سبجیکٹ لائن کو سادہ رکھیں، جیسے کہ "آج کی گفتگو کے لیے آپ کا شکریہ"۔
ہیلو اردن، آج مجھ سے بات کرنے کے لیے وقت نکالنے کے لیے آپ کا شکریہ۔ نئی خدمات حاصل کرنے کے لیے، اور اس نئے تصور کے عمل نے مجھے اس کردار کے بارے میں اور بھی زیادہ پرجوش کر دیا۔ براہ کرم مجھے بتائیں کہ کیا کوئی اور چیز ہے جو میں آگے بڑھنے میں مدد فراہم کر سکتا ہوں۔
یہ جملہ اردن کی حقیقت میں کہی گئی بات کی طرف اشارہ کرتا ہے، جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ سام سن رہا تھا اور اردن کو ای میل کو صحیح انٹرویو سے مربوط کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اسے اپنی گفتگو سے حقیقی تفصیل سے بدل دیں۔ ایک عام لائن جیسے کہ "مجھے کمپنی کے بارے میں سیکھنے میں بہت اچھا لگا" کوئی بھی بھیج سکتا تھا۔
کمزور جواب کو واضح کرنے کے لیے ایک جملہ استعمال کریں۔
یہاں تک کہ اگر آپ کا انٹرویو اچھا رہا، تو آپ کو اپنے شکریہ کے نوٹوں میں ایک کمزور جواب دینا پڑ سکتا ہے۔ ان کو مختصر رکھنا یاد رکھیں اور کبھی نہیں، کبھی بھی اپنے انٹرویو کی کارکردگی کے لیے معافی کی پیشکش نہ کریں۔ یہاں ایک مثالی مثال ہے کہ سام اپنے ماضی کے منصوبوں کے بجٹ کے بارے میں اردن کے ساتھ گفتگو میں ایک چھوٹی سی کمزوری کو کیسے دور کر سکتا ہے:
مثالی پیغام
میں بجٹ کے بارے میں اپنے جواب میں یہ بھی شامل کرنا چاہتا تھا: اپنے آخری کردار میں میں نے ہر ماہ اپنے پروجیکٹ کے اخراجات کا جائزہ لیا اور کلائنٹ تک پہنچنے سے پہلے اووررن کو جھنڈا لگایا۔
آپ ایک چھوٹی سی غلطی کی وضاحت کے لیے بہت سارے الفاظ شامل کر سکتے ہیں لیکن یہ غلطی کو بڑا بنا سکتا ہے۔ اپنے شکریہ کے نوٹ میں صرف ایک جملہ شامل کریں۔
کامل الفاظ کے بارے میں فکر کرنا چھوڑ دیں۔
بہت سے لوگ شکریہ کا نوٹ لکھنے میں ہچکچاتے ہیں کیونکہ وہ ڈرتے ہیں کہ یہ بیوقوف لگے گا۔ چار تجربات کے ایک سیٹ میں، وہ لوگ جنہوں نے کسی ایسے شخص کو شکریہ کے خطوط لکھے جس نے اپنی زندگی کو معنی خیز طور پر چھو لیا تھا، انہوں نے اس بات کا زیادہ اندازہ لگایا کہ دوسرے کس طرح شکریہ کے اظہار پر تکلیف کے ساتھ ردعمل ظاہر کریں گے اور اس بات کو کم اندازہ لگایا کہ دوسرا شخص اس اشارے کی کتنی تعریف کرے گا۔1. اگرچہ یہ مطالعات نوکری کے انٹرویوز یا مینیجرز کی خدمات حاصل کرنے کے بارے میں نہیں تھے، لیکن وہ اس بات کی بصیرت فراہم کرتے ہیں کہ اس قسم کے خطوط کو کیسے سمجھا جاتا ہے۔
ان مطالعات میں سے کسی میں بھی انٹرویو لینے والے شامل نہیں تھے جنہوں نے ملازمت کے آغاز کے بارے میں بات کرنے کے لئے خدمات حاصل کرنے والے مینیجرز کا شکریہ ادا کیا۔ اس لیے وہ ہمیں یہ نہیں بتاتے کہ آیا شکریہ ای میل آپ کو ملازمت حاصل کرنے میں مدد دیتی ہے۔ تاہم، وہ جو تجویز کرتے ہیں، وہ یہ ہے کہ تحریر میں خوفناک لگنے کا ہمارا خوف ایک سادہ، مخلص نوٹ پر قاری کے ردعمل سے زیادہ ہو سکتا ہے۔ اپنا مسودہ ایک بار پڑھیں، اور پھر آسان ترین نوٹ بھیجیں۔
چیک ان کرنے سے پہلے فیصلے کی تاریخ کا انتظار کریں۔
اپنے کیلنڈر میں انٹرویو کے دوران بیان کردہ فیصلے کی تاریخ مقرر کریں۔ ان کے ساتھ چیک ان کرنے سے پہلے اس تاریخ کے گزر جانے تک انتظار کریں۔ پھر، اسٹیٹس چیک بھیجنے سے پہلے 2-3 کام کے دن انتظار کریں۔
اس انتظار کی وجہ یہ ہے کہ ملازمت میں تاخیر کی بہت سی وجوہات ہیں جیسے دوسرے انٹرویوز، لوگوں کا دوسرے مسائل پر دور ہونا وغیرہ، اور یہ بھی کہ مینیجر کو کسی فیصلے پر دستخط کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ اگر کسی نے آپ کو تاریخ نہیں دی، تو شکریہ ای میل کے بعد تقریباً ایک ہفتہ انتظار کریں۔
ایک شائستہ اسٹیٹس چیک بھیجیں۔
ای میل تھریڈ میں اردن کو جواب دیں اور ٹائم لائن پر کوئی بھی اپ ڈیٹ مانگنے سے پہلے پوزیشن میں اپنی مسلسل دلچسپی کا اظہار کریں۔ ذیل کا نوٹ اس کی ایک مثال ہے جو آپ لکھ سکتے ہیں:
مثالی پیغام
ہیلو اردن، مجھے امید ہے کہ آپ کا ہفتہ اچھا گزر رہا ہے۔ میں ابھی بھی پروجیکٹ کوآرڈینیٹر کے کردار میں بہت دلچسپی رکھتا ہوں اور یہ دیکھنا چاہتا ہوں کہ آیا ٹائم لائن پر کوئی اپ ڈیٹ ہے یا نہیں۔ کسی اور چیز کا اشتراک کرنے میں خوشی ہے جو مدد کرے گی۔
"میں نے واپس نہیں سنا" یا "میں جانتا ہوں کہ آپ مصروف ہیں، لیکن" جیسے جملے شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ یہ سطریں انٹرویو لینے والے پر دباؤ ڈالتی ہیں یا اردن کو جواب دینے کے لیے کچھ بھی دیے بغیر معذرت خواہ ہیں۔ اگر کوئی اور نوکری کی پیشکش آخری تاریخ کے ساتھ آتی ہے، تو اس کے لیے بھی تاریخ کی نشاندہی کریں۔
ایک اسٹیٹس چیک جس کو ایک نئی ٹائم لائن ملتی ہے۔
سامہیلو اردن، مجھے امید ہے کہ آپ کا ہفتہ اچھا گزر رہا ہے۔ میں ابھی بھی پروجیکٹ کوآرڈینیٹر کے کردار میں بہت دلچسپی رکھتا ہوں اور یہ دیکھنا چاہتا ہوں کہ آیا ٹائم لائن پر کوئی اپ ڈیٹ ہے یا نہیں۔ کسی اور چیز کا اشتراک کرنے میں خوشی ہے جو مدد کرے گی۔
اردنچیک ان کرنے کا شکریہ، سیم۔ ہم اس ہفتے آخری دو انٹرویوز مکمل کر رہے ہیں، اس لیے ہم اگلے جمعہ تک فیصلہ کرنے کی توقع رکھتے ہیں۔
- سام
یہ مددگار ہے، شکریہ۔ میں آپ سے سننے کا منتظر رہوں گا، اور اس سے پہلے مجھے کسی بھی سوال کا جواب دینے میں خوشی ہوگی۔
- اردن
کریں گے۔ آپ کا ویک اینڈ اچھا گزرے۔
اگر اسٹیٹس چیک کا بھی کوئی جواب نہیں ملتا
انٹرویو لینے والے کی طرف سے دوسری خاموشی بہت مایوس کن ہو سکتی ہے اور یہاں تک کہ یہ تاثر بھی دے سکتا ہے کہ امیدواروں کی تلاش روک دی گئی ہے۔ تاہم، یہ ممکن ہے کہ انٹرویو لینے والے کا ان باکس ابھی بھرا ہوا ہو۔ ایک ہفتہ انتظار کریں اور پھر درج ذیل مختصر پیغام بھیجیں جو دروازہ کھلا رکھتا ہے۔
مثالی پیغام
ہائے جارڈن، میں پروجیکٹ کوآرڈینیٹر کے کردار پر ایک بار پھر فالو اپ کرنا چاہتا تھا۔ میں اب بھی اس پوزیشن میں بہت دلچسپی رکھتا ہوں، اور اگر وقت میں کوئی تبدیلی ہوتی ہے یا اگر آپ نے کسی اور سمت جانے کا فیصلہ کیا ہے، تو میں آپ کی تعریف کروں گا کہ آپ مجھے کسی بھی طرح سے بتائیں۔ آپ کے وقت کے لیے ایک بار پھر شکریہ۔
اس اختتامی نوٹ کے بعد، اب وقت آگیا ہے کہ آگے بڑھیں اور ای میل کرنا بند کریں۔ اگر انٹرویو لینے والا ہفتوں بعد آپ کے پاس واپس آتا ہے، تو آپ پھر وہیں سے شروع کر سکتے ہیں جہاں سے آپ نے چھوڑا تھا۔ اس دوران دیگر ملازمتوں کے لیے درخواست دینا جاری رکھیں۔
آپ جو سنتے ہیں اس کی بنیاد پر آگے کیا کرنا ہے۔
اردن نے فیصلے کی نئی تاریخ کے ساتھ جواب دیا۔
ایک لائن میں ان کا شکریہ، اپنے کیلنڈر میں نئی تاریخ نوٹ کریں اور دوبارہ چیک ان کرنے سے پہلے اس کے گزرنے تک انتظار کریں۔
فیصلے کی تاریخ کے دو یا تین کاروباری دنوں کے بعد کوئی جواب نہیں۔
ایک ہی ای میل تھریڈ میں ایک شائستہ اسٹیٹس چیک بھیجیں۔
اسٹیٹس چیک کے تقریباً ایک ہفتے بعد کوئی جواب نہیں۔
ایک اختتامی نوٹ بھیجیں جو کسی بھی طرح سے جواب طلب کرے۔
اختتامی نوٹ کے بعد بھی کوئی جواب نہیں آیا
اس کردار کے بارے میں ای میل کرنا بند کریں اور کہیں اور درخواست دیتے رہیں۔ اگر اردن بعد میں لکھتا ہے تو عام طور پر جواب دیں۔
آپ کو ڈیڈ لائن کے ساتھ مسابقتی پیشکش موصول ہوتی ہے۔
ابھی ای میل کریں، ڈیڈ لائن کی تاریخ دیں اور پوچھیں کہ کیا وہ اپنا ٹائمنگ شیئر کر سکتے ہیں۔
جب LinkedIn یا فون کال بہتر فٹ بیٹھتی ہے۔
LinkedIn یا فون کال؟ اگر بھرتی کرنے والا پورے عمل کے دوران آپ کو کال کرتا رہا ہے، یا آپ مسابقتی پیشکش کی آخری تاریخ کی وجہ سے فوری جواب حاصل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں، تو فون کالز ٹھیک ہیں۔ اور پھر اس کے بعد ایک مختصر ای میل لکھیں تاکہ وہ تفصیلات دوبارہ بیان کریں جس کا آپ نے فون پر وعدہ کیا تھا۔ ایک مختصر LinkedIn پیغام اس وقت فٹ بیٹھتا ہے جب آپ کے پاس صرف اردن کا پروفائل ہو، یا جب کسی بھرتی کرنے والے نے وہاں آپ سے پہلی بار رابطہ کیا ہو۔ اسے ای میل سے چھوٹا رکھیں:
مثالی پیغام
ہیلو اردن، منگل کی گفتگو کے لیے ایک بار پھر شکریہ۔ کیا کوآرڈینیٹر کے کردار کے لیے ٹائمنگ پر کوئی اپ ڈیٹ ہے؟
آپ ایک فون کال کا انتخاب کر سکتے ہیں اگر کوئی بھرتی کرنے والا آپ کو پہلے ہی کال کر رہا ہو، یا اگر آپ کے پاس دوسری پیشکشیں ہیں جن کی میعاد کچھ دنوں میں ختم ہو جاتی ہے اور آپ کو جلد از جلد جواب درکار ہوتا ہے تو آپ کو ای میل موصول ہونے کا امکان ہے۔ اس مختصر کو بھی رکھیں، اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ایک مختصر ای میل کے ساتھ فالو اپ کرنا یقینی بنائیں کہ آپ کی تمام کمیونیکیشن کو پکڑ لیا گیا ہے۔
آپ کا اگلا قدم
ایک نیا ای میل کھولیں اور گفتگو کے 1 اہم نکتے کا استعمال کرتے ہوئے اپنا شکریہ نوٹ لکھنا شروع کریں اور بقیہ ای میل لکھنا جاری رکھیں۔ اپنے کیلنڈر پر اپنے اسٹیٹس کی جانچ کے لیے وعدے کے فیصلے کی تاریخ کے 2 کاروباری دنوں کے بعد ایک یاد دہانی سیٹ کریں۔ اگر آپ چاہیں تو Quippy میں سین پارٹنر کے ساتھ اپنی فالو اپ فون کال کی مشق کریں۔
ذرائع اور حوالہ جات
- یونیورسٹی آف شکاگو نیوز (2018)۔ لوگ تعریفی خطوط بھیجنے کی قدر کو کم سمجھتے ہیں (کمار اور ایپلی کی رپورٹنگ، تشکر کو کم کرنا، نفسیاتی سائنس)۔چار تجربات جن میں شرکاء نے کسی ایسے شخص کو تشکر کے خطوط لکھے جس نے ان کی زندگی کو بامعنی طور پر چھو لیا تھا اور وصول کنندہ کے ردعمل کی پیشین گوئی کی تھی۔ اس نے ملازمت کے امیدواروں یا ملازمین کی خدمات حاصل کرنے والے مینیجرز کا مطالعہ نہیں کیا، لہذا یہ ملازمت کے نتائج کے بارے میں براہ راست کچھ نہیں کہتا۔