اپنے مینیجر سے پوچھیں "میرے لیے کوئی رائے؟" اور "نہیں، آپ بہت اچھا کر رہے ہیں" حاصل کریں۔ یہ سن کر اچھا لگا۔ لیکن یہ آپ کو بہتر کرنے کے طریقے کے بارے میں کوئی رہنمائی نہیں دیتا ہے۔ آپ کو معلوم نہیں ہوگا کہ پچھلے ہفتے کا پروجیکٹ اتنا ہی اچھا تھا جتنا آپ نے سوچا تھا۔
اپنے مینیجر سے واقعی وسیع سوالات پوچھنے کے بجائے، واقعی تنگ توجہ کا استعمال کریں۔ کام کے ایک ٹکڑے یا ایک مہارت کے بارے میں پوچھیں۔ پھر اپنے مینیجر سے پوچھیں کہ اگلی بار موقع ملنے پر آپ مختلف طریقے سے کیا کر سکتے ہیں۔ یقینی بنائیں کہ اپنے مینیجر کو اپنے 1:1 سے پہلے تھوڑا سا آگاہ کریں تاکہ وہ رائے دینے سے پہلے اپنے خیالات جمع کر سکے۔ اور پھر وضاحت کرنے سے پہلے ان کے تاثرات سنیں۔ تاثرات کو عمل میں لائیں اور بعد میں اس کی اطلاع دیں۔
کام کا ایک ٹکڑا یا ایک ہنر چنیں۔
اگرچہ وسیع سوالات کے وسیع جوابات ملتے ہیں، اچھی رائے کے لیے زیادہ ہدف والے سوال کی ضرورت ہوتی ہے۔ اپنے مینیجر سے پوچھنا "میں کیسا ہوں؟" اس سے آپ کے کام کے ہفتوں کا خلاصہ ہو جائے گا، اور زیادہ تر مینیجرز شائستہ اور عمومی بات کے ساتھ جواب دیں گے۔
اگلا، آپ اپنے سوال کے دائرہ کار کو محدود کرنا چاہتے ہیں تاکہ آپ کا مینیجر فراہم کردہ تاثرات کے ساتھ کام کر سکے۔ اس کا عام طور پر مطلب ہے کہ آپ کے مینیجر نے حال ہی میں دیکھی ہوئی ایک ڈیلیوری ایبل کو چننا، یا ایک ایسی مہارت جسے آپ فی الحال بہتر کرنے کی کوشش کر رہے ہیں۔ لہذا اگر آپ کسی کمپنی میں نئے ہیں، تو بہتر ہوگا کہ آپ اس کام کے بارے میں پوچھیں جو آپ کے مینیجر نے دیکھا تھا، بجائے اس کے کہ اس نے کسی اور سے سنا ہو۔
وہ کام جس کے بارے میں آپ کے مینیجر نے صرف دوسروں کے ذریعے سنا ہے وہ عام طور پر نئے ملازمین کے لیے حد سے باہر ہوتا ہے کیونکہ یہ ان سے آپ کے کام کی تفصیلات کا اندازہ لگانے کو کہتا ہے۔
پوچھیں کہ اگلی بار مختلف طریقے سے کیا کرنا ہے۔
اگر آپ کام پر اپنی اگلی کوشش یا مہارت کے بارے میں پوچھیں گے تو آپ کو اپنی مجموعی کارکردگی کے بارے میں وسیع سوال سے زیادہ مفید رائے ملے گی۔
ایگزیکٹو ایم بی اے کے طلباء (جن میں سے سبھی ورکنگ مینیجرز ہیں) کے مطالعہ اور رول پلے میں ایک دوسرے کے ساتھ ان کی کارکردگی کے جائزوں سے پتا چلتا ہے کہ جب مینیجرز کو فیڈ بیک دیا جاتا ہے جو مستقبل کی کارروائی پر مرکوز ہوتا ہے، تو وہ تبدیلی کے لیے زیادہ ترغیب دیتے ہیں جب کہ وہ تاثرات دیے جانے کے مقابلے میں جو ماضی کے کاموں پر فوکس کرتے ہیں۔1. نوٹ کریں کہ اس تحقیق میں رول پلے اور خود رپورٹس کا استعمال کیا گیا ہے، لہذا یہ نہیں دکھاتا ہے کہ وقت کے ساتھ ساتھ حقیقی کام کی جگہوں پر کارکردگی کا کیا ہوتا ہے۔
یہاں ایک تنگ، آگے نظر آنے والا سوال ہے جو آپ 1:1 میں پوچھ سکتے ہیں:
مثالی پیغام
Q3 کلائنٹ ڈیک کے لیے، ایک چیز کیا ہے جو مجھے اگلے ایک پر مختلف طریقے سے کرنا چاہیے؟
یہاں ایک بات پوچھنا بہت ضروری ہے۔ بہت سے، بہت سے عوامل ہیں جو اس بات کا تعین کرتے ہیں کہ آپ کی رائے کتنی موثر ہوگی۔ ایک چیز جو سب سے اہم ہے وہ ایک چیز مانگنا ہے۔ اپنے مینیجر کو ایک بات کہنے کی اجازت دیں اور وہ یہ محسوس کیے بغیر مخصوص ہو سکتے ہیں جیسے وہ رسمی جائزہ لکھ رہے ہوں۔
اپنے مینیجر کو 1:1 سے پہلے پیشگی اطلاع دیں۔
سیاق و سباق کے بغیر تاثرات کافی مبہم ہوسکتے ہیں۔ اگر آپ اپنے مینیجر کو اپنے فیڈ بیک کے سوالات کے لیے اپنے 1:1 سیشن سے ایک یا دو دن پہلے تیار کر سکتے ہیں، تو وہ واپس جا سکتا ہے اور مزید ٹھوس فیڈ بیک کے لیے آپ کے کیے گئے کام کا دوبارہ جائزہ لے سکتا ہے۔
یہ ایک بہت مختصر ای میل ہو سکتا ہے:
مثالی پیغام
ہائے اردن، صرف جمعرات کو ہمارے 1:1 کے لیے بیس کو چھونا چاہتا تھا۔ کیا آپ کو اس میں سے 5 منٹ یا اس سے زیادہ آن بورڈنگ گائیڈ پر خرچ کرنے میں کوئی اعتراض نہیں ہے جو میں نے پچھلے ہفتے آراء کے لیے بھیجی تھی کہ میں نئی بھرتیوں کے لیے اگلی آن بورڈنگ کو پیروی کرنا اور بھی آسان کیسے بنا سکتا ہوں؟ شکریہ اگر اس سے مدد ملتی ہے تو لنک دوبارہ بھیج کر خوشی ہوئی۔
ہیڈ اپ میسج کو ڈھالیں۔
ہیلو [مینیجر کا نام]، ہمارے 1:1 کو [دن] میں کیا ہم [کام کے ایک ٹکڑے] پر پانچ منٹ گزار سکتے ہیں؟ بنیادی طور پر میں جاننا چاہوں گا [اگلی بار کے بارے میں ایک سوال]۔ اگر اس سے مدد ملتی ہے تو لنک دوبارہ بھیج کر خوشی ہوئی۔
مینیجر کا نام
وہ نام استعمال کریں جو آپ عام طور پر چیٹ میں ان کے ساتھ استعمال کرتے ہیں۔
دن
مخصوص 1:1 کا نام دیں تاکہ وہ جان لیں کہ موضوع کی توقع کب کرنی ہے۔
کام کا ایک ٹکڑا
کوئی ایسی حالیہ چیز چنیں جسے آپ کے مینیجر نے دیکھا ہو، جیسے ایک ڈیک، رپورٹ یا پریزنٹیشن۔
اگلی بار کے بارے میں ایک سوال
پوچھیں کہ اگلا ورژن کیا بہتر بنائے گا، اور اسے ایک سوال پر رکھیں۔
صرف اپنے مینیجر کو وقت سے پہلے یہ بتانے سے کہ آپ اپنے 1:1 میں کسی خاص کام کے آئٹم پر بات کرنے کا ارادہ کر رہے ہیں، اس بات کا زیادہ امکان ہو گا کہ وہ حال ہی میں کام کا جائزہ لیں گے اور آپ کی ماضی کی کارکردگی کی محض مبہم یادوں کے برخلاف آپ کے لیے حقیقی رائے حاصل کریں گے۔
- ایک تحریری سوال
سیم نے میٹنگ سے پہلے ایک آگے کا سوال لکھا: اگلے سوال پر مختلف طریقے سے کیا کرنا ہے۔ جب بات چیت شروع ہوتی ہے تو اسے کاغذ پر رکھنا سوال کو تنگ کرتا ہے۔
- کام کا ایک ٹکڑا
آن بورڈنگ گائیڈ اسکرین پر کھلا ہے، اس لیے دونوں لوگ ایک ہی کام کو دیکھ رہے ہیں۔ کسی چیز کے بارے میں تاثرات جو آپ کا مینیجر ابھی دیکھ سکتا ہے اس کی وضاحت کرنا آسان ہے۔
- سر اپ
1:1 کو ایک دن آگے موضوع کے بارے میں ایک نوٹ کے ساتھ بک کیا گیا تھا۔ اس نے اردن کو گائیڈ کو دوبارہ دیکھنے اور حقیقی جواب دینے کا وقت دیا۔
جب جواب صرف تعریف ہو تو کیا کہنا
بعض اوقات آپ کو موصول ہونے والی آراء بغیر کسی تفصیل کے تعریفی ہوں گی اور اس وجہ سے آپ کو بہتر بنانے کی کوششوں میں بہت کم فائدہ ہوگا۔ لہذا آپ کو مینیجر کی تعریف کو مفید چیز میں تبدیل کرنے کی ضرورت ہوگی۔ مینیجر کے تاثرات کے لیے ان کا شکریہ اور پھر اس کے بارے میں مزید وضاحت طلب کریں کہ آپ اسے کس طرح بہتر بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔
یہ ذاتی طور پر یا جواب میں کام کرتا ہے:
مثالی پیغام
مہربان الفاظ کے لیے شکریہ۔ کیا ایک چیز ہے جو آپ محسوس کرتے ہیں کہ فی الحال میرے لئے اچھا کام کر رہا ہے، جو مجھے جاری رکھنا چاہئے؟ اور، کیا ایک چھوٹی سی چیز ہے جو میں اسے اور بھی بہتر بنانے کے لیے کر سکتا ہوں؟
آپ کا پہلا سوال آپ کو یہ جاننے میں مدد کرے گا کہ کس چیز کی حفاظت کرنی ہے۔ آپ کا دوسرا سوال آپ کو کسی ایسی چیز سے پردہ اٹھانے میں مدد کرے گا جس کا آپ کے مینیجر نے ذکر کرنا ضروری نہیں سمجھا۔ اگر جواب اب بھی "کچھ نہیں" ہے تو آپ اپنی اگلی بڑی کام کی کوشش کے بعد دوبارہ پوچھ سکتے ہیں۔
آپ کے مینیجر کے جواب کے ساتھ کیا کرنا ہے
وہ ایک خاص تجویز دیتے ہیں۔
کام سے ایک مثال طلب کریں، پھر بتائیں کہ آپ اگلے میں کیا آزمائیں گے۔
وہ کہتے ہیں کہ آپ بہت اچھا کر رہے ہیں۔
ان کا شکریہ، پھر پوچھیں کہ کون سا حصہ کام کر رہا ہے اور کون سی چھوٹی چیز اسے مضبوط بنا سکتی ہے۔
وہ ایک ایسا مسئلہ اٹھاتے ہیں جو ڈنک مارتا ہے۔
کسی بھی سیاق و سباق کی وضاحت کرنے سے پہلے پوچھیں کہ یہ کہاں غلط ہوا ہے۔
ان کے پاس اب بھی شامل کرنے کے لیے کچھ نہیں ہے۔
وہیں رک جاؤ۔ اپنے اگلے بڑے کام کے بعد دوبارہ پوچھیں۔
اپنا دفاع کیے بغیر تنقید کیسے سنیں؟
سخت رائے عام طور پر سننا مشکل ہوتا ہے۔ کچھ کام کیوں نہیں ہوا اس کی وضاحت کرنے کے لیے ہم سب کا ابتدائی ردعمل ہوتا ہے۔ ہم کہہ سکتے ہیں کہ آخری تاریخ بدل گئی ہے یا ڈیٹا وقت پر تیار نہیں تھا یا ٹیم میں کسی اور نے سلائیڈز تبدیل کر دی ہیں۔ رائے دینے والا مینیجر بھی ہم سے اتفاق کر سکتا ہے۔ لیکن ہمارا کام سننا اور سمجھنا ہے۔
تاہم، مینیجرز کی جانب سے اس کی درستگی اور اسے دینے والے شخص کی اہلیت پر شک کرتے ہوئے مخلوط یا منفی تاثرات کو چھوٹ دینے کا خطرہ بھی موجود ہے (جیسا کہ اس بات کا ثبوت ہے کہ مینیجرز فیڈ بیک پر نظرثانی کے لیے کس طرح ردعمل دیتے ہیں1)۔ وصول کنندگان کی خود حفاظتی وضاحتوں کی وجہ سے ماضی کی کارکردگی کے بارے میں اختلاف رائے کی بحث کے بعد اس سے پہلے کی نسبت زیادہ تھا۔1. یہ مطالعات مینیجرز کی کردار سازی اور جائزوں کی رپورٹنگ کے ساتھ کی گئی تھیں، اس لیے نتائج آپ کے کام پر قطعی طور پر نقش نہیں ہوں گے۔
پہلے سوال پوچھیں اور بعد میں سیاق و سباق کی فکر کریں۔
مثالی پیغام
یہ سننے میں مددگار ہے۔ کیا آپ مجھے بتا سکتے ہیں کہ رپورٹ کہاں الجھا ہوا ہے، لہذا میں جانتا ہوں کہ پہلے کیا ٹھیک کرنا ہے؟
اور ہاں، آپ اختلاف کر سکتے ہیں لیکن اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے پہلے ان کا نقطہ نظر سمجھ لیا ہے۔ اس کے بعد آپ اپنے اگلے کام کے حوالے سے ان کے تاثرات کو دوبارہ بیان کر سکتے ہیں اور اپنے ممکنہ انحراف کے نقطہ نظر کا اظہار کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر: "اگلی بار: اگر میں آپ کو اپنے فراہم کردہ ڈیٹا میں کسی بھی تاخیر کے بارے میں جلد از جلد مطلع کروں تو کیا اس سے مدد ملے گی؟"
تنقید کو سننا اور اسے اگلے مرحلے میں تبدیل کرنا
اردنرپورٹ مجموعی طور پر ٹھوس تھی۔ خلاصہ صفحہ کی پیروی کرنا مشکل تھا، اگرچہ. مجھے اسے دو بار پڑھنا پڑا۔
سامیہ سننے میں مددگار ہے۔ آپ نے پہلے کون سا حصہ کھو دیا؟
- اردن
دوسرا چارٹ۔ میں یہ نہیں بتا سکا کہ اس سہ ماہی کے کون سے نمبر تھے۔
- سام
سمجھ گیا اگلی بار میں ہر چارٹ پر سہ ماہی کا لیبل لگاؤں گا اور مرکزی نمبر کو سب سے اوپر رکھوں گا۔ کیا اس سے یہ ٹھیک ہو جائے گا؟
- اردن
ہاں، اس سے بہت مدد ملے گی۔ اگلا مسودہ باہر جانے سے پہلے مجھے بھیج دیں۔
- سام
کریں گے۔ آپ کو یہ بدھ کو ملے گا۔
فالو اپ کریں تاکہ آپ کا مینیجر دیکھے کہ آپ نے اسے استعمال کیا ہے۔
اپنے مینیجر کو یہ دکھا کر کہ آپ نے ان کے تاثرات پر عمل کیا ہے، وہ جان لیں گے کہ ان کا وقت اچھی طرح سے گزرا ہے اور امید ہے کہ وہ مستقبل میں دوبارہ آپ کی مدد کرنے کے لیے زیادہ مائل ہوں گے۔
فیڈ بیک استعمال کرنے کے بعد، نیچے دی گئی سادہ ای میل مینیجر کو بھیجیں جس نے فیڈ بیک فراہم کیا تھا۔ یہ مینیجر کو دکھاتا ہے کہ آپ نے اصل میں ان کے تاثرات کا استعمال کیا ہے اور اس وجہ سے آپ کا مینیجر ممکنہ طور پر مستقبل کی بات چیت میں آپ کو معیاری تاثرات فراہم کرتا رہے گا۔
مثالی پیغام
فوری اپ ڈیٹ: اس ہفتے کی گائیڈ پر میں نے سیٹ اپ کے مراحل کو اوپر لے جایا، جیسا کہ آپ نے تجویز کیا۔ کیا یہ اب آپ کو زیادہ واضح طور پر پڑھتا ہے؟
کام کے اس ایک ٹکڑے کو لاگو کرتے رہیں + فی سیشن ایک فارورڈ سوال اور چند مہینوں میں جب آپ کے مینیجر کے ساتھ باضابطہ جائزہ لینے کا وقت آئے گا تو آپ کے پاس تبدیلیوں کا اچھا ذخیرہ ہوگا۔
آپ کا اگلا قدم
بس کام کا ایک ٹکڑا منتخب کریں جس کے بارے میں آپ فیڈ بیک چاہتے ہیں اور اپنے مینیجر کو اس کے بارے میں مختصر معلومات بھیجیں۔ اپنے آگے والے سوال کو پہلے سے تیار کریں اور اپنی اگلی 1:1 میٹنگ سے باہر نکل جائیں۔ پہلے Quippy کے ساتھ گفتگو کی مشق کریں اور وہ الفاظ لکھیں جو آپ اپنی گفتگو میں استعمال کرنا چاہتے ہیں۔
اگر میٹنگ میں ان سوالات کو اونچی آواز میں کہنا بہت عجیب ہے تو پہلے کوئپی میں اس گفتگو کی مشق کریں۔ اس ٹول میں سین پارٹنر کے ساتھ مشق کریں جب تک کہ آپ اپنے مینیجر کے ساتھ اصل گفتگو میں ان الفاظ کو دوبارہ نہ دہرا دیں۔
ذرائع اور حوالہ جات
- Gnepp، Klayman، Williamson & Barlas (2020)۔ فیڈ بیک کا مستقبل: مستقبل پر مرکوز فیڈ بیک کے ذریعے کارکردگی میں بہتری کی ترغیب دینا۔ پلس ون۔مینیجرز (ایگزیکٹیو ایم بی اے کے طلباء) نے حقیقی تاثرات کے تجربات اور کردار ادا کردہ کارکردگی کے جائزے بیان کیے؛ پیمائش شدہ آراء کی قبولیت اور تبدیل کرنے کا ارادہ؛ رول پلے اور خود رپورٹ، مینیجرز فیلڈ ٹرائل کے بجائے ایک دوسرے کو فیڈ بیک دیتے ہیں۔