“정말 미안해요, 못할 것 같아요”라고 지금까지 네 번이나 썼어요. 각 버전은 더 길어지고 더 사과하게 됩니다.
Sam의 메시지, "이번 주 분기별 보고서를 제 접시에서 치워주실 수 있나요?"라는 메시지가 40분 전에 전송되었습니다. 팀 채팅에서 그 아래에 "본"이라고 표시됩니다. 그래서 Sam은 당신이 메시지를 본 것을 알고 있습니다.
메시지의 네 번째 버전에서 커서는 "안타깝게도"라는 단어 뒤에 있고 어깨는 귀 쪽으로 올라가고 있습니다.
이러한 유형의 요청에는 매우 간단하게 응답할 수 있습니다. 요청을 거절하고 업무 관련 이유로 한 가지 이유를 제시하면 됩니다.
작업의 작은 부분을 완료하거나 나중에 완료하겠다고 제안할 수 있지만 실제로 작업을 전달할 수 있는 경우에만 가능합니다.
요청이 관리자로부터 오는 경우 작업 작업 간의 충돌을 지정하고 관리자에게 먼저 완료할 작업을 결정하도록 요청하세요.
가장 자주 발생하는 추가 작업 요청 유형은 6가지입니다. 다음은 이러한 각 유형의 요청에 응답하는 데 사용할 수 있는 메시지입니다. 요청하는 사람과 요청 방법에 따라 문구가 달라질 수 있습니다.
추가 작업을 거부하기 전에 무엇을 확인해야 합니까?
미국심리학회(American Psychological Association)의 연구에 따르면 많은 근로자가 업무로 인해 스트레스를 받는 것으로 나타났습니다. 미국 성인 2,515명을 대상으로 한 2023년 온라인 설문조사에서 근로자의 77%가 지난 한 달 동안 업무 관련 스트레스를 경험했다고 보고했습니다.1 Sam의 이름이 켜졌을 때 맥박이 뛴다면 당신은 혼자가 아닙니다.
설문조사 데이터는 자가 보고를 기반으로 하기 때문에 추가 근무를 거부하는 것이 스트레스를 줄이거나 직장에서의 평판에 해를 끼칠지 여부를 보여줄 수 없습니다.
사실을 확인하세요. 이런 와중에도 달력은 두 번째 봤을 때와 달라진 게 없더라도 세 번째로 달력을 다시 여는 것보다 업무에 대한 사실을 확인하는 것이 더 유용하다.
- 무엇을 질문받고 있나요? Sam의 접시에서 "보고서를 가져간다"는 것은 실제로 무엇을 의미합니까? 12페이지 분량의 보고를 말하는 건가요, 아니면 요약을 위해 몇 개의 숫자를 모아서 말하는 건가요? 이 작업의 마감일과 귀하가 맡은 역할을 수행한 후 누가 책임을 맡게 될지 알아보십시오.
- 마감 기한이 빡빡합니다. 각 작업에 남은 작업을 포함하여 이번 주에 완료해야 하는 모든 작업을 살펴보세요(예: "목요일에 대한 고객 제안, 약 하루 반 작업").
- 직장에서 실제 시간을 사용할 수 있습니다. 회의 시간과 자신의 작업을 검토하는 데 필요한 시간을 제거하십시오. "한가한" 것처럼 보이지만 통화가 두 번 있는 오후에는 시간이 90분밖에 남지 않을 수도 있습니다.
- 업무 우선순위를 정하는 사람은 누구입니까? 동료(Sam)가 귀하에게 업무를 요청하며 수락하거나 거절할 수 있습니다. 작업은 관리자(Maya)가 귀하에게 할당하며, 어떤 작업이 진행되는지에 대해 관리자와 대화를 나누게 됩니다.
그 자리에서 대답할 수 없다면 "마감일을 확인해야 합니다. 오후 3시까지 연락드리겠습니다."라는 간략한 설명을 사용할 수 있습니다. 답장하라는 메시지. 그것은 그 자체로 완전한 대답이었고, 40분간의 응시는 끝났습니다.
누가 묻는지에 따라 직장에서 어떻게 거절할 수 있나요?
같은 화요일 아침에 보낸 두 개의 알림은 서로 다른 요청입니다. Sam은 "혹시..."라고 물었고 Maya는 "고객 요약도 받을 수 있나요?"라고 물었습니다.
그들은 다른 형태의 동일한 종류의 요청처럼 보입니다. 그러나 대답은 매우 다릅니다.
아래에서 상황을 찾은 후 해당 섹션으로 건너뛰세요.
이것은 어떤 종류의 추가 근무 요청입니까?
동료가 접시에서 뭔가를 꺼내달라고 요청합니다.
호의입니다. 한 가지 이유로 거절하고, 정말로 공간이 있을 경우에만 작은 조각을 제공하십시오.
관리자가 현재 마감일 외에 작업을 추가합니다.
부가기능입니다. 충돌의 이름을 지정하고 어떤 작업이 먼저 오는지 물어보세요.
누군가는 1분밖에 안 걸릴 거라고, 혹은 급한 일이라고 말해요
압착입니다. 답변을 한 번 반복하고 이미 존재하는 것만 제공하십시오.
귀하는 선택적 프로젝트, 위원회 또는 팀에 초대되었습니다.
자원봉사 슬롯입니다. 평범한 아니오도 괜찮습니다. 원한다면 제한된 조각 하나를 제공하십시오.
이미 그렇다고 답하셨는데 배달이 안 되시는군요.
아쉬운 점은 그렇습니다. 같은 날 새 날짜나 새 소유자로 수정하세요.
계속해서 같은 요청이 옵니다
패턴이에요. 귀하의 업무량에 관해 관리자에게 별도의 대화를 요청하십시오.
도움을 요청하는 동료에게 거절하는 방법은 무엇입니까?
점심 식사 이후로 이 메시지를 다시 작성하신 것 같습니다. Sam의 요청 끝에 "그렇지 않으면 걱정하지 마세요"라는 말이 문제를 일으키는 원인이 된 것입니다. 왜냐하면 두 사람 모두 이것이 걱정이 있다는 것을 의미한다는 것을 알고 있기 때문입니다.
- 그것을 발견하는 방법: 요청은 "이번 주에 보고서를 받을 기회가 있습니까?"와 같이 친근하고 약간 옆으로 보입니다. 하지만 Sam은 당신에게 작업을 할당하거나 우선순위를 정할 수 없습니다.
- 일반적으로 의미하는 바는 다음과 같습니다. 샘도 묻혔고 누군가가 그렇다고 대답해주기를 바랐을 뿐이고 아마도 당신이 평소에 그렇게 하기 때문에 당신을 선택했을 수도 있습니다.
추가 작업을 수행하지 않기 위해 간단한 설명과 한 가지 설명을 고수하세요. 캘린더에 대한 전체 설명을 입력하지 마세요.
이번 주에는 보고서를 맡을 수 없습니다. 목요일에 고객 제안을 마무리하고 있는데 남은 시간이 필요해요.
정말로 할 수 있는 약간의 추가 작업이 있는 경우 이를 별도의 문장으로 언급할 수 있지만 그것이 귀하의 아니요를 모호하게 해서는 안 됩니다.
보고서를 쓸 수 없어요. 내일 정오까지 이미 가지고 있는 수치를 보내드릴 수 있습니다.
Sam에게는 달력 전체가 필요하지 않습니다. Sam은 3시까지 다른 사람을 찾으러 가야 할지 알아야 합니다.
이것은 미묘하지만 일반적인 것입니다. 이미 답을 알고 있으면서도 “노력해 볼게”라고 말하는 것은 나중에 다시 마음을 괴롭힐 수 있습니다.
오후 2시가 되면 좀 더 친절하게 들릴 수도 있습니다. 그러나 샘이 결코 오지 않을 보고를 기다리고 있는 목요일에는 상황이 훨씬 더 악화됩니다.
Sam이 근무 시간 이후(예: 오후 7시)에 연락하는 경우 근무 시간 후에는 도와줄 수 없다고 동료에게 말함 타이밍에 대한 추가 라인과 동일한 구조를 사용합니다.
관리자의 추가 작업을 어떻게 거부합니까?
지금은 수요일 4시 40분입니다. 귀하의 관리자 Maya가 귀하의 책상에 들러 이미 가득 찬 접시에 또 다른 작업을 추가했습니다. 그녀는 금요일에 대한 고객 요약을 함께 가져오라고 합니다.
예보는 이미 이번 주 금요일에 전달될 예정이며, 여러분은 “물론입니다”라고 말하기 시작하는 것을 들을 수 있습니다.
- 그것을 발견하는 방법: 당신의 상사가 일을 요청하는 것 같고, 그 일이 당신이 금요일까지 끝내기로 약속한 다른 일과 겹칠 것 같습니다.
- 일반적으로 의미하는 바는 다음과 같습니다. Maya의 머릿속에는 현재 작업의 전체 목록이 없는 것 같습니다. 따라서 Maya에게 절충안을 보여 주어야 합니다.
결정을 관리자에게 다시 전달하고 새 작업을 현재 작업 목록에 맞춰야 하는 실제 작업으로 처리하십시오. 새로운 작업이 다른 현재 작업과 어떻게 충돌하는지 설명합니다.
그런 다음 Maya는 이 추가 작업을 수행하기 위해 무엇을 교환할지 결정할 수 있습니다.
고객 요약을 맡을 수는 있지만 그 내용과 예측을 금요일까지 완료할 수 없습니다. 어느 것의 우선순위를 정해야 하며, 다른 것의 우선순위는 언제로 변경해야 합니까?
영국 보건안전청의 관리 표준에 따라 조직은 합의된 근무 시간 내에 달성 가능한 직무 요구를 제공해야 합니다.2 이는 충돌을 일으킬 수 있는 기반을 제공합니다. 하지만 이것이 개별 관리자가 귀하의 의견에 동의한다는 의미는 아닙니다.
시간적으로 소요될 작업을 인용하는 것도 유용합니다. 예를 들어 '너무 많이' 대신 '약 반나절 정도'를 사용하세요. 이는 Maya에게 논쟁할 느낌이 아니라 계획할 무언가를 제공합니다.
새 계획에 동의하면 다음 주에 두 사람 모두 동일한 기록을 가질 수 있도록 한 줄의 텍스트로 기록하세요.
감사합니다. 금요일까지 고객 요약을 완료하고 합의한 대로 예측을 화요일로 옮기겠습니다.
현재 마감일이 이미 늦어지는 것을 볼 수 있다면 동일한 대화에서 이를 놓칠 것이라고 말하십시오. 마감일 전에 상사에게 알리세요.
누군가가 1분밖에 안 걸릴 것이라고 말하면 어떻게 말합니까?
'1분만'은 다른 사람의 요청에만 나타나는 시간 단위이다. Sam은 귀하의 "아니요"에 정확히 그렇게 대답하고 "정말 긴급합니다"라고 덧붙였습니다. 당신의 엄지손가락은 "알았어, 알았어"로 시작하는 답장 위로 마우스를 가져가고 있습니다.
- 그것을 발견하는 방법: 이는 이미 거절한 작업을 다시 언급하는 것이며, 후속 조치로 인해 작업 범위가 줄어들거나(“아주 작습니다”) 작업을 수행해야 한다는 압박감이 커질 수 있습니다(“여기는 절박합니다”).
- 일반적으로 의미하는 바는 다음과 같습니다. Sam의 문제는 여전히 현실적이고 해결되지 않았지만 후속 조치는 첫 번째 요청과 동일한 방식으로 처리되어야 합니다. 귀하의 대답은 동일하게 유지됩니다.
업무 범위가 확실하지 않은 경우 추가 정보를 요청하세요. 그렇지 않으면 이전 답변을 침착하게 다시 설명하십시오. 새로운 변명은 당신이 더 많은 일을 해야 하는 이유에 대한 더 많은 논의를 불러일으킬 뿐입니다.
긴급한 상황인 것은 이해합니다. 나는 오늘날에도 여전히 그 소유권을 가질 수 없습니다. 기존 스프레드시트를 보낼 수는 있지만 업데이트할 수는 없습니다.
반발이 당신이 팀 플레이어인지 여부로 바뀌더라도, 끌어들이지 마십시오. 당신의 성격을 정당화하려고 하지 마십시오. 두 가지 작업을 계속 수행하고 캐릭터는 제외하십시오.
나는 팀이 두 가지 마감일을 모두 준수하기를 원합니다. 이를 수행하면 제안이 위험에 빠지게 됩니다. 어떤 작업이 먼저 이루어져야 하는지 Maya와 확인해 보겠습니다.
누군가가 당신의 관심사에 반대하여 당신을 압박하더라도 냉소적인 태도를 취하는 것보다 중립적인 어조를 유지하는 것이 더 낫다는 것을 기억하십시오. 3월 이후로 그 사람에게 베풀었던 호의를 모두 나열하지 마세요.
어색한 순간을 끝내고 그 중 하나를 지키지 못하기 위해 두 가지 마감일에 동의하지 않도록 주의하세요. 그 약속은 금요일에 만료됩니다.
압력이 며칠 동안 계속되면 이에 대한 더 긴 설명이 있습니다. 당신이 거절했는데도 누군가가 계속 밀어붙일 때 대처하는 방법.
직장에서 선택적인 프로젝트를 어떻게 거절하나요?
이메일은 "당신을 프로젝트 팀에 참여시키고 싶습니다."라는 문구로 시작됩니다. 나머지 부분을 읽고 다른 사람이 누구인지 확인하기도 전에 '예'라고 쓰는 것을 절반쯤 마쳤습니다.
- 그것을 발견하는 방법: 기회로 삼았습니다. 귀하의 직업이 이와 같은 추가 작업을 수행하도록 요구합니까? 아니요.
- 일반적으로 의미하는 바는 다음과 같습니다. 누군가는 추가 인력이 필요하며 이 작업에 시간을 사용할 수 있는지 여부를 결정하게 됩니다.
이번 달에는 프로젝트 팀에 합류할 수 없습니다. 수요일에 두 페이지 분량의 브리핑을 검토하고 4시까지 의견을 보낼 수 있습니다.
이 메시지는 수요일과 오후 4시를 기준으로 두 페이지 분량의 개요를 검토하는 작업으로 잘 구성되어 있습니다. "내가 할 수 있는 한 기꺼이 도와드리겠습니다." 메시지는 일반적으로 추가 작업의 세부 사항에 동의하기 위해 지속적으로 그들과 주고받아야 하기 때문에 훨씬 더 많은 작업이 됩니다.
먼저 다른 팀원에게 작업을 맡을 시간이 있는지 확인하지 않고 작업을 제안하지 마십시오. 가장 능력이 있는 팀장에게 물어볼 것을 제안할 수 있습니다.
선택 사항인 추가 작업에 대해서는 '아니오'라고 말하는 것도 괜찮습니다. 이를 보충하기 위해 대안적인 일을 생각해낼 필요도 없고, 저녁 시간이나 주말에 시간을 내야 할 필요도 없습니다.
직장에서 '예'를 어떻게 되돌리나요?
당신의 두뇌는 여전히 달력을 로드하고 있는 동안 당신은 서둘러 "물론, 문제 없습니다"라고 말했습니다. 20분 후 프로젝트 실행 추적기를 열면 배가 고프게 됩니다.
- 그것을 발견하는 방법: 회의 중이나 복도에서 빠르게 합의했고, 지금은 달력만 보고 있습니다. 당신이 너무 빨리 그렇다고 대답한 후 수학은 무너졌습니다.
- 일반적으로 의미하는 바는 다음과 같습니다. 원래 약속은 오늘 귀하가 할 수 있는 형태로 재발행되어야 하며, 누군가가 다시 계획할 시간은 아직 남아 있습니다.
더 많은 작업을 수락하겠다는 성급한 합의를 인정하십시오. 실제로 이행할 수 있는 대체 근무 방식을 약속하세요.
출시에 남은 작업을 확인하기 전에 동의했습니다. 목요일까지 분석 결과를 전달할 수 없습니다. 월요일까지 완료할 수 있습니다. 그렇지 않으면 다른 소유자에 대해 논의해야 합니다.
철회의 필요성을 깨닫는 당일에 이 편지를 보내십시오. 날이 갈수록 Maya와 Sam은 변화에 맞춰 재계획을 세울 수 있는 옵션이 줄어듭니다.
추가 작업 요청이 계속 들어오면 어떻게 하시나요?
CDC의 국립 산업 안전 보건 연구소는 직무 스트레스를 업무 요구 사항이 근로자의 능력, 자원 또는 필요와 일치하지 않을 때 발생하는 유해한 반응으로 설명합니다.3 Sam의 경우처럼 추가 요청이 멈추지 않는 경우 해당 불일치가 실제 주제입니다.
- 그것을 발견하는 방법: 당신은 이번 분기에 Sam의 보고서를 세 번 거절했고, 네 번째 요청이 방금 이메일 받은 편지함에 도착했습니다.
- 일반적으로 의미하는 바는 다음과 같습니다. 한 번 더 예의 바르게 말하면 아무 것도 바뀌지 않습니다. 현재 워크로드에 대해 Maya와 대화를 나누는 것이 좋습니다.
이를 Maya와 귀하 모두의 입력이 필요한 계획 문제로 구성하여 귀하에게 요청한 작업에 대한 토론을 시작하십시오. 그 전에, 요청한 모든 부탁의 목록을 작성하고, 각 부탁을 완료하는 데 걸리는 시간을 추정하고, 이러한 작업을 수행한 결과 무엇이 누락되었는지 기록해 보세요.
당신의 역할 중 어떤 부분을 계속 진행해야 하는지, 어떤 부분을 중단할 수 있는지 토론하십시오.
마야, 이번 주에 내 작업량을 살펴보는 데 20분 정도 시간을 할애할 수 있을까요? 이번 달에 4건의 추가 요청을 받았는데, 그 때문에 출시 작업이 늦어지고 있습니다.
작업 지침을 제공하는 여러 사람 사이에 충돌이 있는 경우 시나리오는 약간 다릅니다. 이 내용은 다음과 같습니다. 지침이 충돌할 때 우선순위를 정할 작업 묻기.
추가 작업을 거부하면 평판이 손상됩니까?
다음날 아침 부엌에서 샘을 만났고 샘은 아무 일도 없었다는 듯 인사를 건넸습니다. 당신이 밤새도록 생각해낸 모든 끔찍한 논쟁은 결코 통과되지 않았습니다.
사람들이 기억하는 경향이 있는 것은 나중에 일을 처리하는 방법입니다. 이벤트가 끝난 후 다시 돌아가 거절을 완화할 필요가 없습니다.
- 약속을 지키세요. 정오까지 Sam에게 번호를 알려주고, 다른 작업이 지연되는 경우 발견 즉시 신고하세요.
- 샘을 평소처럼 대하세요. Sam에게 정중하게 대하고, 다른 일에 대한 Sam의 다음 질문에는 평소와 같이 대답하십시오. 깜짝 부탁으로 거절을 만회하려고 하지 마십시오.
- 한줄 메모를 작성해 보세요. Maya가 예측을 이동할 때 수정된 우선순위를 기록하십시오. 그러면 2주 후에 혼란스러운 대화를 피할 수 있습니다.
- 누구도 참조하지 마세요. 당신이 옳았다는 것을 증명하기 위해 사람들을 복사하는 것은 원래의 "아니오"보다 더 많은 영업권을 요할 것입니다.
샘이 묻기 전에 거절하는 연습을 하세요
예상되는 다음 추가 작업 요청에 대해 두 문장으로 아니요를 쓴 다음 "안타깝게도"라는 단어가 나오지 않을 때까지 Quippy에서 Sam에게 해당 요청을 연습하세요.