계속해서 순간을 놓치고 있을 때 회의에서 목소리를 높이는 방법

당신은 20분 전에도 그런 생각을 했습니다. 당신은 첫 번째 문장의 첫 부분을 몇 번이나 연습했을 수도 있습니다. 당신이 엣지와이즈로 한마디 하기 전에 다른 사람들이 끼어들 기회를 가졌을 수도 있습니다. 그러나 주제가 다른 곳으로 옮겨졌습니다. 시간이 지나도 빠른 메모나 전화 통화를 통해 회의 후 후속 조치를 취함으로써 적절한 사람들에게 아이디어를 전달할 수 있습니다. 회의에서 적합한 사람들에게 아이디어를 전달하기 위한 수정은 대부분 기계적입니다. 전달할 하나의 명확한 요점을 가지고 들어가십시오. 초기에 소액의 토큰 기부를 하세요. 그런 다음 짧은 시작 줄을 사용하여 자연스러운 전환을 시작하고 약 세 개의 짧은 문장으로 요점을 제시합니다.

직장에서 주저하는 것은 흔한 일입니다. 미국 직장에서 감독관에게 우려 사항을 제기하는 과정을 이해하기 위해 실시한 조사 연구에 따르면 정규직 직원 40명 중 34명(85%)이 자신이 중요하다고 생각하는 우려 사항을 특정 시점에 제기하는 것을 주저한 적이 있다고 보고했습니다.¹. 가장 많이 언급된 이유는 자신의 우려 사항을 표현하면 자신이 부정적으로 비춰질 수 있고 심지어 긍정적인 업무 관계가 손상될 수도 있다는 두려움이었습니다. 이는 일반적인 회의를 위한 것이 아니라 상사에게 우려 사항을 제기하기 위한 것이었습니다. 따라서 그것이 회의를 구체적으로 설명하지는 않지만, 그것이 설명하는 두려움은 회의에서 발언을 고려하는 조용한 많은 사람들에게 친숙하게 들릴 것입니다. 아래 단계에서는 회의에서 발언하는 것이 더 작고 일상적으로 느껴지도록 하는 방법을 간략하게 설명합니다.

회의가 시작되기 전에 한 점을 선택하세요

개최할 회의 안건을 읽거나 회의 준비를 위해 귀하에게 전송된 이메일 제목을 읽어보세요. 귀하가 기여할 수 있는 하나의 의제 항목을 선택하십시오. 당신의 요점을 한 문장으로 적어보세요. 이는 "먼저 한 팀에서 이 새로운 형식을 시험해 볼 수 있습니다"처럼 간단할 수 있습니다. "온보딩에 대해 몇 가지 생각이 있습니다."와 같은 내용을 쓴다면 회의 중에 온보딩에 대해 가지고 있는 나머지 생각을 정리해야 합니다. 그리고 그것은 아마도 당신이 방황하게 될 곳입니다.

준비된 문장에 이유 하나를 추가하면, 쉽게 말할 수 있을 정도로 충분한 이유를 더한 완전한 문장으로 확장할 수 있습니다. 회의에 기여할 때 사용한 메모를 볼 수 있는 곳에 보관하십시오(예: 메모용으로 사용한 문서의 회의 메모 상단 또는 스티커 메모).

가장 좋은 아이디어를 회의에 가져오고 나머지 아이디어는 나중에 이메일로 보내세요. 회의에 대한 한 가지 분명한 기여는 그렇게 명확하지 않은 세 가지 기여보다 분주한 회의실에서 선택하기가 훨씬 쉽습니다.

처음 10분 동안 말해보세요.

초기 기여가 깊을 필요는 없습니다. 간단히 상태 질문에 답하고, 날짜를 확인하고, 다른 사람의 생각에 세부 정보를 한 가지 더 추가할 수도 있습니다. 이것은 방금 들은 내용을 바탕으로 하기 때문에 매우 쉽습니다. 화상 회의에서는 카메라를 켜고 음소거 해제 버튼 근처에 커서를 두고 발표자의 음성이 문장 끝까지 내려가고 발표자가 의자에 기대어 메모를 검색하기 시작하는 즉시 클릭하여 말하기를 시작하세요.

회의에 대한 초기 기여는 길거나 심오할 필요는 없습니다. 실제로 상태 질문에 답하고, 날짜를 확인하고, 회의에 대한 다른 사람의 아이디어에 세부 사항을 추가하는 것은 모두 회의에 큰 기여를 합니다. 그러한 기여는 다음과 같습니다:

화상 통화 중에 카메라가 켜져 있고 커서가 음소거 해제 버튼 근처에 있는지 확인하세요. 이렇게 하면 마우스를 클릭하는 것만큼 쉽게 첫 번째 기여를 할 수 있습니다. 보통 완벽한 순간을 기다린다면 회의의 처음 10분을 창구로 여기고 활용하도록 계획하세요.

들어오는 자연스러운 순간을 찾아보세요

회의 시작은 일반적으로 한 지점에서 다른 지점으로의 전환(연사의 주장 끝, 슬라이드 끝 등)과 진행자의 추가 의견 질문으로 시작됩니다. 새로운 기여자들의 목소리가 기대되는 곳이다.

말하는 사람에게 주의를 기울이십시오. 한 문장의 말하기를 마치고 의자에 기대거나 노트를 검색하기 시작하면 일반적으로 해당 주제에 대한 말하기가 끝났음을 의미합니다. 단 1초라도 불편한 침묵처럼 느껴지는 것을 기다리지 마십시오. 주제가 빠르게 진행될 수 있습니다.

손을 들거나 앞으로 몸을 기울이면 발표자와 진행자의 주의를 끌 수 있고 그들이 당신을 알아볼 수 있습니다.

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1. 1
   준비된 포인트

   샘의 포스트잇에는 그의 한 문장과 그 이유가 담겨 있기 때문에 샘이 그 문장을 머릿속에 담아둘 필요가 없습니다.

2. 2
   자연스러운 전환

   화면의 슬라이드가 방금 변경되었습니다. 그런 변화는 방이 새로운 목소리를 기대하는 순간이다.

3. 3
   열린 청취자

   조던은 샘 쪽으로 몸을 돌려 그를 바라보고 있다. 몸을 앞으로 기울이면 진행자나 동료가 당신을 끌어들이라는 신호를 줍니다.

바닥을 차지하는 선으로 열기

모임에서 당신이 처음으로 하는 말은 당신이 하려는 말에 대한 기대를 설정합니다. "죄송합니다. 어리석은 질문일 수도 있습니다."와 같은 사과로 시작하지 마세요. 이 단어는 시작 시간을 빼앗아 청중의 기대를 낮추어 어떤 어리석은 질문을 할 수 있는지 궁금해하게 할 수 있습니다.

방금 말한 내용에 연결하는 것이 가장 쉽습니다.

대화가 다른 방향으로 진행된 경우 이전 지점으로 돌아갑니다.

다른 사람과 동시에 말하기 시작하면 나중에 말할 것이라고 말하십시오. 그러면 그들이 그 점에 대해 말한 후에 당신이 말할 수 있게 될 것입니다. 일단 말하기 시작하면 자신이 말을 듣는 것을 허용하지 않도록 주의하십시오.

Sam은 아이디어를 얻습니다(예시).

1. 
   요르단

   따라서 새 양식은 처음부터 모든 사람에게 적용됩니다. 온보딩에 관해 다른 것이 있나요?

2. 
   샘

   이를 토대로 먼저 지원팀과 테스트해 볼 수 있을 것 같습니다. 그들은 가장 많은 신입사원을 채용하므로 우리는 문제를 신속하게 파악할 수 있습니다.

3. 
   요르단

   좋은 지적이군요. 테스트는 얼마나 오래 진행되나요?

4. 
   샘

   2주이면 충분합니다. 나는 그것을 설정하고 우리가 찾은 것을 공유할 수 있습니다.

5. 
   요르단

   그렇게 해보자. 샘, 금요일까지 계획을 보내주실 수 있나요?

세 문장으로 말한 다음 중지하세요.

올바른 방향으로 나아가기 위한 간단한 프레임워크: 1. 당신이 하고 싶은 요점에 대한 설명; 2. 해당 사항에 대한 한 가지 이유에 대한 간략한 설명 3. 다음에 무엇을 해야 할지에 대한 제안. 실제 회의에서 이것이 어떻게 들릴지에 대한 예는 다음과 같습니다.

그럼 말을 멈추세요. 그 침묵은 길게 느껴질 수 있지만 일반적으로 사람들이 응답을 생각하기 위해 열심히 일하고 있음을 의미합니다. 후속 응답을 간략하게 유지하십시오. 질문에 대답하는 한두 문장이면 당면한 문제에 대해 생각해 봤음을 보여주기에 충분합니다.

나만의 세 문장 포인트 만들기

내 생각엔 우리가 [당신의 주장]해야 할 것 같아요. [한 가지 이유] 그래서 [팀이 얻는 것]입니다. 우리는 [작은 다음 단계]를 할 수 있을까요?

당신의 요점+

미팅 전 썼던 한 문장. 조치를 취할 수 있을 만큼 구체적으로 설명하세요.

한 가지 이유+

가장 강력한 이유를 하나만 선택하세요. 누군가가 요청할 경우를 대비해 다른 것을 저장하세요.

팀이 얻는 것+

문제를 더 빨리 파악하거나 단계를 줄이는 등 구체적인 결과를 언급하세요.

작은 다음 단계+

짧은 시도, 빠른 확인, 후속 대화 등 동의하기 쉬운 것을 제안하세요.

그 순간이 지나면 후속 조치를 취하십시오.

시간이 지나기 전에 귀하의 아이디어가 회의에서 제시되지 않을 수도 있습니다. 몇 시간 내에 담당자에게 이메일을 보내거나 팀에서 사용하는 경우 회의 스레드로 이메일을 보내세요. 음성 버전과 마찬가지로 요점, 이유, 다음 단계로 구성되어야 합니다.

구두 기여(예: 요점, 이유, 다음 단계)에 필요한 만큼 짧은지 확인하십시오. 예는 다음과 같습니다.

이를 통해 이 주제와 관련된 향후 회의에서 이전 서신을 참조할 수도 있습니다. 예를 들어, “화요일 이후에 이에 대한 간단한 아이디어를 보냈습니다…”라고 말하면서 시작할 수 있습니다.

요점을 말하지 않은 채 회의를 종료하는 경우가 많으면 관리자나 회의 진행자에게 귀하가 더 조용한 발표자이므로 항목을 마무리하기 전에 귀하에게 확인해야 한다는 점을 상기시키십시오.

당신은 그 순간을 놓쳤습니다. 지금은 무엇입니까?

해당 주제에 대한 결정은 아직 열려 있습니다.+

귀하의 요점, 한 가지 이유 및 다음 단계가 포함된 짧은 메모를 오늘 의사 결정 소유자에게 보내십시오.

팀에 공유 회의 스레드가 있습니다.+

회의에 참석한 모든 사람이 볼 수 있도록 후속 조치를 게시하세요.

주제는 다음 의제에 있습니다+

항목이 나올 때 이전 메모를 언급하고 이를 시작 라인으로 사용하세요.

이미 결정은 끝났어+

이것에 대해서는 거기서 멈춰라. 적용되는 향후 토론을 위해 아이디어를 저장하세요.

대부분의 회의에서 이런 일이 발생합니다.+

항목을 종료하기 전에 관리자나 진행자에게 조용한 사람들의 상태를 확인하도록 요청하세요.

다음 회의에서 시도해 보세요

의제가 있는 다음 회의를 찾아보세요. 말하고 싶은 내용의 요점을 담은 한 문장과 그 이유를 담은 한 문장을 쓰세요. 언제 발언을 시작할지 결정합니다(예: 해당 의제 항목이 시작되는 시기). 당신이 말할 수 있었는지, 그리고 회의에서 어떻게 말할 수 있었는지 기록해 두십시오.

이 대사는 회의 전에 실제 대화를 연습하기 위해 Quippy를 사용하여 연습할 수 있습니다. 대화의 '첫 줄'은 큰 소리로 말하기가 특히 까다로울 수 있으며, Quippy를 사용하면 회의 전에 장면 파트너와 함께 연습할 수 있습니다.

출처 및 참고자료

1. Millliken, Morrison & Hewlin (2003). 직원 침묵에 관한 탐색적 연구: 직원들이 위로 소통하지 않는 문제와 그 이유. Journal of Management Studies (저자의 원고).컨설팅, 금융 서비스 등 업계에 종사하는 미국 정규직 직원 40명을 대상으로 감독관에게 우려 사항을 제기하는 방법에 대한 인터뷰 구체적으로 회의에서의 아이디어보다는 상승적 우려에 관한 소규모 탐색 샘플입니다.