당신은 책상에 앉아 20개의 슬라이드가 포함된 거대한 프레젠테이션을 보고 있는데 어디서부터 시작해야 할지 확신할 수 없습니다. 당신의 상사는 “목요일 이전에 프레젠테이션을 좀 더 마무리해도 될까요?”라는 간단한 질문으로 회의를 마쳤습니다. 그리고 다른 사람들은 모두 이미 로그오프했습니다. 당신은 그렇게 하기로 동의했지만 이제 정확히 "긴장"이 무엇을 의미하는지 궁금합니다. 슬라이드 수를 줄여야 할까요, 텍스트를 더 간결하게 만들어야 할까요, 아니면 전체를 더 세련되게 보이도록 해야 할까요?
무엇인가를 알아내려고 할 때 짧은 메시지가 도움이 될 수 있습니다. 이미 알고 있는 내용을 말하고, 여전히 혼란스러운 부분을 강조하고, 상대방이 쉽게 답할 수 있도록 하세요. 당신이 상황에 대해 잘 알고 있고 좀 더 설명이 필요한 방식으로 질문한다면 두 사람 모두 대화에서 어색함이 대부분 사라질 것입니다. 상대방을 현장에 몰아넣거나 무슨 일이 일어나고 있는지 추측하려고 하거나 반복하게 만드는 것이 아닙니다. 간단명료하게 요점만 설명하면 귀찮게 하는 느낌 없이 원하는 답을 얻을 수 있습니다. 필요한 정보를 얻고 앞으로 나아갈 수 있도록 메시지를 사려 깊고 명확하게 전달하는 것이 중요합니다.
막연한 질문이 더 어렵게 느껴지는 이유
“무슨 말이야?”라고 하면 무엇이 잘못됐는지 알아내고 다시 설명하는 작업을 해야 합니다. 여기서 상황이 정말 어색해질 수 있습니다. 아시죠? 원래 무엇인가를 설명하려고 했던 사람이 다시 돌아가서 그것을 무너뜨려야 하는데, 이는 관련된 두 사람 모두에게 좌절감을 줄 수 있습니다. 그들은 다시 설명을 시작해야 할 수도 있고, 그때부터 불편함이 시작됩니다. 처음으로 돌아가면 짜증스러울 수 있습니다.
구체적인 질문을 하면 큰 변화를 가져올 수 있습니다. 당신이 질문하는 것에 대해 생각할 시간을 가지면, 상대방이 당신에게 좋은 대답을 하기가 더 쉽습니다. 그들은 처음부터 시작하여 모든 것을 알아낼 필요가 없습니다. 당신은 이미 당신이 찾고 있는 것에 대한 단서를 제공하고 있습니다. 이렇게 하면 누락된 정보를 추가하고 도움을 줄 수 있습니다. 그러면 답변해야 할 구체적인 질문이 제공되고 지원이 더 쉬워집니다. 또한 작업을 이해하기 위해 어느 정도 노력했음을 보여주기 때문에 도움을 주고 싶어할 가능성이 더 높습니다.
문구 전과 후
동일한 질문을 다른 방식으로 질문할 수 있으며, 한 질문이 어떻게 다르게 표현될 수 있는지 보는 것은 실제로 매우 흥미롭습니다. 예를 들어, 몇 가지 예를 살펴보겠습니다. 이는 꾸며낸 것이지만 요점을 훌륭하게 설명합니다. 각 예는 하나의 질문이 두 가지 서로 다른 방식으로 질문될 수 있음을 보여 주며, 이는 요점을 전달하거나 정보를 찾을 때 유용할 수 있습니다.
이것 대신에
덱을 이해하는 데 약간의 어려움이 있습니다. 누군가 나를 위해 문제를 명확히 하는 데 도움을 줄 수 있나요?
이것을 시도해 보세요
자료를 빠르게 확인하세요. 슬라이드 수를 줄여야 할까요, 아니면 길이를 유지하고 각 슬라이드의 텍스트를 잘라야 할까요?
관리자에게 두 가지 옵션만 제공하면 관리자가 간단한 답변으로 쉽게 답변할 수 있습니다. 이렇게 하면 그들이 선택 사항 중 하나를 선택할 수 있고 여러분은 그들이 원하는 것이 무엇인지 정확히 알 수 있습니다. 하지만 두 옵션 모두 효과가 없다면 그들은 자신에게 정말로 필요한 것이 무엇인지 알려줄 수 있으며 이는 자신이 원하는 것이 무엇인지 이해하는 데 도움이 됩니다.
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"금융 루프"란 무엇을 의미합니까?
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"재정 루프"의 경우 다음 이메일에 Dana의 말을 그대로 옮겨야 할지 아니면 그녀의 팀과 빠른 통화를 예약하는 것이 더 나은지 잘 모르겠습니다. 이 상황을 처리하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?
이 방법은 여러분이 궁금해하는 정확한 단어를 실제로 사용하고 그 단어가 무엇을 의미한다고 생각하는지 설명하기 때문에 효과적입니다. 이 문구가 무엇을 의미하는지 확실하지 않다면 알고 있는 내용을 공유하고 어디서부터 시작해야 할지 도움을 요청하세요.
전에는 회의에서 큰 소리로 말했다.
잠깐, 나 길을 잃었어.
이후
그럼 이해를 돕기 위해 월말이라고 말씀하셨는데, 30일을 말씀하시는 건가요, 아니면 실제로 영업을 시작하는 마지막 날을 말씀하시는 건가요?
진행하기 전에 질문을 하는 것이 일반적으로 좋은 생각입니다. 문제를 즉시 정리하는 것이 더 쉽기 때문입니다. 기다리면 나중에 돌아가서 상황을 파악하기가 더 어려울 수 있습니다. 또한 질문에 대한 간략한 소개를 제공하면 모든 사람이 잠시 시간을 내어 미리 계획을 세울 수 있다는 것을 알 수 있습니다. 오히려 그게 더 배려심이 깊거든요.
4단계로 물어보세요
- 이해한 내용을 다시 반복하세요. - 이것은 정말 간단한 일이지만 큰 변화를 가져올 수 있습니다. 당신이 들은 내용을 다시 반복하면 상대방이 말하는 내용에 실제로 주의를 기울이고 있다는 것을 상대방에게 보여줄 수 있습니다. 또한, 잘못된 점이 있으면 바로잡을 기회를 제공하므로 오해가 있으면 즉시 바로잡을 수 있습니다. 당신이 해야 할 일은 그들이 말한 것을 받아들이고 자신의 말로 다시 반복하는 것입니다. 그것은 매우 간단합니다.
- 정확한 문제 파악. 뭔가를 읽고 있는데 내용이 맞지 않으면, 혼란스러운 점을 정확히 지적하고 말하세요. "이 문맥에서 '조임'이 무슨 뜻인가요?"와 같은 단어, 문구, 표현이 될 수 있습니다. 또는 “'루프인'에 대해 설명해 주실 수 있나요?” 또는 "'월말'이 무슨 뜻인가요?" - 그렇게 함으로써 무엇을 명확히 해야 할지 명확하게 하게 되어 오해를 예방하는 데 도움이 됩니다.
- 근거 있는 추측을 하거나 두 가지 가능성을 선택하세요.. 일반적으로 몇 가지 옵션 중에서 선택하는 것이 처음부터 답을 찾는 것보다 더 간단합니다. 이 접근 방식은 확신이 없을 때 정말 도움이 될 수 있습니다. 가능성이 가장 높아 보이는 두 가지 옵션을 선택하면 올바른 결과를 얻을 가능성이 더 높아집니다.
- 적절한 순간과 설정을 선택하세요. 회의 중이라면 다른 사람들도 같은 내용을 궁금해할 것 같으니 소리내어 질문해 보세요. 하지만 업무에만 영향을 미치거나 다소 민감한 내용이라면 대신 다이렉트 메시지를 보내는 것을 고려해 보세요. 이렇게 하면 나머지 그룹을 방해하거나 누군가를 당황하게 하지 않고도 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.
이런 습관은 여러 분야에서 볼 수 있습니다. 예를 들어 하버드 비즈니스 스쿨을 예로 들어 보겠습니다. 그들의 교육지도 교실에서 토론을 주도하는 과정의 일부로 설명 및 후속 질문을 설명합니다. 하지만 이는 강의실을 위해 작성되었기 때문에 특정 직장이 어떻게 반응할지 보여주지는 않습니다. 따라서 다양한 환경에서 어떻게 진행될지 생각해 보는 것이 좋습니다. 교실에서 작동하는 것이 사무실이나 다른 작업 환경에서는 동일하지 않을 수 있습니다. 구체적인 상황을 고려하고 무엇이 가장 효과적인지 확인해야 합니다.
이미 "알았어"라고 말했을 때
당신은 어떤 일을 하고 있는데 갑자기 "잠깐만요, 이건 잘 모르겠어요."라고 생각하게 됩니다. 한발 물러서서 설명을 요청해도 괜찮습니다. 거창한 설명이나 사과를 해야 한다고 생각하지 마세요. 간단하고 요점만 유지하세요. 예를 들어 다음과 같이 말할 수 있습니다(가상).
알았다고 말하고 돌아옴(가상 예)
이야기를 나누면서 어느 정도 이해가 됐다고 생각했는데, 지금 작업을 해보니 딱 하나 막히네요. 예산 부분에 관해서는 어떤 숫자를 사용해야 할지 잘 모르겠습니다. Q3의 실제 숫자를 사용해야 합니까, 아니면 우리가 갖게 될 것이라고 생각하는 숫자를 사용해야 합니까? 이것 좀 도와주실 수 있나요?
첫 번째 문장은 지금 질문하는 이유를 설명합니다. 시간을 낭비하지 않고 간단하게 질문하세요. 다음 문장에서 요점을 파악하세요. 뭔가 옳지 않은 점을 발견한 후 바로 문제를 제기하면 일반적으로 두 사람 모두 해당 문제에 대해 논의하는 것이 더 쉽습니다. 이렇게 하면 혼란을 없애고 무슨 일이 일어나고 있는지 더 잘 이해할 수 있습니다.
아직 답이 불분명할 때
때로는 답변이 원래 지시사항만큼 모호할 수도 있습니다. 같은 질문을 다시 묻는 대신 좀 더 구체적으로 질문해 보세요.
예시 메시지
이것이 당신이 생각한 것인지 궁금합니다. 처음 몇 장의 슬라이드에 대한 대략적인 초안을 모아서 공유 폴더에 추가했습니다. 한 번 살펴보시겠어요?
공유할 초안이 있으면 다른 사람들이 유용한 피드백을 제공하기가 더 쉽습니다. 자신이 원하는 것을 설명하려고 하기보다 실제적인 것에 반응할 수 있기 때문입니다. 처음부터 시작하는 대신 초안이 출발점을 제공합니다. 누군가가 이전에 비슷한 일을 했는지 알아보기 위해 주변에 물어볼 수도 있습니다. 이는 무엇이 효과가 있고 무엇이 효과가 없는지 알아내는 데 정말 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 누군가가 귀하와 같은 프로젝트를 이미 수행한 경우 자신의 경험을 공유하고 팁을 제공할 수 있습니다. 게다가 구체적인 초안을 작성하면 사람들이 자신이 좋아하는 것과 싫어하는 것을 더 쉽게 지적할 수 있지만, 일반적인 용어로 아이디어를 논의할 때는 이것이 더 어려울 수 있습니다.
누군가에게 질문을 하면 그 사람이 어떻게 대답할지 항상 알 수는 없습니다. 그 사람이 기분 나쁜 하루를 보내고 있거나 약간 무뚝뚝할 수도 있지만 그렇다고 해서 귀하의 질문이 나쁜 것이 아니라는 의미는 아닙니다. 때로는 일이 바라던 대로 정확하게 진행되지 않을 수도 있지만, 일을 올바르게 완료하는 것이 정말 중요합니다. 그러니까 대화가 조금 어색해지더라도 올바른 결과를 얻으면 보람이 있는 것 같아요. 잠시 불편함을 느낄 수도 있지만, 이는 일을 올바르게 수행하기 위해 지불해야 할 작은 대가입니다.
보내기 전 빠른 자가 점검
보내기를 누르기 전에 다음 사항을 살펴보세요.
대부분 '예'라고 답했다면 계속해서 보내주세요.
다음 행보는 무엇입니까? 이번 주에 당신을 당황하게 만드는 지침을 선택하세요. 잠시 시간을 내어 문제를 해결하는 메시지를 적어보세요. 앞서 살펴본 네 단계를 따르는 것을 잊지 마세요. 오늘 마무리해 보세요. 전송을 누르기 전에 끝까지 훑어보고 싶다면 Quippy를 사용하여 큰 소리로 대화를 연습할 수 있습니다.