싫을 때 전화하는 방법: 준비, 시작 및 음성 메일

당신은 이제 9일 동안 목록의 일정을 변경하기 위해 치과 의사 약속을 잡았습니다. 매일 당신은 그 전화를 받으러 오지만 무슨 이유에서인지 점심 식사 후, 내일로 미루었습니다. 이러한 유형의 불안은 대부분 대화의 처음 10초 동안 무슨 말을 해야 할지 모르고 치과 의사나 프론트 오피스 직원이 묻는 후속 질문에 대답할 수 없다는 두려움에서 비롯됩니다. 그러나 이러한 질문에 대해 더 많이 준비할수록 이에 대한 두려움은 줄어들 것입니다.

먼저 이러한 유형의 통화(예: 약속, 기타 비즈니스 관련 통화, 친구 통화)에 대비할 짧은 목록을 만드세요. 각 통화 유형에 대해 사전에 준비해야 할 세 가지 사항을 기록한 다음 이를 사용하여 통화를 시작하는 매우 간단하고 명확한 방법을 만듭니다. 그런 다음 음악 보관, 전송 및 공백 시간을 위해 몇 개의 백업 라인을 준비하십시오.

전화를 걸기 전에 세 가지를 적어보세요

전화를 걸기 전에 통화 중 참고할 사항 3가지를 적어 두세요. 목록은 쉽게 참조할 수 있어야 하며 치과 진료 예약의 경우 너무 많은 내용이 필요하지 않으며 대부분의 정보를 미리 적어 둘 수 있습니다.

• 당신의 시작 문장. 당신이 누구인지, 무엇을 원하는지 한 줄로 정리해보세요.
• 그들이 요청할 세부 사항. 여기에는 귀하의 성명, 생년월일, 계좌 또는 보험 증권 번호, 전체 주소, 처방전 이름 및 주문 번호가 포함될 수 있습니다.
• 예상되는 질문에 대한 답변입니다. 예상되는 질문에 대비하여 귀하가 선호하는 옵션을 사용할 수 없는 경우 기꺼이 받아들일 수 있는 사항에 대한 짧은 목록을 만드십시오. (예: 다른 날짜를 고려하시겠습니까? 오전 8시 또는 오전 9시에 예약을 원하십니까? 원하는 것보다 일찍 예약을 수락하시겠습니까? 다른 의사와의 예약을 수락하시겠습니까?)

전화를 하는 동안 달력을 열어 두는 것이 매우 유용합니다. 프런트 데스크에서는 종종 귀하의 일정을 살펴보고 그것이 귀하에게 적합한지 여부를 알려줄 시간과 공간을 제공합니다. 통화한 사람의 날짜, 시간, 이름을 간단히 펜으로 적어 두는 것만으로도 큰 도움이 됩니다.

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   오프너가 있는 스티커 메모

   그의 첫 문장이 적혀 있기 때문에 시작 10초는 생각할 필요도 없다. 전송 후에는 한 단어씩 다시 읽을 수 있습니다.

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   달력과 펜 열기

   프런트에서 시간을 제시하면 그 자리에서 확인하고 날짜와 도움을 준 사람의 이름을 적어둔다.

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   스피커에 전화

   스피커 모드에서는 손을 자유롭게 펜을 사용할 수 있으며 음악을 듣는 동안 전화기를 내려 놓을 수 있습니다.

전화한 이유를 설명하는 한 문장으로 시작하세요.

프론트 데스크에 전화할 때 응답하는 사람은 대개 멀티태스킹을 하고 있다는 점을 기억하십시오. 그들은 당신이 누구인지, 왜 전화했는지 가능한 한 빨리 알고 싶어합니다. 그러므로 예의바르게 행동하고 그들이 원하는 것을 주십시오. 이는 귀하가 누구인지, 왜 전화했는지 설명하는 짧고 완전한 진술을 의미합니다. 잡담이나 전화에 대한 사과는 필요하지 않습니다.

클리닉의 경우 다음과 같이 들릴 수 있습니다.

비즈니스의 경우에도 동일한 패턴이 적용됩니다.

일반적으로 통화 중인 사람은 대본을 읽을 것이므로 통화 세부 사항을 물어볼 것이므로 메모에 답하십시오. 그들이 당신이 예상하지 못한 것을 묻는다면, 당신이 확인해야 할 것이며 그들은 대개 당신의 대답을 기다릴 것이라고 알려주십시오.

Sam은 병원에 전화하여 일정을 변경했습니다.

1. 
   요르단

   리버사이드클리닉, 조던입니다.

2. 
   샘

   안녕하세요. 저는 Sam Lee입니다. 저는 Dr. Patel의 환자인데 14일로 예약을 변경해야 합니다.

3. 
   요르단

   물론이죠. 당신의 생년월일은 언제입니까? 그리고 파텔 박사와 함께 머물고 싶나요, 아니면 가장 먼저 열리는 사람을 데려가고 싶나요?

4. 
   샘

   1994년 3월 3일. 달력을 확인할 수 있도록 잠시 시간을 주십시오. 저는 다음 주 언제든지 Dr. Patel과 함께 있고 싶습니다.

5. 
   요르단

   21일 화요일 2시 30분에 출근합니다.

6. 
   샘

   좋습니다. 21일 화요일 2시 30분에 Patel 박사님과 함께 하겠습니다. 고마워요, 조던.

보류 음악 및 전송 처리

전화가 보류 중이더라도 반드시 문제가 발생했다는 의미는 아닙니다. 전화기를 스피커에 올려놓고 기다리는 동안 손톱을 깎거나 헐거운 종이를 펴는 등의 사소한 일을 해보세요. 자동화된 메뉴에 들어간 경우 0을 누르거나 '대표자'라고 말하거나 담당자와 대화하는 것을 나타내는 번호를 누르면 문제나 요구 사항을 처리할 수 있는 담당자에게 연결될 수 있기를 바랍니다. 상황에 따라 다르므로 실패할 경우 가장 가까운 옵션을 선택하세요.

당신과 이야기를 나누는 다음 사람은 당신이 이동되기 전에 프론트 데스크에 무슨 말을 했는지 전혀 모르는 경우가 많습니다. 이것이 바로 당신이 전근된 후 새로운 사람에게 메모의 시작 문장을 한 마디 한 마디 반복하는 이유입니다. 통화가 끊길 경우를 대비해 연락하려는 상대방의 데스크에 직통번호를 물어보는 것도 좋은 방법입니다. 통화가 끊어지면 상대방에게 직접 다시 전화하여 연결이 끊겼다고 말할 수 있습니다.

통화가 바뀔 때 해야 할 일

당신은 대기 중입니다+

스피커로 전환하고 전화기를 내려놓고 메모를 계속 확인하세요.

자동 메뉴가 이유와 일치하지 않습니다.+

0번을 누르시거나 "대표님"이라고 말씀해 보세요. 실패하면 가장 가까운 옵션을 선택하세요.

다른 사람이 당신을 전송하려고 합니다.+

통화가 끊어질 경우를 대비해 먼저 직통번호를 물어보세요.

이전 후 새로운 사람이 픽업합니다.+

첫 문장을 한 단어씩 다시 읽어보세요.

지금은 대답할 수 없는 걸 물어보는데+

확인하고 다시 전화할 수 있는지 물어봐야 한다고 말합니다. 거기에서 통화를 중지할 수 있습니다.

마음이 텅 비었을 때 회복하라

적절히 준비하더라도 전화 통화 중에 중요한 정보를 잊어버릴 가능성이 있습니다. 이런 일이 발생하더라도 걱정하지 마십시오. 상대방은 몇 초의 침묵도 눈치채지 못할 것 같습니다. 다음과 같이 말하면 언제든지 필요한 정보를 기억할 시간을 벌 수 있습니다.

그런 다음 메모를 검토하세요. 상대방이 말한 내용을 잊어버린 경우 다시 말해 달라고 요청하세요. 프론트 데스크 직원이 하루 종일 이 작업을 수행합니다. 주요 정보(예: 새로운 약속 시간 및 날짜)를 다시 읽어보고 상대방이 확인한 내용을 적어 두십시오.

전화를 받을 수 있도록 음성 메일을 남겨주세요

위에 나열되지 않은 이유로(귀하의 질문에 답변할 사람이 없는 경우 등) 음성 메일을 남기는 것이 어려울 수 있습니다. 그러나 음성 메일에는 이름, 전화 이유, 회신에 도움이 되는 중요한 정보, 전화번호(천천히 말함), 회신 전화를 받기에 가장 좋은 시간 등 여러 정보가 다음 순서로 포함되어야 합니다.

다음과 같은 내용이 포함됩니다.

초기 메시지가 완벽할 필요는 없습니다. 그들이 당신의 세부 사항과 전화번호를 들을 수 있다면, 당신은 가도 좋습니다.

평소 문자 메시지를 보내던 친구에게 전화를 겁니다.

오랜 친구와의 재연결에 관한 연구에 따르면 사람들은 전화 통화가 이메일보다 더 어색할 것이라고 예상했지만 실제로는 더 강한 연결을 형성했으며 이메일보다 더 어색하지 않은 것으로 나타났습니다.². 이전에 만난 적이 없는 사람들을 대상으로 한 연구에서는 음성(영상 또는 음성 채팅)이 포함된 대화가 문자 채팅보다 더 강한 유대감을 형성하는 데 도움이 되는 것으로 나타났습니다(추가 어색함은 추가되지 않음).¹. 그러나 이 연구는 친구와 낯선 사람을 대상으로 한 것이므로 약국이나 다른 기관에 전화하는 것에 대해 측정된 내용은 없습니다.

빠른 텍스트는 먼저 타이밍을 관리합니다.

왜 그 사람을 생각했는지 설명하고, 그 사람의 삶에 대해 한 가지 질문을 해보세요. 미리 뭔가를 준비하되 모든 침묵을 채워야 한다는 느낌은 들지 않습니다. 통화는 10분 정도로 짧을 수 있으며 여전히 가치가 있습니다.

오늘 전화 한 번 해보세요

지금까지 피했던 최악의 전화를 선택하세요. 포스트잇에 시작 문장과 필수 메모를 적습니다. 달력을 열어보세요. 세 번째로 다시 읽기 전에 전화번호를 꺼내서 전화를 겁니다. 먼저 현장 파트너와 함께 Quippy에서 통화를 연습할 수도 있습니다.

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

출처 및 참고자료

1. 쿠마르, A. & 에플리, N.(2021). 당신의 말을 들으니 놀라울 정도로 반갑습니다. 커뮤니케이션 미디어의 영향을 오해하면 다른 사람들과 연결하는 방법에 대한 차선책을 선택할 수 있습니다. 실험 심리학 저널: 일반, 150(3), 595-607.참가자들이 전화나 이메일을 통해 오랜 친구와 다시 연결되고 영상, 음성 또는 문자를 통해 낯선 사람들과 실험실 채팅을 하는 현장 실험. 의사나 회사에 전화하는 것이 아니라 예상되는 어색함과 연결감을 측정했으며 불안 장애를 연구하지 않았습니다.
2. 코닉, H. (2020). 사회적 거리두기 시대에 다른 사람들과 소통하는 방법. 시카고 대학 뉴스.출판 전 동일한 Epley 현장 실험(오래된 친구, 전화 대 이메일)에 대한 대학 뉴스 요약; 2차 보고서, 요약된 연구와 동일한 한계.