Vous êtes assis à votre bureau, regardant une immense présentation comportant vingt diapositives, et vous ne savez pas par où commencer. Votre manager vient de terminer la réunion avec une question simple : « Pouvez-vous resserrer la présentation avant jeudi ? Et tout le monde s'est déjà déconnecté. Vous avez accepté de le faire, mais maintenant vous vous demandez ce que signifie exactement « resserrer » : êtes-vous censé réduire le nombre de diapositives, rendre le texte plus concis ou simplement rendre le tout plus soigné ?
Lorsque vous essayez de comprendre quelque chose, un court message peut vous aider. Énoncez simplement ce que vous savez déjà, mettez en évidence la partie qui vous déroute encore et permettez à l'autre personne de vous répondre facilement. Si vous posez votre question d'une manière qui montre que vous êtes au courant et que vous avez juste besoin d'un peu plus de précisions, cela élimine l'essentiel de la gêne de la conversation pour vous deux. Vous ne mettez pas l’autre personne dans l’embarras, en essayant de deviner ce qui se passe ou en la faisant répéter. En étant simple et précis, vous pouvez obtenir la réponse que vous cherchez sans avoir l’impression de vous déranger. Il s’agit d’être prévenant et clair dans votre message, afin que vous puissiez obtenir les informations dont vous avez besoin et aller de l’avant.
Pourquoi les questions vagues semblent plus difficiles
Lorsque vous dites « Que voulez-vous dire ? », ils doivent faire le travail de comprendre ce qui n’a pas fonctionné et tout expliquer à nouveau. C'est là que les choses peuvent devenir vraiment gênantes, tu sais ? La personne qui essayait au départ d’expliquer quelque chose doit revenir en arrière et le décomposer, ce qui peut être frustrant pour les deux personnes impliquées. Ils devront peut-être recommencer à expliquer, et c’est à ce moment-là que le malaise entre en jeu. Vous êtes de retour au début, et cela peut être ennuyeux.
Poser une question spécifique peut faire une grande différence. Voyez-vous, lorsque vous prenez le temps de réfléchir à ce que vous demandez, il est plus facile pour l’autre personne de vous donner une bonne réponse. Ils n’ont pas besoin de commencer depuis le début et de tout comprendre : vous leur donnez déjà une idée de ce que vous recherchez. De cette façon, ils peuvent simplement ajouter l’information manquante et vous aider. Cela leur donne une question précise à laquelle répondre et leur permet de vous aider plus facilement. De plus, cela montre que vous avez fait des efforts pour comprendre la tâche, ils sont donc plus susceptibles de vouloir vous aider.
Formulation avant et après
Vous pouvez poser la même question de différentes manières, et il est en fait assez intéressant de voir comment une question peut être formulée différemment. Par exemple, jetons un coup d’œil à quelques exemples : ils sont inventés, mais ils illustrent bien le point. Chaque exemple montre qu’une même question peut être posée de deux manières distinctes, ce qui peut être utile à savoir lorsque vous essayez de faire passer votre message ou de rechercher des informations.
Au lieu de ça
J'ai un peu de mal à comprendre le deck. Quelqu'un peut-il m'aider à clarifier les choses ?
Essayez ceci
Vérification rapide sur le jeu : dois-je le réduire à moins de diapositives, ou conserver la longueur et couper le texte sur chacune ?
Lorsque vous ne donnez que deux options à votre responsable, il lui est facile de vous répondre avec une réponse simple. De cette façon, ils n’auront qu’à choisir l’une des options proposées et vous saurez exactement ce qu’ils veulent. Mais si aucune des deux options ne leur convient, ils peuvent vous dire ce dont ils ont réellement besoin, ce qui vous aide à comprendre ce qu’ils recherchent.
Avant
Qu’entendez-vous par « boucle dans la finance » ?
Après
Pour « boucle en finance », je ne sais pas si je dois copier Dana dans le prochain e-mail ou s'il est préférable d'organiser un appel rapide avec son équipe. Quelle est la meilleure façon de gérer cette situation ?
Cette méthode fonctionne bien car elle utilise les mots exacts qui vous intéressent et explique ce que vous pensez qu'ils signifient. Si vous n'êtes pas vraiment sûr de ce que veut dire l'expression, partagez simplement ce que vous savez et demandez de l'aide pour savoir par où commencer.
Avant, dit à voix haute lors d'une réunion
Attends, je suis perdu.
Après
Alors, juste pour être sûr de bien comprendre, lorsque vous dites la fin du mois, parlez-vous du 30 ou du dernier jour où nous sommes réellement ouverts aux affaires ?
Poser une question avant d’aller de l’avant est généralement une bonne idée, car il est plus facile de mettre les choses au clair tout de suite. Si vous attendez, il peut être plus difficile de revenir en arrière et de comprendre les choses plus tard. De plus, donner une brève introduction à votre question aide tout le monde à savoir que vous n'avez besoin que d'une minute de son temps pour pouvoir planifier à l'avance. C’est juste plus prévenant de cette façon.
Demandez en quatre étapes
- Répétez ce que vous avez compris - c'est une chose très simple à faire, mais cela peut faire une énorme différence. Lorsque vous répétez ce que vous avez entendu, cela montre à l’autre personne que vous êtes réellement attentif à ce qu’elle dit. De plus, cela leur donne la possibilité de vous corriger si vous vous trompez, afin que vous puissiez dissiper immédiatement tout malentendu. Tout ce que vous avez à faire est de prendre ce qu’ils ont dit et de le répéter dans vos propres mots. C'est aussi simple que cela.
- Identifiez le problème exact. Lorsque vous lisez quelque chose et que cela ne colle pas, parlez-en et soulignez exactement ce qui vous embrouille - cela peut être un mot, une phrase ou une expression, comme « que signifie « serrer » dans ce contexte ? » ou "Pouvez-vous expliquer la" boucle d'entrée "?" ou "qu'entend-on par "fin du mois" ? » - vous indiquez ainsi clairement ce qui doit être clarifié, ce qui permet d'éviter tout malentendu.
- Faites une supposition éclairée ou sélectionnez deux possibilités. Choisir entre quelques options est généralement plus simple que d’essayer de trouver une réponse à partir de zéro. Cette approche peut être très utile en cas de doute : choisissez simplement les deux options qui semblent les plus probables et vous aurez plus de chances de réussir.
- Choisissez le bon moment et le bon cadre. Si vous êtes en réunion, posez votre question à voix haute si d’autres se posent probablement la même question. Mais si c’est quelque chose qui n’affecte que votre travail ou qui est un peu sensible, envisagez plutôt d’envoyer un message direct. De cette façon, vous pouvez obtenir les informations dont vous avez besoin sans déranger le reste du groupe ni mettre quelqu'un dans l'embarras.
Vous pouvez constater cette habitude dans de nombreux domaines. Prenez la Harvard Business School, par exemple. Leur orientation pédagogique décrit les questions de clarification et de suivi dans le cadre de la conduite de discussions en classe. Mais il a été écrit pour les salles de classe, il ne montre donc pas comment un lieu de travail particulier réagira. C’est donc une bonne idée de réfléchir à la manière dont cela se déroulerait dans différents contextes. Ce qui fonctionne dans une salle de classe peut ne pas être le même dans un bureau ou dans un autre environnement de travail. Vous devez considérer la situation spécifique et voir ce qui fonctionne le mieux.
Quand tu as déjà dit "compris"
Vous êtes au milieu de quelque chose et tout à coup vous pensez : « attendez une minute, je ne suis pas vraiment sûr de ça ». Il est normal de prendre du recul et de demander des éclaircissements. Ne vous sentez pas obligé de vous lancer dans une grande explication ou des excuses. Restez simple et précis. Par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme ceci (fictif) :
Revenir après avoir dit « compris » (exemple fictif)
Je pensais avoir bien compris cela après avoir discuté, mais maintenant que j'y travaille, je suis bloqué sur une chose. En ce qui concerne la partie budgétaire, je ne sais pas quels chiffres utiliser. Dois-je utiliser les chiffres réels du troisième trimestre ou les chiffres que nous pensons avoir ? Pouvez-vous m'aider avec ça ?
La première phrase explique pourquoi vous demandez maintenant. Posez simplement votre question directement, sans perdre de temps – allez droit au but dans votre phrase suivante. Si vous en parlez peu de temps après avoir remarqué que quelque chose ne va pas, il est généralement plus facile pour vous deux d’en discuter. De cette façon, vous pouvez dissiper toute confusion et mieux comprendre ce qui se passe.
Quand la réponse n'est toujours pas claire
Parfois, la réponse est aussi vague que l’instruction originale. Au lieu de poser à nouveau la même question, essayez de la rendre plus concrète :
Exemple de message
Je me demandais si c'était à ça que tu pensais ? J'ai rassemblé un brouillon des premières diapositives et les ai ajoutées au dossier partagé. Souhaitez-vous y jeter un œil ?
Lorsque vous avez un brouillon à partager, il est souvent plus facile pour les autres de vous faire part de commentaires utiles. C’est parce qu’ils peuvent réagir à quelque chose de réel, plutôt que d’essayer de décrire ce qu’ils veulent. Au lieu de repartir de zéro, une ébauche leur donne un point de départ. Vous pouvez également demander autour de vous si quelqu’un a déjà fait quelque chose de similaire – cela peut être très utile pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Par exemple, si quelqu’un a déjà abordé un projet comme le vôtre, il pourra partager son expérience et vous donner des conseils. De plus, avoir un brouillon concret permet aux gens de souligner plus facilement ce qu’ils aiment et ce qu’ils n’aiment pas, ce qui peut être plus difficile à faire lorsque vous discutez simplement d’idées en termes généraux.
Lorsque vous posez une question à quelqu’un, vous ne pouvez pas toujours savoir comment il répondra. Ils passent peut-être une mauvaise journée ou sont un peu bourrus, mais cela ne veut pas dire que votre question était mauvaise. Parfois, les choses ne se passent pas exactement comme vous l’espériez, mais ce qui compte vraiment, c’est de bien faire le travail. Ainsi, même si la conversation devient un peu gênante, cela en vaut la peine si vous obtenez le bon résultat. Vous pourriez vous sentir un peu mal à l’aise pendant un moment, mais c’est un petit prix à payer pour que les choses soient faites correctement.
Une auto-vérification rapide avant d'envoyer
Parcourez-les avant d'appuyer sur envoyer :
Si vous avez répondu majoritairement oui, alors allez-y et envoyez-le.
Quelle est la prochaine étape ? Choisissez une instruction de cette semaine qui vous laisse perplexe. Prenez une minute pour noter un message qui clarifie les choses – n'oubliez pas de suivre les quatre étapes que nous avons passées en revue. Essayez de conclure aujourd'hui, et si vous souhaitez le parcourir avant d'appuyer sur envoyer, vous pouvez pratiquer la conversation à voix haute avec Quippy.