Demandez à votre responsable « Des commentaires à me faire ? » » et obtenez « Non, vous allez très bien. » C'est agréable à entendre. Mais cela ne vous donne aucune indication sur la manière de vous améliorer. Vous ne saurez pas si le projet de la semaine dernière était aussi bon que vous le pensiez.

Au lieu de poser des questions très générales à votre manager, utilisez une approche très précise. Renseignez-vous sur un travail ou une compétence. Demandez ensuite à votre responsable ce que vous pouvez faire différemment la prochaine fois que l'occasion se présentera. Assurez-vous d'informer votre responsable un peu avant votre 1:1 afin qu'il puisse recueillir ses réflexions avant de donner son avis. Et puis écoutez leurs commentaires avant de vous expliquer. Mettez les commentaires en action et faites-en rapport plus tard.

Choisissez un travail ou une compétence

Même si les questions générales reçoivent des réponses larges, un bon feedback nécessite une question plus ciblée. Demander à votre manager « Comment vais-je ? » l'amènera à résumer des semaines de votre travail, et la plupart des managers répondront par quelque chose de poli et de général.

Ensuite, vous souhaitez limiter la portée de votre question pour pouvoir travailler avec les commentaires que votre responsable vous fournira. Cela signifie généralement choisir un seul livrable que votre responsable a récemment vu ou une seule compétence que vous essayez actuellement d'améliorer. Ainsi, si vous êtes nouveau dans une entreprise, il serait préférable de poser des questions sur le travail que votre responsable a réellement vu, plutôt que sur quelque chose dont il n'a entendu parler que par quelqu'un d'autre.

Un travail dont votre responsable n'a entendu parler que par l'intermédiaire d'autres personnes est généralement interdit aux nouveaux employés, car il leur demande de deviner les détails de votre travail.

Demandez quoi faire différemment la prochaine fois

Vous obtiendrez des commentaires plus utiles si vous posez des questions sur votre prochaine tentative de travail ou de compétence que si vous posiez une question générale sur votre performance globale.

Des études menées auprès d'étudiants de l'Executive MBA (qui sont tous des managers en activité) et leurs évaluations de performances les uns avec les autres dans des jeux de rôle révèlent que lorsque les managers reçoivent un feedback axé sur les actions futures, ils sont plus motivés à changer que lorsqu'ils reçoivent un feedback axé sur les actions passées.1. Notez que cette recherche a utilisé des jeux de rôle et des auto-évaluations, elle ne montre donc pas ce qui arrive à la performance sur les lieux de travail réels au fil du temps.

Voici une question précise et prospective que vous pouvez poser dans un rapport 1:1 :

Exemple de message

Pour la présentation client du troisième trimestre, quelle est la chose que je devrais faire différemment lors du prochain ?

Demander une chose est très important ici. De très nombreux facteurs déterminent l’efficacité de vos commentaires. L’une des choses les plus importantes est de demander une chose. Donnez à votre responsable la permission de dire une chose et il pourra être précis sans avoir l'impression d'écrire un avis formel.

Prévenez votre manager avant le 1:1

Les commentaires sans contexte peuvent être assez vagues. Si vous pouvez préparer votre manager à vos questions de feedback un jour ou deux avant votre session 1:1, il pourra revenir en arrière et réévaluer le travail que vous avez effectué pour un feedback plus concret.

Cela peut être un e-mail très court :

Exemple de message

Salut Jordan, je voulais juste revenir sur notre 1:1 de jeudi. Cela vous dérangerait-il de consacrer environ 5 minutes au guide d'intégration que j'ai envoyé la semaine dernière pour obtenir des commentaires sur la façon dont je peux rendre la prochaine intégration des nouvelles recrues encore plus facile à suivre ? Merci. Heureux de renvoyer le lien si cela peut aider.

Adapter le message d'avertissement

Bonjour [nom du responsable], lors de notre 1:1 de [jour], pourrions-nous consacrer cinq minutes à [un travail] ? Surtout, j'aimerais savoir [une question sur la prochaine fois]. Heureux de renvoyer le lien si cela peut aider.

Nom du gérant

Utilisez le nom que vous utilisez habituellement avec eux dans le chat.

Jour

Nommez le 1:1 spécifique afin qu'ils sachent quand s'attendre au sujet.

Un morceau de travail

Choisissez quelque chose de récent que votre responsable a réellement vu, comme une présentation, un rapport ou une présentation.

Une question pour la prochaine fois

Demandez ce qui améliorerait la prochaine version et limitez-vous à une seule question.

En informant simplement votre responsable à l'avance que vous envisagez de discuter d'un élément de travail particulier lors de votre 1:1, il sera plus susceptible d'avoir examiné le travail récemment et d'avoir de véritables commentaires à vous faire, par opposition à de vagues souvenirs de vos performances passées.

À quoi ressemble un feedback préparé 1:1Appuyez sur chaque point pour voir comment Sam a organisé cette conversation avant qu'elle ne commence.
Sam, un pingouin avec des lunettes rondes et une cravate corail, est assis en face d'une table de réunion en provenance de Jordanie. Sam tient un petit bloc-notes, un document partagé est ouvert sur l'écran mural et un ordinateur portable à droite affiche un calendrier.
  1. Une question écrite

    Sam a écrit une question avant la réunion : que faire différemment lors de la prochaine. Le fait de le mettre sur papier permet de limiter la demande au début de la conversation.

  2. Le seul travail

    Le guide d'intégration est ouvert à l'écran, les deux personnes consultent donc le même travail. Les commentaires sur quelque chose que votre responsable peut voir en ce moment sont plus faciles à préciser.

  3. L'avertissement

    Le 1:1 était réservé avec une note sur le sujet un jour à l'avance. Cela a donné à Jordan le temps de revoir le guide et de proposer une vraie réponse.

Que dire quand la réponse n'est qu'un éloge

Parfois, les commentaires que vous recevrez seront des éloges sans détails et donc peu utiles dans vos efforts d’amélioration. Il vous faudra donc transformer le compliment du manager en quelque chose d’utile. Remerciez le responsable pour ses commentaires, puis demandez-lui des éclaircissements supplémentaires sur la manière dont vous pouvez l'utiliser pour vous améliorer.

Cela fonctionne en personne ou dans une réponse :

Exemple de message

Merci pour les gentils mots. Selon vous, quelle est la chose qui fonctionne bien pour moi actuellement et que je devrais continuer à faire ? Et y a-t-il une petite chose que je pourrais faire pour rendre cela encore meilleur ?

Votre première question vous aidera à savoir quoi protéger. Votre deuxième question vous aidera à découvrir quelque chose que votre responsable n’a pas jugé important de mentionner. Si la réponse est toujours « rien », vous pourrez alors demander à nouveau après votre prochain effort de travail majeur.

Que faire de la réponse de votre manager

Ils donnent une suggestion spécifique

Demandez un exemple tiré de l'œuvre, puis dites ce que vous essaierez sur le prochain.

Ils disent que tu vas très bien

Remerciez-les, puis demandez-leur quelle partie fonctionne et quelle petite chose la rendrait plus forte.

Ils soulèvent un problème qui pique

Demandez où cela s'est mal passé avant d'expliquer le contexte.

Ils n'ont toujours rien à ajouter

Arrêtez-vous là. Demandez à nouveau après votre prochain gros travail.

Comment entendre les critiques sans se défendre

Les commentaires durs sont généralement les plus difficiles à entendre. Nous avons tous une première réaction pour expliquer pourquoi quelque chose n’a pas fonctionné. Nous pouvons dire que le délai a changé, que les données n’étaient pas prêtes à temps ou que quelqu’un d’autre dans l’équipe a modifié les diapositives. Le responsable qui donne son avis peut même être d'accord avec nous. Mais notre travail consiste à écouter et à comprendre.

Cependant, il existe également le risque que les managers ignorent les commentaires mitigés ou négatifs en doutant de leur exactitude et des qualifications de la personne qui les donne (comme en témoignent les études sur la façon dont les managers réagissent aux commentaires d'évaluation).1). Le désaccord sur les performances passées était également plus important après la discussion de feedback qu’avant, en raison des explications d’autoprotection des destinataires.1. Ces études ont été menées avec des managers jouant un rôle et rendant compte des évaluations, de sorte que les résultats ne correspondent pas exactement à votre travail.

Posez d’abord la question, puis souciez-vous du contexte plus tard.

Exemple de message

C’est utile à entendre. Pouvez-vous me montrer où le rapport a prêté à confusion, afin que je sache quoi corriger en premier ?

Et oui, vous pouvez être en désaccord, mais assurez-vous d’abord d’avoir compris leur point de vue. Ensuite, vous pouvez reformuler leurs commentaires en fonction de votre prochaine tâche et exprimer votre éventuel point de vue divergent. Par exemple : « La prochaine fois : cela aiderait-il si je vous informais le plus tôt possible de tout retard dans les données que je fournis ? »

Entendre les critiques et en faire une prochaine étape

  1. Jordanie

    Le rapport était globalement solide. La page de résumé était cependant difficile à suivre. J'ai dû le lire deux fois.

  2. Sam

    C'est utile à entendre. Quelle partie vous a perdu en premier ?

  3. Jordanie

    Le deuxième tableau. Je ne pouvais pas dire quels chiffres provenaient de ce trimestre.

  4. Sam

    Je l'ai compris. La prochaine fois, j'indiquerai le trimestre sur chaque graphique et je mettrai le numéro principal en haut. Est-ce que ça réglerait le problème ?

  5. Jordanie

    Oui, cela aiderait beaucoup. Envoyez-moi le prochain brouillon avant qu'il ne soit publié.

  6. Sam

    Fera l'affaire. Vous l'aurez mercredi.

Faites un suivi pour que votre responsable voie que vous l'avez utilisé

En montrant à votre responsable que vous avez donné suite à ses commentaires, il saura que son temps a été bien dépensé et sera, espérons-le, plus enclin à vous aider à nouveau à l'avenir.

Après avoir utilisé les commentaires, envoyez le simple e-mail ci-dessous au responsable qui a fourni les commentaires. Cela montre au responsable que vous avez réellement utilisé ses commentaires et que, par conséquent, votre responsable continuera très probablement à vous fournir des commentaires de qualité lors de conversations futures.

Exemple de message

Mise à jour rapide : dans le guide de cette semaine, j'ai déplacé les étapes de configuration vers le haut, comme vous l'avez suggéré. Est-ce que cela vous paraît plus clair maintenant ?

Continuez à appliquer ce travail + une question directe par session et vous disposerez d'un bon stock de changements auxquels vous référer dans quelques mois lorsqu'il sera temps de procéder à un examen formel avec votre manager.

Votre prochaine étape

Choisissez simplement un travail sur lequel vous souhaitez obtenir des commentaires et envoyez un bref message à votre responsable à ce sujet. Préparez votre question directe à l’avance et lancez-vous lors de votre prochaine réunion 1:1. Entraînez-vous d’abord à la conversation avec Quippy et écrivez les mots que vous aimeriez utiliser dans votre conversation.

Si poser ces questions à voix haute lors de la réunion est trop gênant, pratiquez d'abord cette conversation dans Quippy. Entraînez-vous avec un partenaire de scène dans cet outil jusqu'à ce que vous puissiez répéter ces mots dans la conversation réelle avec votre manager.

Sources et références

  1. Gnepp, Klayman, Williamson et Barlas (2020). L’avenir du feedback : motiver l’amélioration des performances grâce à un feedback tourné vers l’avenir. PLOS UN.Les managers (étudiants Executive MBA) ont décrit des expériences de feedback réelles et des évaluations de performances mises en scène ; mesuré l'acceptation des commentaires et l'intention de changer ; jeu de rôle et auto-évaluation, les managers se donnant mutuellement leur feedback plutôt qu'un essai sur le terrain.