سام این هفته خیلی شلوغ است. درخواست دیگری به تازگی در Slack ظاهر شده است. کار کردن تا دیر وقت شبانه روز واقعا راه حلی نیست. حجم کار را می توان با جردن، مدیر، مطرح کرد و معمولاً بهتر کار می کند، تا زمانی که سام چیزی خاص برای تصمیم گیری جردن بیاورد.
دیر کار کردن نمی تواند به طور منظم پاسخگو باشد. بنابراین، بهتر است این موضوع را زودتر با مدیر خود در میان بگذارید، در حالی که هنوز زمان برای تغییر برنامه وجود دارد. به عنوان یادآوری، پیشنهاد می‌کنیم آنچه را که روی آن کار می‌کنید بنویسید و آن را همراه با ساعت‌های تقریبی که برای انجام هر کار طول می‌کشد به مدیر خود بیاورید و از او بپرسید که کدام یک از وظایف باید جابجا شود تا در برنامه کاری این هفته قرار بگیرند.
این فقط یک موضوع کاری دیگر است. بار کاری بیش از حد و عدم کنترل حجم کاری به عنوان خطرات محیط کار برای سلامت روان توسط سازمان جهانی بهداشت فهرست شده است.1. اگرچه این فهرست جهانی از عوامل خطر اندازه گیری نمی کند که یک مکالمه با یک مدیر چقدر تغییر می کند، اما همچنان زمینه خوبی برای تلقی حجم کار به عنوان یک موضوع کاری دیگر است.
آنچه را که در بشقاب شما وجود دارد را بنویسید
کارهایی را که در حال حاضر انجام می‌دهید (پروژه‌ها، وظایف، درخواست‌های جدید و غیره) فهرست کنید و یک تخمین تقریبی از اینکه فکر می‌کنید هر کدام به چند ساعت نیاز دارند اضافه کنید. لازم نیست دقیق باشد، بنابراین به نزدیکترین ساعت یا بیشتر بچرخید.
سپس زمان تخمینی هر کار و مهلت مربوطه را فهرست می کنید. در اینجا مثالی از آنچه ممکن است برای Sam در بالا به نظر برسد آورده شده است: دسته مشتری (8 ساعت) موعد مقرر چهارشنبه، بررسی بودجه (5 ساعت) موعد جمعه، اسناد ورود (6 ساعت) به موعد جمعه، و گزارش هفتگی (3 ساعت) به موعد پنجشنبه. 22 ساعت کار که در حدود 16 ساعت کاری پس از انتشار جلسات قرار می گیرد.
داشتن لیستی که در مقابل شما قرار دارد، اندازه مشکل را نیز به جردن نشان می دهد و سپس می توانید در مورد حجم کاری صحبت کنید، نه اینکه آیا مشغول هستید یا نه.
- لیست وظایف با ساعات کاری سخت
هر مورد یک تخمین زمانی و یک مهلت دریافت می کند. اعداد گرد کافی است و مجموع فاصله بین ساعات کار و ساعات کاری را نشان می دهد.
- مهلت در تقویم
به محض اینکه دیدید ضرب الاجل ها با هم برخورد می کنند، مشکل را مطرح کنید، در حالی که مدیر شما هنوز گزینه هایی دارد.
- درخواست جدید
آن را بپذیرید و بپرسید چه حرکت هایی برای ایجاد فضا وجود دارد، بنابراین هزینه از همان ابتدا قابل مشاهده است.
زودتر از موعد مقرر بپرسید
بهتر است به محض اینکه مشاهده کردید که در رعایت چند مهلت با مشکل مواجه می شوید، این را مطرح کنید، به عنوان مثال با گفتن اینکه در صبح روز دوشنبه «تا جمعه نمی توانم هر دوی این موارد را انجام دهم». این اجازه می دهد تا بیشترین انعطاف را برای تغییر برنامه داشته باشید، در حالی که تا پنجشنبه شب، اردن گزینه های کمتری خواهد داشت.
اگر به هر دلیلی نمی‌توانید به محض اینکه بخواهید امتیاز 1:1 را با مدیر خود دریافت کنید، یک یادداشت اولیه برای مدیر خود در Slack یا Teams ارسال کنید. به مدیرتان اطلاع دهید که شروع به چیدمان کار برای هفته خود کرده اید و می خواهید در اسرع وقت درباره ترتیب مجدد احتمالی کار صحبت کنید. این به مدیر شما این فرصت را می دهد که قبل از صحبت کردن به کار نگاه کند، و قبل از اینکه همه چیز از کنترل خارج شود، درخواست را ثبت می کند. در اینجا نمونه ای از چنین یادداشتی آورده شده است:
پیام نمونه
سلام جردن، من این هفته را ترسیم کرده ام و حدود 22 ساعت کار برای 16 ساعت کار دارم. آیا می‌توانیم امروز ده دقیقه وقت بگذاریم تا تصمیم بگیریم چه حرکتی را انجام دهیم؟
پیشرو بودن با اعداد آن را کوتاه نگه می دارد. اگر آن را به عنوان یک مشکل زمان‌بندی با یک اصلاح در نظر بگیرید، جردن می‌تواند به لیست نگاه کند و ببیند که مشکلی را شناسایی کرده‌اید و راه‌حلی را پیشنهاد می‌کنید.
یک سفارش پیشنهادی بیاورید و بپرسید کدام مورد حرکت می کند
مدیر شما اولویت ها را تعیین می کند، اما شما کار را با جزئیات می دانید، بنابراین ایده خوبی از برنامه ریزی دارید. پیشنهادی برای نحوه برنامه ریزی کارها ارائه دهید و یک دلیل برای اینکه چرا هر کار را به این صورت برنامه ریزی کرده اید، ارائه دهید. سپس مدیر شما می تواند پیشنهاد شما را بپذیرد یا آن را به دلخواه خود تنظیم کند.
سپس می توانید انتخاب را به مدیر خود بسپارید و بپرسید که آیا این کار برای آنها کار می کند یا آیا آنها نیاز به انتقال چیز دیگری دارند.
پیام نمونه
من می توانم دسته مشتری، بررسی بودجه و گزارش هفتگی را در این هفته انجام دهم. اسناد ورود باید به چهارشنبه آینده منتقل شوند. آیا این کار می کند یا چیز دیگری را جابجا می کنید؟
این خط هرگز در چارچوبی قرار نمی گیرد که بگوییم فرد احساس غرق شدن می کند. بله، ممکن است کسی بخواهد در صورتی که رابطه اجازه می دهد، موضوع را با مدیر خود مطرح کند، اما این خارج از درخواست ساده زمان بندی برای پاسخ است.
سام از جردن می‌خواهد که چه حرکتی را انتخاب کند (تصویری)
سامده دقیقه وقت داری؟ من هفته خود را ترسیم کردم و برای 16 ساعت کاری حدود 22 ساعت کار دارم.
اردناین بیشتر از چیزی است که من متوجه شدم. چه خبر است؟
- سام
دسته مشتری، بررسی بودجه، اسناد ورود و گزارش هفتگی. من عرشه، بررسی و گزارش را طبق برنامه نگه می دارم و اسناد ورود را به چهارشنبه آینده منتقل می کنم. آیا این کار می کند یا چیز دیگری را جابجا می کنید؟
- اردن
چهارشنبه آینده برای اسناد ورود خوب است. ابتدا عرشه را نگه دارید.
- سام
عالیه من یک خلاصه سریع ارسال می کنم تا هر دو از یک لیست کار کنیم.
بگویید "بله، و چه چیزی حرکت می کند؟" هنگامی که یک کار جدید فرود می آید
یک درخواست جدید جایی است که اضافه بار به راحتی رشد می کند، بنابراین عادت بهتر این است که به کار «بله» بگویید و هزینه آن را در همان پاسخ نام ببرید.
پیام نمونه
خوشحالم که این را قبول می کنم. برای جا انداختن آن در این هفته، کدام یک از کارهای دیگر من باید جابجا شود؟
و فقط برای وضوح، اگر شخصی که از شما می‌خواهد کار بیشتری انجام دهید، همکار دیگری باشد، یادداشتی مانند این کاملاً خوب است: "من باید با مدیرم بررسی کنم تا ببینم آیا این با نظم فعلی کار مطابقت دارد یا خیر."
وقتی رئیس شما می گوید "فقط تمام تلاش خود را بکنید" یا "همه چیز مهم است"
گاهی اوقات مدیرتان به شما جهت روشنی نمی دهد. آه "فقط تمام تلاش خود را بکنید" یا "همه چیز مهم است" تفسیر خوبی برای شروع است، اما شما باید بیشتر تلاش کنید زیرا هیچ کدام به شما نمی گوید که وقتی ساعت ها تمام شد چه چیزی را رها کنید. بنابراین یک سوال ساده بپرسید که باعث رتبه بندی می شود:
پیام نمونه
فهمیده شد. اگر بتوانم فقط دو تا از این سه تا را تا جمعه تمام کنم، کدام دو باید باشند؟
اگر پاسخ همچنان «هر سه» است، به راه خود ادامه دهید تا بفهمید چه چیزی را باید کوتاه کنید. یک نسخه کوتاهتر از اسناد ورودی برای خروج زودتر از آنها یا انتقال بررسی بودجه به تاریخ بعدی، دو پیشنهاد معقول خواهد بود. به مدیرتان بگویید اگر هر سه مورد روی میز باقی بمانند، به نظر شما کدام مورد به احتمال زیاد لغزش می یابد.
با پاسخ مدیر خود چه کار کنید
مدیر شما انتخاب می کند که چه چیزی حرکت می کند
موافقت کنید و خلاصه را در همان روز ارسال کنید.
آنها می گویند "فقط تمام تلاش خود را بکنید"
بپرسید کدام دو مورد از سه مورد باید در مهلت مقرر تکمیل شوند.
آنها می گویند "همه چیز مهم است"
یک نسخه اول کوتاهتر یا تاریخ بعدی را برای یک مورد ارائه دهید.
هیچ چیز نمی تواند حرکت کند یا کوچک شود
موردی که احتمال لغزش وجود دارد را نام ببرید و در آنجا متوقف شوید. خطر اکنون شناخته شده است.
اولویت های توافق شده را به صورت کتبی تأیید کنید
تایید کتبی یک مکالمه 1:1 باید در همان روز ارسال شود. خود مکالمه یک هفته بعد به راحتی قابل یادآوری است، بنابراین هر دو می توانید برای تأیید اولویت های توافق شده به یادداشت کتبی مراجعه کنید.
پیام نمونه
ممنون که این را مرتب کردید برای تأیید: چهارشنبه دسته مشتری، پنجشنبه گزارش هفتگی، جمعه بررسی بودجه، اسناد ورود به چهارشنبه آینده منتقل شدند. اگر چیزی تغییر کرد، آن را زودتر پرچم‌گذاری خواهم کرد.
یادداشت را مختصر نگه دارید و فقط تصمیمات اتخاذ شده در جلسه 1:1 را فهرست کنید. نیازی به تکرار مجدد کل بحث پیرامون هر کار نیست. به سادگی حقایق را بیان کنید و در صورت لزوم به آن مراجعه کنید.
خلاصه را با هفته خود تطبیق دهید
ممنون که این را مرتب کردید برای تأیید: [اولویت اول] تا [تاریخ]، [اولویت دوم] تا [تاریخ]، [موردی که منتقل شد] به [تاریخ جدید] منتقل شد. اگر چیزی تغییر کرد، زودتر آن را پرچم‌گذاری خواهم کرد.
اولویت اول و دوم
از نام‌هایی که مدیرتان برای این کارها استفاده می‌کند، به ترتیبی که توافق کرده‌اید، استفاده کنید.
موردی که جابجا شد
دقیقاً آنچه را که عقب رانده یا کوتاه شده است نام ببرید، بنابراین هیچ کس انتظار آن را در تاریخ قدیمی نداشته باشد.
خرما
روزهای مشخص را بنویسید از عباراتی مانند "به زودی" یا "در اواخر این هفته" خودداری کنید.
قدم بعدی شما
یک یادداشت جدید باز کنید. تمام وظایف خود را برای این هفته فهرست کنید، مدت زمانی را که هر کدام طول می‌کشد تخمین بزنید و برای هر کدام یک تاریخ سررسید تعیین کنید. در پایین یادداشت، ترتیبی را که برای انجام این کارها انتخاب می کنید، مشخص کنید.
این ممکن است برای بیان آن احساس ناراحتی کند. سعی کنید ابتدا نسخه ای از این مکالمه را در Quippy تمرین کنید: با یک شریک صحنه تمرین کنید تا درک کنید که این جلسه قبل از وقوع چگونه می تواند باشد.
منابع و مآخذ
- سازمان بهداشت جهانی (2026). سلامت روان در محل کار (برگه اطلاعات، به روز شده در 15 سپتامبر 2026). سازمان بهداشت جهانی.برگه اطلاعات سازمانی جهانی که خطرات محیط کار را برای سلامت روان فهرست می کند، از جمله بار کاری بیش از حد و کنترل کم بر حجم کار؛ این عوامل خطر را نام می برد و پشتیبانی های توصیه شده را نام می برد، و تأثیر هیچ مکالمه ای با یک مدیر را اندازه گیری نمی کند.