شما در وسط توضیح دادن چرایی عقب افتادن تاریخ راه‌اندازی هستید، و درست زمانی که به بخش مهم آن می‌رسید، یکی از همکاران با ایده‌های خود وارد عمل می‌شود. ناگهان توجه همه تغییر می کند و نقطه نظر شما معلق و ناتمام می ماند. این ناامید کننده است زیرا نتوانستید حرف خود را به پایان برسانید، و اکنون انگار هرگز اتفاق نیفتاده است.
در جلسات، آرام و ساده ماندن واقعا می تواند کمک کننده باشد. اگر کسی حرف شما را قطع کرد، فقط یک لحظه مکث کنید یا به آرامی به او یادآوری کنید که هنوز در حال صحبت کردن هستید. می‌توانید چیزی شبیه این بگویید: «بگذار تمام کنم، سپس می‌توانی بپری داخل». به این ترتیب، شما با طرف مقابل خوب رفتار می کنید و همچنان مسئول مکالمه هستید. اما اگر همان شخص مدام حرفش را قطع می کند، بهتر است بعد از جلسه در مورد آن صحبت کنید. این می تواند به رفع مشکل و جلوگیری از تکرار مجدد آن کمک کند. شما فقط باید بفهمید که آیا این یک کار یکباره است یا آنها همیشه آن را انجام می دهند و هر کدام را به گونه ای متفاوت مدیریت کنید.
همپوشانی تصادفی را از یک الگوی تکراری تشخیص دهید
می‌دانید که چطور پیش می‌رود - در حال تماس ویدیویی هستید و درست زمانی که در حال جمع‌بندی آنچه می‌خواهید بگویید، یک نفر می‌پرد و شروع به صحبت می‌کند. مثل این است که آنها حتی متوجه نشدند که شما هنوز دارید صحبت می کنید. این اغلب به دلیل تاخیر در صدا اتفاق می افتد، اما خبر خوب این است که راه حل آسانی است. تنها چیزی که لازم است یک «ادامه بده» یا «لطفاً آنچه را که می‌گفتید تمام کنید» سریع است تا مکالمه به مسیر اصلی بازگردد. این یک معامله بزرگ نیست، فقط یک وقفه کوچک است که می توان آن را به راحتی با یک مکث کوتاه حل کرد و به طرف مقابل اجازه می دهد بدون اینکه احساس کند حرف شما را قطع کرده است به صحبت کردن ادامه دهد.
برخورد با کسی که مدام حرف شما را در جلسات قطع می کند یا ایده های شما را می دزدد می تواند واقعاً خشمگین باشد. شما سعی می کنید حرفی را وارد کنید، اما آنها فقط به صحبت کردن ادامه می دهند، و حتی گاهی اوقات حرف شما را تکرار می کنند و آن را به عنوان ایده درخشان خودشان به اشتراک می گذارند. زمانی که این اتفاق ادامه می‌یابد، ایده خوبی است که شروع به ثبت و ضبط کنید که چه اتفاقی در حال وقوع است - فقط حقایق، مانند تاریخ جلسه و آنچه مورد بحث قرار گرفته است. سعی نکنید انگیزه های آنها را کشف کنید، فقط روی مستندسازی حوادث تمرکز کنید. اگر تصمیم بگیرید که آن را با کسی در میان بگذارید، هرگز نمی دانید چه زمانی ممکن است به این اطلاعات نیاز داشته باشید. به اصطلاح بهتر است یک دنباله کاغذی داشته باشید.
جای خود را در لحظه نگه دارید
آرام صحبت کنید و کلمات خود را با دقت انتخاب کنید. به عنوان مثال، می توانید چیزی مانند این بگویید:
پیام نمونه
فقط یک دقیقه، من تقریباً تمام شده ام. سپس من واقعاً دوست دارم نظر شما را بشنوم.
پیام نمونه
فقط بگذار این را تمام کنم، سام، و بعد نوبت توست.
پیام نمونه
اجازه دهید قبل از پایان به یک نکته دیگر اشاره کنم.
وقتی در یک جلسه ویدیویی هستید، یک نکته مفید برای جلب توجه یک نفر این است که نادیده گرفته شود و نام او را بگویید - این می تواند به شما کمک کند تا از تاخیر عبور کنید. اگر همزمان با شخص دیگری شروع به صحبت کردید، فقط بگویید «اول تو برو، بعد من تمام میکنم» - این یک روش مودبانه برای مدیریت این اختلاط است و نشان می‌دهد که هنوز چیزی برای گفتن دارید.
مثال گویا: همپوشانی تصادفی روی ویدیو
- دانا
بنابراین آزمایش از 14 شروع می شود و تنها چیزی که ما هنوز به آن نیاز داریم این است ...
- لی
اوه، ببخشید، فکر کردم کار شما تمام شده است.
- دانا
تو اول برو بعد من تمام میکنم
- لی
فقط می خواستم بپرسم که آیا 14 محکم است؟
- دانا
هست. و آخرین چیزی که به آن نیاز داریم ثبت نام در طرح آزمایشی است.
وقتی در نهایت فرصتی برای صحبت دوباره پیدا کردید، لحظه ای را به تصدیق صحبت های طرف مقابل اختصاص دهید. این به شما کمک می‌کند متمرکز بمانید و نشان می‌دهد که واقعاً گوش می‌کردید. یک راه خوب برای انجام این کار این است که آنچه را که آنها گفته اند با کلمات خود تکرار کنید - مانند یک خلاصه نویسی سریع. راهنمایی پزشک در مورد گوش دادن از برنامه هاروارد در مذاکره1 ترجمه و تصدیق نکات دیگران را تشویق می کند. این راهنمایی به طور کلی گوش دادن را پوشش می‌دهد و پاسخ‌های وقفه‌ها را آزمایش نمی‌کند، بنابراین اسکریپت‌های اینجا را به عنوان نمونه‌های ویرایشی در نظر بگیرید. با انجام این کار، می توانید نشان دهید که آنچه را که آنها می گویند دریافت کرده اید و سپس به راحتی به نقطه نظرات خود بازگردید. این می تواند یک راه مفید برای مقابله با وقفه ها و ادامه مکالمه باشد.
تبادل جلسه کوتاه
در اینجا یک مثال تخیلی از نحوه صدای آن در یک جلسه تیمی آورده شده است.
چگونه می تواند پیش برود
- پریا
مشکل فروشنده واقعا سرعت ما را کند کرده است - ما اکنون به تأخیر دو هفته ای نگاه می کنیم و این تأثیر موجی بر برنامه آزمایشی ما داشته است و آن را نیز عقب می اندازد، به این معنی که ...
- مارکوس
صادقانه بگویم، ما فقط باید فروشنده ها را تغییر دهیم.
- پریا
این نکته خوبی است، مارکوس. اجازه دهید این جدول زمانی را به پایان برسانم، و سپس قطعاً می توانیم در مورد تغییر به عنوان یک گزینه صحبت کنیم.
- مارکوس
به اندازه کافی منصفانه
پریا این ایده را تایید می‌کند و به مارکوس می‌گوید که وقتی خط زمانی را تمام کرد، بدون اینکه او را در مقابل همه صدا بزنند، درباره آن بحث خواهند کرد. اگر مارکوس به شانس خود فشار می آورد، ممکن است چیزی مانند "صبر کن، بگذار تمام کنم" بگوید و سپس قبل از ادامه راه برای یک ثانیه توقف کند. به این ترتیب، او بدون اینکه خشن یا پرخاشگر باشد، مشخص می کند که خط کجاست. با انجام این کار، او می‌تواند مسئولیت مکالمه را حفظ کند و به مارکوس نشان دهد که به او اجازه نمی‌دهد ارتباطش را قطع کند. این روشی نرم اما محکم برای رسیدگی به امور است و به او کمک می کند مکالمه را در مسیر خود حفظ کند.
اگر قبلاً اجازه داده اید که سر بخورد
ممکن است منجمد شوید و اجازه دهید لحظه بگذرد، اما اشکالی ندارد. بحث همچنان می‌تواند پیش برود، و همیشه می‌توانید بعداً در جلسه یا حتی پس از پایان آن، به موضوع برگردید. چند راه برای مقابله با این نوع شرایط وجود دارد، از جمله این دو گزینه توضیحی:
پیام نمونه
پس بیایید یک قدم به عقب برگردیم و دوباره به جدول زمانی نگاه کنیم - من نتوانستم آنچه را که قبلاً گفته بودم تمام کنم و این یک تاریخ وجود دارد که برای همه ما بسیار مهم است که از آن آگاه باشیم.
پیام نمونه
من فقط می خواستم به شما یک به روز رسانی سریع در مورد جدول زمانی پروژه خود ارائه دهم - به یاد دارید که قبلاً در این مورد صحبت کرده بودیم؟ خوب، همه چیز کمی تغییر کرده است: ما اکنون آزمایش را در 14 شروع می کنیم و تاریخ راه اندازی ما به 28 منتقل شده است.
شما تازه دارید کاری را که شروع کرده اید به پایان می رسانید، بنابراین نیازی به عذرخواهی یا کار بزرگی نیست.
به جای این
متاسفم، می دانم که این دیر شده است، اما من زودتر قطع شده بودم و هرگز نتوانستم کار را تمام کنم.
این را امتحان کنید
به‌روزرسانی سریع در جدول زمانی: اکنون آزمایش را از 14 شروع می‌کنیم و تاریخ راه‌اندازی ما به 28 منتقل شده است.
تعمیر از عذرخواهی و شکایت صرف نظر می کند و به سادگی کاری را که شما شروع کرده اید به پایان می رساند.
یک الگوی تکراری را به صورت خصوصی مطرح کنید
وقتی مشکلاتی با کسی پیش می‌آید، سعی کنید یک گفتگوی آرام با او داشته باشید. فقط روی چیزهای خاصی که اتفاق افتاده و آنچه می خواهید در آینده تغییر کند تمرکز کنید. یک مثال تخیلی:
پیام خصوصی تخیلی پیگیری
هی مارکوس، می توانم در مورد چیزی که در ذهنم بوده با شما صحبت کنم؟ احساس میکنم در چند جلسه اخیرمان، نتوانسته‌ام آنچه را که می‌گویم، قبل از اینکه شما شروع به اشتراک‌گذاری افکارتان کنید، تمام کنم. مثل روز دیگر که در مورد فروشنده بحث می کردیم، احساس کردم که بریده شده ام. من واقعاً برای نظر شما ارزش قائل هستم، اما خوشحال می‌شوم اگر اجازه دهید ابتدا افکارم را تمام کنم. آیا می‌خواهید قبل از اینکه ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید، یک دقیقه به من فرصت دهید تا آن را جمع بندی کنم؟
وقتی با کسی صحبت می کنید، سعی کنید رک و راست باشید. یک درخواست واضح داشته باشید و ببینید که چگونه پاسخ می دهند. به عنوان مثال، اگر در حال گپ زدن با رئیس خود هستید، ممکن است بگویید: "نظرت در مورد جلسات ما تا کنون چیست؟" این نشان می دهد که شما برای افکار آنها ارزش قائل هستید و می خواهید اوضاع را بهبود بخشید. برقراری ارتباط خوب به معنای دقیق و شفاف بودن است. انجام این کار چندان سخت نیست و می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. فقط صادق باشید و نظر آنها را بپرسید - این یک راه ساده برای شروع یک مکالمه و یافتن نظر آنها است.
بدانید چه زمانی باید زور زدن را متوقف کنید
وقتی به چیزی نیاز دارید، فقط یک بار بپرسید و در مورد آن رک باشید. اگر طرف مقابل مشکلی ندارد، اجازه دهید هر گونه تغییری را که باید انجام شود مدیریت کند. اما اگر آنها شما را منفجر کردند یا هیچ اتفاقی نیفتاد، مدام آنها را در این مورد آزار ندهید. در عوض، به سراغ فردی که مسئول است بروید، مانند رئیستان یا فردی که جلسه را رهبری می کند. از آنها بخواهید کمک کنند تا همه چیز به روال خود بازگردد، شاید با اشتراک‌گذاری نوبتی به‌روزرسانی‌ها یا هدایت مکالمه برای سازماندهی آن. به این ترتیب، همه فرصتی برای صحبت کردن دارند و شما می توانید به جلو حرکت کنید. همه چیز در مورد یافتن راهی برای برقراری ارتباط است که برای همه کارآمد باشد تا بتوانید کارها را انجام دهید.
اگر این یک معامله فقط یکباره است، از آن ناراحت نشوید، اما مطمئن شوید که قبل از اینکه آن را رها کنید، منظورتان را متوجه شده اید.
یکباره یا الگو؟
شخصی یک بار با شما همپوشانی می کند، اغلب به دلیل تاخیر صدا
از یک انتقال سریع استفاده کنید، سپس نقطه خود را تمام کنید.
همان شخص مدام در جلسات با شما صحبت می کند
سوابق واقعی را نگه دارید و با یک درخواست واضح آن را به صورت خصوصی با آنها مطرح کنید.
یک بار پرسیدی و چیزی تغییر نکرد
از رئیس خود یا رهبر جلسه برای ساختار کمک بخواهید، مانند گرفتن نوبت برای به روز رسانی.
وقتی برای جلسه بعدی آماده می شوید، عبارتی را انتخاب کنید که برای شما مناسب است و چند بار با صدای بلند بیان آن را تمرین کنید. به این ترتیب، اگر کسی صحبت شما را قطع کرد، می توانید فقط از عبارت خود برای بازگشت به مکالمه استفاده کنید. این یک ترفند بسیار ابتدایی است، اما واقعاً می تواند تفاوتی در رساندن نظر شما و اطمینان از شنیده شدن شما ایجاد کند.