چگونه در محل کار توضیح بخواهیم بدون اینکه آن را ناخوشایند کنیم

شما پشت میز خود نشسته اید، به یک ارائه بزرگ با بیست اسلاید خیره شده اید، و مطمئن نیستید از کجا شروع کنید. مدیر شما فقط جلسه را با یک سوال ساده به پایان رساند، "آیا می توانید ارائه را قبل از پنجشنبه سخت تر کنید؟" و بقیه قبلاً از سیستم خارج شده اند. شما موافقت کردید که این کار را انجام دهید، اما اکنون متعجب هستید که دقیقاً «تقویت کردن» به چه معناست - آیا قرار است تعداد اسلایدها را کاهش دهید، متن را مختصرتر کنید یا فقط کل موضوع را صیقلی‌تر نشان دهید؟

وقتی می‌خواهید چیزی را کشف کنید، یک پیام کوتاه می‌تواند کمک کند. فقط آنچه را که قبلاً می‌دانید بیان کنید، بخشی را که همچنان شما را گیج می‌کند برجسته کنید، و برای طرف مقابل آسان کنید که به شما بازگردد. اگر سؤال خود را به گونه‌ای بپرسید که نشان دهد از همه چیز مطلع هستید و فقط به توضیح بیشتری نیاز دارید، بیشتر ناهنجاری‌های مکالمه را برای هر دوی شما از بین می‌برد. شما طرف مقابل را در محل قرار نمی دهید، سعی نمی کنید حدس بزنید چه اتفاقی در حال رخ دادن است یا او را مجبور به تکرار خود نمی کنید. با صریح بودن و دقیق بودن، می توانید پاسخی را که به دنبالش هستید بدون اینکه احساس کنید مزاحم هستید، دریافت کنید. همه چیز مربوط به این است که در پیام خود با ملاحظه و شفاف باشید، بنابراین می توانید اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کرده و به جلو حرکت کنید.

چرا سوالات مبهم سخت تر هستند

وقتی می گویید "منظورتان چیست؟"، آنها باید کار را انجام دهند تا بفهمند چه چیزی اشتباه رخ داده است و همه چیز را دوباره توضیح دهند. اینجاست که همه چیز می تواند واقعاً ناخوشایند شود، می دانید؟ شخصی که در ابتدا سعی می کرد چیزی را توضیح دهد باید به عقب برگردد و آن را تجزیه کند، که می تواند برای هر دو نفر ناامید کننده باشد. ممکن است مجبور شوند دوباره توضیح دادن را شروع کنند، و این زمانی است که ناراحتی شروع می شود.

پرسیدن یک سوال خاص می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. می بینید، وقتی برای فکر کردن به آنچه می خواهید فکر کنید، برای طرف مقابل راحت تر است که به شما پاسخ خوبی بدهد. آنها مجبور نیستند از ابتدا شروع کنند و همه چیز را بفهمند - شما در حال حاضر به آنها سرنخی درباره آنچه که به دنبال آن هستید می دهید. به این ترتیب، آنها فقط می توانند اطلاعات گم شده را اضافه کنند و به شما کمک کنند. این به آنها یک سؤال خاص برای پاسخ دادن می دهد و کمک به شما را برای آنها ساده تر می کند. به‌علاوه، نشان می‌دهد که شما برای درک کار تلاش کرده‌اید، بنابراین به احتمال زیاد آنها تمایل بیشتری به کمک دارند.

قبل و بعد از جمله بندی

شما می توانید یک سوال را به روش های مختلف بپرسید، و در واقع بسیار جالب است که ببینید چگونه یک سوال می تواند متفاوت بیان شود. به عنوان مثال، بیایید به چند نمونه نگاهی بیندازیم - آنها ساخته شده اند، اما به خوبی موضوع را نشان می دهند. هر مثال نشان می‌دهد که یک سؤال می‌تواند به دو روش مجزا پرسیده شود، که می‌تواند برای دانستن زمانی که می‌خواهید هدف خود را به گوش مخاطب برسانید یا به دنبال اطلاعات هستید، مفید باشد.

وقتی به مدیر خود فقط دو گزینه می دهید، برای او آسان است که با یک پاسخ ساده به شما پاسخ دهد. به این ترتیب، آنها فقط می توانند یکی از گزینه ها را انتخاب کنند و شما دقیقاً می دانید که آنها چه می خواهند. اما اگر هیچ کدام از این گزینه ها برای آنها کار نمی کند، آنها می توانند به شما بگویند که واقعاً به چه چیزی نیاز دارند، و این به شما کمک می کند تا بفهمید آنها به دنبال چه هستند.

این روش به خوبی کار می کند زیرا در واقع از کلماتی که شما در مورد آنها تعجب می کنید استفاده می کند و معنی آنها را توضیح می دهد. اگر واقعاً مطمئن نیستید که این عبارت به چه معناست، فقط آنچه را که می‌دانید به اشتراک بگذارید و برای اینکه بفهمید از کجا شروع کنید کمک بخواهید.

پرسیدن یک سوال قبل از حرکت به جلو معمولا ایده خوبی است، زیرا راحت تر است که همه چیز را فوراً روشن کنید. اگر صبر کنید، برگشتن و فهمیدن چیزها بعداً دشوارتر می شود. همچنین، ارائه یک مقدمه سریع برای سؤالتان به همه کمک می‌کند بدانند که شما فقط به یک دقیقه از وقت خود نیاز دارید تا بتوانند از قبل برنامه‌ریزی کنند. فقط اینطوری با ملاحظه تر است.

در چهار مرحله بپرسید

1. آنچه را که فهمیدید تکرار کنید - این یک کار واقعاً ساده است، اما می تواند تفاوت زیادی ایجاد کند. وقتی آنچه را که شنیده اید تکرار می کنید، به طرف مقابل نشان می دهد که در واقع به آنچه می گوید توجه می کنید. بعلاوه، این فرصت را به آنها می دهد تا اگر اشتباهی مرتکب شده اید، شما را تصحیح کنند تا بتوانید فوراً هرگونه سوء تفاهم را برطرف کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که گفته های آنها را بگیرید و آن را به قول خودتان تکرار کنید. به همین سادگی است.
2. موضوع را دقیقا مشخص کنید. وقتی چیزی را می‌خوانید و آن را جمع نمی‌کنید، صحبت کنید و دقیقاً به چیزی که شما را گیج کرده است اشاره کنید - این می‌تواند یک کلمه، یک عبارت یا یک عبارت باشد، مانند "سخت کردن" در این زمینه به چه معناست؟ یا "می توانید "حلقه در" را توضیح دهید؟" یا "منظور از "پایان ماه" چیست؟" - با انجام این کار، آنچه را که باید روشن شود روشن می‌کنید و این به جلوگیری از هرگونه سوء تفاهم کمک می‌کند.
3. یک حدس دقیق بزنید یا دو احتمال را انتخاب کنید. انتخاب بین چند گزینه معمولا ساده تر از تلاش برای رسیدن به یک پاسخ از ابتدا است. این رویکرد زمانی که مطمئن نیستید می‌تواند واقعا مفید باشد - فقط دو گزینه را انتخاب کنید که محتمل‌تر به نظر می‌رسند، و شانس بیشتری برای درست کردن آن خواهید داشت.
4. لحظه و تنظیم مناسب را انتخاب کنید. اگر در یک جلسه هستید، سؤال خود را با صدای بلند بپرسید اگر دیگران احتمالاً همین موضوع را تعجب می کنند. اما اگر چیزی است که فقط روی کار شما تأثیر می گذارد یا کمی حساس است، به جای آن یک پیام مستقیم ارسال کنید. به این ترتیب، می‌توانید بدون ایجاد مزاحمت برای سایر اعضای گروه یا قرار دادن کسی در محل، اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنید.

شما می توانید این عادت را در بسیاری از زمینه ها مشاهده کنید. به عنوان مثال، مدرسه بازرگانی هاروارد را در نظر بگیرید. آنها راهنمایی آموزشی توضیح و پرسش های بعدی را به عنوان بخشی از بحث های پیشرو در کلاس درس توصیف می کند. اما برای کلاس های درس نوشته شده است، بنابراین نشان نمی دهد که هر محل کار خاصی چگونه پاسخ می دهد. بنابراین، ایده خوبی است که در مورد نحوه اجرای آن در تنظیمات مختلف فکر کنید. آنچه در یک کلاس درس کار می کند ممکن است در دفتر یا محیط های کاری دیگر یکسان نباشد. شما باید شرایط خاص را در نظر بگیرید و ببینید چه چیزی بهتر عمل می کند.

وقتی قبلاً گفتید "دریافت کردم"

شما در وسط چیزی هستید و ناگهان فکر می کنید، "یک دقیقه صبر کنید، من واقعاً در مورد این موضوع مطمئن نیستم." اشکالی ندارد که یک قدم به عقب بردارید و توضیح بخواهید. احساس نکنید نیازی به توضیح یا عذرخواهی بزرگ دارید. فقط آن را ساده و دقیق نگه دارید. برای مثال، ممکن است چیزی شبیه به این بگویید (تخیلی):

اولین جمله توضیح می دهد که چرا اکنون سؤال می کنید. فقط سوال خود را بدون اتلاف وقت به طور مستقیم بپرسید - در جمله بعدی خود به اصل مطلب برسید. اگر بلافاصله بعد از اینکه متوجه شدید چیزی کاملاً درست نیست آن را مطرح کنید، به طور کلی برای هر دوی شما راحت تر است که در مورد آن صحبت کنید. به این ترتیب، می توانید سردرگمی را برطرف کنید و درک بهتری از آنچه در حال وقوع است داشته باشید.

زمانی که پاسخ هنوز مشخص نیست

گاهی اوقات پاسخ به اندازه دستورالعمل اصلی مبهم است. به جای پرسیدن دوباره همان سوال، سعی کنید آن را دقیق تر کنید:

وقتی پیش‌نویسی برای اشتراک‌گذاری دارید، اغلب برای دیگران راحت‌تر است که به شما بازخورد مفید بدهند. این به این دلیل است که آنها می توانند به چیزی واقعی واکنش نشان دهند، نه اینکه بخواهند آنچه را که می خواهند توصیف کنند. به جای اینکه از صفر شروع کنند، یک پیش نویس به آنها نقطه شروع می دهد. همچنین می‌توانید از اطراف بپرسید که آیا شخصی قبلاً کاری مشابه انجام داده است یا خیر - این می‌تواند برای فهمیدن اینکه چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی خوب نیست، واقعاً مفید باشد. به عنوان مثال، اگر شخصی قبلاً پروژه ای مانند پروژه شما را انجام داده است، می تواند تجربیات خود را به اشتراک بگذارد و به شما نکاتی بدهد. بعلاوه، داشتن پیش‌نویس مشخص باعث می‌شود افراد راحت‌تر اشاره کنند که چه چیزهایی را دوست دارند و چه چیزی را دوست ندارند، که انجام این کار زمانی که شما فقط درباره ایده‌ها به صورت کلی بحث می‌کنید، می‌تواند سخت‌تر باشد.

وقتی از کسی سوالی می‌پرسید، همیشه نمی‌توانید بگویید که چگونه پاسخ می‌دهد. آنها ممکن است روز بدی داشته باشند یا کمی خشن باشند، اما این بدان معنا نیست که سوال شما بد بوده است. گاهی اوقات، همه چیز دقیقاً آنطور که انتظار داشتید پیش نمی رود، اما انجام درست کار چیزی است که واقعاً مهم است. بنابراین، حتی اگر مکالمه کمی ناخوشایند شود، ارزش آن را دارد اگر به نتیجه مناسب برسید. ممکن است برای لحظه ای کمی احساس ناراحتی کنید، اما این هزینه کمی برای انجام درست کارها است.

قبل از ارسال، خودآزمایی سریع

قبل از زدن گزینه send، این موارد را اجرا کنید:

قبل از اینکه ارسال را بزنید

آیا چیزی را که قبلاً فهمیده ام گفته ام؟آیا سوال من در مورد یک چیز خاص است؟آیا آنها می توانند با یک پاسخ کوتاه، بیشتر از چند جمله پاسخ دهند؟آیا عذرخواهی و فیلر اضافی را قطع کرده ام؟آیا این مکان مناسبی برای بحث در مورد آن است: در یک جلسه، از طریق یک پیام چت، یا در یک مکالمه یک به یک؟

0 از 5 بررسی شد

اگر اکثراً بله پاسخ داده اید، ادامه دهید و آن را ارسال کنید.

حرکت بعدی چیست؟ دستورالعملی را از این هفته انتخاب کنید که شما را سرگردان کرده است. یک دقیقه وقت بگذارید و پیامی را یادداشت کنید که همه چیز را روشن می کند - فقط به یاد داشته باشید که این چهار مرحله را که ما طی کردیم دنبال کنید. سعی کنید امروز آن را کامل کنید، و اگر می خواهید قبل از زدن send از آن عبور کنید، می توانید با Quippy با صدای بلند کانو را تمرین کنید.