از مدیر خود بپرسید "برای من بازخوردی دارید؟" و "نه، شما عالی کار می کنید" را دریافت کنید. شنیدن آن خوب است اما هیچ راهنمایی در مورد چگونگی بهبود به شما نمی دهد. شما نمی دانید که آیا پروژه هفته گذشته به خوبی که فکر می کردید بود یا خیر.
به جای پرسیدن سوالات بسیار گسترده از مدیر خود، از تمرکز بسیار محدود استفاده کنید. در مورد یک کار یا یک مهارت بپرسید. سپس از مدیر خود بپرسید که دفعه بعد که فرصت پیش آمد، چه کاری می توانید متفاوت انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که مدیر خود را قبل از 1:1 خود کمی بالا ببرید تا بتواند قبل از ارائه بازخورد، افکار خود را جمع آوری کند. و سپس قبل از توضیح به بازخورد آنها گوش دهید. بازخورد را عملی کنید و بعداً در مورد آن گزارش دهید.
یک کار یا یک مهارت را انتخاب کنید
اگرچه سؤالات گسترده پاسخ های گسترده ای دریافت می کنند، بازخورد خوب نیاز به سؤال هدفمندتری دارد. از مدیر خود بپرسید "حالم چطور است؟" منجر به جمع‌بندی هفته‌ها از کار شما می‌شود و اکثر مدیران با چیزی مودبانه و کلی پاسخ می‌دهند.
در مرحله بعد، می خواهید دامنه سؤال خود را محدود کنید تا بتوانید با بازخوردی که مدیر شما ارائه می دهد کار کنید. این معمولاً به معنای انتخاب یک تحویل واحد است که مدیر شما اخیراً دیده است، یا یک مهارت واحد که در حال حاضر سعی در بهبود آن دارید. بنابراین اگر در یک شرکت تازه وارد هستید، بهتر است در مورد کاری که مدیرتان واقعاً دیده است بپرسید، نه چیزی که فقط از شخص دیگری شنیده است.
کاری که مدیر شما فقط از طریق دیگران در مورد آن شنیده است، عموماً برای کارمندان جدید ممنوع است زیرا از آنها می خواهد جزئیات کار شما را حدس بزنند.
بپرسید دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام دهید
اگر در مورد تلاش بعدی خود در کار یا مهارت بپرسید، بازخورد مفیدتری دریافت خواهید کرد تا اینکه از یک سوال گسترده در مورد عملکرد کلی خود بپرسید.
مطالعات دانشجویان MBA اجرایی (که همگی مدیران شاغل هستند) و بررسی عملکرد آنها با یکدیگر در بازی‌های نقشی، نشان می‌دهد که وقتی به مدیران بازخورد داده می‌شود که بر اقدامات آینده متمرکز است، انگیزه بیشتری برای تغییر دارند تا زمانی که بازخوردی که بر اقدامات گذشته ارائه می‌شود.1. توجه داشته باشید که این تحقیق از بازی های نقش و گزارش خود استفاده کرده است، بنابراین نشان نمی دهد که در طول زمان چه اتفاقی برای عملکرد در محل کار واقعی می افتد.
در اینجا یک سوال باریک و آینده نگر وجود دارد که می توانید به صورت 1:1 بپرسید:
پیام نمونه
برای دسته مشتری Q3، یک کاری که باید در مورد بعدی متفاوت انجام دهم چیست؟
درخواست یک چیز در اینجا بسیار مهم است. عوامل بسیار زیادی وجود دارند که تعیین می کنند بازخورد شما چقدر موثر خواهد بود. یکی از چیزهایی که بسیار مهم است درخواست یک چیز است. به مدیر خود اجازه دهید یک چیز را بگوید و آنها می توانند بدون اینکه احساس کنند در حال نوشتن یک بررسی رسمی هستند، مشخص باشند.
قبل از 1:1 به مدیر خود هشدار دهید
بازخورد بدون زمینه می تواند کاملا مبهم باشد. اگر بتوانید یک یا دو روز قبل از جلسه 1:1 مدیر خود را برای سؤالات بازخورد خود آماده کنید، او می تواند به عقب برگردد و کاری را که انجام داده اید برای بازخورد دقیق تر ارزیابی کند.
این می تواند یک ایمیل بسیار کوتاه باشد:
پیام نمونه
سلام جردن، فقط می خواستم پایه 1:1 ما را در روز پنجشنبه لمس کنم. آیا می‌خواهید 5 دقیقه یا بیشتر از آن را صرف راهنمای ورود به هواپیما کنید که هفته گذشته برای بازخورد در مورد اینکه چگونه می‌توانم عضویت بعدی را برای افراد جدید راحت‌تر دنبال کنم، ارسال کنید؟ متشکرم. خوشحال میشم اگر کمکی کرد لینک رو دوباره بفرستید.
پیام heads-up را تطبیق دهید
سلام [نام مدیر]، در 1:1 ما در [روز] می‌توانیم پنج دقیقه روی [یک قطعه کار] صرف کنیم؟ عمدتاً می خواهم بدانم [یک سوال در مورد دفعه بعد]. خوشحال میشم اگر کمکی کرد لینک رو دوباره بفرستید.
نام مدیر
از نامی که معمولاً با آنها در چت استفاده می کنید استفاده کنید.
روز
1:1 خاص را نام ببرید تا بدانند چه زمانی باید منتظر موضوع باشند.
یک تکه کار
چیزی را انتخاب کنید که مدیرتان واقعاً دیده است، مانند یک صفحه، گزارش یا ارائه.
یک سوال در مورد دفعه بعد
بپرسید چه چیزی نسخه بعدی را بهتر می کند، و آن را به یک سوال اختصاص دهید.
فقط با اطلاع دادن به مدیرتان از قبل که قصد دارید در مورد یک مورد کاری خاص در 1:1 خود بحث کنید، به احتمال زیاد آنها کار را اخیراً بررسی کرده اند و بازخورد واقعی برای شما دارند، در مقایسه با خاطرات مبهم عملکرد گذشته شما.
- یک سوال کتبی
سام یک سوال رو به جلو را قبل از جلسه یادداشت کرد: در مورد بعدی چه باید کرد. وقتی مکالمه شروع می شود، داشتن آن روی کاغذ، سؤال را محدود نگه می دارد.
- تک تکه کار
راهنمای ورود به صفحه نمایش باز است، بنابراین هر دو نفر به یک کار نگاه می کنند. بازخورد درباره چیزی که مدیرتان می‌تواند در حال حاضر ببیند، ساده‌تر است.
- سربالا
1:1 با یادداشتی در مورد موضوع یک روز قبل رزرو شد. این به جردن فرصت داد تا دوباره به راهنما نگاه کند و پاسخی واقعی بدهد.
وقتی جواب فقط ستایش است چه باید گفت
گاهی اوقات بازخوردی که دریافت می‌کنید تمجید بدون جزئیات است و بنابراین در تلاش‌هایتان برای بهبود، کاربرد کمی برای شما ندارد. بنابراین باید تعریف و تمجید مدیر را به چیزی مفید تبدیل کنید. از مدیر برای بازخوردشان تشکر کنید و سپس از نظر نحوه استفاده از آن برای بهبود، توضیح بیشتری در مورد آن بخواهید.
این به صورت حضوری یا در پاسخ کار می کند:
پیام نمونه
ممنون از کلمات محبت آمیز یکی از چیزهایی که احساس می کنید در حال حاضر برای من خوب کار می کند چیست، که باید به انجام آن ادامه دهم؟ و آیا یک کار کوچک وجود دارد که بتوانم انجام دهم تا این را حتی بهتر کنم؟
اولین سوال شما به شما کمک می کند بدانید از چه چیزی محافظت کنید. سوال دوم شما به شما کمک می کند تا چیزی را کشف کنید که مدیرتان فکر نمی کند ذکر آن مهم باشد. اگر پاسخ همچنان «هیچ» است، پس از تلاش اصلی بعدی خود می توانید دوباره بپرسید.
با پاسخ مدیر خود چه کار کنید
آنها یک پیشنهاد خاص می دهند
مثالی از کار بخواهید، سپس بگویید در مورد بعدی چه چیزی را امتحان خواهید کرد.
آنها می گویند شما عالی هستید
از آنها تشکر کنید، سپس بپرسید کدام قسمت کار می کند و چه چیز کوچکی آن را قوی تر می کند.
مشکلی را مطرح می کنند که می سوزد
قبل از توضیح هر زمینه، بپرسید کجا اشتباه شده است.
آنها هنوز چیزی برای اضافه کردن ندارند
در آنجا توقف کنید. بعد از کار بزرگ بعدی خود دوباره بپرسید.
چگونه بدون دفاع از خود انتقاد بشنویم
بازخورد سخت معمولاً سخت ترین شنیدن است. همه ما یک واکنش اولیه برای توضیح اینکه چرا چیزی کار نمی کند داریم. ممکن است بگوییم که ضرب الاجل تغییر کرده یا داده ها به موقع آماده نشده اند یا اینکه شخص دیگری در تیم اسلایدها را تغییر داده است. مدیری که بازخورد می دهد حتی ممکن است با ما موافق باشد. اما وظیفه ما این است که بشنویم و بفهمیم.
با این حال، این خطر نیز وجود دارد که مدیران بازخورد مختلط یا منفی را با تردید در صحت آن و صلاحیت شخصی که آن را ارائه می‌دهد، کاهش دهند (همانطور که مطالعات نحوه واکنش مدیران به بازخورد بررسی نشان می‌دهد.1). اختلاف نظر در مورد عملکرد گذشته نیز پس از بحث بازخورد بیشتر از قبل بود، به دلیل توضیحات محافظت از خود گیرندگان1. این مطالعات با نقش‌آفرینی مدیران و گزارش‌دهی در مورد بررسی‌ها انجام شد، بنابراین یافته‌ها دقیقاً با شغل شما مطابقت نخواهد داشت.
ابتدا سوال را بپرسید و بعداً نگران زمینه باشید.
پیام نمونه
این برای شنیدن مفید است. آیا می‌توانید به من نشان دهید که کجا گزارش گیج‌کننده بوده است، تا بدانم ابتدا باید چه چیزی را برطرف کنم؟
و بله، شما می توانید مخالف باشید، اما مطمئن شوید که ابتدا دیدگاه آنها را درک کرده اید. پس از آن می توانید بازخورد آنها را بر حسب وظیفه بعدی خود بیان کنید و دیدگاه انحرافی احتمالی خود را بیان کنید. به عنوان مثال: «دفعه بعد: اگر در اسرع وقت از تاخیر در داده‌هایی که ارائه می‌دهم به شما اطلاع بدهم به شما کمک می‌کند؟»
شنیدن انتقاد و تبدیل آن به مرحله بعدی
اردنگزارش در کل محکم بود. اگرچه دنبال کردن صفحه خلاصه سخت بود. مجبور شدم دوبار بخوانم.
ساماین برای شنیدن مفید است. کدام قسمت اول شما را از دست داد؟
- اردن
نمودار دوم. نمی‌توانستم بگویم کدام اعداد مربوط به این سه ماهه است.
- سام
متوجه شدم. دفعه بعد، یک چهارم را در هر نمودار برچسب می زنم و عدد اصلی را در بالا قرار می دهم. آیا آن را درست می کند؟
- اردن
بله، این خیلی کمک خواهد کرد. پیش نویس بعدی را قبل از اینکه منتشر شود برای من ارسال کنید.
- سام
انجام خواهد داد. چهارشنبه آن را خواهید داشت.
پیگیری کنید تا مدیرتان ببیند از آن استفاده کرده اید
با نشان دادن به مدیرتان که بر اساس بازخورد آنها عمل کرده اید، آنها می دانند که زمان آنها به خوبی سپری شده است و امیدواریم در آینده بیشتر به شما کمک کنند.
پس از استفاده از بازخورد، ایمیل ساده زیر را برای مدیری که بازخورد ارائه کرده است ارسال کنید. این به مدیر نشان می دهد که شما واقعاً از بازخورد آنها استفاده کرده اید و بنابراین به احتمال زیاد مدیر شما به ارائه بازخورد با کیفیت در مکالمات آینده ادامه خواهد داد.
پیام نمونه
به‌روزرسانی سریع: در راهنمای این هفته، مراحل راه‌اندازی را همانطور که پیشنهاد کردید به بالا منتقل کردم. آیا اکنون برای شما واضح تر خوانده می شود؟
به استفاده از این یک قطعه کار + یک سوال رو به جلو در هر جلسه ادامه دهید تا چند ماه دیگر که زمان بررسی رسمی با مدیرتان فرا می رسد، انبار خوبی از تغییرات برای مراجعه به آنها خواهید داشت.
قدم بعدی شما
فقط یک قطعه از کاری را که می خواهید درباره آن بازخورد داشته باشید انتخاب کنید و به مدیر خود اطلاعات کوتاهی درباره آن ارسال کنید. سوال پیش رو خود را از قبل آماده کنید و در جلسه بعدی 1:1 خود را از بین ببرید. ابتدا مکالمه با Quippy را تمرین کنید و کلماتی را که می خواهید در مکالمه خود استفاده کنید بنویسید.
اگر گفتن این سوالات با صدای بلند در جلسه خیلی ناخوشایند است، ابتدا این مکالمه را در Quippy تمرین کنید. با یک شریک صحنه در این ابزار تمرین کنید تا زمانی که بتوانید این کلمات را در مکالمه واقعی با مدیر خود تکرار کنید.
منابع و مآخذ
- گنپ، کلایمن، ویلیامسون و بارلاس (2020). آینده بازخورد: ایجاد انگیزه برای بهبود عملکرد از طریق بازخورد متمرکز بر آینده. PLOS ONE.مدیران (دانشجویان MBA اجرایی) تجربیات بازخورد واقعی و بررسی عملکرد نقش‌آفرینی را تشریح کردند. پذیرش بازخورد اندازه گیری شده و قصد تغییر؛ ایفای نقش و گزارش خود، مدیران به جای آزمایش میدانی به یکدیگر بازخورد می دهند.