شما این ایده را 20 دقیقه پیش داشتید. حتی ممکن است قسمت اول جمله اول را چند بار تمرین کرده باشید. دیگران ممکن است این فرصت را داشته باشند که قبل از اینکه شما کلمه ای را به زبان بیاورید، مداخله کنند. اما موضوع ادامه پیدا کرده است. اگر لحظه بگذرد، همچنان می توانید با پیگیری بعد از جلسه با یک یادداشت سریع یا تماس تلفنی، ایده های خود را در مقابل افراد مناسب قرار دهید. برای اینکه ایده‌های خود را در مقابل افراد مناسب در جلسه قرار دهید، راه حل عمدتاً مکانیکی است. با یک نکته واضح برای انتقال وارد شوید. از همان ابتدا یک مشارکت کوچک و نمادین داشته باشید. سپس با یک خط باز کوتاه وارد یک انتقال طبیعی شوید و نظر خود را در حدود سه جمله کوتاه بیان کنید.
عقب ماندن در محل کار معمول است. یک مطالعه اکتشافی انجام شده برای درک فرآیند ایجاد نگرانی با سرپرستان در محل کار ایالات متحده نشان داد که 34 نفر از 40 کارمند تمام وقت (85٪) گزارش دادند که از ابراز نگرانی هایی که فکر می کردند در زمان یا زمان دیگری مهم است خودداری کرده اند.1. دلیلی که اغلب ذکر شد ترس از این بود که ابراز نگرانی هایشان منجر به نگاه منفی به آنها شود و حتی به روابط کاری مثبت آنها آسیب برساند. توجه داشته باشید که این برای مطرح کردن نگرانی‌ها با رؤسایشان بود نه برای جلسات کلی. بنابراین، اگرچه به طور خاص جلسات را توصیف نمی کند، ترسی که توصیف می کند برای بسیاری از افراد ساکت تری که در نظر دارند در جلسات صحبت کنند آشنا به نظر می رسد. مراحل زیر راه‌هایی را بیان می‌کند که می‌توانید صحبت کردن در جلسات را کوچک‌تر و معمول‌تر کنید.
قبل از شروع جلسه یک نقطه را انتخاب کنید
دستور کار جلسه ای که قرار است برگزار شود را بخوانید یا عنوان ایمیلی را که برای آمادگی برای جلسه برای شما ارسال شده است بخوانید. یکی از موارد دستور کار را انتخاب کنید که بتوانید در آن مشارکت داشته باشید. نظر خود را در یک جمله بنویسید. این می تواند چیزی به سادگی "ما می توانیم سعی کنیم ابتدا این فرم جدید را با یک تیم آزمایش کنیم." توجه داشته باشید که اگر چیزی مانند "من در مورد ورود به سیستم فکری دارم" بنویسید، باید بقیه افکاری را که در مورد حضور در جلسه دارید بسازید. و این همان جایی است که احتمالاً در نهایت به سرگردانی خواهید رسید.
با اضافه کردن یک دلیل به جمله آماده شده خود، می توانید آن را به یک جمله کامل بعلاوه یک دلیل گسترش دهید، که به راحتی برای صحبت کافی است. یادداشتی را که قبلاً با مشارکت خود در جلسه ارائه می‌کردید، در جایی نگه دارید که بتوانید به آن نگاه کنید، مثلاً یک یادداشت چسبنده یا بالای یادداشت‌های جلسه در سندی که برای یادداشت استفاده کرده‌اید.
بهترین ایده خود را به جلسه بیاورید و از ایده های دیگر برای ایمیل بعدی استفاده کنید. دریافت این یک مشارکت واضح در جلسه برای اتاق شلوغ بسیار آسان تر از سه مشارکت نه چندان واضح است.
در ده دقیقه اول چیزی بگو
مشارکت های اولیه لازم نیست عمیق باشند. می‌توانید به سادگی به یک سؤال وضعیت پاسخ دهید، تاریخ را تأیید کنید یا حتی یک جزئیات دیگر را به افکار دیگران اضافه کنید. انجام این کار بسیار آسان است زیرا بر اساس چیزهایی است که شما اخیراً شنیده اید. در جلسات ویدیویی دوربین خود را روشن نگه دارید، مکان نما را نزدیک دکمه لغو نادیده بگیرید و به محض شنیدن صدای گوینده که به انتهای جمله می رسد و شروع به تکیه دادن به صندلی خود کرده و یادداشت های خود را جستجو می کند، برای شروع صحبت کلیک کنید.
مشارکت اولیه در جلسات نباید طولانی یا عمیق باشد. در واقع، پاسخ دادن به یک سؤال وضعیت، تأیید تاریخ، یا افزودن یک جزئیات به ایده شخص دیگری برای جلسه، همگی کمک‌های بزرگی به جلسه هستند. چنین مشارکت هایی ممکن است:
پیام نمونه
فروشنده برای جمعه تایید کرد، که همچنان به نظر می رسد در جدول زمانی فعلی ما برای این کار کار کند.
در تماس ویدیویی مطمئن شوید دوربین روشن است و مکان نما نزدیک دکمه لغو نادیده گرفتن است. به این ترتیب اولین مشارکت شما می تواند به آسانی کلیک کردن روی ماوس باشد. اگر معمولاً منتظر لحظه عالی هستید، ده دقیقه اول یک جلسه را به عنوان پنجره خود در نظر بگیرید و برای استفاده از آن برنامه ریزی کنید.
یک لحظه طبیعی برای ورود پیدا کنید
افتتاحیه های یک جلسه معمولاً به عنوان انتقال از یک نقطه به نقطه دیگر (پایان بحث سخنران، پایان یک اسلاید، و غیره) و همچنین سؤالات توسط تسهیل کننده برای نظرات اضافی است. اینجاست که انتظار می‌رود صدای مشارکت‌کنندگان جدید باشد.
به گوینده توجه کنید. وقتی آنها گفتن یک جمله را تمام می کنند، و سپس به صندلی خود تکیه می دهند یا شروع به جستجو در یادداشت های خود می کنند، معمولاً به این معنی است که صحبت در مورد آن موضوع را تمام کرده اند. منتظر چیزی نباشید که حتی برای یک ثانیه سکوت ناخوشایند باشد. موضوع می تواند به سرعت پیش برود.
بالا بردن دست یا خم شدن به جلو می تواند توجه گوینده و تسهیل کننده (ها) را جلب کند و به آنها اجازه دهد شما را بشناسند.
- نکته آماده شده
یادداشت چسبناک سام یک جمله و دلیلش را نگه می دارد، بنابراین او مجبور نیست جمله بندی را در ذهنش نگه دارد.
- یک انتقال طبیعی
اسلاید روی صفحه به تازگی تغییر کرده است. چنین تغییر لحظه ای است که اتاق انتظار صدای جدیدی را دارد.
- یک شنونده باز
جردن به سمت سام چرخیده و به او نگاه می کند. خم شدن به جلو به یک تسهیل کننده یا همکار کمک می کند تا شما را وارد کند.
با خطی که کف را ادعا می کند باز کنید
اولین کلمات شما در یک جلسه انتظارات را برای آنچه می خواهید بگویید ایجاد می کند. با عذرخواهی مانند "ببخشید، این ممکن است یک سوال احمقانه باشد" شروع نکنید. این کلمات می‌توانند ثانیه‌های ابتدایی شما را به خود اختصاص دهند و انتظارات مخاطب را به این فکر بیاندازند که چه سؤال احمقانه‌ای می‌توانید بپرسید.
پیوند دادن به آنچه که گفته شد ساده تر از همه است:
پیام نمونه
با تکیه بر آنچه جردن گفت، فکر می کنم می توانیم این را ابتدا با یک تیم آزمایش کنیم.
اگر مکالمه به سمت دیگری رفته است، به نقطه قبلی برگردید:
پیام نمونه
آیا می توانم برای یک ثانیه به نقطه ورود برگردم؟
اگر همزمان با شخص دیگری شروع به صحبت کردید، به او بگویید که بعد از او صحبت خواهید کرد. این به شما این امکان را می دهد که بعد از اتمام صحبت در مورد آن نقطه صحبت کنید. مواظب باشید وقتی شروع به صحبت کردید به خودتان اجازه ندهید که در مورد آن صحبت کنید.
سام ایده را دریافت می کند (تصویری)
اردنبنابراین فرم جدید در ابتدا برای همه فعال می شود. چیز دیگری در ورود به هواپیما وجود دارد؟
سامبا تکیه بر آن، فکر می‌کنم می‌توانیم ابتدا آن را با تیم پشتیبانی آزمایش کنیم. آنها بیشترین استخدام های جدید را می گیرند، بنابراین ما به سرعت با مشکلات مواجه می شویم.
- اردن
این نکته خوبی است. آزمایش چقدر طول خواهد کشید؟
- سام
دو هفته باید کافی باشد. من می توانم آن را تنظیم کنم و آنچه را که پیدا می کنیم به اشتراک بگذارم.
- اردن
بیایید این کار را انجام دهیم. سام می تونی تا جمعه برنامه رو بفرستی؟
آن را در سه جمله بگویید، سپس متوقف شوید
یک چارچوب ساده برای حفظ خود در مسیر: 1. بیانیه نکته ای که می خواهید بیان کنید. 2. توضیح مختصر یک دلیل بر مطلب; 3. پیشنهاد در مورد اقدامات بعدی. در اینجا مثالی از این است که چگونه ممکن است در یک جلسه واقعی به نظر برسد:
پیام نمونه
فکر می کنم ابتدا باید فرم را با تیم پشتیبانی آزمایش کنیم. آنها بیشترین استخدام های جدید را می گیرند، بنابراین ما به سرعت شاهد مشکلات خواهیم بود. آیا می توانیم آن را برای دو هفته امتحان کنیم؟
بعد حرف نزن این سکوت ممکن است طولانی به نظر برسد، اما معمولاً به این معنی است که مردم سخت مشغول کار هستند و به یک پاسخ فکر می کنند. سعی کنید پاسخ های بعدی خود را کوتاه نگه دارید. یک یا دو جمله برای پاسخ به یک سوال کافی است تا نشان دهد که به موضوع مورد نظر فکر کرده اید.
نقطه سه جمله ای خود را بسازید
من فکر می کنم ما باید [نکته شما]. [یک دلیل]، بنابراین [آنچه تیم به دست می آورد]. آیا می توانیم [گام کوچک بعدی]؟
نکته شما
همان جمله ای که قبل از جلسه نوشتی. آن را به اندازه کافی مشخص نگه دارید تا بتوانید بر اساس آن عمل کنید.
یک دلیل
قوی ترین دلیل را انتخاب کنید در صورت درخواست کسی، دیگران را نجات دهید.
چیزی که تیم به دست می آورد
یک نتیجه مشخص را نام ببرید، مانند زودتر گرفتن مشکلات یا ذخیره یک مرحله.
یک قدم کوچک بعدی
چیزی را پیشنهاد دهید که به راحتی بتوان با آن موافقت کرد، مانند یک آزمایش کوتاه، یک بررسی سریع یا یک مکالمه بعدی.
وقتی لحظه گذشت پیگیری کنید
این امکان وجود دارد که ایده های شما قبل از گذشت زمان در جلسه مطرح نشود. اگر تیم شما از آن استفاده می کند، ظرف چند ساعت یک ایمیل به مسئول یا موضوع جلسه ارسال کنید. مانند نسخه گفتاری، باید شامل نکته، دلیلی برای آن و مرحله بعدی باشد.
فقط مطمئن شوید که آنقدر کوتاه است که برای مشارکت شفاهی لازم است (یعنی نکته، دلیل، مرحله (های) بعدی). در اینجا یک مثال است:
پیام نمونه
در ادامه بحث حضوری امروز: فکر می‌کنم می‌توانیم فرم جدید را با تیم پشتیبانی به مدت دو هفته آزمایش کنیم. آنها بیشترین استخدام های جدید را می گیرند، بنابراین ما به سرعت شاهد مشکلات خواهیم بود. خوشحال میشم اگر کار کرد راه اندازیش کنید.
این همچنین به شما امکان می دهد در جلسات بعدی مرتبط با این موضوع به مکاتبات قبلی مراجعه کنید. به عنوان مثال، می توانید با گفتن این جمله شروع کنید: "من یک ایده سریع در این مورد بعد از سه شنبه ارسال کردم ...".
اگر اغلب جلسات را با نکاتی ناگفته رها می‌کنید، به مدیر خود یا فردی که جلسه را اداره می‌کند یادآوری کنید که شما سخنران ساکت‌تری هستید و باید قبل از بستن یک مورد با شما تماس بگیرد.
لحظه را از دست دادی حالا چی؟
تصمیم گیری در مورد موضوع هنوز باز است
امروز یادداشت کوتاهی را همراه با نکته، یک دلیل و مرحله بعدی برای صاحب تصمیم ارسال کنید.
این تیم دارای یک موضوع جلسه مشترک است
پیگیری خود را در آنجا ارسال کنید تا همه افراد حاضر در جلسه آن را ببینند.
موضوع در دستور کار بعدی قرار دارد
یادداشت قبلی خود را هنگام بالا آمدن مورد ذکر کنید و از آن به عنوان خط افتتاحیه خود استفاده کنید.
تصمیم در حال حاضر نهایی است
برای این یکی همونجا توقف کن این ایده را برای بحث آینده در جایی که کاربرد دارد ذخیره کنید.
این در اکثر جلسات شما اتفاق می افتد
از مدیر یا تسهیل کننده خود بخواهید قبل از بستن یک مورد، با افراد ساکت تر تماس بگیرد.
آن را در جلسه بعدی خود امتحان کنید
جلسه بعدی خود را بیابید که دستور کار دارد. یک جمله با نکته اصلی آنچه می خواهید بگویید و یک جمله با دلیل پشت آن بنویسید. تصمیم بگیرید که چه زمانی صحبت را شروع می کنید (به عنوان مثال زمانی که نقطه دستور کار مربوطه شروع می شود). توجه داشته باشید که آیا توانستید صحبت کنید یا خیر و چگونه این کار برای شما در جلسه انجام شد.
این خطوط را می توان با استفاده از Quippy برای تمرین مکالمات واقعی قبل از جلسه تمرین کرد. "خط اول" یک مکالمه می تواند به خصوص برای گفتن با صدای بلند دشوار باشد و Quippy به شما امکان می دهد قبل از جلسه آن را با یک شریک صحنه تمرین کنید.
منابع و مآخذ
- میلیکن، موریسون و هیولین (2003). مطالعه اکتشافی سکوت کارکنان: مسائلی که کارمندان به سمت بالا ارتباط برقرار نمی کنند و چرا. مجله مطالعات مدیریت (نسخه خطی نویسندگان).مصاحبه با 40 کارمند تمام وقت ایالات متحده در صنایعی مانند مشاوره و خدمات مالی در مورد مطرح کردن نگرانی ها به سرپرستان. نمونه اکتشافی کوچک، در مورد نگرانی های صعودی به جای ایده های خاص در جلسات.