اکنون چهار بار نوشته‌اید «خیلی متاسفم، فکر نمی‌کنم بتوانم». هر نسخه طولانی تر و عذرخواهی تر می شود.
پیام سام، "آیا فرصتی هست که بتوانید این هفته گزارش فصلی را از روی بشقاب من بردارید؟"، 40 دقیقه پیش ارسال شد. زیر آن در چت تیمی "دیده شده" می گوید. بنابراین سام می داند که شما پیام را دیده اید.
مکان نما شما بعد از کلمه "متاسفانه" در نسخه چهارم پیام شما قرار دارد و شانه های شما به سمت گوش های شما حرکت می کند.
به این نوع درخواست ها می توان خیلی کوتاه پاسخ داد. شما به سادگی درخواست را رد می کنید و یک دلیل مرتبط با کار برای این کار ارائه می دهید.
شما می‌توانید پیشنهاد دهید که بخش کوچک‌تری از کار را انجام دهید یا آن را در زمان دیگری تکمیل کنید، اما فقط در صورتی که واقعاً بتوانید آن را تحویل دهید.
اگر درخواست از طرف مدیر شما می آید، تضاد بین وظایف کاری را نام ببرید و از مدیر خود بخواهید تصمیم بگیرد که کدام کار را ابتدا انجام دهد.
شش نوع درخواست برای کار اضافی وجود دارد که اغلب اتفاق می افتد. در زیر پیام هایی وجود دارد که می توانید از آنها برای پاسخ به هر یک از این نوع درخواست ها استفاده کنید. توجه داشته باشید که بسته به اینکه چه کسی درخواست را ارائه می دهد و چگونه درخواست برای شما ارسال می شود، جمله بندی متفاوت است.
قبل از نه گفتن به کار اضافی چه چیزی را باید بررسی کنید؟
تحقیقات انجمن روانشناسی آمریکا نشان می دهد که بسیاری از کارگران به دلیل کارشان احساس استرس می کنند. در یک نظرسنجی آنلاین در سال 2023 از 2515 بزرگسال شاغل در ایالات متحده، 77٪ از کارگران گزارش دادند که در ماه گذشته استرس ناشی از کار را تجربه کرده اند.1 اگر با روشن شدن نام سام نبض شما بالا رفت، شما تنها نیستید.
داده‌های نظرسنجی مبتنی بر گزارش‌های شخصی است، بنابراین نمی‌تواند نشان دهد که آیا کاهش کار اضافی استرس را کاهش می‌دهد یا به اعتبار شما در محل کار آسیب می‌رساند.
حقایق را بررسی کنید. وقتی در این میان هستید، بررسی حقایق مربوط به کارتان مفیدتر از باز کردن مجدد تقویم برای بار سوم است، حتی اگر از دفعه دومی که نگاه کردید تغییری نکرده باشد.
- چه چیزی پرسیده می شود؟ واقعاً «گزارش را از بشقاب سام بردارید» به چه معناست؟ آیا ما در مورد 12 صفحه گزارش صحبت می کنیم یا چند عدد را برای یک خلاصه جمع می کنیم؟ تاریخ سررسید این کار و اینکه چه کسی پس از انجام وظیفه خود مسئول آن خواهد بود را بیابید.
- ضرب الاجل های سخت شما تمام کارهایی را که باید در این هفته انجام دهید، با کارهای باقی مانده برای هر کدام (مثلاً «پیشنهاد مشتری برای پنجشنبه، تقریباً یک روز و نیم کار») طی کنید.
- ساعات واقعی شما در محل کار در دسترس است. زمان جلسات و زمان مورد نیاز برای بررسی کار خود را حذف کنید. بعد از ظهری که "رایگان" به نظر می رسد اما دو تماس در آن وجود دارد ممکن است تنها 90 دقیقه برای شما باقی بگذارد.
- چه کسی اولویت های کاری شما را تعیین می کند. کار توسط همکاران (سام) از شما درخواست می شود و شما می توانید بپذیرید یا رد کنید. کار توسط مدیرتان (مایا) به شما محول می‌شود و می‌توانید با او در مورد اینکه کدام وظیفه حرکت می‌کند صحبت کنید.
اگر نمی‌توانید در محل به این موارد پاسخ دهید، می‌توانید از عبارت کوتاه «باید مهلت‌هایم را بررسی کنم. تا ساعت سه بعدازظهر با شما تماس خواهم گرفت» استفاده کنید. برای پاسخ دادن پیام دهید این به خودی خود یک پاسخ کامل است و به چهل دقیقه خیره شدن پایان می دهد.
چگونه در محل کار نه می گویید بسته به اینکه چه کسی می پرسد؟
دو اعلان شما از همان صبح سه شنبه دو درخواست متفاوت هستند. سام پرسید: «هر فرصتی که بتونی…» و مایا پرسید: «آیا می‌توانی خلاصه مشتری را هم دریافت کنی؟»
آنها شبیه به یک نوع درخواست هستند، به شکلی متفاوت. با این حال، پاسخ بسیار متفاوت است.
وضعیت خود را در زیر پیدا کنید، سپس به آن بخش بروید.
این چه نوع درخواست اضافه کاری است؟
یکی از همکاران از شما می خواهد که چیزی را از بشقابش بردارید
این لطف است. با یک دلیل نه بگویید، و تنها در صورتی که واقعاً جا دارید، یک قطعه کوچک پیشنهاد دهید.
مدیر شما یک کار را به ضرب الاجل های فعلی شما اضافه می کند
این افزونه است. درگیری را نام ببرید و بپرسید کدام وظیفه اول است.
یکی می گوید فقط یک دقیقه طول می کشد، یا اینکه فوری است
این فشار است. پاسخ خود را یک بار تکرار کنید و فقط آنچه از قبل وجود دارد ارائه دهید.
شما به یک پروژه، کمیته یا تیم اختیاری دعوت شده اید
این اسلات داوطلب است. یک نه ساده خوب است. اگر می خواهید یک قطعه محدود ارائه دهید.
شما قبلاً گفتید بله و اکنون می بینید که نمی توانید تحویل دهید
این باعث تاسف است بله. آن را در همان روز با تاریخ جدید یا مالک جدید تصحیح کنید.
همین نوع درخواست مدام برمی گردد
این الگو است. از مدیر خود بخواهید که در مورد حجم کاری شما صحبتی جداگانه داشته باشد.
چگونه به یک همکار که درخواست کمک می کند نه می گویید؟
به نظر می رسد از زمان ناهار این پیام را بازنویسی کرده اید. "نگرانی اگر نه" در پایان درخواست سام به نوعی باعث آن می شود، زیرا هر دوی شما می دانید که واقعاً به این معنی است که نگرانی هایی وجود دارد.
- نحوه تشخیص آن: این درخواست دوستانه و کمی جانبی به نظر می رسد، مانند "هر فرصتی می توانید گزارش را در این هفته بگیرید؟" اما سام نمی تواند کار را به شما محول کند یا اولویت های شما را تعیین کند.
- معمولاً به چه معناست: سام هم دفن شده است، و فقط امیدوار است که کسی بگوید بله، و شاید شما را انتخاب کرده باشد، زیرا معمولاً این کار را می کنید.
به عبارت ساده و یک توضیح برای عدم انجام کار اضافی پایبند باشید. وارد توضیح کامل تقویم خود نشوید.
من نمی توانم گزارش این هفته را قبول کنم. من در حال تکمیل پیشنهاد مشتری برای پنجشنبه هستم و به زمان باقی مانده برای آن نیاز دارم.
به یاد داشته باشید، اگر مقدار کمی کار اضافی وجود دارد که واقعاً برای آن جا دارید، می توانید آن را در یک جمله جداگانه ذکر کنید، اما نباید نه شما را مبهم کند.
من نمی توانم گزارش بنویسم تا فردا ظهر میتونم ارقامی رو که دارم براتون بفرستم.
سام به کل تقویم شما نیاز ندارد. سام باید تا ساعت سه بداند که آیا باید شخص دیگری را پیدا کند یا خیر.
این یک مورد ظریف اما رایج است. گفتن «سعی می‌کنم» زمانی که می‌دانید پاسخ می‌تواند بعداً به شما مراجعه کند.
ممکن است ساعت 2 بعدازظهر زیباتر به نظر برسد. اما روز پنجشنبه بسیار بدتر می شود، زمانی که سم هنوز منتظر گزارشی است که هرگز منتشر نشده است.
اگر سام بعد از ساعت کاری (مثلاً 7 عصر) با شما تماس گرفت، پس به یک همکار بگویید که بعد از ساعت کاری نمی توانید کمک کنید از همان ساختار با یک خط اضافی در مورد زمان استفاده می کند.
چگونه به کار اضافی مدیر خود نه بگویید؟
الان ساعت 4:40 چهارشنبه است. مدیر شما مایا در کنار میز شما ایستاده و کار دیگری را به بشقاب شما اضافه کرده است. او از شما می خواهد که خلاصه مشتری را برای جمعه جمع آوری کنید.
پیش‌بینی در حال حاضر قرار است در این جمعه ارائه شود، و می‌توانید بشنوید که شروع به گفتن «حتما» می‌کنید.
- نحوه تشخیص آن: به نظر می رسد مدیر شما درخواست کار می کند، و به نظر می رسد با کارهای دیگری که قول داده اید تا جمعه انجام دهید همپوشانی دارد.
- معمولاً به چه معناست: به نظر می رسد که مایا لیست کاملی از وظایف فعلی شما را در ذهن خود ندارد، بنابراین او نیاز دارد که شما مبادله را به او نشان دهید.
تصمیم را به مدیر خود بازگردانید و کار جدید را به عنوان یک کار واقعی که باید در لیست وظایف فعلی شما قرار گیرد تلقی کنید. توضیح دهید که چگونه کار جدید با سایر وظایف فعلی تضاد دارد.
مایا می‌تواند تصمیم بگیرد که چه چیزی را برای انجام این کار اضافی عوض کند.
من می توانم خلاصه مشتری را بپذیرم، اما نمی توانم آن و پیش بینی را تا جمعه تمام کنم. کدام را اولویت بندی کنم و چه مهلتی را برای دیگری تغییر دهیم؟
طبق استانداردهای مدیریت اجرایی سلامت و ایمنی بریتانیا، سازمان ها باید خواسته های شغلی قابل دستیابی را در ساعات کاری توافق شده ارائه دهند.2 این به شما زمینه ای برای بالا بردن درگیری می دهد. این بدان معنا نیست که هر مدیر فردی با شما موافق است.
نقل قول کاری که از نظر زمانی مورد نیاز است نیز مفید است. به عنوان مثال، "تقریباً نیم روز کار" به جای "بیش از حد". این به مایا چیزی برای برنامه ریزی می دهد تا احساسی برای بحث کردن.
هنگامی که با طرح جدید موافقت کردید، آن را در یک خط متن ضبط کنید تا هفته آینده هر دو یک رکورد داشته باشید.
با تشکر خلاصه مشتری را تا جمعه تکمیل می کنم و طبق توافق پیش بینی را به سه شنبه منتقل می کنم.
اگر می‌توانید از قبل می‌بینید که ضرب‌الاجل فعلی از بین می‌رود، بیان کنید که در همان مکالمه آن را از دست خواهید داد، همانطور که در قبل از سررسید به رئیس خود بگویید.
وقتی کسی می گوید فقط یک دقیقه طول می کشد چه می گویید؟
"فقط یک دقیقه" واحدی از زمان است که فقط در درخواست های دیگران ظاهر می شود. سم دقیقاً به «نه» شما پاسخ داده و اضافه کرده است: «این واقعاً فوری است». انگشت شست شما روی پاسخی که "خوب، خوب" شروع می شود، معلق است.
- نحوه تشخیص آن: این بیان مجدد کاری است که قبلاً آن را رد کرده اید، و پیگیری ممکن است دامنه کار را کاهش دهد ("کوچک است") یا فشار را برای انجام آن افزایش دهد ("من اینجا ناامید هستم").
- معمولاً به چه معناست: مشکل سام هنوز واقعی و حل نشده است، اما پیگیری باید به همان شیوه درخواست اول انجام شود. پاسخ شما ثابت می ماند.
اگر از محدوده کار مطمئن نیستید، اطلاعات بیشتری بخواهید؛ در غیر این صورت، به سادگی پاسخ قبلی خود را با آرامش تکرار کنید. بهانه های تازه فقط بحث بیشتر در مورد دلایلی که باید کار بیشتری انجام دهید دعوت می کند.
می فهمم که فوری است امروز هم نمی توانم مالکیت آن را در دست بگیرم. می‌توانم صفحه‌گسترده موجود را ارسال کنم، اما نمی‌توانم آن را به‌روزرسانی کنم.
اگر فشار بک به این تبدیل شد که آیا شما یک بازیکن تیم هستید، خود را درگیر نکنید. سعی نکنید شخصیت خود را توجیه کنید. آن را در دو وظیفه نگه دارید و شخصیت خود را از آن کنار بگذارید.
من می خواهم تیم به هر دو ضرب الاجل عمل کند. در نظر گرفتن این پیشنهاد، این پیشنهاد را در معرض خطر قرار می دهد. بیایید با مایا بررسی کنیم که کدام وظیفه باید اول باشد.
به یاد داشته باشید که خنثی نگه داشتن لحن خود بهتر از متوسل شدن به کنایه است، حتی اگر کسی شما را علیه علایق شما تحت فشار قرار دهد. به فهرستی طولانی از تمام لطف هایی که از ماه مارس در حق او کرده اید، نپردازید.
مراقب باشید که با هر دو مهلت فقط برای پایان دادن به یک لحظه ناخوشایند موافقت نکنید و سپس به یکی از آنها نرسید. این وعده در روز جمعه انجام می شود.
اگر فشار برای روزها ادامه داشته باشد، توضیح بیشتری برای آن وجود دارد وقتی کسی بعد از نه گفتن شما مدام فشار می آورد چگونه پاسخ دهید.
چگونه یک پروژه اختیاری را در محل کار رد می کنید؟
ایمیل با "ما دوست داریم شما را در تیم پروژه داشته باشیم" باز می شود. قبل از اینکه بقیه را بخوانید و ببینید چه کسی در آن است، نیمی از راه را برای نوشتن یک بله گذرانده اید.
- نحوه تشخیص آن: به عنوان یک فرصت مطرح شده است آیا شغل شما مستلزم این است که کارهای اضافی مانند این را انجام دهید؟ خیر
- معمولاً به چه معناست: شخصی به دست های اضافی نیاز دارد و شما باید تصمیم بگیرید که آیا می توان از زمان خود برای این کار استفاده کرد یا خیر.
من نمی توانم در این ماه به تیم پروژه بپیوندم. من می توانم خلاصه دو صفحه ای را در روز چهارشنبه مرور کنم و نظرات را برای چهار نفر ارسال کنم.
این پیام به خوبی تنظیم شده است و وظیفه آن بررسی مختصر، محدوده دو صفحه، یک روز چهارشنبه و ساعت چهار بعد از ظهر است. معمولاً پیام «خوشحال می‌شوم که به هر نحوی که می‌توانم کمک می‌کنم» برای شما کار بسیار بیشتری است، زیرا باید دائماً با آنها رفت و آمد کنید تا با جزئیات کار اضافی موافقت کنید.
لطفاً کار را به یکی دیگر از اعضای تیم پیشنهاد ندهید بدون اینکه ابتدا با آنها مشورت کنید تا ببینید آیا وقت دارند آن را انجام دهند. می توانید پیشنهاد دهید از سرپرست تیم بپرسید که چه کسی بیشترین ظرفیت را دارد.
فقط گفتن نه برای کار اضافی که اختیاری است نیز خوب است. برای جبران آن نیازی به کار جایگزین ندارید و مطمئناً عصرها و تعطیلات آخر هفته خود را مدیون نیستید.
چگونه می توانید یک بله را در محل کار پس بگیرید؟
در حالی که مغزتان هنوز در حال بارگذاری تقویم بود، با عجله گفتید «مطمئناً، مشکلی نیست». بیست دقیقه بعد، وقتی ردیاب پرتاب پروژه را باز می‌کنید، شکمتان می‌افتد.
- نحوه تشخیص آن: شما به سرعت، در یک جلسه یا یک راهرو موافقت کردید، و فقط اکنون به تقویم نگاه می کنید. بعد از اینکه خیلی سریع بله گفتید، ریاضی از هم پاشید.
- معمولاً به چه معناست: تعهد اصلی باید امروز به شکلی که برای شما قابل انجام باشد مجدداً منتشر شود، در حالی که هنوز زمان برای برنامه ریزی مجدد وجود دارد.
به توافق عجولانه خود برای پذیرش کار بیشتر بپذیرید. به یک ترتیب کاری جایگزین متعهد شوید که واقعاً بتوانید انجام دهید.
من قبل از بررسی کار باقی مانده در پرتاب موافقت کردم. من نمی توانم تا پنجشنبه تجزیه و تحلیل را ارائه دهم. من می توانم آن را تا دوشنبه تکمیل کنم، یا باید با مالک دیگری صحبت کنیم.
این را در همان روزی که متوجه نیاز به انصراف شدید بفرستید. هر روز که می گذرد، مایا و سم گزینه های کمتری برای برنامه ریزی مجدد در مورد تغییر دارند.
وقتی درخواست‌های کار اضافی مدام برمی‌گردد، چه می‌کنید؟
موسسه ملی ایمنی و بهداشت حرفه ای CDC استرس شغلی را به عنوان پاسخ های مضری توصیف می کند که زمانی اتفاق می افتد که الزامات کاری با توانایی ها، منابع یا نیازهای کارگر مطابقت نداشته باشد.3 وقتی درخواست‌های اضافی هرگز متوقف نمی‌شوند، مانند درخواست سام، این عدم تطابق موضوع اصلی است.
- نحوه تشخیص آن: شما در این سه ماهه سه بار به گزارش‌های سام نه گفتید، و درخواست چهارم به‌تازگی به صندوق ورودی ایمیل شما رسیده است.
- معمولاً به چه معناست: یک نه مودبانه دیگر چیزی را تغییر نمی دهد. مکالمه با مایا در مورد حجم کاری فعلی شما درست است.
بحث خود را در مورد کاری که از شما درخواست شده است با در نظر گرفتن این موضوع به عنوان یک مشکل برنامه ریزی که نیاز به ورودی مایا و شما دارد، شروع کنید. قبل از آن، فهرستی از تمام محبت هایی که از شما درخواست می شود تهیه کنید، مدت زمان انجام هر کدام را تخمین بزنید و توجه داشته باشید که در نتیجه انجام این وظایف چه چیزی از بین رفته است.
بحث کنید که کدام بخش از نقش خود را باید ادامه دهید و چه چیزی می تواند متوقف شود.
مایا، آیا می‌توانیم این هفته بیست دقیقه وقت بگذاریم تا حجم کار من را بررسی کنیم؟ من چهار درخواست اضافی را در این ماه دریافت کرده‌ام و کار راه‌اندازی به دلیل آنها در حال لغزش است.
سناریو کمی متفاوت است زمانی که بین افراد مختلف درگیری وجود دارد که به شما دستور کار را می دهند. این در پوشش داده شده است پرسیدن اینکه کدام کار در زمان تضاد دستورالعمل ها اولویت بندی شود.
آیا نه گفتن به کار اضافی به اعتبار شما لطمه می زند؟
صبح روز بعد، در آشپزخانه با سام برخورد می کنید و سام جوری می گوید که انگار هیچ اتفاقی نیفتاده است. تمام بحث‌های وحشتناکی که بیش از نیمی از شب با آنها مطرح کردید، هرگز به نتیجه نرسیدند.
چیزی که مردم تمایل دارند به خاطر بسپارند این است که بعد از آن چگونه با مسائل برخورد می کنید. نیازی نیست که پس از رویداد به عقب برگردید و امتناع خود را ملایم کنید.
- به تعهدات خود پایبند باشید. اعداد را تا ظهر به سام برسانید و به محض اینکه آنها را مشاهده کردید، تاخیر در کارهای دیگر خود را علامت بزنید.
- همانطور که معمولاً با سام رفتار می کنید. با سام مودب رفتار کنید و طبق معمول به سؤال بعدی سام در مورد کارهای دیگر پاسخ دهید، بدون اینکه سعی کنید جواب نه را با یک لطف غافلگیرکننده جبران کنید.
- یک یادداشت یک خطی بنویسید. هنگامی که مایا پیش بینی را جابجا می کند، اولویت های اصلاح شده را ثبت کنید. این باعث می شود که یک مکالمه گیج کننده دو هفته دیگر حفظ شود.
- به کسی سی سی نزنید کپی کردن افراد برای اثبات حق با شما نسبت به "نه" اصلی هزینه بیشتری دارد.
قبل از اینکه سام بپرسد نه خود را تمرین کنید
برای درخواست اضافی بعدی که انتظار دارید، یک نه دو جمله ای بنویسید، سپس تمرین کنید که آن را در Quippy به سم بگویید تا زمانی که بدون کلمه "متاسفانه" بیرون بیاید.