نحوه برقراری تماس تلفنی هنگامی که از آنها متنفر هستید: آمادگی، بازکننده و پست صوتی

اکنون نه روز است که آن قرار ملاقات دندانپزشکی را برای تنظیم مجدد در لیست خود داشته اید. هر روز به آن تماس تلفنی برمی‌گردید، اما به دلایلی آن را به بعد از ناهار، تا فردا موکول می‌کنید. این نوع اضطراب بیشتر ناشی از ترس از ندانستن چه چیزی در 10 ثانیه اول مکالمه و سپس ناتوانی در پاسخ به سؤالات بعدی است که ممکن است دندانپزشک یا پرسنل آفیس از شما بپرسند. با این حال، هرچه بیشتر برای این سوالات آماده شوید، ترس کمتری در مورد آنها خواهید داشت.

ابتدا، فهرست کوتاهی برای آماده شدن برای این نوع تماس ها تهیه کنید (یعنی برای قرار ملاقات ها و سایر تماس های مربوط به کسب و کار و تماس های دوستان). برای هر نوع تماس، سه چیز را که باید از قبل آماده داشته باشید یادداشت کنید و سپس از آنها برای ایجاد یک راه بسیار ساده و واضح برای باز کردن تماس استفاده کنید. سپس چند خط پشتیبان را برای نگهداری موسیقی، انتقال و لحظات خالی آماده نگه دارید.

قبل از شماره گیری سه مورد را یادداشت کنید

به یاد داشته باشید که قبل از برقراری تماس، 3 نکته را یادداشت کنید تا در طول تماس به آنها اشاره کنید. لیست باید به راحتی قابل ارجاع باشد و برای قرار ملاقات با دندانپزشک بعید است که نیاز به مقدار زیادی داشته باشد و بیشتر اطلاعات را می توان از قبل یادداشت کرد.

• جمله آغازین شما چه کسی هستید و چه می خواهید، در یک خط.
• جزئیاتی که از آنها خواهند پرسید. این موارد می تواند شامل نام کامل، تاریخ تولد، شماره حساب یا خط مشی، آدرس کامل، نام نسخه و شماره سفارش شما باشد.
• پاسخ شما به سوالات احتمالی در آماده‌سازی برای سؤالات احتمالی، فهرست کوتاهی از مواردی که می‌خواهید در صورت در دسترس نبودن گزینه مورد نظرتان بپذیرید، تهیه کنید. (به عنوان مثال، چه تاریخ های دیگری را در نظر می گیرید، آیا می خواهید یک قرار ملاقات 8 صبح یا 9 صبح داشته باشید، آیا می خواهید یک قرار ملاقات زودتر از آنچه انتظار داشتید بپذیرید، آیا مایل به پذیرش قرار ملاقات با پزشک دیگری هستید.)

این بسیار مفید است که هنگام برقراری تماس، تقویم خود را باز کنید. میزهای جلو اغلب به شما زمان و مکان می دهند تا به برنامه خود نگاه کنید و به آنها بگویید که آیا برای شما مفید است یا خیر. داشتن یک خودکار برای نوشتن تاریخ، زمان و نام فردی که با او صحبت کرده اید بسیار مفید است.

123

1. 1
   یادداشت چسبنده با درب بازکن

   جمله اول او نوشته شده است، بنابراین ده ثانیه ابتدایی نیازی به تفکر ندارد. پس از انتقال، می تواند آن را کلمه به کلمه دوباره بخواند.

2. 2
   تقویم و خودکار را باز کنید

   وقتی میز پذیرش زمانی را ارائه می‌کند، می‌تواند آن را در محل بررسی کند و تاریخ و نام شخصی که به او کمک کرده را بنویسد.

3. 3
   تلفن روی اسپیکر

   حالت اسپیکر دستان او را برای قلم آزاد نگه می‌دارد و به او اجازه می‌دهد در حین نگه داشتن موسیقی، تلفن را پایین بیاورد.

با یک جمله باز کنید که می گوید چرا تماس می گیرید

به یاد داشته باشید، وقتی با یک میز جلو تماس می گیرید، شخصی که پاسخ می دهد معمولاً چند وظیفه ای است. آنها می خواهند بدانند که شما کی هستید و چرا در اسرع وقت تماس می گیرید. بنابراین، مودب باشید و آنچه را که می خواهند به آنها بدهید. این به معنای یک بیانیه کامل کوتاه است که توضیح می‌دهد شما کی هستید و چرا تماس می‌گیرید. صحبت کوتاه و عذرخواهی برای تماس لازم نیست.

برای یک کلینیک، ممکن است به این صورت باشد:

برای یک تجارت، همان الگوی کار می کند:

معمولاً شخصی که در تلفن است در حال خواندن یک اسکریپت است، بنابراین از یادداشت خود پاسخ دهید زیرا از شما جزئیات تماس شما را می پرسد. اگر چیزی از شما بپرسند که انتظارش را نداشتید، به آنها اطلاع دهید که باید بررسی کنید و معمولا منتظر پاسخ شما خواهند بود.

سام با کلینیک تماس می گیرد تا دوباره برنامه ریزی کند

1. 
   اردن

   کلینیک ریورساید، اینجا جردن است.

2. 
   سام

   سلام، این سام لی است، من بیمار دکتر پاتل هستم و باید برای 14 نوبتم را تغییر دهم.

3. 
   اردن

   مطمئنا تاریخ تولدت کیه؟ و آیا می خواهید با دکتر پاتل بمانید یا هرکسی را که زودتر افتتاح کرده است را ببرید؟

4. 
   سام

   12 اسفند 94. یک ثانیه به من فرصت دهید تا تقویمم را بررسی کنم. من می خواهم هر بعدازظهر هفته آینده پیش دکتر پاتل بمانم.

5. 
   اردن

   سه شنبه 21 ساعت 2:30 کار می کند.

6. 
   سام

   عالی، پس سه شنبه 21 ساعت 2:30 با دکتر پاتل. با تشکر، جردن.

موسیقی را نگه دارید و انتقال دهید

حتی اگر تلفن در حالت انتظار باشد، این لزوماً به این معنی نیست که مشکلی پیش آمده است. تلفن را روی اسپیکر قرار دهید و آن را در جای خود قرار دهید، کاری بی اهمیت مانند کوتاه کردن ناخن یا صاف کردن یک کاغذ شل در حالی که منتظر هستید انجام دهید. اگر در یک منوی خودکار قرار می گیرید، ۰ را فشار دهید، بگویید «نماینده» یا عددی را فشار دهید که نشان دهنده صحبت با یک شخص است و امیدواریم به کسی منتقل شوید که بتواند مشکل یا نیاز شما را حل کند. این متغیر است، بنابراین اگر شکست خورد، نزدیکترین گزینه را انتخاب کنید.

شخص بعدی که با او صحبت می کنید اغلب نمی داند که قبل از انتقال شما به میز پذیرش چه گفته اید. به همین دلیل است که بعد از انتقال، جمله آغازین یادداشت خود را کلمه به کلمه برای فرد جدید تکرار می کنید. همچنین ایده خوبی است که در صورت قطع ارتباط از تماس، یک شماره مستقیم به میز شخصی که می‌خواهید با آن تماس بگیرید، درخواست کنید. اگر تماس قطع شد، می‌توانید مستقیماً با شخص تماس بگیرید و بگویید که ارتباط شما قطع شده است.

وقتی تماس نوبت می گیرد چه باید کرد

تو معطل مانده ای+

به بلندگو بروید، تلفن را خاموش کنید و یادداشت خود را در معرض دید قرار دهید.

منوی خودکار با دلیل شما مطابقت ندارد+

0 را فشار دهید یا بگویید «نماینده». اگر موفق نشد، نزدیکترین گزینه را انتخاب کنید.

یک نفر در شرف انتقال شماست+

در صورت قطع تماس، ابتدا یک شماره مستقیم بخواهید.

یک فرد جدید پس از انتقال می گیرد+

جمله آغازین خود را دوباره کلمه به کلمه بخوانید.

آنها چیزی می پرسند که شما در حال حاضر نمی توانید پاسخ دهید+

بگویید که باید بررسی کنید و بپرسید که آیا می‌توانید دوباره تماس بگیرید. می توانید تماس را در آنجا متوقف کنید.

زمانی که ذهنتان خالی می‌شود، بهبود پیدا کنید

حتی با آمادگی کافی، ممکن است در طول یک تماس تلفنی، اطلاعات مهم را فراموش کنید. اگر این اتفاق افتاد، نگران نباشید. طرف مقابل احتمالاً حتی متوجه چند ثانیه سکوت نمی شود. همیشه می‌توانید با بیان موارد زیر زمان برای یادآوری اطلاعات مورد نیاز بخرید:

سپس یادداشت خود را مرور کنید. اگر متوجه نشدید که چه گفته‌اند، از آنها بخواهید آن را تکرار کنند. کارکنان میز پذیرش در تمام طول روز این کار را انجام می دهند. حتماً اطلاعات کلیدی (مانند زمان و تاریخ جدید برای قرار ملاقات) را دوباره بخوانید و آنچه را که طرف مقابل برای شما تأیید کرده است، یادداشت کنید.

یک پست صوتی بگذارید که با آن تماس گرفته شود

ارسال پست صوتی ممکن است به دلایلی که در بالا ذکر نشده است (کسی برای پاسخگویی به سوالات شما و غیره) دشوار به نظر برسد. با این حال، یک پست صوتی باید حاوی چندین اطلاعات به ترتیب زیر باشد: نام شما، دلیل تماس، یک قطعه اطلاعات مهم برای کمک به تماس، شماره تلفن شما (به آرامی گفته می شود) دو بار، و بهترین زمان تماس با شما برای تماس برگشت.

چیزی شبیه به این آن را پوشش می دهد:

پیام اولیه شما نباید کامل باشد. تا زمانی که آنها می توانند یک جزئیات و شماره تلفن شما را بشنوند، شما خوب هستید که بروید.

با دوستی که معمولاً پیامک می‌فرستید، تماس بگیرید

تحقیقات در مورد برقراری ارتباط مجدد با دوستان قدیمی نشان داد که مردم پیش‌بینی می‌کردند که تماس‌های تلفنی ناخوشایندتر از ایمیل باشد، اما در واقع ارتباط قوی‌تری ایجاد کرده‌اند و از ایمیل سخت‌تر نیستند.². تحقیقات روی افرادی که قبلاً هرگز ملاقات نکرده بودند همچنین نشان داد که مکالمات حاوی صدا (چت ویدیویی یا صوتی) به ایجاد پیوند قوی‌تری نسبت به چت متنی کمک می‌کند (در حالی که هیچ ناهنجاری اضافه نمی‌کند).¹. با این حال، این تحقیق با دوستان و غریبه ها انجام شده است، بنابراین چیزی در مورد تماس با داروخانه یا سازمان های دیگر نمی گوید.

یک متن سریع ابتدا به زمان بندی می پردازد:

با این توضیح که چرا به آنها فکر کردید باز کنید، سپس یک سوال در مورد زندگی آنها بپرسید. چیزی را از قبل آماده کنید، اما احساس نکنید که باید هر سکوتی را پر کنید. تماس ها می تواند به 10 دقیقه کوتاه باشد و همچنان ارزشمند باشند.

امروز یک تماس بگیرید

بدترین تماسی را که از آن اجتناب کرده اید انتخاب کنید. جمله آغازین و یادداشت های مورد نیاز را روی یک یادداشت چسبناک بنویسید. تقویم خود را باز کنید قبل از اینکه بتوانید برای بار سوم دوباره آن را بخوانید، شماره تلفن را بردارید و شماره گیری کنید. حتی می‌توانید ابتدا تماس را در Quippy با یک شریک صحنه تمرین کنید.

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

منابع و مآخذ

1. Kumar, A. & Epley, N. (2021). شنیدن صدای شما شگفت‌آور است: درک نادرست تأثیر رسانه‌های ارتباطی می‌تواند منجر به انتخاب‌های نابهینه برای نحوه ارتباط با دیگران شود. مجله روانشناسی تجربی: عمومی، 150(3)، 595-607.آزمایش میدانی که در آن شرکت‌کنندگان با یک دوست قدیمی از طریق تلفن یا ایمیل، به‌علاوه چت‌های آزمایشگاهی بین افراد غریبه از طریق ویدیو، صدا یا متن، دوباره ارتباط برقرار کردند. این مورد انتظار و احساس ناهنجاری و ارتباط را اندازه گیری کرد، نه تماس با پزشکان یا مشاغل، و اختلالات اضطرابی را مطالعه نکرد.
2. Conick, H. (2020). نحوه ارتباط با دیگران در عصر فاصله گذاری اجتماعی اخبار دانشگاه شیکاگوخلاصه اخبار دانشگاه از همان آزمایش میدانی Epley (دوستان قدیمی، تلفن در مقابل ایمیل) قبل از انتشار. گزارش ثانویه، همان محدودیت های مطالعه ای که خلاصه می کند.