Cómo hacer llamadas telefónicas cuando las odias: preparación, abridores y correo de voz

Ha tenido esa cita con el dentista para reprogramar en su lista durante nueve días. Todos los días vuelves a esa llamada telefónica, pero por alguna razón la pospones para después del almuerzo, para mañana. Este tipo de ansiedad surge principalmente del miedo a no saber qué decir en los primeros 10 segundos de la conversación y luego a no poder responder las preguntas posteriores que el dentista o el personal de recepción puedan hacerle. Sin embargo, cuanto más te prepares para estas preguntas, menos miedo tendrás al respecto.

Primero, haga una lista breve para prepararse para este tipo de llamadas (es decir, para citas y otras llamadas relacionadas con negocios, y para llamadas de amigos). Para cada tipo de llamada, escriba tres cosas que debe tener listas con anticipación y luego úselas para diseñar una forma muy simple y clara de abrir la llamada. Luego, tenga algunas líneas de respaldo listas para música en espera, transferencias y momentos en blanco.

Anota tres cosas antes de marcar

Recuerde anotar 3 puntos para consultar durante la llamada antes de realizarla. La lista debe ser fácilmente consultable y para una cita con el dentista es poco probable que se necesite demasiado y la mayor parte de la información se puede anotar de antemano.

• Tu frase inicial. Quién eres y qué quieres, en una sola línea.
• Los detalles que te pedirán. Estos pueden incluir su nombre completo, su fecha de nacimiento, su número de cuenta o póliza, su dirección completa, el nombre de la receta y su número de pedido.
• Sus respuestas a preguntas probables. Como preparación para posibles preguntas, haga una breve lista de lo que está dispuesto a aceptar en caso de que su opción preferida no esté disponible. (por ejemplo, ¿qué otras fechas consideraría? ¿Quiere una cita a las 8 a. m. o a las 9 a. m.? ¿Quiere aceptar una cita antes de lo esperado? ¿Está dispuesto a aceptar una cita con otro médico?).

Es muy útil tener su calendario abierto mientras realiza la llamada. La recepción a menudo le brindará tiempo y espacio para revisar su agenda y decirles si funcionará para usted o no. Es muy útil tener un bolígrafo a mano para anotar la fecha, la hora y el nombre de la persona con la que habló.

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   Nota adhesiva con el abridor

   Su primera frase está escrita, por lo que no es necesario pensar en los primeros diez segundos. Después de una transferencia, puede volver a leerlo palabra por palabra.

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   Calendario abierto y bolígrafo.

   Cuando en recepción le ofrecen una hora, puede consultarla en el acto y anotar la fecha y el nombre de la persona que le ayudó.

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   Teléfono en altavoz

   El modo altavoz mantiene sus manos libres para el lápiz y le permite dejar el teléfono mientras escucha música.

Comienza con una frase que diga por qué llamas.

Recuerde, cuando llama a la recepción, la persona que responde suele ser multitarea. Quieren saber quién es usted y por qué llama lo más rápido posible. Así que sé cortés y dales lo que quieren. Eso significa una declaración breve y completa que describe quién es usted y por qué llama. No es necesario conversar ni disculparse por llamar.

Para una clínica, puede sonar así:

Para una empresa, el mismo patrón funciona:

Normalmente, la persona que habla por teléfono leerá un guión, así que responda desde su nota, ya que le preguntarán los detalles de su llamada. Si te preguntan algo que no esperabas, infórmales que tendrás que comprobarlo y normalmente esperarán tu respuesta.

Sam llama a la clínica para reprogramar

1. 
   Jordania

   Clínica Riverside, esto es Jordania.

2. 
   Sam

   Hola, soy Sam Lee, soy paciente del Dr. Patel y necesito reprogramar mi cita el día 14.

3. 
   Jordania

   Claro. ¿Cuál es tu fecha de nacimiento? ¿Y quiere quedarse con el Dr. Patel o elegir a quien tenga la primera oportunidad?

4. 
   Sam

   3 de marzo de 1994. Dame un segundo para consultar mi calendario. Me gustaría quedarme con el Dr. Patel cualquier tarde de la próxima semana.

5. 
   Jordania

   Martes 21 a las 14:30 horas.

6. 
   Sam

   Genial, entonces el martes 21 a las 2:30 con el Dr. Patel. Gracias, Jordán.

Manejar música en espera y transferencias

Incluso si el teléfono queda en espera, esto no significa necesariamente que algo haya salido mal. Coloca el teléfono en el altavoz y déjalo, haciendo algo trivial como cortarte las uñas o alisar un papel suelto mientras esperas. Si lo colocan en un menú automatizado, intente presionar 0, decir "representante" o presionar el número que representa hablar con una persona y, con suerte, lo transferirán a alguien que pueda resolver su problema o requerimiento. Esto varía, así que si falla, elige la opción más cercana.

La siguiente persona con la que hable a menudo no tendrá idea de lo que le dijo en la recepción antes de ser transferido. Es por eso que repites la frase inicial de tu nota palabra por palabra a la nueva persona después de tu transferencia. También es una buena idea solicitar un número de marcación directa al escritorio de la persona con la que intenta comunicarse en caso de que se desconecte la llamada. Si luego se corta la llamada, puede volver a llamar a la persona directamente y decirle que se desconectó.

Qué hacer cuando la llamada da un giro

Estás en espera+

Cambie al altavoz, deje el teléfono y mantenga su nota a la vista.

Un menú automatizado no coincide con su motivo+

Intente presionar 0 o decir "representante". Si eso falla, elija la opción más cercana.

Alguien está a punto de transferirte+

Solicite primero un número directo, en caso de que se corte la llamada.

Una nueva persona recoge después de una transferencia+

Lee tu oración inicial nuevamente palabra por palabra.

Te preguntan algo que no puedes responder ahora mismo.+

Digamos que necesita verificar y preguntar si puede devolver la llamada. Puedes detener la llamada allí.

Recuperate cuando tu mente se queda en blanco

Incluso con la preparación adecuada, es posible que olvide información crítica durante una llamada telefónica. Si esto sucede, no te preocupes. Es probable que la otra parte ni siquiera note unos segundos de silencio. Siempre puedes ganar tiempo para recordar la información necesaria indicando:

Luego revisa tu nota. Si pierdes la noción de lo que dijeron, pídeles que lo repitan. El personal de recepción hace esto todo el día. Asegúrese de volver a leer la información clave (por ejemplo, una nueva hora y fecha para una cita) y anotar lo que la otra parte le confirmó.

Dejar un mensaje de voz que reciba una llamada

Puede parecer difícil dejar un mensaje de voz por motivos no mencionados anteriormente (nadie para responder a sus preguntas, etc.). Sin embargo, un correo de voz debe contener varios datos en el siguiente orden: su nombre, el motivo de la llamada, un dato importante para ayudar a devolver la llamada, su número de teléfono (dicho lentamente) dos veces y el mejor momento para comunicarnos con usted para devolverle la llamada.

Algo como esto lo cubre:

Su mensaje inicial no tiene por qué ser perfecto. Siempre que puedan escuchar su único detalle y su número de teléfono, estará listo.

Llama a un amigo al que normalmente le enviarías mensajes de texto

Una investigación sobre cómo reconectarse con viejos amigos encontró que las personas predijeron que las llamadas telefónicas serían más incómodas que el correo electrónico, pero en realidad crearon una conexión más fuerte y no fueron más incómodas que el correo electrónico.². La investigación sobre personas que nunca se habían conocido antes también encontró que las conversaciones que incluían voz (video o chat de voz) ayudaron a construir un vínculo de conexión más fuerte que el chat de texto (sin agregar ninguna incomodidad adicional).¹. Sin embargo, esta investigación se realizó con amigos y extraños, por lo que no dice nada medido sobre llamar a una farmacia u otra organización.

Un texto rápido primero se ocupa del tiempo:

Comienza explicando por qué pensaste en ellos y luego haz una pregunta sobre su vida. Ten algo preparado con antelación pero no sientas que tienes que llenar cada silencio. Las llamadas pueden durar tan solo 10 minutos y aun así ser valiosas.

Haz una llamada hoy

Elija la peor llamada que ha estado evitando. Escriba la oración inicial y las notas requeridas en una nota adhesiva. Abre tu calendario. Busque el número de teléfono y márquelo antes de poder leerlo nuevamente por tercera vez. Incluso puedes practicar la llamada en Quippy primero con un compañero de escena.

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

Fuentes y referencias

1. Kumar, A. y Epley, N. (2021). Es sorprendentemente agradable escucharte: entender mal el impacto de los medios de comunicación puede llevar a elecciones subóptimas sobre cómo conectarse con los demás. Revista de Psicología Experimental: General, 150(3), 595-607.Experimento de campo en el que los participantes se reconectaron con un viejo amigo por teléfono o correo electrónico, además de charlas de laboratorio entre extraños a través de video, voz o texto; midió la incomodidad y la conexión esperadas y sentidas, no llamadas a médicos o empresas, y no estudió los trastornos de ansiedad.
2. Conick, H. (2020). Cómo conectarse con los demás en la era del distanciamiento social. Noticias de la Universidad de Chicago.Resumen de noticias universitarias del mismo experimento de campo de Epley (viejos amigos, teléfono versus correo electrónico) antes de su publicación; informe secundario, mismos límites que el estudio que resume.