আপনি 20 মিনিট আগে যে ধারণা ছিল. আপনি হয়ত প্রথম বাক্যটির প্রথম অংশ কয়েকবার রিহার্সাল করেছেন। আপনি প্রান্তের দিক থেকে একটি শব্দ পাওয়ার আগে অন্যদের ইন্টারজেক্ট করার সুযোগ ছিল। তবে প্রসঙ্গ এগিয়েছে। যদি মুহূর্তটি চলে যায়, আপনি এখনও একটি দ্রুত নোট বা ফোন কলের মাধ্যমে মিটিংয়ের পরে অনুসরণ করে সঠিক লোকেদের সামনে আপনার ধারণা পেতে পারেন। মিটিংয়ে সঠিক লোকেদের সামনে আপনার ধারনা পাওয়ার জন্য, ফিক্সটি বেশিরভাগ যান্ত্রিক। বোঝাতে একটি পরিষ্কার বিন্দু দিয়ে যান। প্রথম দিকে একটি ছোট, টোকেন অবদান করুন। তারপর একটি সংক্ষিপ্ত খোলার লাইন দিয়ে একটি স্বাভাবিক পরিবর্তনে প্রবেশ করুন এবং প্রায় তিনটি ছোট বাক্যে আপনার পয়েন্ট উপস্থাপন করুন।
কাজে পিছিয়ে থাকা সাধারণ ব্যাপার। মার্কিন কর্মক্ষেত্রে তত্ত্বাবধায়কদের সাথে উদ্বেগ উত্থাপনের প্রক্রিয়া বোঝার জন্য পরিচালিত একটি অনুসন্ধানমূলক গবেষণায় দেখা গেছে যে 40 টির মধ্যে 34 জন পূর্ণ-সময়ের কর্মচারী (85%) কিছু উদ্বেগ উত্থাপন করতে পিছিয়ে থাকার কথা জানিয়েছেন যা তারা মনে করেন যে কোনও সময় বা অন্য কোনও সময় গুরুত্বপূর্ণ ছিল।1. প্রায়শই উল্লিখিত কারণটি ছিল ভয় যে তাদের উদ্বেগ প্রকাশ করার ফলে তাদের নেতিবাচকভাবে দেখা হবে এবং এমনকি তাদের ইতিবাচক কাজের সম্পর্ককে ক্ষতিগ্রস্ত করবে। মনে রাখবেন যে এটি সাধারণভাবে মিটিং করার পরিবর্তে তাদের বসদের সাথে উদ্বেগ উত্থাপনের জন্য ছিল। সুতরাং এটি নির্দিষ্টভাবে মিটিংগুলির বর্ণনা না করলেও, এটি যে ভয়টি বর্ণনা করে তা অনেক শান্ত লোকের কাছে পরিচিত শোনাবে যারা মিটিংয়ে কথা বলার কথা বিবেচনা করছেন। নীচের পদক্ষেপগুলি মিটিংয়ে কথা বলাকে ছোট এবং আরও রুটিন মনে করার উপায়গুলির রূপরেখা দেয়৷
মিটিং শুরু হওয়ার আগে একটি পয়েন্ট বেছে নিন
সভা অনুষ্ঠিত হওয়ার জন্য আলোচ্যসূচি পড়ুন, অথবা সভার প্রস্তুতির জন্য আপনাকে পাঠানো ইমেলের শিরোনামটি পড়ুন। আপনি অবদান রাখতে সক্ষম হবে যে একটি এজেন্ডা আইটেম চয়ন করুন. আপনার পয়েন্ট এক বাক্যে লিখুন। এটি এমন কিছু সহজ হতে পারে যেমন "আমরা প্রথমে একটি দলের সাথে এই নতুন ফর্মটি পাইলট করার চেষ্টা করতে পারি।" মনে রাখবেন যে আপনি যদি "অনবোর্ডিং নিয়ে আমার কিছু চিন্তাভাবনা আছে" এর মতো কিছু লেখেন, তাহলে আপনাকে মিটিং চলাকালীন অনবোর্ডিং-এ থাকা বাকি চিন্তাগুলি তৈরি করতে হবে। এবং আপনি সম্ভবত rambling শেষ হবে যেখানে.
আপনার প্রস্তুত বাক্যটিতে একটি কারণ যোগ করে, আপনি এটিকে একটি পূর্ণ বাক্য এবং a কারণে প্রসারিত করতে পারেন, যা সহজেই কথা বলার জন্য যথেষ্ট। নোটটি রাখুন যে আপনি মিটিংয়ে আপনার অবদান নিয়ে এসেছেন এমন কোথাও যেখানে আপনি এটি দেখতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, একটি স্টিকি নোট বা আপনি নোটের জন্য যে নথিতে ব্যবহার করেছেন মিটিং নোটের শীর্ষে৷
মিটিংয়ে আপনার সেরা ধারণা নিয়ে আসুন এবং পরবর্তী ইমেলের জন্য অন্যান্য ধারণাগুলি ব্যবহার করুন। মিটিংয়ে যে একটি স্পষ্ট অবদান ব্যস্ত ঘরের জন্য তিনটি এত স্পষ্ট অবদানের চেয়ে বাছাই করা অনেক সহজ।
প্রথম দশ মিনিটের মধ্যে কিছু বলুন
প্রারম্ভিক অবদান গভীর হতে হবে না. আপনি কেবল একটি স্ট্যাটাস প্রশ্নের উত্তর দিতে পারেন, একটি তারিখ নিশ্চিত করতে পারেন, বা এমনকি অন্য কারো চিন্তায় আরও একটি বিশদ যোগ করতে পারেন। এটি করা খুব সহজ কারণ এটি আপনি যা শুনেছেন তার উপর ভিত্তি করে। ভিডিও মিটিং-এ আপনার ক্যামেরা চালু রাখুন, আপনার কার্সারকে আনমিউট বোতামের কাছে রাখুন এবং একটি বাক্যের শেষে স্পিকারের ভয়েস ড্রপ শোনার সাথে সাথে কথা বলা শুরু করতে ক্লিক করুন এবং তারা তাদের চেয়ারে হেলান দিয়ে তাদের নোটগুলি অনুসন্ধান করতে শুরু করে।
সভাগুলিতে প্রাথমিক অবদানগুলি দীর্ঘ বা গভীর হতে হবে না। প্রকৃতপক্ষে, একটি স্ট্যাটাস প্রশ্নের উত্তর দেওয়া, একটি তারিখ নিশ্চিত করা, বা মিটিংয়ের জন্য অন্য কারো ধারণায় একটি একক বিশদ যোগ করা সবই একটি মিটিংয়ে দুর্দান্ত অবদান। এই ধরনের অবদান হতে পারে:
উদাহরণ বার্তা
বিক্রেতা শুক্রবারের জন্য নিশ্চিত করেছেন, যা এখনও এটির জন্য আমাদের বর্তমান টাইমলাইনের মধ্যে কাজ করছে বলে মনে হচ্ছে।
একটি ভিডিও কলে নিশ্চিত করুন যে আপনার ক্যামেরা চালু আছে এবং আপনার কার্সার আনমিউট বোতামের কাছে আছে। এইভাবে আপনার প্রথম অবদান একটি মাউস ক্লিক করার মত সহজ হতে পারে। আপনি যদি সাধারণত নিখুঁত মুহূর্তটির জন্য অপেক্ষা করেন, তবে মিটিংয়ের প্রথম দশ মিনিটকে আপনার উইন্ডো হিসাবে বিবেচনা করুন এবং এটি ব্যবহার করার পরিকল্পনা করুন।
আসা একটি প্রাকৃতিক মুহূর্ত স্পট
একটি মিটিংয়ে খোলার সময়গুলি সাধারণত এক বিন্দু থেকে অন্য বিন্দুতে রূপান্তর হিসাবে আসে (একজন স্পিকারের যুক্তির শেষ, একটি স্লাইডের সমাপ্তি ইত্যাদি) পাশাপাশি অতিরিক্ত মন্তব্যের জন্য ফ্যাসিলিটেটর দ্বারা প্রশ্ন। সেখানেই নতুন অবদানকারীদের কণ্ঠ প্রত্যাশিত।
স্পিকারের দিকে মনোযোগ দিন। যখন তারা একটি বাক্য বলা শেষ করে, এবং তারপর তাদের চেয়ারে ঝুঁকে পড়ে বা তাদের নোটগুলির মাধ্যমে অনুসন্ধান করা শুরু করে, এর অর্থ সাধারণত তারা সেই বিষয়ে কথা বলা শেষ করেছে। এমনকি এক সেকেন্ডের অস্বস্তিকর নীরবতার মতো অনুভব করার জন্য অপেক্ষা করবেন না। বিষয়টি দ্রুত এগোতে পারে।
আপনার হাত বাড়ালে বা সামনের দিকে ঝুঁকে পড়লে বক্তা এবং সুবিধাদাতাদের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে পারে এবং তাদের আপনাকে চিনতে পারে।
- প্রস্তুত বিন্দু
স্যামের স্টিকি নোটে তার একটি বাক্য এবং এর কারণ রয়েছে, তাই তাকে তার মাথায় শব্দটি ধরে রাখতে হবে না।
- একটি প্রাকৃতিক পরিবর্তন
স্ক্রিনের স্লাইডটি সবেমাত্র পরিবর্তিত হয়েছে। এর মতো একটি স্থানান্তর হল একটি মুহূর্ত যখন ঘরটি একটি নতুন ভয়েস আশা করে।
- একজন খোলা শ্রোতা
জর্ডান স্যামের দিকে ঘুরে তার দিকে তাকিয়ে আছে। নিজেকে সামনের দিকে ঝুঁকে থাকা একজন সুবিধাদাতা বা সহকর্মীকে আপনাকে ভিতরে নিয়ে আসার ইঙ্গিত দেয়।
মেঝে দাবি করে এমন একটি লাইন দিয়ে খুলুন
একটি মিটিংয়ে আপনার প্রথম শব্দগুলি আপনি যা বলবেন তার জন্য প্রত্যাশা সেট করে। "দুঃখিত, এটি একটি মূর্খ প্রশ্ন হতে পারে" এর মতো ক্ষমা চেয়ে শুরু করবেন না। এই শব্দগুলি আপনার প্রারম্ভিক সেকেন্ডগুলি নিতে পারে এবং আপনি সম্ভবত কোন নির্বোধ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারেন তা ভাবতে শ্রোতাদের প্রত্যাশা কমিয়ে আনতে পারে।
যা বলা হয়েছে তার সাথে লিঙ্ক করা সবচেয়ে সহজ:
উদাহরণ বার্তা
জর্ডান যা বলেছিল তার উপর ভিত্তি করে, আমি মনে করি আমরা প্রথমে একটি দলের সাথে এটি পরীক্ষা করতে পারি।
যদি কথোপকথন অন্য দিকে চলে যায়, তাহলে আগের পয়েন্টে ফিরে যান:
উদাহরণ বার্তা
আমি কি এক সেকেন্ডের জন্য অনবোর্ডিং পয়েন্টে ফিরে যেতে পারি?
আপনি যদি অন্য কারো মতো একই সময়ে কথা বলা শুরু করেন, তাহলে তাদের বলুন আপনি তাদের পরে কথা বলবেন। তারা সেই বিষয়ে কথা বলা শেষ করার পরে এটি আপনাকে কথা বলার অনুমতি দেবে। আপনি কথা বলা শুরু করার পরে নিজেকে কথা বলার সুযোগ না দেওয়ার বিষয়ে সতর্ক থাকুন।
স্যাম ধারণা পায় (দৃষ্টান্তমূলক)
জর্ডানতাই নতুন ফর্ম প্রথম সবার জন্য লাইভ হয়। অনবোর্ডিং অন্য কিছু?
স্যামএটির উপর ভিত্তি করে, আমি মনে করি আমরা প্রথমে সমর্থন দলের সাথে এটি পরীক্ষা করতে পারি। তারা সবচেয়ে নতুন নিয়োগ দেয়, তাই আমরা দ্রুত সমস্যাগুলি ধরতে পারি।
- জর্ডান
এটা একটা ভালো পয়েন্ট। পরীক্ষা কতক্ষণ চলবে?
- স্যাম
দুই সপ্তাহ যথেষ্ট হওয়া উচিত। আমি এটি সেট আপ করতে পারি এবং আমরা যা পাই তা ভাগ করতে পারি।
- জর্ডান
এটা করা যাক. স্যাম, আপনি কি শুক্রবারের মধ্যে প্ল্যান পাঠাতে পারবেন?
তিনটি বাক্যে বলুন, তারপর থামুন
নিজেকে ট্র্যাকে রাখার জন্য একটি সহজ কাঠামো: 1. আপনি যে পয়েন্টটি তৈরি করতে চান তার একটি বিবৃতি; 2. বিন্দুর জন্য একটি কারণের একটি সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা; 3. পরবর্তী করণীয় সম্পর্কে একটি পরামর্শ। একটি বাস্তব মিটিংয়ে এটি কীভাবে শোনাতে পারে তার একটি উদাহরণ এখানে দেওয়া হল:
উদাহরণ বার্তা
আমি মনে করি আমাদের প্রথমে সাপোর্ট টিমের সাথে ফর্মটি পাইলট করা উচিত। তারা সবচেয়ে নতুন নিয়োগ দেয়, তাই আমরা দ্রুত সমস্যা দেখতে পাব। আমরা কি দুই সপ্তাহের জন্য চেষ্টা করতে পারি?
তারপর কথা বন্ধ করুন। সেই নীরবতা দীর্ঘ অনুভব করতে পারে, তবে এর অর্থ সাধারণত লোকেরা প্রতিক্রিয়ার কথা চিন্তা করে কঠোর পরিশ্রম করে। আপনার ফলো-আপ প্রতিক্রিয়া সংক্ষিপ্ত রাখার চেষ্টা করুন। একটি প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য একটি বা দুটি বাক্যই যথেষ্ট যে আপনি হাতে থাকা সমস্যাটি সম্পর্কে চিন্তা করেছেন।
আপনার নিজস্ব তিন-বাক্য পয়েন্ট তৈরি করুন
আমি মনে করি আমাদের উচিত [আপনার পয়েন্ট]. [একটি কারণ], তাই [দল কী লাভ করে]। আমরা কি [একটি ছোট পরবর্তী পদক্ষেপ] করতে পারি?
আপনার পয়েন্ট
সভার আগে আপনি একটি বাক্য লিখেছিলেন। এটি কাজ করার জন্য যথেষ্ট নির্দিষ্ট রাখুন।
একটি কারণ
একক শক্তিশালী কারণ বেছে নিন। কেউ জিজ্ঞাসা করলে অন্যদের বাঁচান।
দল যা লাভ করে
একটি নির্দিষ্ট ফলাফলের নাম দিন, যেমন তাড়াতাড়ি সমস্যা ধরা বা একটি পদক্ষেপ সংরক্ষণ।
একটি ছোট পরবর্তী ধাপ
সম্মত হওয়ার জন্য সহজ কিছু প্রস্তাব করুন, যেমন একটি সংক্ষিপ্ত বিচার, একটি দ্রুত পরীক্ষা বা একটি ফলো-আপ কথোপকথন।
মুহূর্ত কেটে গেলে অনুসরণ করুন
এটা সম্ভব যে মুহূর্তটি অতিবাহিত হওয়ার আগে আপনার ধারণাগুলি একটি সভায় উত্থাপিত হয় না। কয়েক ঘন্টার মধ্যে দায়িত্বশীল ব্যক্তিকে বা আপনার দল যদি একটি ব্যবহার করে তবে মিটিং থ্রেডে একটি ইমেল পাঠান। কথ্য সংস্করণের মতো, এটিতে বিন্দু, এটির একটি কারণ এবং পরবর্তী পদক্ষেপ থাকা উচিত।
শুধু নিশ্চিত করুন যে এটি একটি মৌখিক অবদানের জন্য প্রয়োজনীয় হিসাবে সংক্ষিপ্ত (যেমন পয়েন্ট, কারণ, পরবর্তী পদক্ষেপ(গুলি))। এখানে একটি উদাহরণ:
উদাহরণ বার্তা
আজকের অনবোর্ডিং আলোচনাকে অনুসরণ করা: আমি মনে করি আমরা দুই সপ্তাহের জন্য সমর্থন দলের সাথে নতুন ফর্মটি পাইলট করতে পারি। তারা সবচেয়ে নতুন নিয়োগ দেয়, তাই আমরা দ্রুত সমস্যা দেখতে পাব। যদি এটি কাজ করে তবে এটি সেট আপ করতে পেরে খুশি।
এটি আপনাকে এই বিষয় সম্পর্কিত ভবিষ্যতের মিটিংগুলিতে পূর্ববর্তী চিঠিপত্রের উল্লেখ করতে সক্ষম করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এই বলে শুরু করতে পারেন, "আমি মঙ্গলবারের পরে এই বিষয়ে একটি দ্রুত ধারণা পাঠিয়েছি..."।
আপনি যদি প্রায়ই পয়েন্টগুলি না বলে মিটিং ছেড়ে চলে যান, আপনার ম্যানেজার বা মিটিং চালাচ্ছেন এমন ব্যক্তিকে মনে করিয়ে দিন যে আপনি একজন শান্ত বক্তা এবং একটি আইটেম বন্ধ করার আগে তাদের আপনার সাথে চেক ইন করা উচিত।
আপনি মুহূর্ত মিস. এখন কি?
বিষয়ে একটি সিদ্ধান্ত এখনও খোলা আছে
আপনার পয়েন্ট, একটি কারণ এবং পরবর্তী পদক্ষেপ সহ আজই সিদ্ধান্তের মালিককে একটি সংক্ষিপ্ত নোট পাঠান৷
দলের একটি ভাগ করা মিটিং থ্রেড আছে
সেখানে আপনার ফলো-আপ পোস্ট করুন যাতে মিটিংয়ে থাকা সবাই এটি দেখতে পায়।
বিষয়টি পরবর্তী এজেন্ডায় রয়েছে
যখন আইটেমটি আসে তখন আপনার আগের নোটটি উল্লেখ করুন এবং এটিকে আপনার খোলার লাইন হিসাবে ব্যবহার করুন।
সিদ্ধান্ত ইতিমধ্যেই চূড়ান্ত
এই এক জন্য সেখানে থামুন. ভবিষ্যতের আলোচনার জন্য ধারণাটি সংরক্ষণ করুন যেখানে এটি প্রযোজ্য।
এটি আপনার বেশিরভাগ মিটিংয়ে ঘটে
একটি আইটেম বন্ধ করার আগে আপনার ম্যানেজার বা ফ্যাসিলিটেটরকে শান্ত লোকদের সাথে চেক ইন করতে বলুন।
আপনার পরবর্তী বৈঠকে এটি চেষ্টা করুন
একটি এজেন্ডা আছে যে আপনার পরবর্তী মিটিং খুঁজুন. আপনি যা বলতে চান তার মূল পয়েন্ট সহ একটি বাক্য এবং এর পিছনে যুক্তি সহ একটি বাক্য লিখুন। আপনি কখন কথা বলা শুরু করবেন তা স্থির করুন (যেমন যখন সংশ্লিষ্ট এজেন্ডা পয়েন্ট শুরু হয়)। আপনি কথা বলতে পেরেছেন কিনা এবং মিটিংয়ে তা করা আপনার পক্ষে কেমন ছিল তা নোট করুন।
মিটিংয়ের আগে বাস্তব কথোপকথন অনুশীলন করার জন্য এই লাইনগুলি কুইপি ব্যবহার করে অনুশীলন করা যেতে পারে। একটি কথোপকথনের 'প্রথম লাইন' উচ্চস্বরে বলা বিশেষত কঠিন হতে পারে এবং কুইপি আপনাকে মিটিংয়ের আগে একটি দৃশ্য অংশীদারের সাথে এটির মহড়া দিতে দেয়।
সূত্র এবং তথ্যসূত্র
- মিলিকেন, মরিসন এবং হিউলিন (2003)। কর্মচারী নীরবতার একটি অনুসন্ধানমূলক অধ্যয়ন: এমন সমস্যা যা কর্মচারীরা উপরের দিকে যোগাযোগ করে না এবং কেন। জার্নাল অফ ম্যানেজমেন্ট স্টাডিজ (লেখকের পাণ্ডুলিপি)।তত্ত্বাবধায়কদের উদ্বেগ উত্থাপনের বিষয়ে পরামর্শ এবং আর্থিক পরিষেবার মতো শিল্পে 40 পূর্ণ-সময়ের মার্কিন কর্মচারীদের সাথে সাক্ষাৎকার; ছোট অনুসন্ধানমূলক নমুনা, বিশেষভাবে মিটিংয়ে ধারণার চেয়ে ঊর্ধ্বমুখী উদ্বেগ সম্পর্কে।