আপনি যখন তাদের ঘৃণা করেন তখন কীভাবে ফোন কল করবেন: প্রস্তুতি, ওপেনার এবং ভয়েসমেল

এখন নয় দিনের জন্য আপনার তালিকায় পুনরায় শিডিউল করার জন্য আপনার সেই ডেন্টিস্ট অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছিল। প্রতিদিন আপনি সেই ফোন কলে ফিরে আসেন, কিন্তু কোনও কারণে আপনি তা দুপুরের খাবারের পরে, আগামীকাল পর্যন্ত বন্ধ রাখেন। কথোপকথনের প্রথম 10 সেকেন্ডে কী বলতে হবে তা না জানার ভয় থেকে এবং তারপরে ডেন্টিস্ট বা ফ্রন্ট অফিসের কর্মীরা আপনাকে জিজ্ঞাসা করতে পারে এমন পরবর্তী প্রশ্নের উত্তর দিতে অক্ষম হওয়ার ভয় থেকে এই ধরণের উদ্বেগ তৈরি হয়। যাইহোক, এই প্রশ্নগুলির জন্য আপনি যত বেশি প্রস্তুতি নেবেন, সেগুলি সম্পর্কে আপনার ভয় কম হবে।

প্রথমে, এই ধরনের কলগুলির জন্য প্রস্তুত করার জন্য একটি সংক্ষিপ্ত তালিকা তৈরি করুন (যেমন অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং অন্যান্য ব্যবসা-সম্পর্কিত কলগুলির জন্য এবং বন্ধু কলের জন্য)। প্রতিটি ধরণের কলের জন্য, তিনটি জিনিস লিখুন যা আপনাকে আগে থেকে প্রস্তুত থাকতে হবে এবং তারপরে কলটি খোলার একটি খুব সহজ এবং পরিষ্কার উপায় তৈরি করতে ব্যবহার করুন৷ তারপর কিছু ব্যাকআপ লাইন হোল্ড মিউজিক, ট্রান্সফার এবং ফাঁকা মুহুর্তের জন্য প্রস্তুত রাখুন।

ডায়াল করার আগে তিনটি জিনিস লিখে রাখুন

কল করার আগে কল করার সময় উল্লেখ করার জন্য 3 পয়েন্ট লিখতে ভুলবেন না। তালিকাটি সহজেই উল্লেখযোগ্য হওয়া উচিত এবং একজন ডেন্টিস্টের অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য এটির খুব বেশি প্রয়োজন হওয়ার সম্ভাবনা নেই এবং বেশিরভাগ তথ্য আগেই লিখে রাখা যেতে পারে।

• আপনার খোলার বাক্য. আপনি কে এবং আপনি কি চান, এক লাইনে।
• বিস্তারিত তারা জানতে চাইবে। এর মধ্যে আপনার পুরো নাম, আপনার জন্ম তারিখ, আপনার অ্যাকাউন্ট বা পলিসি নম্বর, আপনার সম্পূর্ণ ঠিকানা, প্রেসক্রিপশনের নাম এবং আপনার অর্ডার নম্বর অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
• আপনার সম্ভাব্য প্রশ্নের উত্তর. সম্ভাব্য প্রশ্নগুলির প্রস্তুতির জন্য আপনার পছন্দের বিকল্পটি উপলব্ধ না হলে আপনি কী গ্রহণ করতে ইচ্ছুক তার একটি সংক্ষিপ্ত তালিকা তৈরি করুন। (যেমন অন্য কোন তারিখগুলি আপনি বিবেচনা করবেন, আপনি কি সকাল 8 টা বা 9 টার অ্যাপয়েন্টমেন্ট চান, আপনি কি আশা করেছিলেন তার চেয়ে আগে একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট গ্রহণ করতে চান, আপনি কি অন্য ডাক্তারের সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্ট গ্রহণ করতে ইচ্ছুক।)

আপনি কল করার সময় আপনার ক্যালেন্ডার খোলা রাখা খুবই সহায়ক। ফ্রন্ট ডেস্কগুলি প্রায়শই আপনাকে আপনার সময়সূচী দেখার জন্য একটি সময় এবং স্থান দেবে এবং তাদের বলবে এটি আপনার জন্য কাজ করবে কি না। আপনি যার সাথে কথা বলেছেন তার তারিখ, সময় এবং নাম লেখার জন্য শুধু একটি কলম হাতে থাকা খুবই সহায়ক।

123

1. 1
   ওপেনারের সাথে স্টিকি নোট

   তার প্রথম বাক্যটি লেখা হয়েছে, তাই শুরুর দশ সেকেন্ড চিন্তা করার দরকার নেই। একটি স্থানান্তর পরে, তিনি শব্দের জন্য এটি আবার পড়তে পারেন.

2. 2
   ক্যালেন্ডার এবং কলম খুলুন

   যখন ফ্রন্ট ডেস্ক একটি সময় অফার করে, তখন তিনি ঘটনাস্থলে তা পরীক্ষা করতে পারেন এবং তারিখ এবং তাকে সাহায্যকারী ব্যক্তির নাম লিখতে পারেন।

3. 3
   স্পীকারে ফোন

   স্পিকার মোড কলমের জন্য তার হাত মুক্ত রাখে এবং হোল্ড মিউজিকের সময় তাকে ফোন সেট করতে দেয়।

আপনি কেন কল করছেন তা বলে একটি বাক্য দিয়ে খুলুন

মনে রাখবেন, আপনি যখন ফ্রন্ট ডেস্কে কল করেন, যে ব্যক্তি উত্তর দেয় সে সাধারণত মাল্টিটাস্কিং হয়। তারা জানতে চায় আপনি কে এবং কেন আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব কল করছেন। সুতরাং, বিনয়ী হোন এবং তাদের যা চান তা দিন। এর অর্থ হল একটি সংক্ষিপ্ত সম্পূর্ণ বিবৃতি যা বর্ণনা করে যে আপনি কে এবং কেন আপনি কল করছেন। ছোট কথা বলা এবং কল করার জন্য ক্ষমা চাওয়ার প্রয়োজন নেই।

একটি ক্লিনিকের জন্য, এটি এইরকম শোনাতে পারে:

একটি ব্যবসার জন্য, একই প্যাটার্ন কাজ করে:

সাধারণত ফোনে থাকা ব্যক্তি একটি স্ক্রিপ্ট থেকে পড়বেন তাই আপনার নোট থেকে উত্তর দিন কারণ তারা আপনাকে আপনার কলের বিশদ জিজ্ঞাসা করবে। তারা যদি আপনাকে এমন কিছু জিজ্ঞাসা করে যা আপনি আশা করেননি, তাদের জানান যে আপনাকে পরীক্ষা করতে হবে এবং তারা সাধারণত আপনার উত্তরের জন্য অপেক্ষা করবে।

স্যাম ক্লিনিকে পুনরায় শিডিউল করার জন্য কল করে

1. 
   জর্ডান

   রিভারসাইড ক্লিনিক, এটি জর্ডান।

2. 
   স্যাম

   হাই, ইনি স্যাম লি, আমি ডাঃ প্যাটেলের একজন রোগী এবং আমাকে 14 তারিখে আমার অ্যাপয়েন্টমেন্ট পুনঃনির্ধারণ করতে হবে।

3. 
   জর্ডান

   নিশ্চিত। আপনার জন্ম তারিখ কত? এবং আপনি কি ডাঃ প্যাটেলের সাথে থাকতে চান, নাকি যার প্রথম দিকে খোলা আছে তাকে নিতে চান?

4. 
   স্যাম

   3রা মার্চ, 1994। আমার ক্যালেন্ডার চেক করতে আমাকে এক সেকেন্ড দিন। আমি পরের সপ্তাহের যেকোনো বিকেলে ডাঃ প্যাটেলের সাথে থাকতে চাই।

5. 
   জর্ডান

   21শে মঙ্গলবার বেলা 2:30টায় কাজ করে।

6. 
   স্যাম

   দারুণ, তাই ২১শে মঙ্গলবার দুপুর আড়াইটায় ডাঃ প্যাটেলের সাথে। ধন্যবাদ, জর্ডান।

হ্যান্ডেল হোল্ড সঙ্গীত এবং স্থানান্তর

এমনকি ফোন হোল্ডে থাকলেও, এর মানে এই নয় যে কিছু ভুল হয়েছে। ফোনটি স্পীকারে রাখুন এবং এটিকে সেট করুন, অপেক্ষা করার সময় আপনার নখ কাটা বা একটি আলগা কাগজ সোজা করার মতো তুচ্ছ কিছু করুন। যদি আপনাকে একটি স্বয়ংক্রিয় মেনুতে রাখা হয়, তাহলে 0 টিপে চেষ্টা করুন, 'প্রতিনিধি' বলুন বা একজন ব্যক্তির সাথে কথা বলার প্রতিনিধিত্ব করে এমন নম্বরটি টিপুন এবং আশা করি আপনি এমন একজনের কাছে স্থানান্তরিত হবেন যিনি আপনার সমস্যা বা প্রয়োজনীয়তা মোকাবেলা করতে পারবেন। এটি পরিবর্তিত হয়, তাই যদি এটি ব্যর্থ হয় তবে নিকটতম বিকল্পটি বেছে নিন।

আপনি যে পরবর্তী ব্যক্তির সাথে কথা বলবেন তার প্রায়শই আপনি বদলি হওয়ার আগে ফ্রন্ট ডেস্কে কী বলেছিলেন তা জানেন না। এই কারণেই আপনি স্থানান্তরিত হওয়ার পরে নতুন ব্যক্তির কাছে আপনার নোট শব্দের শুরুর বাক্যটি পুনরাবৃত্তি করেন। আপনি কল থেকে সংযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে গেলে যে ব্যক্তির ডেস্কে আপনি পৌঁছানোর চেষ্টা করছেন তার কাছে সরাসরি ডায়াল নম্বর জিজ্ঞাসা করাও একটি ভাল ধারণা। যদি কলটি ড্রপ হয়, আপনি সেই ব্যক্তিকে সরাসরি কল করতে পারেন এবং বলতে পারেন যে আপনি সংযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে গেছেন।

কল যখন মোড় নেয় তখন কি করবেন

আপনি হোল্ডে রাখা হয়েছে+

স্পীকারে স্যুইচ করুন, ফোন সেট করুন এবং আপনার নোটটি নজরে রাখুন।

একটি স্বয়ংক্রিয় মেনু আপনার কারণের সাথে মেলে না+

0 টিপে বা "প্রতিনিধি" বলার চেষ্টা করুন। যদি এটি ব্যর্থ হয়, নিকটতম বিকল্পটি বেছে নিন।

কেউ আপনাকে স্থানান্তর করতে চলেছে+

কল ড্রপ হলে প্রথমে একটি সরাসরি নম্বরের জন্য জিজ্ঞাসা করুন।

বদলির পর একজন নতুন ব্যক্তি তুলে নেয়+

আপনার প্রারম্ভিক বাক্য আবার শব্দের জন্য শব্দ পড়ুন.

তারা এমন কিছু জিজ্ঞাসা করে যার উত্তর আপনি এই মুহূর্তে দিতে পারবেন না+

বলুন আপনাকে চেক করতে হবে এবং জিজ্ঞাসা করতে হবে আপনি কল ব্যাক করতে পারবেন কিনা। আপনি সেখানে কল বন্ধ করতে পারেন.

আপনার মন ফাঁকা হয়ে গেলে পুনরুদ্ধার করুন

এমনকি পর্যাপ্ত প্রস্তুতি নিয়েও, এটি সম্ভব যে আপনি একটি ফোন কলের সময় গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ভুলে যাবেন। যদি এটি ঘটে তবে চিন্তা করবেন না। অন্য পক্ষ সম্ভবত কয়েক সেকেন্ডের নীরবতা লক্ষ্য করবে না। আপনি উল্লেখ করে প্রয়োজনীয় তথ্য স্মরণ করার জন্য সর্বদা সময় কিনতে পারেন:

তারপর আপনার নোট পর্যালোচনা করুন. তারা যা বলেছে তার ট্র্যাক হারিয়ে ফেললে, তাদের পুনরাবৃত্তি করতে বলুন। ফ্রন্ট ডেস্কের কর্মীরা সারা দিন এটি করে। মূল তথ্যগুলি পড়তে ভুলবেন না (যেমন একটি অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য একটি নতুন সময় এবং তারিখ) এবং অন্য পক্ষ আপনার জন্য কী নিশ্চিত করেছে তা লিখুন৷

একটি ভয়েসমেল ছেড়ে যা একটি কল ফিরে পায়

উপরে তালিকাভুক্ত নয় এমন কারণগুলির জন্য একটি ভয়েসমেল ছেড়ে যাওয়া কঠিন বলে মনে হতে পারে (আপনার প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য কেউ নেই, ইত্যাদি)। যাইহোক, একটি ভয়েসমেলে নিম্নলিখিত ক্রমে বেশ কয়েকটি তথ্য থাকতে হবে: আপনার নাম, কলের কারণ, কল ব্যাক করতে সহায়তা করার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য, আপনার ফোন নম্বর (ধীরে ধীরে বলা হয়েছে) দুবার, এবং ফিরতি কলের জন্য আপনার সাথে যোগাযোগ করার সেরা সময়।

এইরকম কিছু এটি কভার করে:

আপনার প্রাথমিক বার্তা নিখুঁত হতে হবে না. যতক্ষণ না তারা আপনার একটি বিশদ বিবরণ এবং আপনার ফোন নম্বর শুনতে পায়, আপনি যেতে পারেন।

আপনি সাধারণত টেক্সট করতে চান এমন একজন বন্ধুকে কল করুন

পুরানো বন্ধুদের সাথে পুনরায় সংযোগ করার বিষয়ে গবেষণায় দেখা গেছে যে লোকেরা ভবিষ্যদ্বাণী করেছিল যে ফোন কলগুলি ইমেলের চেয়ে বেশি বিশ্রী হবে, তবুও তারা একটি শক্তিশালী সংযোগ তৈরি করেছে এবং ইমেলের চেয়ে বেশি বিশ্রী ছিল না². যারা আগে কখনও দেখা করেননি তাদের উপর গবেষণায় দেখা গেছে যে কথোপকথনগুলি যেগুলিতে ভয়েস (ভিডিও বা ভয়েস চ্যাট) অন্তর্ভুক্ত ছিল তা পাঠ্য চ্যাটের চেয়ে আরও শক্তিশালী সংযোগ তৈরি করতে সাহায্য করেছে (যদিও কোনও অতিরিক্ত বিশ্রীতা যোগ করেনি)¹. যাইহোক, এই গবেষণাটি বন্ধু এবং অপরিচিতদের সাথে ছিল, তাই এটি একটি ফার্মেসি বা অন্য সংস্থাকে কল করার বিষয়ে পরিমাপ করা কিছুই বলে না।

একটি দ্রুত পাঠ্য প্রথমে সময়ের যত্ন নেয়:

আপনি কেন তাদের কথা ভেবেছিলেন তা খুলুন, তারপর তাদের জীবন সম্পর্কে একটি প্রশ্ন করুন। আগে থেকে কিছু প্রস্তুত করুন কিন্তু মনে করবেন না যে আপনাকে প্রতিটি নীরবতা পূরণ করতে হবে। কলগুলি 10 মিনিটের মতো ছোট হতে পারে এবং এখনও মূল্যবান হতে পারে৷

আজ একটি কল করুন

আপনি এড়িয়ে যাচ্ছেন সবচেয়ে খারাপ কল চয়ন করুন. একটি স্টিকি নোটে প্রারম্ভিক বাক্য এবং প্রয়োজনীয় নোটগুলি লিখুন। আপনার ক্যালেন্ডার খুলুন. ফোন নম্বরটি টানুন এবং তৃতীয়বার এটি পড়ার আগে এটি ডায়াল করুন। এমনকি আপনি প্রথমে একটি দৃশ্য অংশীদারের সাথে Quippy-এ কল অনুশীলন করতে পারেন।

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

সূত্র এবং তথ্যসূত্র

1. কুমার, এ. ও এপলে, এন. (2021)। আপনার কথা শুনে আশ্চর্যজনকভাবে ভালো লাগছে: যোগাযোগ মাধ্যমের প্রভাব সম্পর্কে ভুল বোঝাবুঝির ফলে অন্যদের সাথে কীভাবে সংযোগ স্থাপন করা যায় তার উপযোগী পছন্দ হতে পারে। জার্নাল অফ এক্সপেরিমেন্টাল সাইকোলজি: জেনারেল, 150(3), 595-607।ফিল্ড এক্সপেরিমেন্ট যেখানে অংশগ্রহণকারীরা ফোন বা ইমেলের মাধ্যমে একজন পুরানো বন্ধুর সাথে পুনঃসংযোগ করে, প্লাস ভিডিও, ভয়েস বা পাঠ্যের মাধ্যমে অপরিচিতদের মধ্যে ল্যাব চ্যাট; এটি প্রত্যাশিত পরিমাপ করেছে এবং বিশ্রীতা এবং সংযোগ অনুভব করেছে, ডাক্তার বা ব্যবসায়িকদের কল নয়, এবং এটি উদ্বেগজনিত ব্যাধিগুলি অধ্যয়ন করেনি।
2. Conick, H. (2020)। সামাজিক দূরত্বের যুগে কীভাবে অন্যদের সাথে সংযোগ করা যায়। শিকাগো বিশ্ববিদ্যালয়ের খবর।প্রকাশের আগে একই Epley ক্ষেত্রের পরীক্ষার বিশ্ববিদ্যালয়ের সংবাদ সারাংশ (পুরানো বন্ধু, ফোন বনাম ইমেল); মাধ্যমিক প্রতিবেদন, সমীক্ষার সারসংক্ষেপ হিসাবে একই সীমা।