আপনার ম্যানেজারকে জিজ্ঞাসা করুন "আমার জন্য কোন প্রতিক্রিয়া?" এবং "না, আপনি দুর্দান্ত করছেন" পান। এটা শুনতে ভাল লাগে. কিন্তু কীভাবে উন্নতি করা যায় সে সম্পর্কে এটি আপনাকে কোনো নির্দেশনা দেয় না। আপনি জানেন না যে গত সপ্তাহের প্রকল্পটি আপনি যতটা ভেবেছিলেন ততটা ভাল ছিল কিনা।
আপনার ম্যানেজারের সত্যিই বিস্তৃত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার পরিবর্তে, একটি সত্যিই সংকীর্ণ ফোকাস ব্যবহার করুন। একটি কাজের বা একটি দক্ষতা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন। তারপরে আপনার ম্যানেজারকে জিজ্ঞাসা করুন পরের বার সুযোগ হলে আপনি ভিন্নভাবে কী করতে পারেন। আপনার 1:1 এর আগে আপনার ম্যানেজারকে একটু সচেতন করা নিশ্চিত করুন যাতে তিনি প্রতিক্রিয়া দেওয়ার আগে তাদের চিন্তাভাবনা সংগ্রহ করতে পারেন। এবং তারপর ব্যাখ্যা করার আগে তাদের প্রতিক্রিয়া শুনুন। প্রতিক্রিয়াটি কর্মে রাখুন এবং পরে প্রতিবেদন করুন।
একটি কাজের বা একটি দক্ষতা বাছুন
যদিও বিস্তৃত প্রশ্নগুলি বিস্তৃত উত্তর পায়, ভাল প্রতিক্রিয়ার জন্য আরও লক্ষ্যযুক্ত প্রশ্ন প্রয়োজন। আপনার ম্যানেজারকে জিজ্ঞাসা করছেন "আমি কেমন আছি?" আপনার কাজের কয়েক সপ্তাহের সারসংক্ষেপ তাকে বা তার দিকে নিয়ে যাবে, এবং বেশিরভাগ ম্যানেজার নম্র এবং সাধারণ কিছু দিয়ে উত্তর দেবেন।
এরপরে, আপনার ম্যানেজার যে প্রতিক্রিয়া প্রদান করবেন তার সাথে কাজ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য আপনি আপনার প্রশ্নের সুযোগ সীমিত করতে চান। এর অর্থ সাধারণত আপনার ম্যানেজার সম্প্রতি দেখেছেন এমন একটি একক বিতরণযোগ্য বাছাই করা বা এমন একটি দক্ষতা যা আপনি বর্তমানে উন্নত করার চেষ্টা করছেন। তাই আপনি যদি একটি কোম্পানিতে নতুন হন, তাহলে আপনার ম্যানেজার আসলে যে কাজটি দেখেছেন সে সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করা ভাল হবে, তারা কেবল অন্য কারো কাছ থেকে শুনেছেন এমন কিছু না করে।
যে কাজটি আপনার ম্যানেজার শুধুমাত্র অন্যদের মাধ্যমে শুনেছেন তা সাধারণত নতুন কর্মীদের জন্য সীমাবদ্ধ নয় কারণ এটি তাদের আপনার কাজের বিবরণ অনুমান করতে বলে।
পরের বার ভিন্নভাবে কি করতে হবে তা জিজ্ঞাসা করুন
আপনি যদি আপনার সামগ্রিক কর্মক্ষমতা সম্পর্কে বিস্তৃত প্রশ্ন থেকে আপনার পরবর্তী কাজের প্রচেষ্টা বা দক্ষতা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করেন তবে আপনি আরও কার্যকর প্রতিক্রিয়া পাবেন।
এক্সিকিউটিভ এমবিএ ছাত্রদের অধ্যয়ন (যারা সবাই কর্মরত ম্যানেজার) এবং ভূমিকা নাটকে একে অপরের সাথে তাদের পারফরম্যান্স পর্যালোচনা, দেখায় যে যখন পরিচালকদের প্রতিক্রিয়া দেওয়া হয় যা ভবিষ্যত কর্মের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা হয়, তখন তারা পরিবর্তনের জন্য বেশি অনুপ্রাণিত হয় যখন প্রতিক্রিয়া দেওয়া হয় যা অতীত কর্মের উপর ফোকাস করে।1. মনে রাখবেন যে এই গবেষণাটি ভূমিকা পালন এবং স্ব-প্রতিবেদন ব্যবহার করেছে, তাই এটি সময়ের সাথে প্রকৃত কর্মক্ষেত্রে কর্মক্ষমতার কী ঘটবে তা দেখায় না।
এখানে একটি সংকীর্ণ, দূরদর্শী প্রশ্ন যা আপনি 1:1 এ জিজ্ঞাসা করতে পারেন:
উদাহরণ বার্তা
Q3 ক্লায়েন্ট ডেকের জন্য, পরেরটিতে আমার আলাদাভাবে কী করা উচিত?
একটা জিনিস চাওয়াটা এখানে খুবই গুরুত্বপূর্ণ। আপনার প্রতিক্রিয়া কতটা কার্যকর হবে তা নির্ধারণ করে এমন অনেকগুলি, অনেকগুলি কারণ রয়েছে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির মধ্যে একটি হল একটি জিনিস চাওয়া। আপনার ম্যানেজারকে একটি জিনিস বলার অনুমতি দিন এবং তারা একটি আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা লিখছে বলে মনে না করেই নির্দিষ্ট হতে পারে।
1:1 এর আগে আপনার ম্যানেজারকে একটি হেড-আপ দিন
প্রসঙ্গ ছাড়া প্রতিক্রিয়া বেশ অস্পষ্ট হতে পারে। আপনি যদি আপনার 1:1 সেশনের এক বা দুই দিন আগে আপনার ম্যানেজারকে আপনার প্রতিক্রিয়া প্রশ্নগুলির জন্য প্রস্তুত করতে পারেন, তাহলে তিনি ফিরে যেতে পারেন এবং আরও সুনির্দিষ্ট প্রতিক্রিয়ার জন্য আপনি যে কাজটি করেছেন তা পুনরায় মূল্যায়ন করতে পারেন।
এটি একটি খুব ছোট ইমেল হতে পারে:
উদাহরণ বার্তা
হাই জর্ডান, বৃহস্পতিবার আমাদের 1:1 এর জন্য বেস স্পর্শ করতে চেয়েছিলেন। আমি কীভাবে নতুন নিয়োগের জন্য পরবর্তী অনবোর্ডিংকে অনুসরণ করা আরও সহজ করতে পারি সে সম্পর্কে প্রতিক্রিয়ার জন্য আমি গত সপ্তাহে যে অনবোর্ডিং গাইডটি পাঠিয়েছিলাম তাতে 5 মিনিট বা তার বেশি সময় ব্যয় করতে আপনি কি আপত্তি করবেন? ধন্যবাদ যদি সাহায্য করে তবে লিঙ্কটি পুনরায় পাঠাতে পেরে খুশি।
হেড-আপ বার্তা মানিয়ে নিন
হাই [ম্যানেজারের নাম], আমাদের 1:1 এ [দিনে] আমরা কি [একটি কাজের] জন্য পাঁচ মিনিট ব্যয় করতে পারি? প্রধানত আমি জানতে চাই [পরের বার সম্পর্কে একটি প্রশ্ন]। যদি সাহায্য করে তবে লিঙ্কটি পুনরায় পাঠাতে পেরে খুশি।
ম্যানেজারের নাম
আপনি সাধারণত তাদের সাথে চ্যাটে যে নামটি ব্যবহার করেন সেটি ব্যবহার করুন।
দিন
নির্দিষ্ট 1:1 এর নাম দিন যাতে তারা জানতে পারে কখন বিষয়টি আশা করতে হবে।
কাজ এক টুকরা
সাম্প্রতিক কিছু বাছুন যা আপনার ম্যানেজার আসলে দেখেছেন, যেমন একটি ডেক, রিপোর্ট বা উপস্থাপনা।
পরের বার সম্পর্কে একটি প্রশ্ন
পরবর্তী সংস্করণটি কী আরও ভাল করবে তা জিজ্ঞাসা করুন এবং এটি একটি একক প্রশ্নে রাখুন।
আপনার ম্যানেজারকে সময়ের আগে জানিয়ে দিয়ে যে আপনি আপনার 1:1-এ একটি নির্দিষ্ট কাজের আইটেম নিয়ে আলোচনা করার পরিকল্পনা করছেন, তারা আপনার অতীত কর্মক্ষমতার অস্পষ্ট স্মৃতির বিপরীতে সম্প্রতি কাজটি পর্যালোচনা করেছেন এবং আপনার জন্য প্রকৃত প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনা বেশি হবে।
- একটি লিখিত প্রশ্ন
স্যাম মিটিংয়ের আগে একটি ফরোয়ার্ড প্রশ্ন লিখেছিলেন: পরেরটিতে আলাদাভাবে কী করতে হবে। কথোপকথন শুরু হলে এটি কাগজে থাকা প্রশ্নটি সংকীর্ণ রাখে।
- কাজের এক টুকরা
অনবোর্ডিং গাইড স্ক্রিনে খোলা, তাই উভয় লোক একই কাজ দেখছে। আপনার ম্যানেজার এই মুহূর্তে দেখতে পাচ্ছেন এমন কিছু সম্পর্কে প্রতিক্রিয়া নির্দিষ্ট করা সহজ।
- মাথা আপ
1:1 একটি দিন এগিয়ে বিষয় সম্পর্কে একটি নোট সঙ্গে বুক করা হয়েছে. এটি জর্ডানকে আবার গাইডের দিকে তাকাতে এবং একটি বাস্তব উত্তর দেওয়ার জন্য সময় দিয়েছে।
উত্তর হলে কী বলব শুধু প্রশংসা
কখনও কখনও আপনি যে প্রতিক্রিয়া পাবেন তা বিশদ বিবরণ ছাড়াই প্রশংসা হবে এবং সেইজন্য উন্নতির জন্য আপনার প্রচেষ্টায় আপনার খুব কম ব্যবহার হবে। তাই আপনাকে ম্যানেজারের প্রশংসাকে দরকারী কিছুতে পরিণত করতে হবে। ম্যানেজারকে তাদের প্রতিক্রিয়ার জন্য ধন্যবাদ এবং তারপরে আপনি কীভাবে এটিকে উন্নত করতে ব্যবহার করতে পারেন তার পরিপ্রেক্ষিতে এটির আরও স্পষ্টীকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
এটি ব্যক্তিগতভাবে বা একটি উত্তরে কাজ করে:
উদাহরণ বার্তা
সদয় শব্দের জন্য ধন্যবাদ. একটি জিনিস যা আপনি মনে করেন যে বর্তমানে আমার জন্য ভাল কাজ করছে, যা আমার চালিয়ে যাওয়া উচিত? এবং, একটি ছোট জিনিস আছে যা আমি এটি আরও ভাল করতে করতে পারি?
আপনার প্রথম প্রশ্ন আপনাকে কি রক্ষা করতে হবে তা জানতে সাহায্য করবে। আপনার দ্বিতীয় প্রশ্ন আপনাকে এমন কিছু উন্মোচন করতে সাহায্য করবে যা আপনার ম্যানেজার উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ মনে করেননি। যদি উত্তরটি এখনও "কিছুই না" হয়, তাহলে আপনি আপনার পরবর্তী বড় কাজের প্রচেষ্টার পরে আবার জিজ্ঞাসা করতে পারেন।
আপনার ম্যানেজারের উত্তর দিয়ে কি করতে হবে
তারা একটি নির্দিষ্ট পরামর্শ দেয়
কাজের থেকে একটি উদাহরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন, তারপর বলুন আপনি পরেরটিতে কী চেষ্টা করবেন৷
তারা বলে আপনি দুর্দান্ত করছেন
তাদের ধন্যবাদ, তারপর জিজ্ঞাসা করুন কোন অংশটি কাজ করছে এবং কোন একটি ছোট জিনিস এটিকে শক্তিশালী করবে।
তারা একটি সমস্যা উত্থাপন যে stings
আপনি কোন প্রসঙ্গ ব্যাখ্যা করার আগে এটি কোথায় ভুল হয়েছে জিজ্ঞাসা করুন।
তাদের এখনও যোগ করার কিছু নেই
সেখানে থামুন। আপনার পরবর্তী বড় কাজের পরে আবার জিজ্ঞাসা করুন।
নিজেকে রক্ষা না করে কিভাবে সমালোচনা শুনতে হয়
কঠিন প্রতিক্রিয়া সাধারণত শুনতে সবচেয়ে কঠিন। কেন কিছু কাজ করে না তা ব্যাখ্যা করার জন্য আমাদের সবার প্রাথমিক প্রতিক্রিয়া আছে। আমরা বলতে পারি যে সময়সীমা পরিবর্তিত হয়েছে বা ডেটা সময়মতো প্রস্তুত ছিল না বা দলের অন্য কেউ স্লাইড পরিবর্তন করেছে। প্রতিক্রিয়া প্রদানকারী ম্যানেজার এমনকি আমাদের সাথে একমত হতে পারে। কিন্তু আমাদের কাজ হল শোনা এবং বোঝা।
যাইহোক, ম্যানেজারদের মিশ্র বা নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া ছাড় দেওয়ার ঝুঁকিও রয়েছে এর যথার্থতা এবং এটি প্রদানকারী ব্যক্তির যোগ্যতা নিয়ে (যেমন ম্যানেজাররা কীভাবে প্রতিক্রিয়া পর্যালোচনা করেন তার গবেষণায় প্রমাণিত হয়)1) প্রাপকদের স্ব-প্রতিরক্ষামূলক ব্যাখ্যার কারণে অতীতের পারফরম্যান্স সম্পর্কে মতবিরোধ পূর্বের তুলনায় প্রতিক্রিয়া আলোচনার পরেও বেশি ছিল1. এই অধ্যয়নগুলি পরিচালকদের ভূমিকা পালন এবং পর্যালোচনাগুলিতে প্রতিবেদন করার সাথে পরিচালিত হয়েছিল, তাই ফলাফলগুলি আপনার কাজের উপর ঠিক ম্যাপ করবে না।
প্রথমে প্রশ্নটি করুন এবং তারপরে প্রসঙ্গটি নিয়ে চিন্তা করুন।
উদাহরণ বার্তা
এটি শুনতে সহায়ক। আপনি কি আমাকে দেখাতে পারেন যেখানে প্রতিবেদনটি বিভ্রান্তিকর হয়েছে, তাই আমি জানি প্রথমে কী ঠিক করতে হবে?
এবং হ্যাঁ, আপনি দ্বিমত পোষণ করতে পারেন তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রথমে তাদের দৃষ্টিভঙ্গি বুঝতে পেরেছেন। তারপরে আপনি আপনার পরবর্তী কাজের পরিপ্রেক্ষিতে তাদের প্রতিক্রিয়া পুনরায় বর্ণনা করতে পারেন এবং আপনার সম্ভাব্য বিচ্যুতিপূর্ণ দৃষ্টিভঙ্গি প্রকাশ করতে পারেন। উদাহরণ স্বরূপ: "পরের বার: আমি যে ডেটা প্রদান করছি তাতে কোনো বিলম্বের বিষয়ে আমি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনাকে অবহিত করলে কি এটি সাহায্য করবে?"
সমালোচনা শুনে পরবর্তী পদক্ষেপে পরিণত করা
জর্ডানপ্রতিবেদনটি সামগ্রিকভাবে কঠিন ছিল। যদিও সারাংশ পৃষ্ঠাটি অনুসরণ করা কঠিন ছিল। আমাকে দুবার পড়তে হয়েছিল।
স্যামযে শুনতে সহায়ক. কোন অংশ আপনি প্রথম হারিয়ে?
- জর্ডান
দ্বিতীয় চার্ট। এই ত্রৈমাসিকের কোন সংখ্যা ছিল তা আমি বলতে পারিনি।
- স্যাম
বুঝেছি। পরের বার আমি প্রতিটি চার্টে ত্রৈমাসিক লেবেল করব এবং শীর্ষে প্রধান নম্বর রাখব। যে এটা ঠিক করবে?
- জর্ডান
হ্যাঁ, এটা অনেক সাহায্য করবে। এটি বের হওয়ার আগে আমাকে পরবর্তী খসড়াটি পাঠান।
- স্যাম
করবে। আপনি এটি বুধবার পাবেন.
ফলো আপ করুন যাতে আপনার ম্যানেজার দেখতে পান আপনি এটি ব্যবহার করেছেন
আপনার ম্যানেজারকে দেখানোর মাধ্যমে যে আপনি তাদের প্রতিক্রিয়ার উপর কাজ করেছেন, তারা জানবে যে তাদের সময় ভালভাবে অতিবাহিত হয়েছে এবং আশা করি ভবিষ্যতে আপনাকে আবার সাহায্য করার জন্য আরও বেশি আগ্রহী হবে।
আপনি প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করার পরে, প্রতিক্রিয়া প্রদানকারী পরিচালককে নীচের সাধারণ ইমেলটি পাঠান। এটি ম্যানেজারকে দেখায় যে আপনি আসলে তাদের প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করেছেন এবং তাই আপনার ম্যানেজার সম্ভবত ভবিষ্যতের কথোপকথনে আপনাকে মানসম্পন্ন প্রতিক্রিয়া প্রদান করতে থাকবে।
উদাহরণ বার্তা
দ্রুত আপডেট: এই সপ্তাহের গাইডে আমি সেটআপের ধাপগুলিকে শীর্ষে নিয়ে এসেছি, যেমন আপনি পরামর্শ দিয়েছেন। এটা কি এখন আপনার কাছে আরও স্পষ্টভাবে পড়ে?
এই এক টুকরো কাজ + প্রতি সেশনে একটি ফরোয়ার্ড প্রশ্ন প্রয়োগ করতে থাকুন এবং আপনার পরিচালকের সাথে একটি আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনার সময় হলে কয়েক মাসের মধ্যে উল্লেখ করার জন্য আপনার কাছে পরিবর্তনের একটি ভাল স্টক থাকবে।
আপনার পরবর্তী পদক্ষেপ
শুধুমাত্র একটি কাজের একটি অংশ বেছে নিন যার বিষয়ে আপনি প্রতিক্রিয়া চান এবং আপনার পরিচালককে এটি সম্পর্কে একটি সংক্ষিপ্ত হেড-আপ পাঠান। আপনার ফরোয়ার্ড প্রশ্ন আগে থেকেই প্রস্তুত করুন এবং আপনার পরবর্তী 1:1 মিটিং এ চলে যান। প্রথমে Quippy এর সাথে কথোপকথনটি অনুশীলন করুন এবং আপনার কথোপকথনে আপনি যে শব্দগুলি ব্যবহার করতে চান তা লিখুন।
যদি মিটিংয়ে এই প্রশ্নগুলি উচ্চস্বরে বলা খুব বিশ্রী হয় তবে প্রথমে কুইপিতে এই কথোপকথনটি অনুশীলন করুন। এই টুলে একজন দৃশ্য অংশীদারের সাথে অনুশীলন করুন যতক্ষণ না আপনি আপনার পরিচালকের সাথে প্রকৃত কথোপকথনে এই শব্দগুলি পুনরাবৃত্তি করতে পারেন।
সূত্র এবং তথ্যসূত্র
- Gnepp, Klayman, Williamson & Barlas (2020)। প্রতিক্রিয়ার ভবিষ্যত: ভবিষ্যত-কেন্দ্রিক প্রতিক্রিয়ার মাধ্যমে কর্মক্ষমতা উন্নতিকে অনুপ্রাণিত করা। প্লাস ওয়ান।ম্যানেজাররা (এক্সিকিউটিভ এমবিএ ছাত্র) বাস্তব প্রতিক্রিয়ার অভিজ্ঞতা এবং ভূমিকা-পালিত কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা বর্ণনা করেছেন; পরিমাপ করা প্রতিক্রিয়া গ্রহণযোগ্যতা এবং পরিবর্তনের অভিপ্রায়; ভূমিকা-খেলা এবং স্ব-প্রতিবেদন, ম্যানেজাররা ফিল্ড ট্রায়ালের পরিবর্তে একে অপরকে প্রতিক্রিয়া দেয়।