Cách để Xin lỗi một người bạn qua tin nhắn (Có ví dụ)

Bạn đã làm một người bạn thất vọng. Tin nhắn cuối cùng của họ vẫn còn đó chưa được trả lời. Có thể câu chuyện đùa mà bạn kể không thành công, bạn quên ngày sinh nhật của họ hoặc bạn đã nhiều lần hủy bỏ kế hoạch với họ. Một tin nhắn văn bản xin lỗi có thể giúp khắc phục nhiều tình huống này nếu bạn quyết tâm thực hiện đúng số lượng công việc. Miễn là bạn thừa nhận lỗi lầm của mình, giải thích tác động của chúng đối với người bạn đang đề cập đến và sửa đổi theo một cách cụ thể nào đó, bạn có thể giao phần còn lại cho họ, cho phép họ phản hồi một cách thoải mái, không bị áp lực phải tha thứ cho bạn ngay lập tức.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hơn về thời điểm sử dụng văn bản, cách viết văn bản, các cụm từ lặng lẽ loại bỏ phần còn lại của tin nhắn và những việc cần làm với câu trả lời.

Quyết định xem văn bản có phải là nơi thích hợp để bắt đầu hay không

Hầu hết các vấn đề hàng ngày với bạn bè đều có thể được giải quyết bằng tin nhắn. Điều này bao gồm các vấn đề như một sự kiện bị lãng quên hoặc ân huệ đã hứa, những nhận xét thiếu suy nghĩ hoặc thậm chí là sự im lặng. Một số bạn bè cũng chỉ thích văn bản hơn và bạn có thể biết loại văn bản của mình là gì. Chỉ những vấn đề rất nghiêm trọng mới cần được giải quyết trong một cuộc trò chuyện thực sự. Với các vấn đề hàng ngày, người nhận có thể đọc tin nhắn văn bản vào thời gian và địa điểm tùy ý. Ngoài ra họ có thể trả lời vào thời gian và địa điểm lựa chọn. Điều này làm giảm áp lực cho hai người bạn có liên quan.

Đối với những vấn đề lớn hơn, bạn có thể sử dụng tin nhắn văn bản để báo hiệu rằng bạn muốn có một cuộc trò chuyện thực sự. Điều này có nghĩa là thay vì xin lỗi dài dòng về điều gì đó nghiêm trọng (chẳng hạn như làm mất lòng tin, khiến ai đó xấu hổ ở nơi công cộng, v.v.), bạn xin lỗi ngắn gọn về điều đó và sau đó hỏi xem bạn có thể nói chuyện đó trực tiếp hay qua điện thoại hay không.

Đây là một cách mẫu để mở đầu cuộc trò chuyện về những tổn thương lớn hơn:

Xây dựng thông điệp thành bốn phần

Tuy nhiên, thứ tự của các yếu tố trong một lời xin lỗi đã được nghiên cứu phần nào, với một lưu ý quan trọng: nghiên cứu đó được thực hiện bằng những lời xin lỗi bằng văn bản trong một tình huống tuyển dụng tại nơi làm việc chứ không phải giữa bạn bè. Trong hai thí nghiệm (tổng cộng 755 người tham gia: 333 người lớn trực tuyến và 422 sinh viên chưa tốt nghiệp), những lời xin lỗi bằng văn bản được những người tham gia đánh giá về tính hiệu quả. Yếu tố được người tham gia đánh giá là quan trọng nhất là người viết phải chịu trách nhiệm về việc mình đã làm; quan trọng thứ hai là yếu tố đưa ra một phương tiện để người viết có thể sửa đổi; và ít quan trọng nhất là yếu tố cầu xin sự tha thứ từ người đọc.¹. Những lời xin lỗi chứa nhiều hơn sáu yếu tố được thử nghiệm cũng được đánh giá là hiệu quả hơn¹.

Đây là cách những ưu tiên đó chuyển thành văn bản:

1. Sở hữu nó một cách cụ thể. Mô tả những gì bạn đã làm bằng ít từ nếu cần thiết. Trái ngược với việc nói “xin lỗi vì mọi thứ”, nói “Tôi đã không đến dự bữa tối của bạn” mang nhiều ý nghĩa hơn.
2. Cho thấy bạn nhận được hiệu quả của những gì bạn đã làm. Giải thích cho người khác biết họ có thể cảm thấy thế nào về hành động hoặc hành vi của bạn. (Đây không nhất thiết phải là một đoạn văn dài. Một hoặc hai câu là đủ.)
3. Đề nghị sửa chữa. Hãy cho người khác biết bạn sẽ làm gì để giải quyết vấn đề, có thể là sắp xếp lại lịch trình, trả tiền cho việc gì đó hoặc thay đổi thói quen.
4. Để lại câu trả lời cho họ. Không cần phải “xin hãy tha thứ cho tôi”; hãy cho họ biết không cần phải vội vàng trả lời.

Ví dụ được phát minh này bao gồm tất cả bốn phần của một bữa tối sinh nhật bị bỏ lỡ:

Đừng xin lỗi về một kiểu hành vi bằng cách hứa sẽ khắc phục chỉ một sự cố. Nếu bạn đã hủy kế hoạch ăn tối với ai đó ba lần trong tháng này, hãy xin lỗi về ba lần hủy và đảm bảo rằng việc sửa chữa của bạn cũng giải quyết được vấn đề đó.

Hãy nhớ rằng những lời xin lỗi của bạn sẽ tạo thành một bức tường văn bản lớn nếu bạn dành quá nhiều thời gian để giải thích hành vi của mình đã ảnh hưởng đến bạn như thế nào. Sau đó, bạn của bạn phải tự mình quản lý cảm xúc của bạn.

Điều chỉnh lời xin lỗi phù hợp với hoàn cảnh của bạn

[Tên], tôi thực sự xin lỗi [những gì bạn đã làm]. [Có lẽ họ cảm thấy thế nào]. Tôi có thể [sửa chữa cụ thể] không? Không có áp lực phải trả lời ngay lập tức.

Bạn đã làm gì+

Mô tả hành động cụ thể, chẳng hạn như bỏ bữa tối hoặc nhận xét bạn đã đưa ra. Tránh những từ mơ hồ như “mọi thứ” hoặc “thứ”.

Có lẽ họ cảm thấy thế nào+

Viết một câu từ phía họ. Hãy ngập ngừng bằng những từ như “có lẽ” vì bạn đang đoán được cảm xúc của họ.

Sửa chữa cụ thể+

Đưa ra những điều bạn thực sự sẽ làm: sắp xếp lại lịch trình, trả lại tiền hoặc thay đổi thói quen. Nếu vấn đề là một mẫu, hãy giải quyết mẫu đó.

Cắt những cụm từ hủy bỏ lời xin lỗi

Tuy nhiên, nhiều người đưa các cụm từ vào lời xin lỗi của họ, trên thực tế, họ phủ nhận toàn bộ sự việc và bộc lộ ý định bào chữa cho bản thân hơn là xin lỗi người khác. Ví dụ điển hình của các loại cụm từ này là:

• “Xin lỗi nếu bạn cảm thấy bị xúc phạm.” Chữ “nếu” gợi ý vấn đề nằm ở phản ứng của họ.
• “Xin lỗi, nhưng…” Bất cứ điều gì theo sau “nhưng” thường là những gì họ sẽ nhớ.
• “Tôi chỉ nói đùa thôi.” Nó nói với họ rằng họ đã sai khi bị tổn thương.
• Giải thích dài dòng. Một lý do ngắn gọn giải thích tại sao điều gì đó lại xảy ra có thể giúp giảm bớt các vấn đề nảy sinh do sự vắng mặt của một cá nhân. Tuy nhiên, một lời giải thích dài dòng về việc một tuần đầy rắc rối của ai đó sẽ không làm giảm bớt những vấn đề mà họ gây ra.

Sự khác biệt là rõ ràng.

Cùng một lời xin lỗi, gửi hai chiều

phòng thủXin lỗi nếu bạn hiểu lầm, tôi chỉ đùa thôi. Sở hữu nóTôi xin lỗi về trò đùa đó. Điều đó thật không tử tế, và lẽ ra tôi nên biết rõ hơn.

Thay vào đó, hãy chỉ nói rằng một trò đùa là tệ và tại sao nó lại tệ (ví dụ: “Tôi xin lỗi về việc tôi đã nói đùa về công việc của bạn trước mặt mọi người. Điều đó thật không tử tế.”).

Gửi nó một lần, vào một thời điểm hợp lý

Tốt nhất là bạn nên xin lỗi trong vòng một hoặc hai ngày sau khi nhận ra lỗi lầm của mình. Bằng cách đó, sự im lặng không tệ hơn chính sai lầm đó. Nếu bạn cảm thấy tức giận hoặc phòng thủ, hãy đợi vài giờ để đảm bảo rằng cuối cùng bạn sẽ không biện minh cho mình bằng lời xin lỗi.

Gửi một tin nhắn. Gửi năm tin nhắn ngắn hoặc thêm “??” trong vòng một giờ hoặc lâu hơn để xem liệu họ có thời gian đọc hết hay không sẽ khiến bạn có vẻ như đang cố gắng sửa đổi, nhưng lại quá 'chấp nhận' để thực sự có thời gian xử lý. Gửi nó vào lúc 2 giờ sáng sẽ có tác dụng ngược lại với những gì bạn dự định: nó sẽ có vẻ bốc đồng.

Xử lý câu trả lời hoặc sự im lặng

Cách người bạn phản ứng với lời xin lỗi của bạn sẽ quyết định hướng hành động cho bước sửa chữa tiếp theo.

Một tin nhắn xin lỗi và một câu trả lời thành thật (minh họa)

1. 
   Sâm

   Jordan, tôi thực sự xin lỗi vì đã bỏ lỡ bữa tối sinh nhật của bạn. Tôi đã không thể hiện hay thậm chí nhắn tin, và đó là sự bất cẩn của tôi. Tuần này tôi có thể đưa bạn đi chơi được không?

2. 
   Jordan

   Thành thật mà nói, nó đau nhói. Tôi tiếp tục kiểm tra cửa.

3. 
   Sâm

   Điều đó công bằng. Tôi cũng cảm thấy như vậy và tôi sẽ không bào chữa.

4. 
   Jordan

   Cảm ơn vì đã nói điều đó. Thứ năm làm việc cho tôi.

5. 
   Sâm

   Thứ năm rồi. Tối nay tôi sẽ đặt chỗ ở đâu đó và gửi thông tin chi tiết cho bạn.

Họ chấp nhận nó. Cảm ơn họ và làm những gì bạn nói bạn sẽ làm để sửa chữa mọi thứ. Nếu bạn nói sẽ đưa họ đi ăn tối, hãy sắp xếp thời gian và đảm bảo thực hiện đúng lời hứa đó. Hãy nhớ rằng một lời đề nghị không bao giờ được thực hiện có thể còn tệ hơn là không có lời đề nghị nào cả.

Vẫn còn khó chịu. Hãy cho họ cơ hội để cho bạn biết lý do tại sao họ vẫn còn khó chịu và thừa nhận những gì họ đã nói với bạn. Đừng giải thích lại.

Họ nói "không sao đâu." Hãy tin tưởng họ ngay bây giờ và đảm bảo bạn thực hiện đúng quá trình sửa chữa mà bạn đã đưa ra. Xem liệu mọi thứ có trở lại bình thường sau một vài cuộc trò chuyện hay không.

Không có câu trả lời. Có thể họ đang bận hoặc vẫn cần chút thời gian để xử lý lời xin lỗi. Đợi vài ngày rồi gửi một tin nhắn tiếp theo ngắn gọn cho họ và không làm gì thêm.

Sau khi bạn gửi nội dung theo dõi, hãy ngừng gửi tin nhắn về chủ đề này. Tiếp tục liên lạc với người đó như bình thường mà không nhắc lại lời xin lỗi. Ví dụ: chia sẻ điều gì đó mà bạn biết họ sẽ thích.

Phải làm gì sau khi gửi lời xin lỗi

Họ chấp nhận lời xin lỗi+

Cảm ơn họ và ấn định ngày sửa chữa mà bạn đề nghị ngay lập tức.

Họ nói với bạn rằng họ vẫn còn tổn thương+

Ghi nhận những gì họ đã nói trong một hoặc hai câu. Đừng giải thích lại hoặc bảo vệ chính mình.

Họ trả lời “không sao đâu” hoặc điều gì đó ngắn gọn+

Hãy coi trọng nó, thực hiện theo lời đề nghị của bạn và xem cảm giác của một vài cuộc trò chuyện tiếp theo.

Không trả lời sau vài ngày+

Gửi một thư theo dõi áp suất thấp cho biết không cần trả lời.

Vẫn không có phản hồi sau khi theo dõi+

Đừng nhắn tin về nó nữa. Hãy để hành động tiếp theo cho họ và liên hệ bình thường sau đó mà không đưa ra lời xin lỗi nữa.

Bước tiếp theo của bạn

Trước tiên hãy soạn thảo tin nhắn trong một ứng dụng đơn giản như Ghi chú. Kiểm tra nó với bốn phần, đọc to một lần và cắt bất kỳ phần nào đọc giống như một lời bào chữa. Sau đó gửi nó.

Thực hành trò chuyện thành tiếng với một đối tác trong Quippy trước khi bạn thực sự phải gọi điện hoặc uống cà phê.

Nguồn và tài liệu tham khảo

1. Tin tức Đại học Bang Ohio (2016). 6 yếu tố của một lời xin lỗi hiệu quả, theo khoa học (báo cáo của Lewicki, Polin và Lount, Nghiên cứu đàm phán và quản lý xung đột).Hai thí nghiệm với 755 người (333 người lớn trực tuyến, 422 sinh viên đại học) đánh giá các lời xin lỗi bằng văn bản trong một tình huống tuyển dụng tại nơi làm việc; nó đo lường tính hiệu quả, độ tin cậy và mức độ thỏa đáng được đánh giá chứ không phải tình bạn thực sự hay sự hòa giải thực sự.