جب آپ ان سے نفرت کرتے ہیں تو فون کال کیسے کریں: پریپ، اوپنرز اور وائس میل

آپ نے دانتوں کے ڈاکٹر کی ملاقات نو دنوں کے لیے اپنی فہرست میں ری شیڈول کرنے کے لیے لی ہے۔ ہر روز آپ اس فون کال پر واپس آتے ہیں، لیکن کسی وجہ سے آپ اسے دوپہر کے کھانے کے بعد، کل تک ملتوی کر دیتے ہیں۔ اس قسم کی پریشانی زیادہ تر اس خوف سے پیدا ہوتی ہے کہ بات چیت کے پہلے 10 سیکنڈ میں نہ جانے کیا کہنا ہے اور پھر اس کے بعد کے سوالات کا جواب دینے سے قاصر ہونا جو ڈینٹسٹ یا فرنٹ آفس کا عملہ آپ سے پوچھ سکتا ہے۔ تاہم، آپ ان سوالات کے لیے جتنا زیادہ تیاری کریں گے، آپ کو ان کے بارے میں اتنا ہی کم خوف ہوگا۔

سب سے پہلے، اس قسم کی کالوں کی تیاری کے لیے ایک مختصر فہرست بنائیں (یعنی ملاقاتوں کے لیے اور کاروبار سے متعلق دیگر کالوں کے لیے، اور فرینڈ کالز کے لیے)۔ ہر قسم کی کال کے لیے، تین چیزیں لکھیں جن کی آپ کو پہلے سے تیاری کرنی چاہیے، اور پھر کال کھولنے کا ایک بہت ہی آسان اور واضح طریقہ تیار کرنے کے لیے ان کا استعمال کریں۔ پھر موسیقی، منتقلی اور خالی لمحات کے لیے چند بیک اپ لائنیں تیار رکھیں۔

ڈائل کرنے سے پہلے تین چیزیں لکھ لیں۔

کال کرنے سے پہلے کال کے دوران حوالہ دینے کے لیے 3 پوائنٹس لکھنا یاد رکھیں۔ فہرست آسانی سے قابل حوالہ ہونی چاہئے اور دانتوں کے ڈاکٹر کی تقرری کے لئے اس کی بہت زیادہ ضرورت کا امکان نہیں ہے اور زیادہ تر معلومات پہلے سے لکھی جا سکتی ہیں۔

• آپ کا ابتدائی جملہ۔ آپ کون ہیں اور آپ کیا چاہتے ہیں، ایک لائن میں۔
• تفصیلات وہ پوچھیں گے۔ ان میں آپ کا پورا نام، آپ کی تاریخ پیدائش، آپ کا اکاؤنٹ یا پالیسی نمبر، آپ کا پورا پتہ، نسخے کا نام اور آپ کا آرڈر نمبر شامل ہوسکتا ہے۔
• ممکنہ سوالات کے آپ کے جوابات۔ ممکنہ سوالات کی تیاری میں اس کی ایک مختصر فہرست بنائیں کہ اگر آپ کا ترجیحی آپشن دستیاب نہیں ہے تو آپ کیا قبول کرنا چاہتے ہیں۔ (مثال کے طور پر آپ کن دوسری تاریخوں پر غور کریں گے، کیا آپ صبح 8 بجے یا صبح 9 بجے کی ملاقات چاہتے ہیں، کیا آپ اپنی امید سے پہلے ملاقات قبول کرنا چاہتے ہیں، کیا آپ کسی دوسرے ڈاکٹر سے ملاقات قبول کرنے کے لیے تیار ہیں۔)

جب آپ کال کر رہے ہوں تو آپ کا کیلنڈر کھلا رکھنا بہت مددگار ہے۔ فرنٹ ڈیسک اکثر آپ کو اپنے شیڈول کو دیکھنے کے لیے وقت اور جگہ دیتے ہیں اور انہیں بتاتے ہیں کہ آیا یہ آپ کے لیے کام کرے گا یا نہیں۔ جس شخص سے آپ نے بات کی ہے اس کی تاریخ، وقت اور نام لکھنے کے لیے صرف ایک قلم ہاتھ میں رکھنا بہت مددگار ہے۔

123

1. 1
   اوپنر کے ساتھ چسپاں نوٹ

   اس کا پہلا جملہ لکھا ہوا ہے، اس لیے ابتدائی دس سیکنڈ کے لیے سوچنے کی ضرورت نہیں۔ منتقلی کے بعد، وہ اسے لفظ بہ لفظ دوبارہ پڑھ سکتا ہے۔

2. 2
   کیلنڈر اور قلم کھولیں۔

   جب فرنٹ ڈیسک وقت پیش کرتا ہے، تو وہ موقع پر ہی اسے چیک کر سکتا ہے اور تاریخ اور اس شخص کا نام لکھ سکتا ہے جس نے اس کی مدد کی۔

3. 3
   فون اسپیکر پر

   سپیکر موڈ اس کے ہاتھوں کو قلم کے لیے آزاد رکھتا ہے اور اسے ہولڈ میوزک کے دوران فون کو نیچے رکھنے دیتا ہے۔

ایک جملے کے ساتھ کھولیں جو کہے کہ آپ کیوں کال کر رہے ہیں۔

یاد رکھیں، جب آپ فرنٹ ڈیسک کو کال کرتے ہیں، تو جواب دینے والا شخص عام طور پر ملٹی ٹاسکنگ ہوتا ہے۔ وہ جاننا چاہتے ہیں کہ آپ کون ہیں اور آپ جلد از جلد کیوں کال کر رہے ہیں۔ لہذا، شائستہ رہیں اور انہیں وہ دیں جو وہ چاہتے ہیں۔ اس کا مطلب ہے ایک مختصر مکمل بیان جو یہ بتاتا ہے کہ آپ کون ہیں اور آپ کیوں کال کر رہے ہیں۔ چھوٹی سی گفتگو اور کال کرنے پر معذرت کی ضرورت نہیں ہے۔

کلینک کے لیے، یہ اس طرح آواز دے سکتا ہے:

کاروبار کے لیے، ایک ہی پیٹرن کام کرتا ہے:

عام طور پر فون پر موجود شخص اسکرپٹ سے پڑھ رہا ہوگا لہذا اپنے نوٹ سے جواب دیں کیونکہ وہ آپ سے آپ کی کال کی تفصیلات پوچھیں گے۔ اگر وہ آپ سے کوئی ایسی چیز پوچھیں جس کی آپ کو توقع نہیں تھی، تو انہیں مطلع کریں کہ آپ کو چیک کرنا پڑے گا اور وہ عام طور پر آپ کے جواب کا انتظار کریں گے۔

سام کلینک کو دوبارہ شیڈول کرنے کے لیے کال کرتا ہے۔

1. 
   اردن

   ریور سائیڈ کلینک، یہ اردن ہے۔

2. 
   سام

   ہیلو، یہ سیم لی ہے، میں ڈاکٹر پٹیل کا مریض ہوں اور مجھے 14 تاریخ کو اپنی اپوائنٹمنٹ کو ری شیڈول کرنا ہے۔

3. 
   اردن

   ضرور آپ کی تاریخ پیدائش کیا ہے؟ اور کیا آپ ڈاکٹر پٹیل کے ساتھ رہنا چاہتے ہیں، یا جسے جلد از جلد کھلا ہے اسے لے جانا چاہتے ہیں؟

4. 
   سام

   3 مارچ 1994۔ مجھے اپنا کیلنڈر چیک کرنے کے لیے ایک سیکنڈ دیں۔ میں اگلے ہفتے کسی بھی سہ پہر ڈاکٹر پٹیل کے ساتھ رہنا چاہوں گا۔

5. 
   اردن

   21 بروز منگل 2:30 بجے کام کرتا ہے۔

6. 
   سام

   بہت اچھا، اس لیے منگل 21 تاریخ کو 2:30 بجے ڈاکٹر پٹیل کے ساتھ۔ شکریہ، اردن۔

موسیقی اور منتقلی کو ہینڈل کریں۔

یہاں تک کہ اگر فون ہولڈ پر رہتا ہے، اس کا لازمی طور پر مطلب یہ نہیں ہے کہ کچھ غلط ہو گیا ہے۔ فون کو اسپیکر پر رکھیں اور اسے نیچے رکھیں، کوئی معمولی کام کریں جیسے آپ کے انتظار کے دوران اپنے ناخن کاٹنا یا ڈھیلا کاغذ سیدھا کرنا۔ اگر آپ کو خودکار مینو میں ڈالا جاتا ہے، تو 0 دبانے کی کوشش کریں، 'نمائندہ' کہہ کر یا اس نمبر کو دبانے کی کوشش کریں جو کسی شخص سے بات کرنے کی نمائندگی کرتا ہے اور امید ہے کہ آپ کو کسی ایسے شخص کے پاس منتقل کر دیا جائے گا جو آپ کے مسئلے یا ضرورت سے نمٹ سکے۔ یہ مختلف ہوتا ہے، لہذا اگر یہ ناکام ہو جاتا ہے، تو قریب ترین آپشن منتخب کریں۔

اگلا شخص جس کے ساتھ آپ بات کرتے ہیں اسے اکثر یہ نہیں معلوم ہوگا کہ آپ کی منتقلی سے پہلے آپ نے فرنٹ ڈیسک سے کیا کہا تھا۔ یہی وجہ ہے کہ آپ کی منتقلی کے بعد آپ اپنے نوٹ کے لفظ کے ابتدائی جملے کو نئے شخص کے لیے دہراتے ہیں۔ اس شخص کی میز سے براہ راست ڈائل نمبر مانگنا بھی اچھا خیال ہے جس تک آپ کال سے رابطہ منقطع ہونے کی صورت میں پہنچنے کی کوشش کر رہے ہیں۔ اگر کال ختم ہو جاتی ہے، تو آپ اس شخص کو براہ راست کال کر سکتے ہیں اور کہہ سکتے ہیں کہ آپ کا رابطہ منقطع ہو گیا ہے۔

جب کال موڑ لے تو کیا کریں۔

آپ کو ہولڈ پر رکھا گیا ہے۔+

اسپیکر پر سوئچ کریں، فون کو نیچے رکھیں اور اپنے نوٹ کو سامنے رکھیں۔

ایک خودکار مینو آپ کی وجہ سے مماثل نہیں ہے۔+

0 دبانے یا "نمائندہ" کہنے کی کوشش کریں۔ اگر یہ ناکام ہو جاتا ہے تو، قریب ترین آپشن منتخب کریں۔

کوئی آپ کو منتقل کرنے والا ہے۔+

کال ڈراپ ہونے کی صورت میں پہلے براہ راست نمبر طلب کریں۔

منتقلی کے بعد ایک نیا شخص اٹھاتا ہے۔+

اپنا ابتدائی جملہ دوبارہ لفظ بہ لفظ پڑھیں۔

وہ کچھ پوچھتے ہیں جس کا آپ ابھی جواب نہیں دے سکتے+

کہیں کہ آپ کو چیک کرنے اور پوچھنے کی ضرورت ہے کہ آیا آپ واپس کال کر سکتے ہیں۔ آپ وہاں کال روک سکتے ہیں۔

جب آپ کا دماغ خالی ہوجائے تو بازیافت کریں۔

مناسب تیاری کے باوجود، یہ ممکن ہے کہ آپ فون کال کے دوران اہم معلومات کو بھول جائیں۔ اگر ایسا ہوتا ہے تو پریشان نہ ہوں۔ امکان ہے کہ دوسرا فریق چند سیکنڈ کی خاموشی کو بھی محسوس نہیں کرے گا۔ آپ یہ بتا کر ضروری معلومات کو یاد کرنے کے لیے ہمیشہ وقت خرید سکتے ہیں:

پھر اپنے نوٹ کا جائزہ لیں۔ اگر آپ ان کی باتوں کو کھو دیتے ہیں، تو ان سے اسے دہرانے کو کہیں۔ فرنٹ ڈیسک کا عملہ سارا دن یہ کام کرتا ہے۔ اہم معلومات کو ضرور پڑھیں (مثلاً ملاقات کے لیے ایک نیا وقت اور تاریخ) اور یہ لکھیں کہ دوسرے فریق نے آپ کے لیے کیا تصدیق کی ہے۔

ایک صوتی میل چھوڑیں جس سے کال بیک ہو۔

اوپر درج نہ ہونے والی وجوہات کی بنا پر صوتی میل کو چھوڑنا مشکل معلوم ہو سکتا ہے (آپ کے سوالات کا جواب دینے والا کوئی نہیں، وغیرہ)۔ تاہم، ایک صوتی میل میں درج ذیل ترتیب میں معلومات کے کئی ٹکڑوں کی ضرورت ہوتی ہے: آپ کا نام، کال کی وجہ، کال بیک میں مدد کے لیے معلومات کا ایک اہم حصہ، آپ کا فون نمبر (آہستہ سے کہا) دو بار، اور واپسی کال کے لیے آپ تک پہنچنے کا بہترین وقت۔

کچھ اس طرح اس کا احاطہ کرتا ہے:

آپ کا ابتدائی پیغام کامل ہونا ضروری نہیں ہے۔ جب تک وہ آپ کی ایک تفصیل اور آپ کا فون نمبر سن سکتے ہیں، آپ جانے کے لیے تیار ہیں۔

کسی دوست کو کال کریں جسے آپ عام طور پر ٹیکسٹ کرتے ہیں۔

پرانے دوستوں کے ساتھ دوبارہ رابطہ قائم کرنے پر تحقیق سے پتا چلا ہے کہ لوگوں نے پیش گوئی کی تھی کہ فون کالز ای میل سے زیادہ عجیب ہوں گی، لیکن حقیقت میں انہوں نے ایک مضبوط کنکشن بنایا اور ای میل سے زیادہ عجیب نہیں تھا۔². ان لوگوں پر تحقیق سے جو پہلے کبھی نہیں ملے تھے یہ بھی پتہ چلا ہے کہ گفتگو جس میں آواز (ویڈیو یا وائس چیٹ) شامل تھی ٹیکسٹ چیٹ کے مقابلے میں زیادہ مضبوط کنکشن بنانے میں مدد کرتی ہے (جبکہ کوئی اضافی عجیب و غریب چیز شامل نہیں کی گئی)¹. تاہم، یہ تحقیق دوستوں اور اجنبیوں کے ساتھ تھی، اس لیے اس میں فارمیسی یا دوسری تنظیم کو کال کرنے کے بارے میں کچھ بھی نہیں کہا گیا۔

ایک فوری متن پہلے وقت کا خیال رکھتا ہے:

کھولیں کہ آپ نے ان کے بارے میں کیوں سوچا، پھر ان کی زندگی کے بارے میں ایک سوال پوچھیں۔ کچھ پہلے سے تیار رکھیں لیکن ایسا محسوس نہ کریں کہ آپ کو ہر خاموشی کو بھرنا ہے۔ کالیں 10 منٹ تک مختصر ہوسکتی ہیں اور پھر بھی قیمتی ہوسکتی ہیں۔

آج ہی ایک کال کریں۔

بدترین کال کا انتخاب کریں جس سے آپ گریز کر رہے ہیں۔ ایک چسپاں نوٹ پر ابتدائی جملہ اور مطلوبہ نوٹ لکھیں۔ اپنا کیلنڈر کھولیں۔ فون نمبر کو کھینچیں اور اسے ڈائل کریں اس سے پہلے کہ آپ اسے تیسری بار دوبارہ پڑھ سکیں۔ یہاں تک کہ آپ پہلے کسی سین پارٹنر کے ساتھ کوئپی میں کال کرنے کی مشق کر سکتے ہیں۔

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

ذرائع اور حوالہ جات

1. کمار، اے اینڈ ایپلی، این (2021)۔ آپ کو یہ سن کر حیرت انگیز طور پر اچھا لگا: کمیونیکیشن میڈیا کے اثرات کو غلط فہمی دوسروں کے ساتھ جڑنے کے طریقے کے سب سے بہترین انتخاب کا باعث بن سکتی ہے۔ جرنل آف تجرباتی نفسیات: جنرل، 150(3)، 595-607۔فیلڈ تجربہ جہاں شرکاء فون یا ای میل کے ذریعے ایک پرانے دوست کے ساتھ دوبارہ رابطہ کریں، نیز ویڈیو، آواز یا متن کے ذریعے اجنبیوں کے درمیان لیب چیٹس؛ اس نے توقع کی پیمائش کی اور عجیب و غریب اور تعلق محسوس کیا، ڈاکٹروں یا کاروباری اداروں کو کال نہیں کی، اور اس نے اضطراب کی خرابیوں کا مطالعہ نہیں کیا۔
2. کونک، ایچ (2020)۔ سماجی دوری کے دور میں دوسروں کے ساتھ کیسے جڑیں؟ یونیورسٹی آف شکاگو نیوز۔اشاعت سے پہلے اسی ایپلی فیلڈ تجربے (پرانے دوست، فون بمقابلہ ای میل) کا یونیورسٹی نیوز کا خلاصہ؛ ثانوی رپورٹ، وہی حدود جس کا مطالعہ اس کا خلاصہ کرتا ہے۔