Sam bu hafta zaten çok meşgul. Slack'te yeni bir istek daha ortaya çıktı. Gece geç saatlere kadar çalışmak aslında bir çözüm değil. İş yükü yönetici Jordan ile görüşülebiliyor ve Sam, Jordan'ın karar vermesi için belirli bir şey getirdiği sürece genellikle daha iyi çalışıyor.

Geç saatlere kadar çalışmak düzenli olarak çözüm olamaz. Bu nedenle, planı değiştirmek için hala zaman varken bu konuyu yöneticinize erkenden iletmeniz daha iyi olur. Bir hatırlatma olarak, ne üzerinde çalıştığınızı yazmanızı ve her bir görevi tamamlamak için gereken zorlu saatlerle birlikte bunu yöneticinize sunmanızı ve ona bu haftanın çalışma programına sığdırmak için hangi görevlerin taşınması gerektiğini sormanızı öneririz.

Bu sadece başka bir çalışma konusu. Aşırı iş yükü ve iş yükü üzerinde kontrol eksikliği, Dünya Sağlık Örgütü tarafından işyerinde ruh sağlığına yönelik riskler olarak listeleniyor1. Bu küresel risk faktörleri listesi, bir yöneticiyle yapılan bir konuşmanın ne kadar değişeceğini ölçmese de, iş yükünü başka bir iş konusu olarak ele almak için hala iyi bir nedendir.

Tabağınızda gerçekte ne olduğunu yazın

Şu anda yapmakta olduğunuz işleri (projeler, görevler, yeni istekler vb.) listeleyin ve her birinin kaç saat süreceğini düşündüğünüze dair kabaca bir tahmin ekleyin. Kesin olması gerekmiyor, bu nedenle en yakın saate yuvarlanır.

Daha sonra her görev için tahmini süreyi ve ilgili son tarihi listelersiniz. Yukarıdaki Sam için bunun nasıl görünebileceğine dair bir örnek: müşteri sunumu (8 saat) Çarşamba günü yapılacak, bütçe incelemesi (5 saat) Cuma günü yapılacak, ilk katılım dokümanları (6 saat) Cuma günü ve haftalık rapor (3 saat) Perşembe günü teslim edilecek. Toplantılar başladıktan sonra yaklaşık 16 açık saate sığacak şekilde 22 saatlik çalışma.

Listenin önünüzde olması Jordan'a sorunun boyutunu da gösterecek ve ardından meşgul olup olmadığınızdan ziyade iş yükü hakkında konuşabilirsiniz.

Sam'in sohbete kattıklarıSam'in masasındaki üç ayrıntı yoğun bir haftayı Jordan'ın verebileceği bir karara dönüştürür.
Yuvarlak gözlüklü ve mercan kravatlı bir penguen olan Sam, soldaki not defterinde el yazısıyla yazılmış bir görev listesi, ortasında bir takvim gösteren bir dizüstü bilgisayar ve sağda yeni bir yapışkan not isteği bulunan bir masada oturuyor.
  1. Zor saatlerin yer aldığı görev listesi

    Her öğenin bir zaman tahmini ve son teslim tarihi vardır. Yuvarlak sayılar yeterlidir ve toplam, çalışma saatleri ile çalışma saatleri arasındaki farkı gösterir.

  2. Takvimdeki son tarih

    Yöneticinizin hala seçenekleri varken, teslim tarihlerinin çakıştığını gördüğünüz anda sorunu dile getirin.

  3. Yeni istek

    Kabul edin ve yer açmak için hangi hamlelerin yapılacağını sorun, böylece maliyet en baştan görünür olur.

Son teslim tarihi geçmeden önce erken isteyin

Birkaç teslim tarihine yetişmede sorunlar yaşanacağını gördüğünüz anda bunu gündeme getirmek en iyisidir; örneğin Pazartesi sabahı "Bunların ikisini de Cuma gününe kadar yerine getiremeyeceğim" diyerek. Bu, planı değiştirmek için en büyük esnekliği sağlarken Perşembe gecesine kadar Ürdün'ün daha az seçeneği olacak.

Herhangi bir nedenle menajerinizle istediğiniz anda 1:1 görüşme yapamıyorsanız, Slack veya Teams üzerinden menajerinize bir başlangıç ​​notu gönderin. Yöneticinize, haftalık çalışmalarınızı planlamaya başladığınızı ve işlerin olası yeniden düzenlenmesi konusunu mümkün olan en kısa sürede görüşmek istediğinizi bildirin. Bu, yöneticinize siz konuşmadan önce çalışmaya bakma şansı verir ve işler çığırından çıkmadan önce talebi kayıt altına alır. İşte böyle bir notun bir örneği:

Örnek mesaj

Merhaba Jordan, bu haftanın planını yaptım ve 16 açık saat için yaklaşık 22 saatlik çalışmam var. Hangi hamleye karar vermek için bugün on dakikamızı ayırabilir miyiz?

Rakamlarla yönlendirmek kısa tutar. Bunu düzeltmeli bir planlama sorunu olarak çerçevelerseniz Jordan listeye bakabilir ve bir sorun belirlediğinizi ve bir çözüm önerdiğinizi görebilir.

Önerilen bir sipariş getirin ve hangi öğenin hareket ettiğini sorun

Yöneticiniz öncelikleri belirler, ancak siz işi ayrıntılı olarak biliyorsunuz, dolayısıyla ne planlayacağınız konusunda iyi bir fikriniz var. Görevleri nasıl planlayacağınıza dair bir teklif sunun ve her görevi neden bu şekilde planladığınıza dair bir neden belirtin. Yöneticiniz daha sonra teklifinizi kabul edebilir veya uygun gördüğü şekilde ayarlayabilir.

Daha sonra seçimi yöneticinize devredebilir ve bunun onlar için işe yarayıp yaramayacağını veya başka bir şeyi değiştirmeleri gerekip gerekmediğini sorabilirsiniz.

Örnek mesaj

Müşteri sunumunu, bütçe incelemesini ve haftalık raporu bu hafta tamamlayabilirim. İlk katılım dokümanlarının önümüzdeki Çarşamba gününe taşınması gerekecek. Bu işe yarar mı, yoksa başka bir şeyin yerini mi değiştirirsin?

Bu cümle asla kişinin bunalmış hissettiğini söyleme bağlamında çerçevelenmez. Evet, ilişki izin veriyorsa konuyu yöneticisine açmak isteyebilirsiniz, ancak bu, basit bir cevap planlama talebinin dışında olacaktır.

Sam, Jordan'dan hangi hamleyi yapacağını seçmesini ister (açıklayıcı)

  1. Sam

    On dakikanız var mı? Haftamı planladım ve 16 açık saat için yaklaşık 22 saatlik çalışmam var.

  2. Ürdün

    Bu benim fark ettiğimden daha fazlası. Orada ne var?

  3. Sam

    Müşteri paneli, bütçe incelemesi, işe alım belgeleri ve haftalık rapor. Sunumu, incelemeyi ve raporu programa uygun tutacak ve işe alım dokümanlarını önümüzdeki Çarşamba gününe taşıyacaktım. Bu işe yarar mı, yoksa başka bir şeyin yerini mi değiştirirsin?

  4. Ürdün

    Gelecek Çarşamba, işe alım dokümanları için uygun. Önce güverteyi koruyun.

  5. Sam

    Harika. Kısa bir özet göndereceğim, böylece ikimiz de aynı listeden çalışıyoruz.

"Evet, peki ne hareket ediyor?" deyin. yeni bir görev geldiğinde

Yeni bir istek, aşırı yükün en kolay arttığı yerdir; bu nedenle göreve "evet" demek ve aynı yanıtta maliyetini belirtmek daha iyi bir alışkanlıktır.

Örnek mesaj

Bunu üstlenmekten mutluyum. Bu haftaya sığdırmak için diğer görevlerimden hangilerini kaydırmalıyım?

Açıklık getirmek gerekirse, sizden daha fazla iş almanızı isteyen kişi başka bir iş arkadaşınızsa böyle bir not tamamen uygundur: "Bunun mevcut iş düzenine uyup uymadığını görmek için yöneticime danışmam gerekecek."

Patronunuz "elinizden gelenin en iyisini yapın" veya "her şey önemli" dediğinde

Bazen yöneticiniz size net bir talimat vermez. İç çekiş. "Elinizden gelenin en iyisini yapın" veya "her şey önemli" iyi bir başlangıç ​​yorumudur, ancak daha fazlasını istemeniz gerekir çünkü ikisi de size saatler dolduğunda neyi bırakmanız gerektiğini söylemez. Öyleyse sıralamayı zorlayan basit bir soru sorun:

Örnek mesaj

Anlaşıldı. Cuma gününe kadar bu üçünden sadece ikisini bitirebilirsem hangi ikisi olmalı?

Cevap hala "üçünün de" olması durumunda, neyi düzeltmeniz gerektiğini bulmak için aşağıya doğru ilerleyin. Onları daha erken dışarı çıkarmak veya bütçe incelemesini daha sonraki bir tarihe ertelemek için işe alım dokümanlarının daha kısa bir versiyonu iki makul teklif olacaktır. Üçü de masada bırakılırsa hangi öğenin büyük olasılıkla kayacağını düşündüğünüzü yöneticinize bildirin.

Yöneticinizin cevabıyla ne yapmalısınız?

Hangi hareketin yapılacağını menajeriniz seçer

Kabul edin ve özeti aynı gün gönderin.

"Elinden geleni yap" diyorlar

Üç öğeden hangisinin son teslim tarihine kadar bitirilmesi gerektiğini sorun.

"Her şey önemli" diyorlar

Bir öğe için daha kısa bir ilk versiyon veya daha sonraki bir tarih sunun.

Hiçbir şey hareket edemez veya küçülemez

Kayması en muhtemel öğenin adını verin ve orada durun. Risk artık biliniyor.

Mutabık kalınan öncelikleri yazılı olarak teyit edin

1:1 görüşmenin yazılı onayının aynı gün gönderilmesi gerekmektedir. Konuşmanın kendisi bir hafta sonra farklı şekilde hatırlanabilir, böylece her ikiniz de kararlaştırılan öncelikleri teyit etmek için yazılı bir nota başvurabilirsiniz.

Örnek mesaj

Bunu çözdüğünüz için teşekkürler. Onaylamak için: Müşteri sunumu Çarşamba, haftalık rapor Perşembe, bütçe incelemesi Cuma, başlangıç ​​belgeleri bir sonraki Çarşamba gününe taşındı. Herhangi bir değişiklik olursa erkenden işaretleyeceğim.

Notu kısa tutun ve yalnızca 1:1 toplantınızda aldığınız kararları listeleyin. Her görevle ilgili tartışmanın tamamını yeniden tartışmaya gerek yok. Basitçe gerçekleri belirtin ve gerektiğinde ona başvurun.

Özeti haftanıza göre uyarlayın

Bunu çözdüğünüz için teşekkürler. Onaylamak için: [tarih]'e göre [birinci öncelik], [tarih]'e göre [ikinci öncelik], [taşınan öğe], [yeni tarihe] taşındı. Herhangi bir değişiklik olursa erkenden işaretleyeceğim.

Birinci ve ikinci öncelik

Yöneticinizin bu görevler için kullandığı adları, anlaştığınız sırayla kullanın.

Taşınan öğe

Tam olarak neyin ertelendiğini veya kısaltıldığını söyleyin, böylece kimse eski tarihte beklemez.

Tarihler

Belirli günleri yazın. "Yakında" veya "bu haftanın ilerleyen saatlerinde" gibi ifadelerden kaçının.

Bir sonraki adımınız

Yeni bir not açın. Bu haftaki tüm görevlerinizi listeleyin, her birinin alacağı süreyi tahmin edin ve her biri için bir bitiş tarihi belirtin. Notun alt kısmında, bu görevleri tamamlamayı seçeceğiniz sırayı belirtin.

Bunu ifade etmek rahatsızlık verici olabilir. Önce bu konuşmanın bir versiyonunu Quippy'de yapmayı deneyin: Bu toplantının gerçekleşmeden önce nasıl görünebileceğine dair bir fikir edinmek için bir sahne ortağıyla prova yapın.

Kaynaklar ve referanslar

  1. Dünya Sağlık Örgütü (2026). İşyerinde ruh sağlığı (bilgi formu, 15 Eylül 2026'da güncellenmiştir). DSÖ.Aşırı iş yükü ve iş yükü üzerinde düşük kontrol dahil olmak üzere işyerinin ruh sağlığına yönelik risklerini listeleyen küresel kurumsal bilgi formu; risk faktörlerini ve önerilen destekleri belirtir, bir yöneticiyle yapılan tek bir görüşmenin etkisini ölçmez.