Lansman tarihinin neden ertelendiğini açıklamanın tam ortasındasınız ve tam da önemli kısma geldiğinizde, bir iş arkadaşınız kendi fikriyle araya giriyor. Aniden herkesin dikkati değişir ve söylemek istediğiniz nokta yarım kalır. Bu çok sinir bozucu çünkü anlatmak istediğin şeyi bitiremedin ve şimdi sanki hiç olmamış gibi.
Toplantılarda sakin ve sade kalmak gerçekten yardımcı olabilir. Birisi sözünüzü keserse, bir anlığına durun veya ona hala konuştuğunuzu nazikçe hatırlatın. "Bırak ben bitireyim, sonra sen içeri girersin" gibi bir şey söyleyebilirsin. Bu şekilde, diğer kişiye karşı iyi davranırsınız ve hâlâ konuşmanın sorumluluğunu üstlenirsiniz. Ancak aynı kişi araya girmeye devam ederse, toplantıdan sonra bu konuyu onunla konuşmak iyi bir fikirdir. Bu, sorunun çözülmesine ve tekrar oluşmasının engellenmesine yardımcı olabilir. Bunun tek seferlik bir şey mi olduğunu yoksa her zaman mı yaptıklarını anlamanız ve her birini farklı şekilde ele almanız gerekir.
Tekrarlanan bir modelden kazara çakışmayı anlatın
Nasıl gittiğini biliyorsunuz; görüntülü görüşme yapıyorsunuz ve tam söylemek istediğiniz şeyi tamamlarken birisi araya girip konuşmaya başlıyor. Sanki hâlâ konuştuğunuzun farkında bile değillermiş gibi. Bu genellikle sesteki bir gecikme nedeniyle olur, ancak iyi haber şu ki, bu kolay bir düzeltmedir. Konuşmayı tekrar rayına oturtmak için tek yapmanız gereken hızlı bir "devam edin" veya "lütfen söylediklerinizi bitirin" demek. Bu çok büyük bir olay değil, sadece kısa bir duraklamayla kolayca çözülebilecek küçük bir kesinti, diğer kişinin sözünüzü kesiyormuş gibi hissetmeden konuşmaya devam etmesine olanak tanır.
Toplantılarda sürekli olarak sözünüzü kesen veya fikirlerinizi çalan biriyle uğraşmak gerçekten çileden çıkarıcı olabilir. Bir kelime söylemeye çalışıyorsunuz ama onlar konuşmaya devam ediyorlar ve hatta bazen söylediklerinizi tekrarlayıp kendi harika fikirleriymiş gibi gösteriyorlar. Bu durum devam ettiğinde, olup bitenlerin (toplantı tarihi ve neyin tartışıldığı gibi yalnızca gerçeklerin) kaydını tutmaya başlamak iyi bir fikirdir. Nedenlerini anlamaya çalışmayın, sadece olayları belgelemeye odaklanın. Birisiyle görüşmeye karar verirseniz bu bilgiye ne zaman ihtiyaç duyacağınızı asla bilemezsiniz. Tabiri caizse kağıt izinin olması genellikle daha iyidir.
Şu anda yerinizi koruyun
Sakin konuşun ve kelimelerinizi dikkatli seçin. Örneğin şöyle bir şey söyleyebilirsiniz:
Örnek mesaj
Bir dakika, neredeyse işim bitti. O zaman ne düşündüğünü gerçekten duymak isterim.
Örnek mesaj
İzin ver de bunu bitireyim Sam, sonra sıra sende.
Örnek mesaj
Bitirmeden önce bir konuya daha değineyim.
Görüntülü toplantıdayken birinin dikkatini çekmek için kullanışlı bir ipucu, sesi açıp adını söylemektir; bu, gecikmeyi atlatmanıza yardımcı olabilir. Başka biriyle aynı anda konuşmaya başlarsanız, "önce sen git, sonra ben bitireceğim" deyin; bu, karışıklığı gidermenin kibar bir yoludur ve hâlâ söyleyecek bir şeyin olduğunu gösterir.
Açıklayıcı örnek: videoda yanlışlıkla çakışma
- Dana
Testler ayın 14'ünde başlıyor ve hâlâ ihtiyacımız olan tek şey...
- Lee
Ah, özür dilerim, işin bittiğini sanıyordum.
- Dana
Önce sen git, sonra ben bitiririm.
- Lee
Sadece 14'ünün kesin olup olmadığını sormak istedim.
- Dana
Öyle. Ve ihtiyacımız olan son şey test planını imzalamak.
Nihayet tekrar konuşma fırsatı bulduğunuzda, diğer kişinin az önce söylediklerini kabul etmek için bir dakikanızı ayırın. Bu odaklanmanıza yardımcı olur ve gerçekten dinlediğinizi gösterir. Bunu yapmanın iyi bir yolu, söylediklerini hızlı bir özet gibi kendi kelimelerinizle tekrarlamaktır. Harvard'ın Müzakere Programından dinleme konusunda uygulayıcı rehberliği1 Başka kelimelerle ifade etmeyi ve diğer insanların görüşlerini kabul etmeyi teşvik eder. Bu kılavuz genel olarak dinlemeyi kapsar ve kesintilere verilen yanıtları test etmez; dolayısıyla buradaki komut dosyalarını editoryal örnekler olarak değerlendirin. Bunu yaparak, söylediklerini anladığınızı gösterebilir ve ardından kolayca kendi noktanıza dönebilirsiniz. Kesintilerle başa çıkmanın ve konuşmayı sürdürmenin yararlı bir yolu olabilir.
Kısa bir toplantı değişimi
İşte bunun bir ekip toplantısında kulağa nasıl gelebileceğine dair kurgusal bir örnek.
Nasıl gidebilirdi
- Priya
Satıcıyla ilgili sorun bizi gerçekten yavaşlattı; şu anda iki haftalık bir gecikmeyle karşı karşıyayız ve bu, test programımızda dalgalanma etkisi yarattı, onu da geriye itti, bu da şu anlama geliyor...
- Marcus
Dürüst olmak gerekirse, satıcıları değiştirmeliyiz.
- Priya
Bu iyi bir nokta, Marcus. Bu zaman çizelgesini bitireyim, sonra kesinlikle bir seçenek olarak geçiş hakkında konuşabiliriz.
- Marcus
Haklısın.
Priya bu fikri kabul ediyor ve Marcus'a, zaman çizelgesini tamamladıktan sonra herkesin önünde ona seslenmeden bu konuyu tartışacaklarını söylüyor. Marcus şansını zorlamaya devam ederse, "Durun, bitirmeme izin verin" gibi bir şey söyleyebilir ve devam etmeden önce bir saniye durabilir. Bu şekilde, kaba veya saldırgan olmadan çizginin nerede olduğunu açıkça ortaya koyuyor. Bunu yaparak konuşmanın kontrolünü elinde tutabiliyor ve Marcus'a onun sözünü kesmesine izin vermeyeceğini gösterebiliyor. Bu, işleri halletmenin yumuşak ama sağlam bir yoludur ve onun konuşmayı yolunda tutmasına yardımcı olur.
Zaten kaymasına izin verdiysen
Donup anın geçmesine izin verebilirsiniz, ama sorun değil. Tartışma yine de ilerleyebilir ve toplantının ilerleyen zamanlarında, hatta toplantı tamamlandıktan sonra istediğiniz zaman konuya geri dönebilirsiniz. Bu tür bir durumla başa çıkmanın, aşağıdaki iki açıklayıcı seçenek de dahil olmak üzere birkaç yolu vardır:
Örnek mesaj
O halde bir adım geriye gidelim ve zaman çizelgesine tekrar bakalım; daha önce söylediklerimi bitiremedim ve hepimizin bilmesi gereken çok önemli bir tarih var.
Örnek mesaj
Size proje zaman çizelgemiz hakkında hızlı bir güncelleme vermek istedim; bunun hakkında daha önce konuştuğumuzu hatırlıyor musunuz? Artık işler biraz değişti: Testlere artık ayın 14'ünde başlayacağız ve lansman tarihimiz de ayın 28'ine taşındı.
Başladığınız işi henüz bitiriyorsunuz, bu yüzden özür dilemenize veya konuyu büyütmenize gerek yok.
Bunun yerine
Üzgünüm, geç olduğunu biliyorum ama daha erken kesildim ve bitiremedim.
Bunu dene
Zaman çizelgesinde hızlı güncelleme: Testlere şimdi ayın 14'ünde başlayacağız ve lansman tarihimiz ayın 28'ine taşındı.
Onarım, özrü ve şikayeti atlar ve başladığınız işi basitçe bitirir.
Tekrarlanan bir modeli özel olarak yükseltin
Biriyle sorunlar ortaya çıkmaya devam ettiğinde, onunla bire bir sessiz bir şekilde sohbet etmeyi deneyin. Sadece olan belirli şeylere ve ileriye dönük olarak nelerin değişmesini istediğinize odaklanın. Kurgusal bir örnek:
Kurgusal özel takip mesajı
Hey Marcus, seninle aklımda olan bir şey hakkında konuşabilir miyim? Son birkaç toplantımızda, siz düşüncelerinizi paylaşmaya başlamadan önce söylediklerimi bitiremediğimi hissediyorum. Geçen gün satıcıyı tartışırken olduğu gibi, kesildiğimi hissettim. Katkılarınıza gerçekten değer veriyorum, ancak önce düşüncelerimi bitirmeme izin verirseniz çok sevinirim. Fikirlerinizi paylaşmadan önce bana toparlamam için bir dakika verir misiniz?
Biriyle konuşurken açık ve samimi olmaya çalışın. Net bir istekte bulunun ve nasıl yanıt verdiklerini görün. Örneğin, patronunuzla sohbet ediyorsanız, "Şu ana kadar yaptığımız toplantılar hakkında ne düşünüyorsunuz?" diyebilirsiniz. Bu, onların düşüncelerine değer verdiğinizi ve bir şeyleri iyileştirmek istediğinizi gösterir. İyi iletişim, düşünceli ve net olmakla ilgilidir. Bunu yapmak o kadar da zor değil ve büyük bir fark yaratabilir. Dürüst olun ve fikirlerini sorun; bu, bir sohbet başlatmanın ve ne düşündüklerini öğrenmenin basit bir yoludur.
İtmeyi ne zaman bırakacağınızı bilin
Bir şeye ihtiyacın olduğunda, sadece bir kez sor ve bu konuda açık sözlü ol. Eğer diğer kişi bunu kabul ediyorsa, yapılması gereken değişiklikleri onun halletmesine izin verin. Ama eğer seni uçururlarsa ya da hiçbir şey olmazsa, onları bu konuda rahatsız etmeye devam etme. Bunun yerine patronunuz veya toplantıyı yöneten kişi gibi sorumlu olan birine gidin. Onlardan işleri yoluna koymalarına yardımcı olmalarını isteyin, belki sırayla güncellemeleri paylaşarak veya birisinin konuşmayı düzenli tutmak için yönlendirmesini sağlayarak. Bu şekilde herkes konuşma şansına sahip olur ve siz de ilerleyebilirsiniz. Önemli olan herkesin işine yarayacak bir iletişim yolu bulmaktır, böylece işleri halledebilirsiniz.
Yalnızca tek seferlik bir anlaşmaysa endişelenmeyin, ancak bırakmadan önce amacınızı açıkça belirttiğinizden emin olun.
Tek seferlik mi yoksa desenli mi?
Birisi sizinle bir kez örtüşüyor, çoğunlukla ses gecikmesi nedeniyle
Hızlı bir geçiş yapın ve ardından amacınızı tamamlayın.
Toplantılarda aynı kişi sizin hakkınızda konuşmaya devam ediyor
Gerçeklere dayalı bir kayıt tutun ve açık bir taleple bunu onlarla özel olarak paylaşın.
Bir kez sordun ve hiçbir şey değişmedi
Patronunuzdan veya toplantı liderinizden, güncellemeler için sırayla bilgi almak gibi yapı konusunda yardım isteyin.
Bir sonraki toplantınıza hazırlanırken size uygun gelen bir cümle seçin ve bunu birkaç kez yüksek sesle söyleme alıştırması yapın. Bu şekilde, birisi sözünüzü keserse, sohbete geri dönmek için ifadenizi kullanabilirsiniz. Bu oldukça basit bir numaradır, ancak amacınızı aktarmada ve sesinizin duyulmasını sağlamada gerçekten fark yaratabilir.