Masanızda oturuyorsunuz, yirmi slayttan oluşan devasa bir sunuma bakıyorsunuz ve nereden başlayacağınızdan emin değilsiniz. Yöneticiniz toplantıyı basit bir soruyla bitirdi: "Sunumu Perşembe gününden önce yoğunlaştırabilir misiniz?" Ve diğer herkes zaten oturumu kapatmış durumda. Bunu yapmayı kabul ettiniz, ancak şimdi "sıkılaştırmanın" tam olarak ne anlama geldiğini merak ediyorsunuz; slayt sayısını azaltmanız mı, metni daha kısa ve öz hale getirmeniz mi yoksa sadece her şeyin daha gösterişli görünmesini mi sağlamanız gerekiyor?
Bir şeyi çözmeye çalıştığınızda kısa bir mesaj yardımcı olabilir. Zaten bildiklerinizi söyleyin, kafanızı karıştıran kısmı vurgulayın ve diğer kişinin size geri dönmesini kolaylaştırın. Sorunuzu, her şeyin üstesinden geldiğinizi ve biraz daha açıklamaya ihtiyaç duyduğunuzu gösterecek şekilde sorarsanız, bu, ikiniz için de konuşmadaki tuhaflığın çoğunu ortadan kaldırır. Karşınızdaki kişiyi zor durumda bırakmazsınız, neler olduğunu tahmin etmeye çalışmazsınız veya onun aynı şeyi tekrar etmesini sağlamazsınız. Açık ve net davranarak, rahatsız oluyormuş gibi hissetmeden aradığınız cevabı alabilirsiniz. Önemli olan mesajınızda düşünceli ve net olmanızdır, böylece ihtiyacınız olan bilgiyi alıp ilerleyebilirsiniz.
Neden belirsiz sorular daha zor geliyor?
“Ne demek istiyorsun?” dediğinizde, neyin yanlış gittiğini bulma ve her şeyi yeniden açıklama işini yapmaları gerekiyor. İşlerin gerçekten garipleşebileceği yer burası, biliyor musun? Başlangıçta bir şeyi açıklamaya çalışan kişinin geri dönüp konuyu özetlemesi gerekir; bu da her iki kişi için de sinir bozucu olabilir. Yeniden açıklamaya başlamak zorunda kalabilirler ve işte o zaman rahatsızlık devreye girer. Başa geri dönersiniz ve bu can sıkıcı olabilir.
Belirli bir soruyu sormak büyük bir fark yaratabilir. Görüyorsunuz, ne sorduğunuzu düşünmek için zaman ayırdığınızda karşınızdaki kişinin size iyi bir yanıt vermesi daha kolay olur. En baştan başlayıp her şeyi çözmelerine gerek yok; onlara zaten aradığınız şey hakkında bir ipucu veriyorsunuz. Bu şekilde eksik bilgileri ekleyip size yardımcı olabilirler. Bu onlara cevaplamaları gereken belirli bir soru verir ve size yardımcı olmalarını kolaylaştırır. Ayrıca, görevi anlamak için biraz çaba harcadığınızı gösterir, dolayısıyla yardım etmek isteme olasılıkları daha yüksektir.
İfadelerden önce ve sonra
Aynı soruyu farklı şekillerde sorabilirsiniz ve aslında bir sorunun nasıl farklı şekilde ifade edilebileceğini görmek oldukça ilginçtir. Örneğin, bazı örneklere bir göz atalım; bunlar uydurma ama konuyu güzel bir şekilde açıklıyorlar. Her örnek, tek bir sorunun iki farklı şekilde sorulabileceğini göstermektedir; bu, amacınızı aktarmaya çalıştığınızda veya bilgi aradığınızda bunu bilmek yararlı olabilir.
Bunun yerine
Desteyi anlamakta biraz zorlanıyorum. Birisi benim için bazı şeyleri açıklığa kavuşturmaya yardımcı olabilir mi?
Bunu dene
Desteyi hızlı bir şekilde kontrol edin: Slayt sayısını daha az mı kesmeliyim, yoksa uzunluğu koruyarak her bir slayttaki metni kesmeli miyim?
Yöneticinize yalnızca iki seçenek sunduğunuzda basit bir yanıtla size geri dönüş yapmaları kolaydır. Bu şekilde seçeneklerden birini seçebilirler ve tam olarak ne istediklerini bilirsiniz. Ancak her iki seçenek de onlar için işe yaramazsa, size gerçekten neye ihtiyaçları olduğunu söyleyebilirler ve bu da onların ne aradığını anlamanıza yardımcı olur.
Önce
“Finansta döngü” derken ne demek istediniz?
Sonrasında
"Finans döngüsü" için bir sonraki e-postada Dana'nın sözlerini mi kopyalamalıyım yoksa ekibiyle hızlı bir görüşme ayarlamanın daha mı iyi olduğundan emin değilim; bu durumu halletmenin en iyi yolu nedir?
Bu yöntem işe yarıyor çünkü aslında tam olarak merak ettiğiniz kelimeleri kullanıyor ve ne anlama geldiğini düşündüğünüzü açıklıyor. Bu ifadenin tam olarak ne anlama geldiğinden emin değilseniz bildiklerinizi paylaşın ve nereden başlayacağınızı bulmak için yardım isteyin.
Daha önce bir toplantıda yüksek sesle söylemiştim
Durun, kayboldum.
Sonrasında
Anladığımdan emin olmak için söylüyorum, ay sonu derken, gerçekten iş için açık olduğumuz 30'uncu günden mi yoksa son günden mi bahsediyorsunuz?
İlerlemeden önce bir soru sormak genellikle iyi bir fikirdir çünkü işleri hemen netleştirmek daha kolaydır. Eğer beklerseniz, geri dönüp işleri daha sonra çözmek daha zor olabilir. Ayrıca sorunuza hızlı bir giriş yapmak, herkesin sadece bir dakikaya ihtiyacı olduğunu bilmesine yardımcı olur, böylece ileriyi planlayabilirler. Böylesi daha düşünceli.
Dört adımda sorun
- Anladığınızı tekrar edin - Bunu yapmak gerçekten çok basit ama çok büyük bir fark yaratabilir. Duyduklarınızı tekrarladığınızda karşınızdaki kişinin söylediklerine gerçekten dikkat ettiğinizi gösterirsiniz. Ayrıca, eğer yanlış bir şey yaptıysanız, onlara sizi düzeltme şansı verir, böylece herhangi bir yanlış anlaşılmayı hemen düzeltebilirsiniz. Tek yapmanız gereken onların söylediklerini almak ve kendi kelimelerinizle tekrarlamak. Bu kadar basit.
- Sorunu tam olarak tanımlayın. Bir şey okuduğunuzda ve bu bir anlam ifade etmediğinde, konuşun ve kafanızı karıştıran şeyin tam olarak ne olduğunu belirtin; bu bir kelime, bir ifade veya "Bu bağlamda 'sıkılaştırmak' ne anlama geliyor?" gibi bir ifade olabilir. veya "'döngüye girmeyi' açıklayabilir misiniz?" veya "'ay sonu' ne anlama geliyor?" - bunu yaparak neyin açıklığa kavuşturulması gerektiğini netleştirmiş olursunuz ve bu, herhangi bir yanlış anlaşılmanın önlenmesine yardımcı olur.
- Bilinçli bir tahminde bulunun veya iki olasılığı seçin. Birkaç seçenek arasında seçim yapmak genellikle sıfırdan bir cevap bulmaya çalışmaktan daha kolaydır. Bu yaklaşım, emin olmadığınızda gerçekten yararlı olabilir; yalnızca en olası görünen iki seçeneği seçin; böylece doğru olanı yapma şansınız artar.
- Doğru anı ve ayarı seçin. Bir toplantıdaysanız, muhtemelen başkaları da aynı şeyi merak ediyorsa sorunuzu yüksek sesle sorun. Ancak bu yalnızca işinizi etkileyen veya biraz hassas bir konuysa bunun yerine doğrudan mesaj göndermeyi düşünün. Bu şekilde, ihtiyacınız olan bilgiyi grubun geri kalanını rahatsız etmeden veya kimseyi rahatsız etmeden alabilirsiniz.
Bu alışkanlığı birçok alanda görebilirsiniz. Örneğin Harvard Business School'u ele alalım. Onların öğretim rehberliği Sınıftaki tartışmaların bir parçası olarak açıklama ve takip sorularını açıklar. Ancak sınıflar için yazılmış olduğundan herhangi bir işyerinin nasıl tepki vereceğini göstermiyor. Bu nedenle, farklı ortamlarda nasıl sonuçlanacağını düşünmek iyi bir fikirdir. Sınıfta işe yarayan şey, ofiste veya başka bir çalışma ortamında aynı olmayabilir. Özel durumu göz önünde bulundurmanız ve neyin en iyi sonucu verdiğini görmeniz gerekir.
Zaten "anladım" dediğinde
Bir şeyin ortasındasınız ve aniden şöyle düşünüyorsunuz: "Durun bir dakika, bundan pek emin değilim." Bir adım geri çekilip açıklama istemekte sorun yok. Büyük bir açıklamaya veya özür dilemeye başlamanız gerektiğini düşünmeyin. Sadece basit ve konuya odaklanın. Örneğin şöyle bir şey söyleyebilirsiniz (kurgusal):
Anladım dedikten sonra geri dönmek (kurgusal örnek)
Konuştuktan sonra bunu iyice anladığımı sanıyordum ama şimdi bunun üzerinde çalışıyorum ve bir şeye takılıp kaldım. Bütçe kısmına gelince, hangi rakamları kullanacağımdan emin değilim; üçüncü çeyrekteki gerçek rakamları mı yoksa sahip olacağımızı düşündüğümüz rakamları mı kullanmalıyım? Bu konuda bana yardımcı olabilir misin?
İlk cümle neden şimdi sorduğunuzu açıklıyor. Zaman kaybetmeden doğrudan sorunuzu sorun; bir sonraki cümlenizde asıl konuya geçin. Bir şeylerin yolunda gitmediğini fark ettikten hemen sonra bu konuyu gündeme getirirseniz, genellikle ikiniz için de konuyu tartışmak daha kolay olur. Bu şekilde kafa karışıklığını ortadan kaldırabilir ve neler olup bittiğini daha iyi anlayabilirsiniz.
Cevap hala belirsiz olduğunda
Bazen yanıt orijinal talimat kadar belirsizdir. Aynı soruyu tekrar sormak yerine daha somut hale getirmeyi deneyin:
Örnek mesaj
Düşündüğün şeyin bu olup olmadığını merak ediyordum? İlk birkaç slaydın kaba taslağını hazırladım ve bunları paylaşılan klasöre ekledim. Bir göz atmak ister misiniz?
Paylaşacak bir taslağınız olduğunda başkalarının size yararlı geri bildirim vermesi genellikle daha kolaydır. Bunun nedeni ne istediklerini anlatmaya çalışmak yerine gerçek bir şeye tepki verebilmeleridir. Taslak, sıfırdan başlamak yerine onlara bir başlangıç noktası verir. Ayrıca birisinin daha önce benzer bir şey yapıp yapmadığını öğrenmek için etrafınıza sorabilirsiniz; bu, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anlamada gerçekten yararlı olabilir. Örneğin, birisi sizinki gibi bir projeyi zaten üstlendiyse deneyimlerini paylaşabilir ve size ipuçları verebilir. Ayrıca, somut bir taslağa sahip olmak, insanların neyi sevip neyi sevmediklerini belirtmelerini kolaylaştırır; fikirleri yalnızca genel terimlerle tartışırken bunu yapmak daha zor olabilir.
Birine bir soru sorduğunuzda, nasıl yanıt vereceğini her zaman bilemezsiniz. Kötü bir gün geçiriyor olabilirler ya da biraz huysuz olabilirler ama bu, sorunuzun kötü olduğu anlamına gelmez. Bazen işler tam olarak umduğunuz gibi gitmez ama asıl önemli olan işin doğru yapılmasıdır. Yani, konuşma biraz garipleşse bile, doğru sonucu alırsanız buna değer. Bir an kendinizi biraz rahatsız hissedebilirsiniz ancak bu, işlerin doğru şekilde yapılması için ödenmesi gereken küçük bir bedeldir.
Göndermeden önce hızlı bir kendi kendine kontrol
Gönder tuşuna basmadan önce bunları gözden geçirin:
Çoğunlukla evet cevabını verdiyseniz, devam edin ve gönderin.
Bir sonraki hamle nedir? Bu haftadan sizi şaşkına çeviren bir talimat seçin. Bir dakikanızı ayırıp durumu açıklığa kavuşturacak bir mesaj yazın; sadece üzerinden geçtiğimiz dört adımı takip etmeyi unutmayın. Bugün tamamlamaya çalışın ve eğer gönder tuşuna basmadan önce gözden geçirmek istiyorsanız Quippy ile yüksek sesle konvoyu pratik edebilirsiniz.