Sürekli Anı Kaçırdığınızda Toplantılarda Nasıl Konuşabilirsiniz?

Bu fikir 20 dakika önce aklına geldi. Hatta ilk cümlenin ilk kısmını birkaç kez prova etmiş olabilirsiniz. Başkalarının siz daha bir şey söylemeden araya girme şansı olmuş olabilir. Ama konu ilerledi. Zaman geçerse, toplantı sonrasında kısa bir not veya telefon görüşmesiyle konuyu takip ederek fikirlerinizi doğru kişilere ulaştırabilirsiniz. Fikirlerinizi toplantıda doğru kişilerin önüne çıkarmak için çözüm çoğunlukla mekaniktir. İletmek için net bir nokta ile girin. Erkenden küçük, simgesel bir katkı yapın. Daha sonra kısa bir açılış cümlesiyle doğal bir geçişe girin ve fikrinizi yaklaşık üç kısa cümleyle sunun.

İşyerinde geri durmak yaygındır. ABD işyerlerinde endişelerin yöneticilere iletilmesi sürecini anlamak için yürütülen bir araştırma çalışması, 40 tam zamanlı çalışandan 34'ünün (%85) önemli olduğunu düşündükleri bazı endişelerini zaman zaman dile getirmekten geri durduklarını bildirdiğini ortaya çıkardı.¹. En sık bahsedilen neden, endişelerini dile getirmenin onlara olumsuz bakılmasına yol açacağı ve hatta olumlu çalışma ilişkilerine zarar vereceği korkusuydu. Bunun genel toplantılardan ziyade patronlarıyla endişelerini dile getirmek için olduğunu unutmayın. Dolayısıyla, toplantıları özel olarak tanımlamasa da, anlattığı korku, toplantılarda konuşmayı düşünen daha sessiz birçok kişiye tanıdık gelecektir. Aşağıdaki adımlar, toplantılarda konuşmayı daha küçük ve daha rutin hale getirmenin yollarını özetlemektedir.

Toplantı başlamadan önce bir nokta seçin

Yapılacak toplantının gündemini okuyun veya toplantıya hazırlık amacıyla size gönderilen e-postanın başlığını okuyun. Katkıda bulunabileceğiniz bir gündem maddesini seçin. Görüşünüzü tek cümleyle yazın. Bu, "Bu yeni formu ilk önce bir ekiple denemeyi deneyebiliriz" kadar basit bir şey olabilir. "Katılımla ilgili bazı düşüncelerim var" gibi bir şey yazarsanız, toplantı sırasında katılımla ilgili geri kalan düşüncelerinizi oluşturmanız gerekeceğini unutmayın. Ve muhtemelen başıboş dolaşacağınız yer burasıdır.

Hazırladığınız cümleye bir sebep ekleyerek onu tam bir cümle artı bir çünkü şeklinde genişletebilirsiniz ki bu da kolaylıkla konuşulabilecek bir şeydir. Toplantıya yaptığınız katkının bulunduğu notu, not olarak kullandığınız belgedeki yapışkan not veya toplantı notlarının üst kısmı gibi, ona bakabileceğiniz bir yerde saklayın.

En iyi fikrinizi toplantıya getirin ve diğer fikirleri daha sonraki bir e-posta için kullanın. Kalabalık salon için toplantıya yapılan bu net katkının anlaşılması, çok net olmayan üç katkının farkına varılmasından çok daha kolaydır.

İlk on dakikada bir şey söyle

Erken katkıların derin olması gerekmez. Bir durum sorusunu kolayca yanıtlayabilir, bir tarihi onaylayabilir ve hatta başka birinin düşüncelerine bir ayrıntı daha ekleyebilirsiniz. Az önce duyduklarınıza dayandığı için bunu yapmak çok kolaydır. Görüntülü toplantılarda kameranızı açık tutun, imlecinizi sesi açma düğmesinin yakınında tutun ve konuşmacının sesinin cümlenin sonuna kadar düştüğünü duyduğunuzda ve sandalyesinde arkasına yaslanıp notlarını aramaya başladığında konuşmaya başlamak için tıklayın.

Toplantılara erken katkıların uzun veya derin olması gerekmez. Aslında bir durum sorusunu yanıtlamak, bir tarihi onaylamak veya başka birinin toplantı fikrine tek bir ayrıntı eklemek, toplantıya büyük katkılar sağlar. Bu tür katkılar şunlar olabilir:

Video görüşmesinde kameranızın açık olduğundan ve imlecinizin sesi açma düğmesinin yakınında olduğundan emin olun. Bu şekilde ilk katkınız bir fareye tıklamak kadar kolay olabilir. Genellikle mükemmel anı beklerseniz, toplantının ilk on dakikasını pencereniz olarak kabul edin ve onu kullanmayı planlayın.

İçeri girmek için doğal bir an belirleyin

Bir toplantıdaki açılışlar genellikle bir noktadan diğerine geçişler (konuşmacının tartışmasının sonu, slaydın sonu vb.) ve ayrıca kolaylaştırıcının ek yorumlar için sorduğu sorular şeklinde gerçekleşir. Yeni katkıda bulunanların sesinin beklendiği yer burasıdır.

Konuşmacıya dikkat edin. Bir cümleyi konuşmayı bitirip sandalyelerine yaslandıklarında veya notlarını karıştırmaya başladıklarında, bu genellikle o konu hakkında konuşmayı bitirdikleri anlamına gelir. Bir saniyelik bile rahatsız edici bir sessizlik gibi gelen bir anı beklemeyin. Konu hızla devam edebilir.

Elinizi kaldırmak veya öne eğilmek konuşmacının ve kolaylaştırıcının/yöneticilerin dikkatini çekebilir ve sizi tanımalarına olanak tanıyabilir.

123

1. 1
   Hazırlanan nokta

   Sam'in yapışkan notunda bir cümlesi ve bu cümlenin nedeni yer alıyor, böylece ifadeleri kafasında tutması gerekmiyor.

2. 2
   Doğal bir geçiş

   Ekrandaki slayt yeni değişti. Böyle bir değişim, odanın yeni bir ses beklediği bir andır.

3. 3
   Açık bir dinleyici

   Jordan, Sam'e doğru dönüp ona bakıyor. Öne doğru eğilmek, kolaylaştırıcıya veya meslektaşınıza sizi içeri alma işaretini verir.

Zemini talep eden bir çizgiyle açın

Bir toplantıdaki ilk sözleriniz, ne söyleyeceğinize dair beklentiyi belirler. "Üzgünüm, bu aptalca bir soru olabilir" gibi bir özürle başlamayın. Bu sözler açılış saniyelerinizi alabilir ve izleyicinin beklentilerini hangi aptalca soruyu sorabileceğinizi merak etmeye yöneltebilir.

Az önce söylenenlerle bağlantı kurmak hepsinden en kolayıdır:

Konuşma başka bir yöne doğru ilerlediyse önceki noktaya geri dönün:

Bir başkasıyla aynı anda konuşmaya başlarsanız, ona ondan sonra konuşacağınızı söyleyin. Bu, o noktada konuşmayı bitirdikten sonra konuşmanıza olanak tanır. Konuşmaya başladıktan sonra kendinizin konuşulmasına izin vermemeye dikkat edin.

Sam fikri anlıyor (açıklayıcı)

1. 
   Ürdün

   Böylece yeni form ilk başta herkes için yayına giriyor. Katılımla ilgili başka bir şey var mı?

2. 
   Sam

   Buna dayanarak, önce destek ekibiyle test edebileceğimizi düşünüyorum. Yeni işe alınanların çoğunu onlar alıyor, böylece sorunları çabuk yakalarız.

3. 
   Ürdün

   Bu iyi bir nokta. Test ne kadar sürecek?

4. 
   Sam

   İki hafta yeterli olacaktır. Kurup bulduklarımızı paylaşabilirim.

5. 
   Ürdün

   Hadi yapalım. Sam, planı cumaya kadar gönderebilir misin?

Üç cümleyle söyle, sonra dur

Kendinizi doğru yolda tutmanızı sağlayacak basit bir çerçeve: 1. Belirtmek istediğiniz noktanın açıklaması; 2. Bu noktanın bir nedeninin kısa bir açıklaması; 3. Bundan sonra ne yapılacağına dair bir öneri. İşte bunun gerçek bir toplantıda kulağa nasıl gelebileceğine dair bir örnek:

O zaman konuşmayı bırak. Bu sessizlik uzun sürebilir, ancak bu genellikle insanların bir yanıt bulmak için yoğun bir şekilde çalıştıkları anlamına gelir. Takip yanıtlarınızı kısa tutmaya çalışın. Bir soruyu yanıtlamak için bir veya iki cümle, elinizdeki konu hakkında düşündüğünüzü göstermek için yeterlidir.

Kendi üç cümle noktanızı oluşturun

Bence [demek istediğin] yapmalıyız. [Bir sebep], yani [takımın kazandığı şey]. [Bir sonraki küçük adımı] yapabilir miyiz?

Demek istediğin+

Toplantıdan önce yazdığınız tek cümle. Harekete geçebilecek kadar spesifik tutun.

Bir sebep+

En güçlü tek nedeni seçin. Biri sorarsa diye diğerlerini sakla.

Takım ne kazanır+

Sorunları daha erken yakalamak veya bir adımı kaydetmek gibi somut bir sonuç belirtin.

Küçük bir sonraki adım+

Kısa bir deneme, hızlı bir kontrol veya takip görüşmesi gibi kabul edilmesi kolay bir şey önerin.

Anı geçtiğinde takip edin

Bir toplantıda fikirlerinizin o an geçmeden gündeme gelmemesi mümkündür. Sorumlu kişiye veya ekibiniz kullanıyorsa toplantı başlığına birkaç saat içinde bir e-posta gönderin. Sözlü versiyonda olduğu gibi, amaç, bunun nedeni ve bir sonraki adımdan oluşmalıdır.

Sadece sözlü katkı için gerekli olduğu kadar kısa olduğundan emin olun (ör. nokta, neden, sonraki adım(lar)). İşte bir örnek:

Bu aynı zamanda bu konuyla ilgili gelecekteki toplantılarda önceki yazışmalara başvurmanıza da olanak tanır. Örneğin, “Salıdan sonra bu konuyla ilgili kısa bir fikir gönderdim…” diyerek başlayabilirsiniz.

Toplantılardan sıklıkla söylenmemiş noktalarla ayrılıyorsanız, yöneticinize veya toplantıyı yürüten kişiye sizin daha sessiz bir konuşmacı olduğunuzu ve bir konuyu kapatmadan önce sizinle iletişime geçmeleri gerektiğini hatırlatın.

Anı kaçırdın. Şimdi ne olacak?

Konuyla ilgili henüz karar aşamasında+

Bugün karar sahibine, vurguladığınız noktayı, bir nedeni ve bir sonraki adımı içeren kısa bir not gönderin.

Ekibin paylaşılan bir toplantı dizisi var+

Toplantıdaki herkesin görebilmesi için takibinizi oraya gönderin.

Konu bir sonraki gündemde+

Öğe ortaya çıktığında önceki notunuzdan bahsedin ve bunu açılış cümleniz olarak kullanın.

Karar zaten kesindir+

Bunun için orada dur. Fikri, uygulanacağı yerde gelecekteki bir tartışma için saklayın.

Bu çoğu toplantınızda olur+

Yöneticinizden veya kolaylaştırıcınızdan bir öğeyi kapatmadan önce daha sessiz kişilerle görüşme yapmasını isteyin.

Bir sonraki toplantınızda deneyin

Gündemi olan bir sonraki toplantınızı bulun. Söylemek istediğiniz şeyin ana noktasını içeren bir cümle ve arkasındaki mantığı da içeren bir cümle yazın. Ne zaman konuşmaya başlayacağınıza karar verin (örn. ilgili gündem maddesinin ne zaman başlatılacağı). Konuşmayı başarabildiğinizi ve toplantıda bunu yapmanın sizin için nasıl bir şey olduğunu not edin.

Bu satırlar, bir toplantıdan önce gerçek konuşmalar yapmak için Quippy kullanılarak çalışılabilir. Bir konuşmanın 'ilk satırını' yüksek sesle söylemek özellikle zor olabilir ve Quippy, toplantıdan önce bir sahne ortağıyla bunun provasını yapmanıza izin verir.

Kaynaklar ve referanslar

1. Milliken, Morrison ve Hewlin (2003). Çalışan Sessizliğine İlişkin Keşifsel Bir Çalışma: Çalışanların Yukarıya Doğru İletişim Kurmadığı Sorunlar ve Nedenleri. Yönetim Araştırmaları Dergisi (yazarların el yazması).Danışmanlık ve finansal hizmetler gibi sektörlerdeki 40 tam zamanlı ABD çalışanıyla, denetçilere kaygıların dile getirilmesiyle ilgili röportajlar; Özellikle toplantılardaki fikirlerden ziyade yukarıya yönelik kaygılar hakkında küçük bir araştırma örneği.