Şu ana kadar dört kez “Çok üzgünüm, yapabileceğimi sanmıyorum” yazdınız. Her versiyon daha da uzuyor ve daha özür diliyor.
Sam'in "Bu hafta üç aylık raporu tabağımdan çıkarma şansınız var mı?" mesajı 40 dakika önce gönderildi. Takım sohbetinde altında “Görüldü” yazıyor. Yani Sam mesajı gördüğünü biliyor.
İmleciniz mesajınızın dördüncü versiyonundaki “maalesef” kelimesinin ardından geliyor ve omuzlarınız kulaklarınıza doğru ilerliyor.
Bu tür taleplere çok kısa sürede yanıt verilebilir. İsteği reddetmeniz ve bunu yapmak için işle ilgili bir neden belirtmeniz yeterlidir.
İşin daha küçük bir bölümünü tamamlamayı veya daha sonra tamamlamayı teklif edebilirsiniz, ancak bunu yalnızca gerçekten teslim edebilecek durumda olmanız durumunda yapabilirsiniz.
Talep yöneticinizden geliyorsa, iş görevleri arasındaki çatışmayı adlandırın ve yöneticinizden önce hangi görevin tamamlanacağına karar vermesini isteyin.
En sık meydana gelen altı tür ekstra çalışma talebi vardır. Aşağıda bu tür isteklerin her birine yanıt vermek için kullanabileceğiniz mesajlar bulunmaktadır. İfadelerin, talepte bulunan kişiye ve talebin size nasıl yapıldığına bağlı olarak değişeceğini unutmayın.
Ek işe hayır demeden önce neleri kontrol etmelisiniz?
Amerikan Psikoloji Derneği'nin araştırması, birçok çalışanın işleri nedeniyle stresli hissettiğini gösteriyor. 2023 yılında çalışan 2.515 ABD'li yetişkinle yapılan çevrimiçi bir ankette, çalışanların %77'si geçen ay işle ilgili stres yaşadığını bildirdi.1 Sam'in adı yandığında nabzınız hızla atıyorsa yalnız değilsiniz.
Anket verileri kişisel raporlara dayandığından, fazladan çalışmayı reddetmenin stresi azaltıp azaltmayacağını veya işyerindeki itibarınıza zarar verip vermeyeceğini gösteremez.
Gerçekleri kontrol edin. Tüm bunların ortasındayken, ikinci kez baktığınızdan bu yana değişmemiş olsa da takviminizi üçüncü kez yeniden açmak yerine işinizle ilgili gerçekleri kontrol etmek daha faydalıdır.
- Ne soruluyor? Sam'in tabağından "raporu çıkarmak" gerçekte ne anlama geliyor? 12 sayfalık bir rapordan mı bahsediyoruz yoksa bir özet için birkaç rakamı bir araya mı getiriyoruz? Bu görevin son tarihini ve siz üzerinize düşeni yaptıktan sonra kimin sorumlu olacağını öğrenin.
- Zor teslim tarihleriniz. Bu hafta tamamlamanız gereken tüm görevleri, her birinde kalan çalışmayla birlikte gözden geçirin (örneğin, "Perşembe için müşteri teklifi, yaklaşık bir buçuk günlük çalışma").
- Gerçek çalışma saatleriniz iş yerinde kullanılabilir. Toplantılar için ayırdığınız zamanı ve kendi çalışmanızı gözden geçirmeniz için gereken zamanı ortadan kaldırın. "Ücretsiz" gibi görünen ancak iki aramanın olduğu bir öğleden sonra size yalnızca 90 dakika bırakabilir.
- İş önceliklerinizi kim belirliyor? İş arkadaşlarınız (Sam) sizden iş ister ve siz bunu kabul edebilir veya reddedebilirsiniz. İş size yöneticiniz (Maya) tarafından verilir ve hangi görevin hareket edeceği konusunda onunla konuşursunuz.
Bunlara anında cevap veremiyorsanız, "Son teslim tarihlerini kontrol etmem gerekiyor. Size saat 15.00'e kadar geri döneceğim." cevaplamak için mesaj. Bu başlı başına tam bir cevaptır ve kırk dakikalık bakışmayı sona erdirir.
Kimin sorduğuna bağlı olarak iş yerinde nasıl hayır dersiniz?
Aynı Salı sabahına ait iki bildiriminiz iki farklı istektir. Sam "herhangi bir şansınız varsa..." diye sordu ve Maya "Müşteri özetini de alabilir misiniz?"
Farklı bir biçimde aynı tür istek gibi görünüyorlar. Ancak cevap çok farklı.
Aşağıda durumunuzu bulun ve o bölüme geçin.
Bu nasıl bir ek çalışma talebidir?
Bir iş arkadaşınız sizden tabağından bir şey almanızı istiyor
Bu bir iyilik. Tek bir sebeple hayır deyin ve yalnızca gerçekten yeriniz varsa küçük bir parça teklif edin.
Yöneticiniz mevcut son teslim tarihlerinize ek olarak bir görev ekler
Bu eklenti. Çatışmayı adlandırın ve hangi görevin önce geleceğini sorun.
Birisi sadece bir dakika süreceğini veya acil olduğunu söylüyor
Sıkıştırma bu. Cevabınızı bir kez tekrarlayın ve yalnızca mevcut olanı sunun.
İsteğe bağlı bir projeye, komiteye veya ekibe davetlisiniz
Gönüllü slotu. Basit bir hayır iyidir. İsterseniz sınırlı bir parça teklif edin.
Zaten evet dedin ve şimdi de teslim edemeyeceğini görüyorsun
Bu pişman olunan evet. Aynı gün yeni bir tarih veya yeni bir sahiple düzeltin.
Aynı tür istekler geri gelmeye devam ediyor
Desen bu. Yöneticinizden iş yükünüz hakkında ayrı bir görüşme yapmasını isteyin.
Yardım isteyen bir iş arkadaşınıza nasıl hayır dersiniz?
Öğle yemeğinden beri bu mesajı yeniden yazdığınız anlaşılıyor. Sam'in isteğinin sonundaki "Değilse endişelenmeyin" ifadesi bir şekilde buna neden oluyor, çünkü ikiniz de bunun gerçekten bazı endişeler olduğu anlamına geldiğini biliyorsunuz.
- Nasıl fark edilir: talep dostça ve biraz yanlı görünüyor, "raporu bu hafta alma şansınız var mı?" Ancak Sam size işi atayamaz veya önceliklerinizi belirleyemez.
- Genellikle ne anlama gelir: Sam de gömüldü ve birisinin evet diyeceğini umuyor ve belki de genellikle öyle yaptığın için seni seçmiştir.
Fazladan iş üstlenmemekle ilgili basit ifadeye ve tek bir açıklamaya sadık kalın. Takviminizin tam açıklamasına girmeyin.
Bu hafta raporu alamayacağım. Müşteri teklifini perşembe günü bitiriyorum ve bunun için kalan zamana ihtiyacım var.
Unutmayın, eğer gerçekten yeriniz olan ekstra bir iş varsa, bunu ayrı bir cümlede belirtebilirsiniz ancak bu, hayır cevabınızı gölgelememelidir.
Raporu yazamıyorum. Elimdeki rakamları yarın öğlene kadar size gönderebilirim.
Sam'in takviminizin tamamına ihtiyacı yok. Sam'in saat üçe kadar başka birini bulup bulmayacağını bilmesi gerekiyor.
Bu ince fakat yaygın bir durumdur. Cevabı zaten bildiğiniz halde "Deneyeceğim" demek daha sonra peşinizden gelmeyebilir.
Öğleden sonra 2'de kulağa daha hoş gelebilir. Ancak Perşembe günü, Sam hâlâ asla gelmeyecek bir raporu beklerken durum çok daha kötü olur.
Sam sizinle mesai saatleri dışında (ör. 19.00) iletişime geçerse, o zaman bir iş arkadaşınıza mesai saatleri dışında yardım edemeyeceğinizi söylemek zamanlamayla ilgili ek bir satırla aynı yapıyı kullanır.
Yöneticinizin ekstra çalışmasına nasıl hayır dersiniz?
Şu anda Çarşamba günü saat 4:40. Yöneticiniz Maya masanıza uğradı ve zaten dolu olan tabağınıza bir görev daha ekledi. Cuma günü için müşteri özetini hazırlamanı istiyor.
Tahminin bu Cuma günü açıklanması bekleniyor ve "tabii ki" demeye başladığınızı duyabiliyorsunuz.
- Nasıl fark edilir: Görünüşe göre yöneticiniz iş istiyor ve Cuma gününe kadar bitirmeye söz verdiğiniz diğer işlerle örtüşecek gibi görünüyor.
- Genellikle ne anlama gelir: Görünüşe göre Maya'nın kafasında mevcut görevlerinizin tam bir listesi yok, bu yüzden ona nelerin değişeceğini göstermenize ihtiyacı var.
Kararı yöneticinize geri verin ve yeni işi mevcut görev listenize uyması gereken gerçek bir iş olarak değerlendirin. Yeni çalışmanın diğer mevcut görevlerle nasıl çelişeceğini açıklayın.
Maya daha sonra bu ekstra işi üstlenmek için neyi feda edeceğine karar verebilir.
Müşteri özetini alabilirim, ancak bunu ve tahminleri Cuma gününe kadar bitiremem. Hangisine öncelik vermeliyim ve diğeri için hangi son tarihi değiştirmeliyiz?
Birleşik Krallık Sağlık ve Güvenlik İdaresi Yönetim Standartları uyarınca kuruluşlar, üzerinde anlaşılan çalışma saatleri içerisinde ulaşılabilir iş taleplerini sağlamalıdır.2 Bu size çatışmayı büyütmek için bir temel sağlar. Ancak bu, herhangi bir yöneticinin sizinle aynı fikirde olacağı anlamına gelmez.
Zaman açısından ihtiyaç duyulacak çalışmaları da belirtmekte fayda var. Örneğin, "çok fazla" yerine "yaklaşık yarım günlük iş". Bu, Maya'ya tartışılacak bir duygu yerine plan yapacak bir şey verir.
Yeni planı kabul ettiğinizde, bunu tek satırlık bir metin halinde kaydedin, böylece gelecek hafta ikiniz de aynı kayda sahip olursunuz.
Teşekkürler. Müşteri özetini Cuma gününe kadar tamamlayacağım ve tahmini, anlaştığımız gibi Salı gününe taşıyacağım.
Halihazırda güncel bir son teslim tarihinin geçtiğini görebiliyorsanız, aynı konuşmada bunu kaçıracağınızı belirtin. zamanı gelmeden patronuna söylemek.
Birisi bunun sadece bir dakika süreceğini söylediğinde ne dersiniz?
“Yalnızca bir dakika” yalnızca başkalarının isteklerinde görünen bir zaman birimidir. Sam, "hayır" cevabınıza tam olarak böyle yanıt verdi ve "gerçekten acil" diye ekledi. Başparmağınız "tamam, peki" diye başlayan bir yanıtın üzerinde duruyor.
- Nasıl fark edilir: bu, zaten reddettiğiniz bir görevin yeniden ifade edilmesidir ve takip, görevin kapsamını daraltabilir (“çok küçük”) veya onu yerine getirme baskısını artırabilir (“burada çaresizim”).
- Genellikle ne anlama gelir: Sam'in sorunu hala gerçek ve çözülmemiş ancak takip süreci ilk talepte olduğu gibi ele alınmalıdır. Cevabınız aynı kalıyor.
İşin kapsamından emin değilseniz daha fazla bilgi isteyin; aksi halde önceki yanıtınızı sakin bir şekilde yeniden ifade edin. Yeni mazeretler yalnızca daha fazla iş yapmanızın nedenleri hakkında daha fazla tartışmaya davetiye çıkarır.
Acil olduğunu anlıyorum. Bugün hala onun sahipliğini alamıyorum. Mevcut e-tabloyu gönderebilirim ancak güncelleyemeyeceğim.
Eğer geri itme bir takım oyuncusu olup olmadığınıza dönüşürse, işin içine girmeyin. Karakterinizi haklı çıkarmaya çalışmayın. İki göreve devam edin ve karakterinizi bunun dışında bırakın.
Takımın her iki son teslim tarihine de uymasını istiyorum. Bunu kabul etmek teklifi riske atacaktır. Hangi görevin önce gelmesi gerektiğini Maya'ya soralım.
Birisi sizi çıkarlarınıza karşı baskı yapıyor olsa bile ses tonunuzu tarafsız tutmanın alaycılığa başvurmaktan daha iyi olduğunu unutmayın. Mart ayından bu yana o kişiye yaptığınız iyiliklerin uzun bir listesine girmeyin.
Garip bir anı bitirmek için her iki son teslim tarihini de kabul etmemeye ve ardından bunlardan birine yetişememeye dikkat edin. Bu söz Cuma günü dolacak.
Baskı günlerce devam ederse bunun daha uzun bir açıklaması var. Hayır dedikten sonra biri sizi zorlamaya devam ederse nasıl tepki verirsiniz?.
İşyerinde isteğe bağlı bir projeyi nasıl reddedersiniz?
E-posta "Seni proje ekibinde görmekten mutluluk duyarız" ifadesiyle açılıyor. Gerisini okuyup başka kimlerin yazdığını görmeden evet yazmanın yarısına geldin.
- Nasıl fark edilir: bir fırsat olarak sunuluyor. İşiniz bunun gibi ekstra işler yapmanızı gerektiriyor mu? HAYIR.
- Genellikle ne anlama gelir: birinin fazladan yardıma ihtiyacı var ve zamanınızın bu iş için kullanılıp kullanılamayacağına siz karar veriyorsunuz.
Bu ay proje ekibine katılamıyorum. İki sayfalık özeti çarşamba günü inceleyebilir ve saat dörde kadar yorum gönderebilirim.
Bu mesaj, iki sayfalık bir özetin gözden geçirilmesi göreviyle, Çarşamba günü ve öğleden sonra saat 16.00'da iyi bir şekilde ortaya konmuştur. "Elimden geldiğince yardımcı olmaktan mutluluk duyarım" mesajı genellikle sizin için çok daha fazla iş anlamına gelir, çünkü ek işin ayrıntıları konusunda anlaşmak için sürekli onlarla ileri geri gitmeniz gerekir.
Lütfen işi başka bir ekip üyesine, üstlenecek zamanları olup olmadığını kontrol etmeden önce teklif etmeyin. Kimin en fazla kapasiteye sahip olduğunu ekip liderine sormanızı önerebilirsiniz.
Sadece hayır demek, isteğe bağlı olan ekstra çalışma için de iyidir. Bunu telafi etmek için alternatif iş bulmanıza gerek yok ve kesinlikle akşamlarınızı ve hafta sonlarınızı borçlu değilsiniz.
İş yerinde evet'i nasıl geri alırsınız?
Beyniniz hâlâ takvimi yüklerken aceleyle “tabii ki sorun değil” dediniz. Yirmi dakika sonra projenin lansman izleyicisini açtığınızda mideniz bulanıyor.
- Nasıl fark edilir: Bir toplantıda veya koridorda hemen kabul ettiniz ve ancak şu anda takvime bakıyorsunuz. Sen bu kadar çabuk evet dedikten sonra matematik çöktü.
- Genellikle ne anlama gelir: Birisinin yeniden planlama yapması için hala zaman varken, orijinal taahhüdün bugün sizin için yapılabilecek bir biçimde yeniden düzenlenmesi gerekiyor.
Daha fazla çalışmayı kabul etmek için aceleci anlaşmanızı kabul edin. Gerçekte yerine getirebileceğiniz alternatif bir iş düzenlemesine kendinizi adayın.
Lansmanda kalan işleri kontrol etmeden önce kabul ettim. Analizi perşembeye kadar teslim edemem. Pazartesiye kadar tamamlayabilirim, yoksa başka bir sahiple görüşmemiz lazım.
Bunu, cayma gereğini anladığınız gün gönderin. Her geçen gün, Maya ve Sam'in değişime yönelik yeniden planlama yapma seçenekleri azalıyor.
Ekstra iş talepleri gelmeye devam ettiğinde ne yaparsınız?
CDC'nin Ulusal Mesleki Güvenlik ve Sağlık Enstitüsü, iş stresini, iş gereksinimlerinin bir çalışanın yetenekleri, kaynakları veya ihtiyaçları ile eşleşmemesi durumunda ortaya çıkan zararlı tepkiler olarak tanımlamaktadır.3 Sam'inki gibi ekstra istekler hiç durmadığında asıl konu bu uyumsuzluktur.
- Nasıl fark edilir: Bu çeyrekte Sam'in raporlarına üç kez hayır dediniz ve e-posta kutunuza dördüncü bir istek geldi.
- Genellikle ne anlama gelir: Kibar bir hayır daha hiçbir şeyi değiştirmeyecek. Maya ile mevcut iş yükünüz hakkında bir konuşma yapmak üzeresiniz.
Sizden talep edilen çalışma hakkındaki tartışmanıza, bunu hem Maya'nın hem de sizin katkınızı gerektiren bir planlama problemi olarak çerçeveleyerek başlayın. Ondan önce, sizden istenen tüm iyiliklerin bir listesini yapın, her birinin tamamlanması için gereken süreyi tahmin edin ve bu görevleri üstlenmenin bir sonucu olarak nelerin kaybolduğunu not edin.
Rolünüzün hangi kısımlarına devam etmeniz gerektiğini ve nelerin durabileceğini tartışın.
Maya, bu hafta iş yüküme bakmak için yirmi dakika ayırabilir miyiz? Bu ay fazladan dört istek aldım ve bunlar yüzünden lansman çalışmaları aksıyor.
Size iş talimatlarını veren farklı kişiler arasında çatışmalar olduğunda senaryo biraz farklıdır. Bu kapsanmaktadır Talimatlar çakıştığında hangi göreve öncelik verileceğini sormak.
Fazla çalışmaya hayır demek itibarınıza zarar verir mi?
Ertesi sabah mutfakta Sam'le karşılaşırsınız ve Sam sanki hiçbir şey olmamış gibi selam verir. Gecenin yarısından fazlasında ortaya attığınız tüm o korkunç tartışmalar asla gerçekleşmedi.
İnsanların hatırlama eğiliminde olduğu şey, daha sonra işleri nasıl halledeceğinizdir. Olaydan sonra geri dönüp reddinizi yumuşatmanıza gerek yok.
- Taahhütlerinizi yerine getirin. Numaraları öğlene kadar Sam'e ilet ve diğer işlerindeki gecikmeleri fark ettiğin anda işaretle.
- Sam'e her zamanki gibi davran. Sam'e karşı nazik olun ve Sam'in diğer işlerle ilgili bir sonraki sorusunu her zamanki gibi yanıtlayın, hayır cevabını sürpriz bir iyilikle telafi etmeye çalışmayın.
- Tek satırlık bir not yazın. Maya tahmini değiştirdiğinde revize edilen öncelikleri kaydedin. Bu, iki hafta sonra kafa karıştırıcı bir konuşmayı kurtarıyor.
- Kimseyi CC etmeyin. Haklı olduğunuzu kanıtlamak için insanları kopyalamak, orijinal "hayır"dan daha fazla iyi niyete mal olur.
Sam sormadan önce hayır cevabının alıştırmasını yapın
Beklediğiniz bir sonraki ekstra çalışma isteği için iki cümlelik bir hayır yazın, ardından "maalesef" kelimesi olmadan çıkana kadar bunu Quippy'de Sam'e söylemeye çalışın.