Onlardan Nefret Ettiğinizde Telefon Görüşmeleri Nasıl Yapılır: Hazırlık, Açılışlar ve Sesli Mesaj

Dokuz gündür listenizde yeniden planlamak için diş hekimi randevunuz vardı. Her gün o telefon görüşmesine dönüyorsun ama bir nedenden dolayı onu öğle yemeğinden sonraya, yarına erteliyorsun. Bu tür kaygı çoğunlukla konuşmanın ilk 10 saniyesinde ne söyleyeceğini bilememe ve sonrasında diş hekiminin veya ön büro personelinin size sorabileceği soruları yanıtlayamama korkusundan kaynaklanır. Ancak bu sorulara ne kadar çok hazırlanırsanız, onlarla ilgili korkularınız da o kadar az olur.

Öncelikle bu tür aramalara hazırlanmak için kısa bir liste yapın (ör. randevular, işle ilgili diğer aramalar ve arkadaş aramaları için). Her arama türü için, önceden hazırlamanız gereken üç şeyi yazın ve ardından bunları, aramayı açmanın çok basit ve net bir yolunu oluşturmak için kullanın. Daha sonra bekleme müziği, aktarımlar ve boş anlar için birkaç yedek hattı hazır bulundurun.

Aramadan önce üç şeyi yazın

Aramayı yapmadan önce, arama sırasında başvurmanız gereken 3 noktayı yazmayı unutmayın. Liste kolaylıkla başvurulabilmeli ve diş hekimi randevusu için çok fazla bilgiye ihtiyaç duyulmamalı ve bilgilerin çoğu önceden yazılabilir olmalıdır.

• Açılış cümleniz. Kim olduğunuzu ve ne istediğinizi tek satırda.
• İsteyecekleri ayrıntılar. Bunlar tam adınızı, doğum tarihinizi, hesap veya poliçe numaranızı, tam adresinizi, reçetenin adını ve sipariş numaranızı içerebilir.
• Olası sorulara yanıtlarınız. Muhtemel sorulara hazırlık olarak, tercih ettiğiniz seçeneğin mevcut olmaması durumunda neleri kabul etmek istediğinizin kısa bir listesini yapın. (örneğin başka hangi tarihleri ​​düşünürdünüz, sabah 8'de mi yoksa 9'da mı randevu almak istiyorsunuz, umduğunuzdan daha erken bir randevu mu almak istiyorsunuz, başka bir doktordan randevu almayı kabul etmek istiyor musunuz?)

Arama yaparken takviminizin açık olması çok faydalıdır. Ön bürolar genellikle programınıza bakmanız ve onlara bunun sizin için işe yarayıp yaramayacağını söylemeniz için size zaman ve alan verecektir. Konuştuğunuz kişinin tarihini, saatini ve adını yazmak için yanınızda bir kalem bulundurmanız çok yararlı olacaktır.

123

1. 1
   Açıcı ile yapışkan not

   İlk cümlesi yazılı olduğundan açılıştaki on saniyeyi düşünmeye gerek yok. Aktarımdan sonra onu kelimesi kelimesine tekrar okuyabilir.

2. 2
   Takvimi ve kalemi aç

   Ön büro bir zaman teklif ettiğinde, bunu yerinde kontrol edebilir ve tarihi ve kendisine yardım eden kişinin adını yazabilir.

3. 3
   Telefon hoparlörde

   Hoparlör modu, ellerin kalem için serbest kalmasını sağlar ve bekleme müziği sırasında telefonu yere bırakmasına olanak tanır.

Neden aradığınızı belirten bir cümleyle açın

Bir ön büroyu aradığınızda cevap veren kişinin genellikle birden fazla görevi yerine getirdiğini unutmayın. Kim olduğunuzu ve neden aradığınızı olabildiğince çabuk bilmek istiyorlar. Bu yüzden kibar olun ve onlara istediklerini verin. Bu, kim olduğunuzu ve neden aradığınızı açıklayan kısa ve eksiksiz bir ifade anlamına gelir. Küçük konuşmalar ve arama için özür dilemek gerekli değildir.

Bir klinik için şöyle görünebilir:

Bir işletme için aynı model işe yarar:

Tipik olarak telefondaki kişi bir metinden okuyacaktır, dolayısıyla notunuzdan yanıt vererek size aramanızın ayrıntılarını soracaktır. Size beklemediğiniz bir şey sorarlarsa, kontrol etmeniz gerektiğini ve genellikle cevabınızı bekleyeceklerini onlara bildirin.

Sam yeniden randevu almak için kliniği arar

1. 
   Ürdün

   Riverside Kliniği, burası Jordan.

2. 
   Sam

   Merhaba, ben Sam Lee, Dr. Patel'in hastasıyım ve randevumu ayın 14'üne yeniden planlamam gerekiyor.

3. 
   Ürdün

   Elbette. Doğum tarihin ne? Peki Dr. Patel'le mi kalmak istersin, yoksa ilk açılışı kim yapacaksa onu almak ister misin?

4. 
   Sam

   3 Mart 1994. Takvimime bakmam için bana bir saniye ver. Gelecek hafta herhangi bir öğleden sonra Dr. Patel'in yanında kalmak istiyorum.

5. 
   Ürdün

   21'i Salı günü saat 2:30'da çalışıyor.

6. 
   Sam

   Harika, yani ayın 21'i Salı günü saat 2:30'da Dr. Patel'la. Teşekkürler Jordan.

Tutma müziği ve aktarımları yönetin

Telefon beklemeye alınsa bile bu mutlaka bir şeylerin ters gittiği anlamına gelmez. Telefonu hoparlörün üzerine yerleştirin ve beklerken tırnaklarınızı kesmek veya dağınık bir kağıdı düzeltmek gibi önemsiz bir şey yaparak yere koyun. Otomatik bir menüye girerseniz, 0'a basmayı, 'temsilci' demeyi veya bir kişiyle konuşmayı temsil eden numaraya basmayı deneyin; umarım sorununuz veya gereksiniminizle ilgilenebilecek birine aktarılırsınız. Bu değişiklik gösterir, dolayısıyla başarısız olursa en yakın seçeneği seçin.

Konuşacağınız bir sonraki kişinin genellikle transfer edilmeden önce resepsiyona ne söylediğiniz hakkında hiçbir fikri olmayacaktır. Bu nedenle transfer olduktan sonra notunuzun açılış cümlesini yeni gelen kişiye kelimesi kelimesine tekrarlıyorsunuz. Ayrıca, görüşme bağlantınızın kesilmesi durumunda, ulaşmaya çalıştığınız kişinin masasının doğrudan aranacak numarasını istemeniz de iyi bir fikirdir. Arama kesilirse kişiyi doğrudan geri arayabilir ve bağlantınızın kesildiğini söyleyebilirsiniz.

Aramanın dönüşü gerçekleştiğinde ne yapılmalı

Beklemeye alındın+

Hoparlöre geçin, telefonu bir kenara bırakın ve notunuzu görüş alanında tutun.

Otomatik menü nedeninizle eşleşmiyor+

0'a basmayı veya "temsilci" demeyi deneyin. Bu başarısız olursa, en yakın seçeneği seçin.

Birisi seni transfer etmek üzere+

Aramanın kesilmesi ihtimaline karşı önce doğrudan bir numara isteyin.

Transferden sonra yeni bir kişi işe başlıyor+

Açılış cümlenizi kelimesi kelimesine tekrar okuyun.

Şu anda cevaplayamayacağın bir şey soruyorlar+

Kontrol etmeniz ve geri arayabileceğinizi sormanız gerektiğini söyleyin. Aramayı orada durdurabilirsiniz.

Zihniniz boşaldığında iyileşin

Yeterli hazırlık yapsanız bile, bir telefon görüşmesi sırasında kritik bilgileri unutmanız mümkündür. Bu olursa endişelenmeyin. Karşı taraf muhtemelen birkaç saniyelik sessizliğin farkına bile varmayacaktır. Aşağıdakileri belirterek ihtiyaç duyduğunuz bilgileri hatırlamak için her zaman zaman kazanabilirsiniz:

Daha sonra notunuzu gözden geçirin. Söyledikleri şeyin izini kaybederseniz, tekrarlamalarını isteyin. Ön büro personeli bunu bütün gün yapıyor. Önemli bilgileri (örneğin, randevu için yeni bir saat ve tarih) tekrar okuduğunuzdan ve karşı tarafın sizin için onayladığı bilgileri not ettiğinizden emin olun.

Geri aranmayı sağlayacak bir sesli mesaj bırakın

Yukarıda listelenmeyen nedenlerden dolayı (sorularınıza cevap verecek kimse olmaması vb.) sesli mesaj bırakmak zor görünebilir. Bununla birlikte, bir sesli mesajın aşağıdaki sırayla birkaç bilgi içermesi gerekir: adınız, arama nedeniniz, geri aramaya yardımcı olacak önemli bir bilgi, telefon numaranız (yavaşça söylenir) iki kez ve geri arama için size ulaşmak için en iyi zaman.

Bunun gibi bir şey onu kapsar:

İlk mesajınızın mükemmel olması gerekmez. Tek ayrıntınızı ve telefon numaranızı duyabildikleri sürece, hazırsınız.

Normalde mesaj atacağınız bir arkadaşınızı arayın

Eski arkadaşlarla yeniden bağlantı kurma üzerine yapılan araştırmalar, insanların telefon görüşmelerinin e-postadan daha garip olacağını tahmin ettiğini, ancak aslında daha güçlü bir bağlantı kurduklarını ve e-postadan daha garip olmadıklarını ortaya çıkardı.². Daha önce hiç tanışmamış kişiler üzerinde yapılan araştırmalar, sesli (görüntülü veya sesli sohbet) içeren konuşmaların, yazılı sohbete göre daha güçlü bir bağlantı bağı kurmaya yardımcı olduğunu (ekstra bir gariplik yaratmasa da) buldu.¹. Ancak bu araştırma arkadaşlarla ve yabancılarla yapıldı, bu nedenle eczaneyi veya başka bir kuruluşu arama konusunda ölçülü hiçbir şey söylemiyor.

Kısa bir metin öncelikle zamanlamaya dikkat eder:

Onları neden düşündüğünüzü açıklayın ve ardından hayatlarıyla ilgili bir soru sorun. Önceden bir şeyler hazırlayın ama her sessizliği doldurmak zorunda olduğunuzu düşünmeyin. Aramalar 10 dakika kadar kısa olsa da hala değerli olabilir.

Bugün bir arama yapın

Kaçındığınız en kötü aramayı seçin. Açılış cümlesini ve gerekli notları yapışkan bir not kağıdına yazın. Takviminizi açın. Telefon numarasını açın ve üçüncü kez tekrar okumaya başlamadan önce çevirin. Hatta önce bir sahne ortağıyla Quippy'de görüşme provası bile yapabilirsiniz.

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

Kaynaklar ve referanslar

1. Kumar, A. ve Epley, N. (2021). Sizi duymak şaşırtıcı derecede güzel: İletişim medyasının etkisinin yanlış anlaşılması, başkalarıyla nasıl bağlantı kurulacağı konusunda yetersiz seçimlere yol açabilir. Deneysel Psikoloji Dergisi: Genel, 150(3), 595-607.Katılımcıların eski bir arkadaşlarıyla telefon veya e-posta yoluyla yeniden bağlantı kurduğu, ayrıca yabancılar arasında video, ses veya metin üzerinden laboratuvar sohbetleri yaptığı saha deneyi; beklenen ve hissedilen tuhaflık ve bağlantıyı ölçtü, doktorlara veya işyerlerine yapılan çağrıları değil ve kaygı bozukluklarını incelemedi.
2. Conick, H. (2020). Sosyal mesafe çağında başkalarıyla nasıl bağlantı kurulur? Chicago Üniversitesi Haberleri.Aynı Epley saha deneyinin yayınlanmadan önceki üniversite haber özeti (eski arkadaşlar, telefon vs e-posta); ikincil rapor, özetlediği çalışmayla aynı sınırlara sahiptir.