మీకు 20 నిమిషాల క్రితం ఆ ఆలోచన వచ్చింది. మీరు మొదటి వాక్యం యొక్క మొదటి భాగాన్ని కూడా రెండు సార్లు రిహార్సల్ చేసి ఉండవచ్చు. మీరు ఎడ్జ్‌వైజ్‌లో ఒక పదాన్ని పొందే ముందు ఇతరులు జోక్యం చేసుకునే అవకాశం ఉండవచ్చు. కానీ టాపిక్ ముందుకు సాగింది. క్షణం గడిచినా, మీటింగ్ తర్వాత శీఘ్ర గమనిక లేదా ఫోన్ కాల్‌తో ఫాలోఅప్ చేయడం ద్వారా మీరు ఇప్పటికీ సరైన వ్యక్తుల ముందు మీ ఆలోచనలను పొందవచ్చు. మీటింగ్‌లో సరైన వ్యక్తుల ముందు మీ ఆలోచనలను పొందడానికి, పరిష్కరించడం చాలావరకు మెకానికల్‌గా ఉంటుంది. తెలియజేయడానికి ఒక స్పష్టమైన పాయింట్‌తో వెళ్లండి. ప్రారంభంలోనే చిన్న, టోకెన్ సహకారం అందించండి. ఆపై చిన్న ప్రారంభ పంక్తితో సహజ పరివర్తనను నమోదు చేయండి మరియు మీ పాయింట్‌ను మూడు చిన్న వాక్యాలలో ప్రదర్శించండి.
పనిలో వెనుకడుగు వేయడం సర్వసాధారణం. US వర్క్‌ప్లేస్‌లలో పర్యవేక్షకులతో ఆందోళనలను లేవనెత్తే ప్రక్రియను అర్థం చేసుకోవడానికి నిర్వహించిన ఒక అన్వేషణాత్మక అధ్యయనంలో 40 మంది పూర్తి-సమయ ఉద్యోగులలో 34 మంది (85%) ఏదో ఒక సమయంలో ముఖ్యమైనదిగా భావించిన కొంత ఆందోళనను లేవనెత్తినట్లు నివేదించారు.1. చాలా తరచుగా ప్రస్తావించబడిన కారణం ఏమిటంటే, వారి ఆందోళనలను వ్యక్తం చేయడం వలన వారు ప్రతికూలంగా చూడబడతారు మరియు వారి సానుకూల పని సంబంధాలను కూడా దెబ్బతీస్తారనే భయం. ఇది సాధారణంగా సమావేశాల కోసం కాకుండా వారి ఉన్నతాధికారులతో ఆందోళనలు చేయడం కోసం అని గమనించండి. కాబట్టి ఇది సమావేశాలను ప్రత్యేకంగా వివరించనప్పటికీ, అది వివరించే భయం మీటింగ్‌లలో మాట్లాడాలని ఆలోచిస్తున్న చాలా మంది నిశ్శబ్ద వ్యక్తులకు సుపరిచితం అవుతుంది. దిగువ దశలు మీటింగ్‌లలో మాట్లాడటం చిన్నదిగా మరియు మరింత రొటీన్‌గా అనిపించేలా చేయడానికి మార్గాలను వివరిస్తాయి.
సమావేశం ప్రారంభమయ్యే ముందు ఒక పాయింట్‌ని ఎంచుకోండి
సమావేశానికి సంబంధించిన ఎజెండాను చదవండి లేదా సమావేశానికి సన్నాహకంగా మీకు పంపబడిన ఇమెయిల్ శీర్షికను చదవండి. మీరు సహకరించగల ఒక ఎజెండా అంశాన్ని ఎంచుకోండి. మీ పాయింట్‌ను ఒక వాక్యంలో రాయండి. ఇది "మేము ముందుగా ఒక బృందంతో ఈ కొత్త ఫారమ్‌ను పైలట్ చేయడానికి ప్రయత్నించవచ్చు" అన్నంత సరళంగా ఉంటుంది. మీరు “ఆన్‌బోర్డింగ్‌పై నాకు కొన్ని ఆలోచనలు ఉన్నాయి” అని మీరు వ్రాస్తే, మీటింగ్ సమయంలో ఆన్‌బోర్డింగ్‌పై మీకు ఉన్న మిగిలిన ఆలోచనలను మీరు రూపొందించాల్సి ఉంటుందని గమనించండి. మరియు అక్కడ మీరు బహుశా రాంబ్లింగ్ ముగుస్తుంది.
మీరు సిద్ధం చేసిన వాక్యానికి ఒక కారణాన్ని జోడించడం ద్వారా, మీరు దానిని పూర్తి వాక్యంతో పాటు ఒక ఎందుకంటే, సులభంగా మాట్లాడటానికి సరిపోతుంది. మీరు మీటింగ్‌కు మీ సహకారాన్ని అందించిన గమనికను మీరు ఎక్కడైనా చూడగలిగే చోట ఉంచండి, ఉదాహరణకు, మీరు నోట్స్ కోసం ఉపయోగించిన డాక్యుమెంట్‌లో స్టిక్కీ నోట్ లేదా మీటింగ్ నోట్స్ పైభాగం.
మీ ఉత్తమ ఆలోచనను సమావేశానికి తీసుకురండి మరియు తదుపరి ఇమెయిల్ కోసం ఇతర ఆలోచనలను ఉపయోగించండి. మీటింగ్‌కు ఒక స్పష్టమైన సహకారం బిజీ రూమ్‌కి మూడు అంత స్పష్టంగా లేని కాంట్రిబ్యూషన్‌ల కంటే చాలా సులభం.
మొదటి పది నిమిషాల్లో ఏదైనా చెప్పండి
ప్రారంభ రచనలు లోతైనవి కానవసరం లేదు. మీరు కేవలం స్థితి ప్రశ్నకు సమాధానం ఇవ్వవచ్చు, తేదీని నిర్ధారించవచ్చు లేదా వేరొకరి ఆలోచనలకు మరో వివరాలను జోడించవచ్చు. మీరు ఇప్పుడే విన్న దాని ఆధారంగా ఇది చేయడం చాలా సులభం. వీడియో మీటింగ్‌లలో మీ కెమెరాను ఆన్‌లో ఉంచండి, మీ కర్సర్‌ను అన్‌మ్యూట్ బటన్ దగ్గర ఉంచండి మరియు వాక్యం చివరి వరకు స్పీకర్ వాయిస్ డ్రాప్ అయిన వెంటనే మాట్లాడటం ప్రారంభించడానికి క్లిక్ చేయండి మరియు వారు తమ కుర్చీలో వెనుకకు వంగి వారి గమనికల కోసం వెతకడం ప్రారంభిస్తారు.
సమావేశాలకు ప్రారంభ సహకారాలు సుదీర్ఘంగా లేదా లోతైనవి కానవసరం లేదు. వాస్తవానికి, ఒక స్థితి ప్రశ్నకు సమాధానం ఇవ్వడం, తేదీని నిర్ధారించడం లేదా మీటింగ్ కోసం వేరొకరి ఆలోచనకు ఒకే వివరాలను జోడించడం వంటివి మీటింగ్‌కు గొప్ప సహకారం. అటువంటి రచనలు కావచ్చు:
ఉదాహరణ సందేశం
విక్రేత శుక్రవారం ధృవీకరించారు, ఇది ఇప్పటికీ మా ప్రస్తుత టైమ్‌లైన్‌లో పని చేస్తుందని కనిపిస్తోంది.
వీడియో కాల్‌లో మీ కెమెరా ఆన్‌లో ఉందని మరియు మీ కర్సర్ అన్‌మ్యూట్ బటన్‌కు సమీపంలో ఉందని నిర్ధారించుకోండి. ఆ విధంగా మీ మొదటి సహకారం మౌస్‌ని క్లిక్ చేసినంత సులభం అవుతుంది. మీరు సాధారణంగా సరైన క్షణం కోసం వేచి ఉన్నట్లయితే, మీటింగ్‌లో మొదటి పది నిమిషాలను మీ విండోగా పరిగణించండి మరియు దానిని ఉపయోగించడానికి ప్లాన్ చేయండి.
లోపలికి రావడానికి సహజమైన క్షణాన్ని గుర్తించండి
మీటింగ్‌లోని ఓపెనింగ్‌లు సాధారణంగా ఒక పాయింట్ నుండి మరొక పాయింట్‌కి మారడం (స్పీకర్ వాదన ముగింపు, స్లయిడ్ ముగింపు మొదలైనవి) అలాగే అదనపు వ్యాఖ్యల కోసం ఫెసిలిటేటర్ ప్రశ్నలుగా వస్తాయి. అక్కడ కొత్త కంట్రిబ్యూటర్ల గొంతులు ఆశించబడతాయి.
స్పీకర్‌పై శ్రద్ధ వహించండి. వారు ఒక వాక్యాన్ని మాట్లాడటం ముగించి, ఆపై వారి కుర్చీలో వెనుకకు వంగి లేదా వారి గమనికలను వెతకడం ప్రారంభించినప్పుడు, సాధారణంగా వారు ఆ విషయంపై మాట్లాడటం ముగించారని అర్థం. ఒక సెకను కూడా అసౌకర్య నిశ్శబ్దం లాగా అనిపించే దాని కోసం వేచి ఉండకండి. అంశం త్వరగా ముందుకు సాగవచ్చు.
మీ చేతిని పైకి లేపడం లేదా ముందుకు వంగడం వల్ల స్పీకర్ మరియు ఫెసిలిటేటర్(ల) దృష్టిని ఆకర్షించవచ్చు మరియు వారు మిమ్మల్ని గుర్తించేలా చేయవచ్చు.
- సిద్ధం పాయింట్
సామ్ యొక్క స్టిక్కీ నోట్ అతని ఒక వాక్యాన్ని మరియు దాని కారణాన్ని కలిగి ఉంది, కాబట్టి అతను తన తలపై పదాలను పట్టుకోవలసిన అవసరం లేదు.
- సహజ పరివర్తన
స్క్రీన్‌పై ఉన్న స్లయిడ్ ఇప్పుడే మారిపోయింది. అలాంటి మార్పు అనేది గది కొత్త స్వరాన్ని ఆశించే క్షణం.
- ఓపెన్ శ్రోత
జోర్డాన్ సామ్ వైపు తిరిగి అతని వైపు చూస్తున్నాడు. మిమ్మల్ని మీరు ముందుకు వంచడం ఒక ఫెసిలిటేటర్ లేదా సహోద్యోగికి మిమ్మల్ని తీసుకురావడానికి క్యూను ఇస్తుంది.
ఫ్లోర్‌ను క్లెయిమ్ చేసే లైన్‌తో తెరవండి
మీటింగ్‌లో మీ మొదటి పదాలు మీరు ఏమి చెప్పాలనుకుంటున్నారో నిరీక్షణను సెట్ చేస్తాయి. "క్షమించండి, ఇది వెర్రి ప్రశ్న కావచ్చు" వంటి క్షమాపణతో ప్రారంభించవద్దు. ఈ పదాలు మీ ప్రారంభ సెకనులను తీసుకుంటాయి మరియు మీరు ఏ వెర్రి ప్రశ్న అడగవచ్చో ఆశ్చర్యపోయేలా ప్రేక్షకుల అంచనాలను తగ్గించవచ్చు.
ఇప్పుడే చెప్పబడిన వాటికి లింక్ చేయడం అన్నింటికన్నా సులభం:
ఉదాహరణ సందేశం
జోర్డాన్ చెప్పినదానిపై ఆధారపడి, మేము దీన్ని ముందుగా ఒక బృందంతో పరీక్షించగలమని నేను భావిస్తున్నాను.
సంభాషణ మరొక దిశలో మారినట్లయితే, మునుపటి పాయింట్‌కి తిరిగి వెళ్లండి:
ఉదాహరణ సందేశం
నేను ఒక సెకనుకు ఆన్‌బోర్డింగ్ పాయింట్‌కి తిరిగి వెళ్లవచ్చా?
మీరు వేరొకరు మాట్లాడే సమయంలోనే మాట్లాడటం ప్రారంభిస్తే, మీరు వారి తర్వాత మాట్లాడతారని వారికి చెప్పండి. వారు ఆ పాయింట్‌పై మాట్లాడిన తర్వాత మాట్లాడటానికి ఇది మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. మీరు మాట్లాడటం ప్రారంభించిన తర్వాత మిమ్మల్ని మీరు మాట్లాడకుండా చూసుకోండి.
సామ్‌కి ఆలోచన వచ్చింది (ఇలస్ట్రేటివ్)
జోర్డాన్కాబట్టి కొత్త ఫారమ్ మొదట అందరికీ అందుబాటులోకి వస్తుంది. ఆన్‌బోర్డింగ్‌లో ఇంకేమైనా ఉందా?
సామ్దానిపై ఆధారపడి, మేము దీన్ని ముందుగా సపోర్ట్ టీమ్‌తో పరీక్షించవచ్చని అనుకుంటున్నాను. వారు చాలా కొత్త నియామకాలను తీసుకుంటారు, కాబట్టి మేము త్వరగా సమస్యలను ఎదుర్కొంటాము.
- జోర్డాన్
అది మంచి పాయింట్. పరీక్ష ఎంతకాలం నడుస్తుంది?
- సామ్
రెండు వారాలు సరిపోతుంది. నేను దాన్ని సెటప్ చేయగలను మరియు మనం కనుగొన్న వాటిని పంచుకోగలను.
- జోర్డాన్
అలా చేద్దాం. సామ్, మీరు శుక్రవారం నాటికి ప్లాన్ పంపగలరా?
మూడు వాక్యాలలో చెప్పండి, ఆపై ఆపండి
మిమ్మల్ని మీరు ట్రాక్‌లో ఉంచుకోవడానికి ఒక సాధారణ ఫ్రేమ్‌వర్క్: 1. మీరు చేయాలనుకుంటున్న పాయింట్ యొక్క ప్రకటన; 2. పాయింట్ కోసం ఒక కారణం యొక్క క్లుప్త వివరణ; 3. తదుపరి ఏమి చేయాలనే దానిపై ఒక సూచన. నిజమైన మీటింగ్‌లో ఇది ఎలా అనిపించవచ్చు అనేదానికి ఇక్కడ ఒక ఉదాహరణ ఉంది:
ఉదాహరణ సందేశం
మేము ముందుగా సపోర్ట్ టీమ్‌తో ఫారమ్‌ను పైలట్ చేయాలని భావిస్తున్నాను. వారు చాలా కొత్త నియామకాలను తీసుకుంటారు, కాబట్టి మేము సమస్యలను త్వరగా చూస్తాము. రెండు వారాల పాటు ప్రయత్నించవచ్చా?
అప్పుడు మాట్లాడటం మానేయండి. ఆ నిశ్శబ్దం చాలా కాలం అనుభూతి చెందుతుంది, కానీ సాధారణంగా ప్రజలు ప్రతిస్పందన గురించి ఆలోచిస్తూ కష్టపడుతున్నారని అర్థం. మీ తదుపరి ప్రతిస్పందనలను క్లుప్తంగా ఉంచడానికి ప్రయత్నించండి. మీరు సమస్య గురించి ఆలోచించారని చూపించడానికి ప్రశ్నకు సమాధానం ఇవ్వడానికి ఒక్క వాక్యం లేదా రెండు సరిపోతుంది.
మీ స్వంత మూడు వాక్యాల పాయింట్‌ను రూపొందించండి
మేము [మీ పాయింట్] తప్పక భావిస్తున్నాను. [ఒక కారణం], కాబట్టి [జట్టు ఏమి పొందుతుంది]. మనం [చిన్న తదుపరి దశ] చేయగలమా?
మీ పాయింట్
సమావేశానికి ముందు మీరు వ్రాసిన ఒక వాక్యం. చర్య తీసుకునేంత నిర్దిష్టంగా ఉంచండి.
ఒక కారణం
ఒకే బలమైన కారణాన్ని ఎంచుకోండి. ఎవరైనా అడిగితే ఇతరులను రక్షించండి.
జట్టు ఏమి పొందుతుంది
సమస్యలను త్వరగా పట్టుకోవడం లేదా ఒక దశను సేవ్ చేయడం వంటి నిర్దిష్ట ఫలితానికి పేరు పెట్టండి.
ఒక చిన్న తదుపరి దశ
చిన్న ట్రయల్, త్వరిత తనిఖీ లేదా తదుపరి సంభాషణ వంటి సులభంగా అంగీకరించడానికి ఏదైనా సూచించండి.
క్షణం గడిచినప్పుడు అనుసరించండి
క్షణం గడిచేలోపు మీ ఆలోచనలు మీటింగ్‌లో లేవనెత్తే అవకాశం ఉంది. మీ బృందం మీటింగ్ థ్రెడ్‌ని ఉపయోగిస్తుంటే, బాధ్యతాయుతమైన వ్యక్తికి లేదా మీటింగ్ థ్రెడ్‌కి కొన్ని గంటల్లో ఇమెయిల్ పంపండి. మాట్లాడే సంస్కరణ వలె, ఇది పాయింట్, దానికి కారణం మరియు తదుపరి దశను కలిగి ఉండాలి.
మౌఖిక సహకారం (అంటే పాయింట్, కారణం, తదుపరి దశ(లు)) కోసం అవసరమైనంత చిన్నదిగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి. ఇక్కడ ఒక ఉదాహరణ:
ఉదాహరణ సందేశం
నేటి ఆన్‌బోర్డింగ్ చర్చను అనుసరించడం: మేము రెండు వారాల పాటు సపోర్ట్ టీమ్‌తో కొత్త ఫారమ్‌ను పైలట్ చేయగలమని అనుకుంటున్నాను. వారు చాలా కొత్త నియామకాలను తీసుకుంటారు, కాబట్టి మేము సమస్యలను త్వరగా చూస్తాము. అది పనిచేస్తే దాన్ని ఏర్పాటు చేయడం సంతోషంగా ఉంది.
ఈ అంశానికి సంబంధించిన భవిష్యత్ సమావేశాలలో మునుపటి కరస్పాండెన్స్‌ను సూచించడానికి ఇది మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఉదాహరణకు, మీరు "మంగళవారం తర్వాత దీనిపై త్వరిత ఆలోచనను పంపాను..." అని చెప్పడం ద్వారా ప్రారంభించవచ్చు.
మీరు తరచుగా మీటింగ్‌లను చెప్పకుండా పాయింట్లతో వదిలేస్తే, మీ మేనేజర్‌కి లేదా మీటింగ్‌ని నడుపుతున్న వ్యక్తికి మీరు నిశ్శబ్దంగా మాట్లాడేవారని మరియు ఒక అంశాన్ని మూసివేసే ముందు వారు మీతో తనిఖీ చేయాలని గుర్తుంచుకోండి.
మీరు క్షణం కోల్పోయారు. ఇప్పుడు ఏమిటి?
అంశంపై ఇంకా నిర్ణయం తెరిచి ఉంది
మీ పాయింట్, ఒక కారణం మరియు తదుపరి దశతో ఈరోజు నిర్ణయ యజమానికి చిన్న గమనికను పంపండి.
బృందం భాగస్వామ్య సమావేశ థ్రెడ్‌ని కలిగి ఉంది
మీ ఫాలో-అప్‌ని అక్కడ పోస్ట్ చేయండి, తద్వారా మీటింగ్‌లో ఉన్న ప్రతి ఒక్కరూ దానిని చూస్తారు.
అంశం తదుపరి ఎజెండాలో ఉంది
అంశం వచ్చినప్పుడు మీ మునుపటి గమనికను పేర్కొనండి మరియు దానిని మీ ప్రారంభ లైన్‌గా ఉపయోగించండి.
ఇప్పటికే నిర్ణయం ఫైనల్ అయింది
దీని కోసం అక్కడ ఆగండి. భవిష్యత్ చర్చ కోసం ఆలోచనను అది వర్తించే చోట సేవ్ చేయండి.
ఇది మీ చాలా సమావేశాలలో జరుగుతుంది
ఒక వస్తువును మూసివేయడానికి ముందు నిశ్శబ్ద వ్యక్తులతో చెక్ ఇన్ చేయమని మీ మేనేజర్ లేదా ఫెసిలిటేటర్‌ని అడగండి.
మీ తదుపరి సమావేశంలో దీన్ని ప్రయత్నించండి
ఎజెండా ఉన్న మీ తదుపరి సమావేశాన్ని కనుగొనండి. మీరు చెప్పదలుచుకున్న ప్రధాన అంశంతో ఒక వాక్యాన్ని మరియు దాని వెనుక ఉన్న తార్కికంతో ఒక వాక్యాన్ని వ్రాయండి. మీరు ఎప్పుడు మాట్లాడటం ప్రారంభించాలో నిర్ణయించుకోండి (ఉదా. సంబంధిత ఎజెండా పాయింట్ ఎప్పుడు ప్రారంభించబడుతుందో). మీరు మీటింగ్‌లో మాట్లాడగలిగారా మరియు మీటింగ్‌లో ఎలా మాట్లాడగలిగారో గమనించండి.
సమావేశానికి ముందు నిజమైన సంభాషణలను ప్రాక్టీస్ చేయడానికి క్విప్పీని ఉపయోగించి ఈ పంక్తులను అభ్యసించవచ్చు. సంభాషణ యొక్క 'మొదటి పంక్తి' ముఖ్యంగా బిగ్గరగా చెప్పడానికి గమ్మత్తైనది మరియు సమావేశానికి ముందు సన్నివేశ భాగస్వామితో దాన్ని రిహార్సల్ చేయడానికి క్విప్పీ మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
మూలాలు మరియు సూచనలు
- మిల్లికెన్, మోరిసన్ & హెవ్లిన్ (2003). ఉద్యోగి నిశ్శబ్దం యొక్క అన్వేషణాత్మక అధ్యయనం: ఉద్యోగులు పైకి కమ్యూనికేట్ చేయని సమస్యలు మరియు ఎందుకు. జర్నల్ ఆఫ్ మేనేజ్‌మెంట్ స్టడీస్ (రచయితల మాన్యుస్క్రిప్ట్).పర్యవేక్షకులకు ఆందోళనలను లేవనెత్తడం గురించి కన్సల్టింగ్ మరియు ఫైనాన్షియల్ సర్వీసెస్ వంటి పరిశ్రమలలో 40 మంది పూర్తి-సమయం US ఉద్యోగులతో ఇంటర్వ్యూలు; చిన్న అన్వేషణ నమూనా, ప్రత్యేకంగా సమావేశాలలో ఆలోచనల కంటే పైకి ఆందోళనల గురించి.