Как высказаться на собраниях, если вы все время упускаете момент

Эта идея пришла вам в голову 20 минут назад. Возможно, вы даже пару раз репетировали первую часть первого предложения. У других, возможно, была возможность вставить слово до того, как вы вставили слово. Но тема продвинулась дальше. Даже если момент пройдет, вы все равно сможете изложить свои идеи нужным людям, отправив после встречи небольшую заметку или телефонный звонок. Чтобы донести свои идеи до нужных людей на собрании, исправления в основном механические. Сформулируйте одну четкую мысль, которую нужно донести. Сделайте небольшой, символический вклад на раннем этапе. Затем перейдите к естественному переходу с короткой вступительной фразой и изложите свою точку зрения примерно в трех коротких предложениях.

Сдерживаться на работе – обычное дело. Предварительное исследование, проведенное с целью понять процесс сообщения о проблемах руководителям на рабочих местах в США, показало, что 34 из 40 штатных сотрудников (85%) сообщили, что в тот или иной момент воздерживались от высказывания каких-либо проблем, которые, по их мнению, были важными.¹. Причиной, упоминавшейся чаще всего, был страх, что выражение своей обеспокоенности приведет к тому, что к ним будут относиться негативно и даже повредят их позитивным рабочим отношениям. Обратите внимание, что это было сделано для того, чтобы выразить обеспокоенность своему начальству, а не для встреч в целом. Таким образом, хотя в нем не описываются конкретно собрания, описываемый им страх покажется знакомым многим более спокойным людям, которые рассматривают возможность высказываться на собраниях. Приведенные ниже шаги описывают способы сделать выступления на собраниях более компактными и рутинными.

Выберите один пункт до начала встречи

Прочтите повестку дня предстоящей встречи или прочитайте заголовок электронного письма, которое было отправлено вам при подготовке к встрече. Выберите один пункт повестки дня, в решение которого вы сможете внести свой вклад. Запишите свою точку зрения в одном предложении. Это может быть что-то простое, например: «Мы могли бы сначала попытаться опробовать эту новую форму с одной командой». Обратите внимание: если вы напишете что-то вроде «У меня есть некоторые мысли по поводу адаптации», то вам придется выстроить остальные мысли, которые у вас есть по поводу адаптации, во время встречи. И именно здесь вы, вероятно, в конечном итоге будете бессвязно говорить.

Добавив одну причину к подготовленному предложению, вы можете расширить его до полного предложения плюс «потому что», которое достаточно легко произнести. Сохраните заметку, которую вы использовали для внесения своего вклада в собрание, где-нибудь, где вы сможете ее просмотреть, например, в заметке или в верхней части заметок к собранию в документе, который вы использовали для заметок.

Принесите свою лучшую идею на встречу и используйте другие идеи для последующего электронного письма. Этот один ясный вклад в собрание гораздо легче уловить занятой комнате, чем три не столь ясных вклада.

Скажи что-нибудь в первые десять минут

Ранние взносы не обязательно должны быть глубокими. Вы можете просто ответить на статусный вопрос, подтвердить дату или даже добавить еще одну деталь к чьим-то мыслям. Это очень легко сделать, поскольку оно основано на том, что вы только что услышали. Во время видеоконференций включите камеру, держите курсор рядом с кнопкой включения звука и нажмите, чтобы начать говорить, как только вы услышите, как голос говорящего опускается до конца предложения, и он начинает откидываться на спинку стула и искать свои записи.

Ранний вклад в собрания не обязательно должен быть продолжительным или глубоким. Фактически, ответ на статусный вопрос, подтверждение даты или добавление какой-либо детали к чьей-либо идее о встрече — все это отличный вклад в встречу. Такими вкладами могут быть:

Во время видеовызова убедитесь, что ваша камера включена и курсор находится рядом с кнопкой включения звука. Таким образом, ваш первый вклад может быть таким же простым, как щелчок мышью. Если вы обычно ждете идеального момента, рассматривайте первые десять минут встречи как свое окно и планируйте использовать его.

Найдите естественный момент для входа

Вступление на встрече обычно представляет собой переход от одного момента к другому (окончание аргументации докладчика, конец слайда и т. д.), а также вопросы ведущего для получения дополнительных комментариев. Именно здесь ожидаются голоса новых участников.

Обратите внимание на говорящего. Когда они заканчивают произносить предложение, а затем откидываются на спинку стула или начинают просматривать свои записи, это обычно означает, что они закончили говорить на эту тему. Не ждите, что вы почувствуете некомфортное молчание хотя бы на одну секунду. Тема может развиваться быстро.

Поднятие руки или наклон вперед может привлечь внимание говорящего и координатора(ов) и позволить им узнать вас.

123

1. 1
   Подготовленная точка

   На стикере Сэма записано одно предложение и его причина, поэтому ему не нужно держать формулировку в голове.

2. 2
   Естественный переход

   Слайд на экране только что изменился. Подобный сдвиг — это момент, когда комната ожидает нового голоса.

3. 3
   Открытый слушатель

   Джордан поворачивается к Сэму и смотрит на него. Наклонившись вперед, вы даете координатору или коллеге сигнал ввести вас.

Открыть линией, которая претендует на пол

Ваши первые слова на встрече определяют ожидания того, что вы скажете. Не начинайте с извинений типа «Извините, возможно, это глупый вопрос». Эти слова могут занять первые секунды и свести ожидания аудитории к размышлениям о том, какой глупый вопрос вы могли бы задать.

Связаться с тем, что только что было сказано, проще всего:

Если разговор пошел в другом направлении, вернитесь к предыдущему пункту:

Если вы начнете говорить одновременно с кем-то еще, скажите, что будете говорить после него. Это позволит вам высказаться после того, как собеседник закончит говорить по этому вопросу. Будьте осторожны и не позволяйте себе переговариваться, как только вы начнете говорить.

Сэм понимает идею (иллюстративно)

1. 
   Иордания

   Таким образом, новая форма вступит в силу для всех с первого раза. Что-нибудь еще по поводу онбординга?

2. 
   Сэм

   Исходя из этого, я думаю, мы могли бы сначала протестировать это со службой поддержки. Они набирают больше всего новых сотрудников, поэтому мы быстро выявляем проблемы.

3. 
   Иордания

   Это хороший момент. Как долго будет проходить тест?

4. 
   Сэм

   Двух недель должно хватить. Я могу настроить его и поделиться тем, что мы найдем.

5. 
   Иордания

   Давайте сделаем это. Сэм, ты можешь прислать план к пятнице?

Скажи это в трех предложениях, а затем остановись.

Простая основа, которая поможет вам не сбиться с пути: 1. Изложите то, что вы хотите донести; 2. Краткое объяснение одной из причин данного пункта; 3. Предложение, что делать дальше. Вот пример того, как это может звучать на реальной встрече:

Тогда прекрати говорить. Это молчание может показаться долгим, но обычно оно означает, что люди усердно работают над ответом. Постарайтесь, чтобы ваши последующие ответы были краткими. Одного или двух предложений для ответа на вопрос достаточно, чтобы показать, что вы подумали о рассматриваемой проблеме.

Создайте свою собственную точку зрения из трех предложений

Я думаю, нам следует [ваша точка зрения]. [Одна причина], поэтому [что выигрывает команда]. Можем ли мы [небольшой следующий шаг]?

Ваша точка зрения+

Единственное предложение, которое вы написали перед встречей. Держите его достаточно конкретным, чтобы действовать.

Одна причина+

Выберите самую вескую причину. Сохраните остальных, на случай, если кто-нибудь спросит.

Что получает команда+

Назовите конкретный результат, например, более быстрое обнаружение проблем или сохранение шага.

Небольшой следующий шаг+

Предложите что-нибудь, на что легко согласиться, например короткое испытание, быструю проверку или последующую беседу.

Следите, когда момент пройдет

Вполне возможно, что ваши идеи не будут обсуждаться на собрании до того, как пройдет нужный момент. Отправьте электронное письмо в течение нескольких часов ответственному лицу или в ветку собрания, если ваша команда его использует. Как и устная версия, она должна состоять из сути, причины и следующего шага.

Просто убедитесь, что оно настолько короткое, насколько это необходимо для устного выступления (т. е. суть, причина, следующий шаг(и)). Вот пример:

Это также позволит вам ссылаться на предыдущую переписку на будущих встречах, связанных с этой темой. Например, вы можете начать со слов: «Я прислал вам идею по этому поводу после вторника…».

Если вы часто покидаете собрание, не высказав некоторые моменты, напомните своему менеджеру или лицу, проводящему собрание, что вы говорите тише и что им следует уточнить у вас, прежде чем закрывать вопрос.

Вы упустили момент. Что теперь?

Решение по теме еще открыто+

Отправьте сегодня короткую записку ответственному за решение с указанием вашей точки зрения, одной причины и следующего шага.

У команды есть общая ветка встреч.+

Разместите там свое продолжение, чтобы его увидели все участники собрания.

Эта тема на следующей повестке дня+

Упомяните свою предыдущую заметку, когда появится этот вопрос, и используйте ее в качестве первой строки.

Решение уже окончательное+

Остановитесь на этом. Сохраните эту идею для будущего обсуждения, где она применима.

Это происходит на большинстве ваших встреч+

Попросите своего менеджера или координатора поговорить с более спокойными людьми, прежде чем закрывать элемент.

Попробуйте это на следующей встрече

Найдите следующую встречу, у которой есть повестка дня. Напишите одно предложение с основной мыслью того, что вы хотите сказать, и одно предложение с обоснованием. Решите, когда вы начнете выступать (например, когда начнется соответствующий пункт повестки дня). Отметьте, удалось ли вам выступить и как вам это удалось на собрании.

Эти строки можно попрактиковать с помощью Quippy, чтобы попрактиковаться в реальном разговоре перед встречей. «Первую строчку» разговора бывает особенно сложно произнести вслух, и Quippy позволяет вам прорепетировать ее с партнером по сцене перед встречей.

Источники и ссылки

1. Милликен, Моррисон и Хьюлин (2003). Предварительное исследование молчания сотрудников: проблемы, о которых сотрудники не сообщают наверх, и почему. Журнал исследований менеджмента (рукопись автора).Интервью с 40 штатными сотрудниками США в таких отраслях, как консалтинг и финансовые услуги, о том, как сообщить о своих опасениях надзорным органам; небольшая исследовательская выборка, касающаяся проблем, связанных с ростом, а не идей, конкретно обсуждаемых на собраниях.