Вы сидите за столом, смотрите огромную презентацию с двадцатью слайдами и не знаете, с чего начать. Ваш менеджер только что завершил встречу простым вопросом: «Можете ли вы подтянуть презентацию до четверга?» А все остальные уже вышли из системы. Вы согласились это сделать, но теперь задаетесь вопросом, что именно означает «подтянуть» — нужно ли сократить количество слайдов, сделать текст более кратким или просто сделать все это более изящным?
Когда вы пытаетесь что-то выяснить, короткое сообщение может помочь. Просто изложите то, что вы уже знаете, выделите ту часть, которая вас все еще смущает, и дайте возможность другому человеку с легкостью вернуться к вам. Если вы зададите свой вопрос таким образом, чтобы показать, что вы в курсе происходящего и вам просто нужно немного больше разъяснений, это устранит большую часть неловкости разговора для вас обоих. Вы не ставите другого человека в замешательство, не пытаетесь угадать, что происходит, или не заставляете его повторяться. Говоря прямо и по существу, вы можете получить ответ, который ищете, не чувствуя, что вас беспокоят. Главное, чтобы ваше сообщение было внимательным и ясным, чтобы вы могли получить необходимую информацию и двигаться вперед.
Почему расплывчатые вопросы кажутся труднее
Когда вы говорите: «Что вы имеете в виду?», им приходится выяснять, что пошло не так, и объяснять все заново. Вот тут-то все может стать очень неловко, понимаешь? Человек, который изначально пытался что-то объяснить, должен вернуться и разобрать это, что может расстроить обоих участников. Возможно, им придется снова начать объяснять, и тогда начинается дискомфорт. Вы вернулись в начало, и это может раздражать.
Задание конкретного вопроса может иметь большое значение. Видите ли, когда вы находите время подумать о том, о чем спрашиваете, другому человеку легче дать вам хороший ответ. Им не нужно начинать с самого начала и во всем разбираться — вы уже даете им подсказку о том, что ищете. Таким образом, они смогут просто добавить недостающую информацию и помочь вам. Это дает им конкретный вопрос, на который нужно ответить, и им становится проще помочь вам. Кроме того, это показывает, что вы приложили определенные усилия, чтобы понять задачу, поэтому они с большей вероятностью захотят помочь.
До и после формулировки
Вы можете задавать один и тот же вопрос по-разному, и на самом деле довольно интересно посмотреть, как один вопрос можно сформулировать по-разному. Например, давайте посмотрим на несколько примеров — они выдуманы, но хорошо иллюстрируют суть. Каждый пример показывает, что один и тот же вопрос можно задать двумя разными способами, и это может быть полезно знать, когда вы пытаетесь донести свою точку зрения или ищете информацию.
Вместо этого
У меня возникли некоторые проблемы с пониманием колоды. Может ли кто-нибудь помочь мне прояснить ситуацию?
Попробуйте это
Быстрая проверка на слайде: следует ли мне сократить его до меньшего количества слайдов или сохранить длину и обрезать текст на каждом?
Если вы предложите своему менеджеру только два варианта, ему будет легко ответить вам простым ответом. Таким образом, они смогут просто выбрать один из вариантов, и вы точно будете знать, чего они хотят. Но если ни один из вариантов им не подходит, они могут рассказать вам, что им действительно нужно, и это поможет вам понять, что они ищут.
До
Что вы имели в виду под «петлей в финансах»?
После
Что касается «финансового цикла», я не уверен, стоит ли мне скопировать Дану в следующем электронном письме или лучше быстро позвонить ее команде — как лучше всего справиться с этой ситуацией?
Этот метод работает хорошо, потому что он фактически использует именно те слова, которые вас интересуют, и объясняет, что, по вашему мнению, они означают. Если вы не совсем уверены, о чем идет речь, просто поделитесь тем, что вы знаете, и попросите помочь понять, с чего начать.
Раньше, сказал вслух на собрании
Подожди, я заблудился.
После
Итак, просто чтобы я правильно понял: когда вы сказали «конец месяца», вы имеете в виду 30-е число или последний день, когда мы действительно открыты для бизнеса?
Задать вопрос, прежде чем двигаться дальше, обычно является хорошей идеей, потому что так легче сразу прояснить ситуацию. Если вы подождете, вам будет сложнее вернуться и разобраться во всем позже. Кроме того, если вы кратко изложите свой вопрос, все поймут, что вам нужна всего минута их времени, и смогут спланировать заранее. Просто так будет более внимательно.
Спросите в четыре шага
- Повторите то, что вы поняли - Это действительно простая вещь, но она может иметь огромное значение. Когда вы повторяете то, что услышали, это показывает собеседнику, что вы действительно обращаете внимание на то, что он говорит. Кроме того, это дает им возможность поправить вас, если вы ошиблись в чем-то, и вы сможете сразу же устранить любые недоразумения. Все, что вам нужно сделать, это взять то, что они сказали, и повторить это своими словами. Это так просто.
- Определите точную проблему. Если вы читаете что-то и ничего не сходится, выскажитесь и укажите, что именно вас смутило — это может быть слово, фраза или выражение, например: «Что означает «затянуть» в данном контексте?» или «Можете ли вы объяснить «вход в цикл»?» или «Что подразумевается под «концом месяца»?» - тем самым вы даете понять, что необходимо уточнить, и это помогает избежать недоразумений.
- Сделайте обоснованное предположение или выберите два варианта. Выбрать между несколькими вариантами обычно проще, чем пытаться найти ответ с нуля. Этот подход может оказаться очень полезным, если вы не уверены: просто выберите два варианта, которые кажутся наиболее вероятными, и у вас будет больше шансов сделать все правильно.
- Выбирайте подходящий момент и обстановку. Если вы находитесь на собрании, задайте свой вопрос вслух, если другие, вероятно, задаются тем же вопросом. Но если это влияет только на вашу работу или является немного деликатным, рассмотрите возможность отправки прямого сообщения. Таким образом, вы сможете получить необходимую информацию, не беспокоя остальных членов группы и не ставя кого-либо в затруднительное положение.
Вы можете увидеть эту привычку во многих областях. Возьмем, к примеру, Гарвардскую школу бизнеса. Их руководство по обучению описывает уточняющие и уточняющие вопросы в рамках ведущих обсуждений в классе. Но оно было написано для учебных аудиторий, поэтому не показывает, как на него отреагирует какое-то конкретное рабочее место. Поэтому неплохо подумать о том, как это будет действовать в различных условиях. То, что работает в классе, может отличаться от того, что работает в офисе или другой рабочей среде. Вы должны рассмотреть конкретную ситуацию и посмотреть, что работает лучше всего.
Когда ты уже сказал «понял»
Вы заняты чем-то и вдруг думаете: «Подожди, я не совсем уверен в этом». Можно сделать шаг назад и попросить разъяснений. Не думайте, что вам нужно приступать к большим объяснениям или извинениям. Просто говорите просто и по делу. Например, вы можете сказать что-то вроде этого (вымышленное):
Возвращаться после того, как сказал: «Понял» (вымышленный пример)
Я думал, что хорошо усвоил это после того, как мы поговорили, но теперь, когда я работаю над этим, я застрял на одной вещи. Когда дело доходит до бюджета, я не уверен, какие цифры использовать: следует ли мне использовать реальные цифры третьего квартала или цифры, которые, как мы думаем, у нас будут? Можете ли вы помочь мне с этим?
Первое предложение объясняет, почему вы спрашиваете сейчас. Просто задайте свой вопрос прямо, не теряя времени – переходите к сути в следующем предложении. Если вы поднимете этот вопрос вскоре после того, как заметите, что что-то не так, вам обоим, как правило, будет легче это обсудить. Таким образом, вы сможете прояснить путаницу и лучше понять, что происходит.
Когда ответ все еще неясен
Иногда ответ столь же расплывчат, как и исходная инструкция. Вместо того, чтобы снова задавать тот же вопрос, попробуйте сформулировать его более конкретно:
Пример сообщения
Мне было интересно, об этом ли ты думал? Я собрал черновые наброски первых нескольких слайдов и добавил их в общую папку. Хотите взглянуть?
Когда у вас есть черновик, которым вы можете поделиться, другим зачастую легче оставить вам полезный отзыв. Это потому, что они могут реагировать на что-то реальное, а не пытаться описать то, что хотят. Вместо того, чтобы начинать с нуля, черновик дает им отправную точку. Вы также можете поспрашивать, делал ли кто-нибудь что-то подобное раньше — это может быть очень полезно, чтобы выяснить, что работает, а что нет. Например, если кто-то уже занимался таким проектом, как ваш, он может поделиться своим опытом и дать вам советы. Кроме того, наличие конкретного проекта помогает людям указать, что им нравится, а что нет, что может быть сложнее сделать, когда вы просто обсуждаете идеи в общих чертах.
Когда вы задаете кому-то вопрос, вы не всегда можете предсказать, как он ответит. У них может быть плохой день или они могут быть немного грубыми, но это не значит, что ваш вопрос был плохим. Иногда дела идут не так, как вы надеялись, но главное — сделать работу правильно. Так что, даже если разговор станет немного неловким, оно того стоит, если вы добьетесь правильного результата. На мгновение вы можете почувствовать себя немного некомфортно, но это небольшая цена за то, чтобы все было сделано правильно.
Быстрая самопроверка перед отправкой
Прежде чем нажать «Отправить», просмотрите их:
Если вы ответили в основном «да», тогда отправляйте его.
Какой следующий шаг? Выберите инструкцию этой недели, которая поставила вас в тупик. Уделите минутку, чтобы записать сообщение, которое прояснит ситуацию — просто не забудьте выполнить те четыре шага, которые мы рассмотрели. Попробуйте завершить это сегодня, и если вы хотите просмотреть его, прежде чем нажать «Отправить», вы можете попрактиковаться в разговоре вслух с помощью Quippy.