Как звонить по телефону, когда вы их ненавидите: подготовка, вступление и голосовая почта

В вашем списке уже девять дней стоит визит к стоматологу, который нужно перенести. Каждый день ты возвращаешься к этому звонку, но почему-то откладываешь его до послеобеда, до завтра. Этот тип тревоги в основном возникает из-за страха не знать, что сказать в первые 10 секунд разговора, а затем неспособности ответить на последующие вопросы, которые может задать вам стоматолог или персонал приемной. Однако чем больше вы подготовитесь к этим вопросам, тем меньше у вас будет страха по поводу них.

Во-первых, составьте краткий список, чтобы подготовиться к этим типам звонков (т. е. к встречам и другим деловым звонкам, а также к звонкам друзьям). Для каждого типа звонка запишите три вещи, которые вам нужно подготовить заранее, а затем используйте их, чтобы разработать очень простой и понятный способ начать разговор. Затем подготовьте несколько резервных линий для удержания музыки, передач и пустых моментов.

Прежде чем набрать номер, запишите три вещи

Не забудьте записать 3 пункта, на которые следует обратить внимание во время звонка, прежде чем сделать звонок. Список должен быть легко доступным, для посещения стоматолога вряд ли потребуется слишком много информации, а большую часть информации можно записать заранее.

• Ваше вступительное предложение. Кто вы и чего хотите, в одной строке.
• Детали, которые они попросят. Они могут включать ваше полное имя, дату рождения, номер вашего счета или полиса, ваш полный адрес, название рецепта и номер вашего заказа.
• Ваши ответы на вероятные вопросы. Готовясь к вероятным вопросам, составьте краткий список того, что вы готовы принять, если предпочтительный вариант недоступен. (например, какие другие даты вы бы рассмотрели, хотите ли вы записаться на прием в 8 или 9 утра, хотите ли вы записаться на прием раньше, чем вы надеялись, готовы ли вы согласиться на прием к другому врачу.)

Очень полезно держать календарь открытым во время звонка. На стойке регистрации вам часто дадут время и место, чтобы просмотреть ваше расписание и сказать, подойдет оно вам или нет. Очень полезно иметь под рукой ручку, чтобы записать дату, время и имя человека, с которым вы разговаривали.

123

1. 1
   Записка с открывашкой

   Его первое предложение записано, поэтому первые десять секунд не требуют размышлений. После перевода он может прочитать его еще раз слово в слово.

2. 2
   Открытый календарь и ручка

   Когда на стойке регистрации предлагают время, он может проверить его на месте и записать дату и имя человека, который ему помог.

3. 3
   Телефон на громкой связи

   В режиме громкой связи его руки остаются свободными для пера и позволяют отложить телефон во время удержания музыки.

Начните с одного предложения, в котором будет указано, почему вы звоните.

Помните: когда вы звоните на стойку регистрации, человек, который отвечает, обычно одновременно выполняет несколько задач. Они хотят как можно быстрее узнать, кто вы и почему звоните. Так что будьте вежливы и дайте им то, что они хотят. Это означает короткое полное заявление, описывающее, кто вы и почему звоните. Светская беседа и извинения за звонок не обязательны.

Для клиники это может звучать так:

Для бизнеса работает та же схема:

Обычно человек, говорящий по телефону, читает сценарий, поэтому отвечайте из вашей заметки, поскольку он спросит вас о деталях вашего звонка. Если они спросят вас о чем-то, чего вы не ожидали, сообщите им, что вам придется проверить, и они обычно будут ждать вашего ответа.

Сэм звонит в клинику, чтобы перенести встречу.

1. 
   Иордания

   Клиника Риверсайд, это Джордан.

2. 
   Сэм

   Привет, это Сэм Ли, я пациент доктора Пателя, и мне нужно перенести прием на 14-е число.

3. 
   Иордания

   Конечно. Какая у тебя дата рождения? И ты хочешь остаться с доктором Пателем или возьмешь того, у кого появится возможность раньше?

4. 
   Сэм

   3 марта 1994 года. Дайте мне секунду, чтобы проверить календарь. Я хотел бы остаться с доктором Пателем в любой день на следующей неделе.

5. 
   Иордания

   Во вторник, 21, в 14:30 работает.

6. 
   Сэм

   Отлично, во вторник, 21-го, в 14:30 с доктором Пателем. Спасибо, Джордан.

Управление удержанием музыки и передачей

Даже если телефон находится в режиме ожидания, это не обязательно означает, что что-то пошло не так. Поместите телефон на динамик и отложите его, пока ждете, делая что-нибудь тривиальное, например, подстригая ногти или расправляя оторвавшуюся бумагу. Если вы попали в автоматическое меню, попробуйте нажать 0, сказать «представитель» или нажать номер, обозначающий разговор с человеком, и, надеюсь, вас переведут к тому, кто сможет решить вашу проблему или требование. Это варьируется, поэтому, если это не помогло, выберите ближайший вариант.

Следующий человек, с которым вы поговорите, часто не будет знать, что вы сказали на стойке регистрации перед тем, как вас перевели. Вот почему вы слово в слово повторяете первое предложение своей записки новому человеку после того, как вас переведут. Также хорошей идеей будет попросить номер прямого набора на столе человека, с которым вы пытаетесь связаться, на случай, если вас отключат от разговора. Если затем звонок прервется, вы можете напрямую перезвонить этому человеку и сказать, что вас отключили.

Что делать, если звонок принимает оборот

Вы приостановлены+

Переключитесь на динамик, отложите телефон и держите заметку на виду.

Автоматизированное меню не соответствует вашей причине+

Попробуйте нажать 0 или сказать «представитель». Если это не помогло, выберите ближайший вариант.

Кто-то собирается перевести вас+

Сначала попросите прямой номер на случай, если звонок прервется.

Новый человек забирает после перевода+

Прочитайте вступительное предложение еще раз слово в слово.

Они спрашивают что-то, на что ты сейчас не можешь ответить+

Скажите, что вам нужно проверить и спросить, можете ли вы перезвонить. Вы можете остановить звонок там.

Восстанавливайтесь, когда ваш разум становится пустым

Даже при должной подготовке есть вероятность, что во время телефонного разговора вы забудете важную информацию. Если это произойдет, не волнуйтесь. Другая сторона, скорее всего, даже не заметит нескольких секунд молчания. Вы всегда можете выиграть время, чтобы вспомнить необходимую информацию, сказав:

Затем просмотрите свою заметку. Если вы потеряете смысл того, что они сказали, попросите их повторить это. Сотрудники стойки регистрации делают это целый день. Обязательно перечитайте ключевую информацию (например, новое время и дату встречи) и запишите то, что вам подтвердила другая сторона.

Оставьте голосовое сообщение, и вам перезвонят

Может показаться, что оставить голосовое сообщение сложно по причинам, не указанным выше (некому ответить на ваши вопросы и т. д.). Однако голосовое сообщение должно содержать несколько фрагментов информации в следующем порядке: ваше имя, причина звонка, одна важная информация, которая поможет при обратном звонке, ваш номер телефона (произнесенный медленно) дважды и лучшее время, чтобы связаться с вами для обратного звонка.

Что-то вроде этого охватывает это:

Ваше первоначальное сообщение не обязательно должно быть идеальным. Если они слышат вашу единственную деталь и номер телефона, все готово.

Позвоните другу, которому вы обычно отправляете сообщение

Исследования по восстановлению связей со старыми друзьями показали, что люди предсказывали, что телефонные звонки будут более неловкими, чем электронная почта, но на самом деле они создавали более прочную связь и были не более неловкими, чем электронная почта.². Исследование людей, которые никогда раньше не встречались, также показало, что разговоры, включающие голосовую связь (видео или голосовой чат), помогают создать более прочную связь, чем текстовый чат (при этом не добавляя дополнительной неловкости).¹. Однако это исследование проводилось с участием друзей и незнакомцев, поэтому в нем не говорится ничего серьезного о звонке в аптеку или другую организацию.

Быстрый текст в первую очередь заботится о времени:

Расскажите, почему вы о них подумали, а затем задайте один вопрос об их жизни. Подготовьте что-нибудь заранее, но не думайте, что вам придется заполнять каждое молчание. Звонки могут длиться всего 10 минут и при этом иметь ценность.

Сделайте один звонок сегодня

Выберите худший звонок, которого вы избегали. Запишите вступительное предложение и необходимые примечания на стикере. Откройте свой календарь. Найдите номер телефона и наберите его, прежде чем вы сможете прочитать его еще раз в третий раз. Вы даже можете сначала попрактиковаться в разговоре в Quippy с партнером по сцене.

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

Источники и ссылки

1. Кумар А. и Эпли Н. (2021). Удивительно приятно вас слышать: неправильное понимание влияния средств коммуникации может привести к неоптимальному выбору способов общения с другими. Журнал экспериментальной психологии: General, 150 (3), 595–607.Полевой эксперимент, в ходе которого участники восстанавливали связь со старым другом по телефону или электронной почте, а также лабораторные чаты между незнакомцами посредством видео, голоса или текстовых сообщений; он измерял ожидаемую и ощущаемую неловкость и связь, а не звонки врачам или в компании, и не изучал тревожные расстройства.
2. Коник, Х. (2020). Как общаться с другими в эпоху социального дистанцирования. Новости Чикагского университета.Краткое изложение университетских новостей того же полевого эксперимента Эпли (старые друзья, телефон вместо электронной почты) перед публикацией; вторичный отчет, те же ограничения, что и исследование, в котором он резюмируется.